5 Punkte, auf die Sie bei einem Lizenzvertrag für eine ERP Software achten sollten

Lizenzvertrag für eine ERP SoftwareERP Software Kaufvertrag – wie sollten Sie diesen Vertrag prüfen? Worauf sollten Sie achten?

Ein wichtiger Meilensteine ​​in einer ERP Auswahl und einer geplanten ERP Einführung und Implementierung ist der Erhalt des Lizenzvertrages für ERP Software.

Dieser beschreibt in der Regel den erwarteten Umfang, die Kosten, den Zeitplan und andere wichtige Komponenten der Beschaffung und Nutzung von Software. Dieser Vertrag kann als Lizenzvertrag oder als Kaufvertrag oder Überlassungsvertrag ausgearbeitet sein. Er kann zusätzlich Informationen über Anpassungen an bestehende Systeme (Schnittstellen), Programmierungen von Schnittstellen, Datenübernahmeprozedere und andere Inhalte, die mit einer ERP Einführung verbunden sind, beinhalten. Nicht selten werden in diesem Vertrag auch Elemente der zukünftigen Wartung, Wartungsbeginn und Schulungsaufwendungen beschrieben.

Wir möchten Ihnen aus unserer Erfahrung einige Tipps und Hilfestellungen geben, die Ihnen helfen können, erstens die benutzte Terminologie und zweitens fünf Punkte aufzeigen, die Sie beachten sollten:

  1. Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick zum genauen Umfang der im Lizenzvertrag für eine ERP Software beschrieben sein muss. Oftmals klingt es relativ einfach und trivial wenn die Software beschrieben wird. Klären Sie unbedingt, ob die Verkaufsversionen die in der Demo eingesetzt wurden, auch die Versionen sind, die dann implementiert werden sollen. Ständige Aktualisierungen von Softwareständen, Modulen und anderen Komponenten können zu Mehrdeutigkeiten führen. Ist die Definition möglicher Nutzungsarten wie „Voll-user“, „Administration“ oder nur „Lese Lizenz“ eindeutig.
  2. Verschaffen Sie sich Klarheit über wichtige Voraussetzungen für die ERP Software Implementierung. Sind die Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten eindeutig und klar definiert? Sind diese Rollen auch von den Beteiligten so zu erbringen? Dazu gehören selbstverständlich auch Kosten, Budgets, Zeitpläne und das Ansprechen von Risiken. Versuchen Sie die Risiken so weit als möglich zu identifizieren und diese dann eindeutig im Vertragsmanagement zu beschreiben. Damit haben Sie die Möglichkeit, Lösungen und Maßnahmen einzuleiten, falls es im Laufe der ERP Einführung zu Veränderungen im Projektplan kommt. Alle Beteiligten wissen dann, wie weiter vorgegangen werden soll und kann. ERP Kauf- ERP Lizensvertragsprüfung
  3. Der Vergleich von 2 Angeboten von unterschiedlichen ERP Softwarehäusern und ERP Implementierungspartnern ist nicht einfach. Es liegt im Interesse der Softwareanbieter, ihre Angebote so aufzubauen, dass diese kaum vergleichbar sind. Selbst für Profis, die einen Großteil Ihrer Arbeit damit verbringen, solche Angebote zu vergleichen und transparent zu machen, ist es oft schwierig. Die Differenzierung erfolgt gerne über die Aufzählung unterschiedlicher Module bei denen Anbieter A diese integriert, Anbieter B diese aufgeschlüsselt, aber andere dafür integriert wurden. Die Aufwendungen für die Überführung von Altdaten aus den bisherigen Systemen in neue Systeme sind wichtige Punkte, die Sie sich ausführlich darstellen lassen sollten, damit Sie während einer Einführung die Budgetgrenzen nicht sprengen. Gerne werden diese Aufwände unterschätzt.
  4. Behalten Sie Ihren Fokus auf der Unterstützung der Geschäftsprozesse durch die neue ERP Software. Keine noch so schöne Software oder Bedieneroberfläche oder ein Management-Dashboard nutzt Ihnen etwas, wenn ihre Prozesse zum Kunden nicht unterstützt werden. Prozessexzellenz und schlanke, effiziente Prozesse sind einer der Schlüssel für Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Vergleichen Sie daher unbedingt nochmals die Umsetzungsbeschreibungen des ERP Software und ERP Lizenzvertrages zu Ihren Anforderungen aus dem ERP Lastenheft. Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie die Prozessunterstützung auch erhalten, auf die Sie sich im Lastenheft festgelegt haben. Halten Sie diese Disziplin des Prüfens und der Fokussierung auf Ihr Anforderungsmanagement  (Lastenheft) und des gelieferten (Softwareimplementierung) von der ersten Stunde bis zum Ende des Projektes durch. Ihr Projektergebnis wird Sie in Ihrem Vorgehen am Ende bestätigen.ERP Software Nutzung
  5. Suchen Sie nach Punkten und Anforderungen, die Sie im ERP Kaufvertrag vermissen. Softwareanbieter und ERP Implementierungspartner sind in der Regel gut in der Installation, der Konfigurierung und der Anpassung ihrer Software gut. Das ist ein Teil des Kerngeschäftes der ERP Softwarepartner. Wir erleben immer wieder, dass diese Anbieter auf der Prozess-Seite nicht so gut aufgestellt sind. Aber genau dies ist einer der entscheidenden Punkte für den Erfolg Ihres Projektes. Achten Sie darauf, dass im Rahmen des Vertragsmanagements genau definiert ist, welche Verfahren zur Anwendung kommen, falls Prozessänderungen oder zusätzliche Aufwendungen für Anpassungen notwendig werden sollten. Definieren Sie klare Berichtsstrukturen für solche, zu Beginn eines ERP Einführungsprojektes noch nicht erkennbare mögliche Anpassungen und halten Sie diese diszipliniert ein. Ein klarer Freigabe oder Änderungsprozess wird Ihnen helfen, Fehler zu vermeiden.

 

Eine Bewertung von Lizenz- oder Softwarevertragen zum ERP Kauf oder Nutzung einer Unternehmenssoftware ist nie einfach. Wenn Sie jedoch die wichtigen Punkte und Feinheiten kennen, werden Sie nicht nur die richtige Software finden, sondern auch so implementieren, dass Sie ihren Anforderungen und Erwartungen entspricht.

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