Abläufe in Organisationen haben immer mit Daten, Texten, Bildern, Weitergaben und auch mit Freigaben zu tun. Dies zu organisieren wird oftmals durch Dokumentenmanagement-Systeme realisiert. Workflows und Freigabemechanismen sind dabei die Stichworte um die sich die Prozessoptimierung dreht.
Inhaltsverzeichnis
- DMS Auswahl – die größten 5 Fehler (Dokumenten-Management-System)
- Diese 5 Fehler müssen Sie bei der DMS-Auswahl und DMS-Einführung vermeiden
- Punkt 1 – Unklare fachliche Anforderungen
- Punkt 2 – Undefinierte organisatorische Rahmenbedingungen
- Punkt 3 – Nicht-Einhaltung rechtlicher Vorschriften
- Punkt 4 – Ungenaue oder fehlerhafte Verfahrensdokumentation
- Punkt 5 – Blinder Verlass auf Zertifizierungen
- Zusammenfassung/Fazit
DMS Auswahl – die größten 5 Fehler (Dokumenten-Management-System)
Die Zusammenarbeit mit ERP Systemen oder anderen IT Lösungen im Unternehmen – auch die Finanzbuchhaltung oder die Personalabteilung kann von einer Einführung eines DMS Systems profitieren. Daher ist die Auswahl und die Vermeidung von Fehlern bei der Auswahl ein wichtige Fokuspunkte um eine DMS Auswahl und Realisation erfolgreich abzuschließen.
Um die Auswahl und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) erfolgreich abzuschließen, müssen Unternehmen während dieses Prozesses die folgenden wichtigen Punkte berücksichtigen:
Welche technischen Anforderungen müssen erfüllt werden? Welche Arten von Dokumenten sollen auf der Plattform gespeichert werden, und welche Arten von Dokumenten sollen für künftige Wachstumsmöglichkeiten wie HR- oder Finanzbuchhaltungsanwendungen usw. geeignet sein? Wie oft werden diese Änderungen vorgenommen? Wer hat innerhalb der einzelnen Abteilungen/Organisationen Zugriffsrechte, wenn die Daten möglicherweise mit anderen Systemen in der Netzinfrastruktur eines anderen Unternehmens in Berührung kommen, was zu Verwirrung führen könnte, wenn es nicht durch sorgfältige Überlegungen im Vorfeld gehandhabt wird, bevor irgendwelche Verpflichtungen über mögliche
Welche kritischen Punkte gibt es bei einer DMS-Auswahl?
Was müssen Unternehmen bei der DMS-Auswahl und DMS-Einführung beachten?
Im Laufe der letzten Jahrzehnte gab es eine Verlagerung des Umgangs mit Dokumenten und Informationen im Unternehmen von rein analoger Form zu digitalen Formaten oder einer Mischung aus beiden. Durch Anforderungen zu Effizienzsteigerungen in unterschiedlichen Geschäftsprozessen sowie zunehmender gesetzlicher Anforderungen an Dokumentation und Archivierung von Unterlagen und e-mails, nimmt die Menge an täglich ein- und ausgehender Informationen kontinuierlich zu, die bearbeitet und archiviert werden muss.
Nicht zu vergessen, einer der wesentlichen Forderungen ist auch, dass archiviertes wieder gefunden werden muss. Und zwar Kontext bezogen.
Oftmals wird die Bedeutung des Begriffs „Dokument“ unterschätzt, doch hinter dem Begriff verstecken sich komplexe Anforderungen. Eine der Aufgaben eines Dokuments ist beispielsweise, etwas zu „dokumentieren“, einen Nachweis zu erbringen, ein Prozessereignis oder einen Sachverhalt festzuhalten.
Diese 5 Fehler müssen Sie bei der DMS-Auswahl und DMS-Einführung vermeiden
Punkt 1 – Unklare fachliche Anforderungen
Im Rahmen des Requirements Engineerings müssen fachliche Anforderungen an das zukünftig einzuführende DMS ermittelt werden. Zu den fachlichen Anforderungen gehört das Beschreiben der geplanten Prozesse und Workflows, die Anwendungsfälle (mobile Nutzung, Bearbeitungsanforderungen, Freigaben etc.) mit den dazu abzubildenden bzw. zu unterstützenden Prozessen und die dabei genutzten und vorkommenden Dokumente.
Grundlegend sollte man sich über das Anwendungsgebiet des DMS klar sein.
Was ist die fachliche Sicht und welche Problemstellungen ergeben sich hieraus?
Geht es rein um die Verwaltung Dokumenten oder Belegen, stehen Anforderungen wie revisionssichere Archivierung im Vordergrund.
Im medizinischen oder behördlichen Umfeld liegen einerseits besondere Sicherheits- und Datenschutzanforderungen und andererseits eventuell auch besonders zu schützende Dokumente vor.
Folglich muss sich mit den Prozessen befasst werden.
Welche Prozesse sollen durch ein DMS unterstützt werden?
Sind diese starr, haben also immer den gleichen Ablauf oder sind sie eher variabel, wo kaum ein Prozess dem anderen gleicht?
Erst nach Klärung dieser Schritte macht es Sinn, sich mit den Dokumenten auseinander zu setzen. Denn zu diesem Zeitpunkt kann eine die Komplexität erhöhende Dokumentenvielfalt, die es in das DMS zu integrieren gilt, bereits erheblich eingegrenzt werden.
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in Ihrem Unternehmen kann von großem Nutzen sein. Ein wichtiger Punkt, den es bei der Auswahl und Implementierung zu beachten gilt, ist die Kompatibilität der Prozessmanagement-Software mit anderen IT-Lösungen wie ERP-Systemen oder Anwendungen für die Finanzbuchhaltung sowie Tools für die Personalabteilung - auch wenn diese auf den ersten Blick nichts miteinander zu tun haben!
Damit DMS-Auswahlprojekte nicht nur erfolgreich sind, sondern auch ihr volles Potenzial ausschöpfen, gibt es bestimmte Schritte, die immer stattfinden sollten:
Erstens braucht man ausreichend Zeit, zweitens muss man sich überlegen, welche Informationen in welches Datenbankfeld kommen, damit sie später nicht unter anderen verloren gehen oder die notwendigen Informationen nicht gefunden werden.
Fragestellungen im Umgang mit Dokumenten sind:
- zum einen der Zweck der Dokumente – sollen Sie als Nachweis, Beweis für einen Sachverhalt dienen?
- zum anderen der inhaltlichen Erschließung – sollen die Dokumente inhaltlich ausgelesen werden und deren Informationen in weiteren Prozessschritten oder der Dokumentensuche zur Verfügung stehen?
Punkt 2 – Undefinierte organisatorische Rahmenbedingungen
Unmittelbar im Zusammenhang mit der Dokumenten-Management-Organisation steht die Organisation der Geschäftsprozesse bzw. der Ablauforganisation.
- Die Kennzeichnung und Beschreibung der Dokumente, die Dokumentenstruktur (also welche Zusammenhänge zwischen Verteilung, Ablage oder Änderungen der Dokumente bestehen),
- die Nachweisbarkeit der Ablage und Archivierung
- sowie ein Rechtemanagement, das Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit Unternehmensdokumenten regelt.
Im Bereich der organisatorischen Rahmenbedingungen können alle Themen im Rahmen der Dokumentenhandhabung, Verbindungen zwischen Dokumenten und deren Prozessbezug zusammengefasst werden.
Stellen Sie als organisatorische Vorbereitung auf eine DMS Einführung sicher, dass die Prozesse in Ihrem Unternehmen klar strukturiert sind und die Verantwortlichkeiten über Prozesse und über damit verbundene Dokumente klar definiert sind. Eine standfeste Organisation innerhalb des Betriebes ist also Voraussetzung für eine effektive Unterstützung Ihrer Prozesse durch ein DMS.
Punkt 3 – Nicht-Einhaltung rechtlicher Vorschriften
Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokumenten Management den rechtlichen Vorschriften entspricht. Dokumente sind Datenträger, die Aufschluss über Handlungen und Geschäftsvorfälle geben. Im Hinblick auf die Verwaltung und Aufbewahrung berühren etliche Regelungen, Vorschriften und Normen das Dokumenten Management in Ihrem Unternehmen. Eine grosse, aber lösbare Herausforderung ist die Speicherung von Informationen und die Sicherstellung der Lesbarkeit über 2-3 technische Generationen hinweg. Aber auch dafür gibt es Lösungen.
Für eine DMS Auswahl sind hinsichtlich folgender gesetzlicher Hauptgrundlagen einige Vorschriften im Umgang mit den Daten und Dokumenten im Unternehmen zu berücksichtigen:
- Handelsgesetzbuch (HGB)
- Datenschutzgesetze (BDSG)
- Abgabenordnung (AO)
- GoBD– Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
- GDPdU- Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Grundsätzlich werden in den aufgeführten gesetzlichen Rahmenbedingungen Themen, wie Ordnungsmäßigkeit, Integrität, Authentizität, Datensicherheit, Datenschutz, Aufbewahrungsfristen und die Sicherstellung des gesetzlichen Zugriffs beschrieben.
Punkt 4 – Ungenaue oder fehlerhafte Verfahrensdokumentation
Das Ziel der Verfahrensdokumentation ist, den organisatorischen und technischen Prozess von der Entstehung der Informationen über die Indizierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden (Dokumentensuche oder Recherche), der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung, sowie der Reproduktion zu dokumentieren.
Die Verfahrensdokumentation in einem DMS muss folgenden Kriterien genügen:
- Beschreibung des aktuellen Verfahrens
- Historische Nachvollziehbarkeit sämtlicher Verfahrensänderungen
- Verständlichkeit für einen sachverständigen Dritten
Die Dokumentation umfasst folgende Punkte:
- Beschreibung der fachlichen Lösung oder auch sachlogischen Lösung
- Beschreibung der (software-)technischen Lösung
- Beschreibung der Maßnahmen zur Gewährleistung der Widerspiegelung der fachlichen Lösung durch die Software (Programmidentität)
- Beschreibung der Maßnahmen zur Gewährleistung der Datenintegrität (bspw. hinsichtlich Datenänderungen/Datenmanipulationen, Schutz durch Zugriffsrechte, etc.)
- Arbeitsanweisungen für die Anwender und weitere Dokumentationen
Punkt 5 – Blinder Verlass auf Zertifizierungen
Im Zusammenhang mit unterschiedlichen DMS-Lösungen tritt der Begriff „Zertifizierung“ eher unscharf und inflationär in Erscheinung. Zertifizierungen sind also kein Garant für ein passendes bzw. ordnungsgemäßes DMS für Ihr Unternehmen. Dies liegt daran, dass es keine definierten und konsensfähigen Prüfkriterien gibt, die eine Zertifizierung gewähren. Viele Konformitäten sind mangels veröffentlichter Testkriteriennicht nicht oder nur sehr schwer prüfbar. Stellen Sie die Ordnungsmäßigkeit Ihres DMS in Zusammenarbeit mit einem sachverständigen Dritten bzw. Ihres Wirtschaftsprüfers sicher und lassen Sie dies bestätigen.
Zusammenfassung/Fazit
Das Dokumentenmanagementsystem ist ein wichtiges Instrument, das Ihrem Unternehmen helfen kann, Zeit, Geld und Energie zu sparen. Beachten Sie bewusst die fünf Fehler, die die meisten Unternehmen bei der Einführung von DMS machen, damit Sie nicht die gleichen Fehler machen wie sie! Denken Sie zunächst an die Schnittstellen zu anderen Programmen im Unternehmen, wie z.B. dem ERP-System oder der Finanzbuchhaltungssoftware; diese sind wichtig für den Erfolg des neuen Programms, da sie es uns ermöglichen, unsere Arbeitsabläufe abteilungsübergreifend zu verbinden, was eine effektivere Verfolgung von Informationen ermöglicht
In Verbindung mit Fragen die Sie beschäftigen, nutzen Sie die Möglichkeit Ihre Fragen beantwortet zu bekommen. Klicken Sie auf den Button für ein Gespräch welches Ihnen viel Klarheit, Hinweise und einen Ausblick verschafft.
