Erfolgreiche ERP Einführung – was sind die Grundlagen?
„Wer nicht weiß, was er will, darf sich nicht über das wundern, was er bekommt.“
Weshalb scheitern ERP Projekte?
Ein ERP Projekt scheitert nicht, weil ein ERP-Wechsel nicht sinnvoll wäre oder die Entscheidung ein neues System einzuführen falsch wäre.
Je schneller sich das Umfeld und die Wettbewerbssituation in einem Unternehmen ändert, desto dringender wird die Anpassung der IT an die Prozesse die zur Wertschöpfung beitragen. Der Druck durch die Digitalisierung und der damit verbundenen Neugestaltung von Prozessen ist ein weiterer, nicht zu vernachlässigender Faktur zur Entscheidung ein neues ERP System zu suchen und dann das alte ERP Programm zu erneuern .
Wie kann man die Risiken bei der ERP Einführung verringern?
Ein ERP Projekt scheitert, weil Risiken für Misserfolge des ERP Projekts nicht im Voraus verringert oder beseitigt wurden. Im Rahmen einer ERP Einführung oder ERP Erneuerung kommt es oft zu Schwierigkeiten während der Einführungs- oder Roll Out Phase.
Auch dann, wenn die ERP Auswahl gut war, das ERP Softwarehaus identifiziert, beauftragt und das ERP System konfiguriert und installiert wurde. In dieser Phase sollte das Projekt stabil sein und keine größeren Überraschungen oder Mängel aufweisen. Jedoch tauchen genau dort oftmals Probleme auf, die zum Teil einfach und adhoc zu lösen sind (z.B. Termine, Urlaub, etc.). Aber auch Probleme, die eine Einführung scheitern lassen können. Dies können Prozessprobleme, nicht erkannte oder nicht erwartete technische Umsetzungsprobleme und vieles andere mehr sein. Solche Prozessprobleme zu erkennen, ist eine wichtige Aufgabe innerhalb des Risikomanagements eines Projektleiters.
Um Zwischenfälle und ein Scheitern in der Einführungsphase zu vermeiden, müssen Anforderungen an ein ablösendes System klar definiert sein. Oft kommt jedoch das Anforderungsmanagement, auch Requirements-Engineering genannt, viel zu kurz. Die Gründe dafür sind vielfältig, beginnen bei mangelndem Problembewusstsein, falscher Einschätzung der Komplexität oder einfach nur zu geringe Zeit und Ressourcen für diese Aufgabe. Zusätzlich dazu fehlt bei Projektmitarbeitern für die Arbeit des Requirement-Engineerings das knowledge, die Erfahrung und damit die Professionalität.
Im Privatleben werden oft für viele Risiken Versicherungen abgeschlossen. Warum also nicht die Risiken einer ERP-Einführung professionell mit Requirement-Engineering absichern?
Was ist wichtig für ein professionelles Requirement-Engineering?
Um Anforderungen für ein ERP-Projekt richtig zu definieren, ist ein systematisches Vorgehen und professionelles Riskomanagement essentiell.
Vor dem Start darf es an einer konkreten Ziel-, Stakeholder- und Kontextanalyse nicht fehlen. Aus einigen Projekten wird deutlich, dass das Festlegen der Ziele einen enorm hohen Einfluss auf die Projektentwicklung und dessen Ergebnisse hat.
Die untenstehende Abbildung zeigt die vier Haupttätigkeiten des Requirement-Engineerings: Ermitteln, Dokumentieren, Prüfen und Verwalten. Diese Tätigkeiten können als Leitfaden für eine systematische Vorgehensweise herangezogen werden.
Um die Anforderungen an ein System ermitteln zu können, muss ein Requirement Engineer zunächst verstehen, welche Leistungen das Unternehmen im Augenblick für den Kunden erbringt, welche Leistungen wertschöpfend, welche Leistungen keine Wertschöpfung besitzen und welche Produkte oder Dienstleistungen in Zukunft angeboten werden sollen. Sind dies neue Dienstleistungen und Services, neue Produkte, gibt es eine neue Supply Chain dazu und wie sind die Prozesskennziffern mit denen die Prozessqualität gemessen wird.
Hierzu müssen:
- Prozesse analysiert
- Interviews mit den am jeweiligen Prozess beteiligten Personen geführt werden
- Unterlagen ausgewertet und
- die Tools, mit denen in diesem Prozess gearbeitet wird
aufgenommen und bewertet werden.
Eine systematische Ermittlung der Anforderungen ist einer der wichtigsten Schritte bei der ERP Einführung
Für diese Aufgabe kann sich der Requirements-Engineer einer Vielzahl an Techniken und Methoden behelfen.
Beispiele hierzu sind: Kreativitätstechniken,
- wie Brainstorming oder
- Beobachtungstechniken,
- Feldbeobachtung
- Befragungstechniken wie Fragebogen oder Interviews
- Workshops
- Design Thinking Methoden
Die Ergebnisse der Untersuchungen, Prozessanalysen, Interviews etc. müssen in einer standardisierten Form dokumentiert werden, um für Dritte und letztlich für den Software-Anbieter verständlich dargestellt zu werden. Wie auch in der Anforderungsermittlung gibt es Methoden, wie zum Beispiel Business-Use-Case-Diagramme, Geschäftsprozessmodellierung nach BPMN, etc..
Der Investor einer ERP-Lösung oder einer IT-Investition benötigt Sicherheit, dass die aufgenommenen Informationen qualitativ hochwertig, in sich stimmig und vollständig sind. Daher müssen die aufgenommenen Anforderungen Im Rahmen eines Qualitätssicherungsprozesses geprüft und abgestimmt werden.
Qualität im Rahmen des RQE bedeutet, objektiv messbare Anforderungen und Kriterien der Stakeholder so darzustellen, dass sie deren geforderten Qualitätsmaßstäben im Ergebnis entsprechen.
Diese Dimensionen spielen eine wichtige Rolle:
- Korrektheit
- Konsistenz und
- Vollständigkeit des Inhalts,
- Verständlichkeit und
- Eindeutigkeit der Dokumentation und
- die Abstimmung mit relevanten Stakeholdern
Ist die Qualität der Anforderungen sichergestellt, müssen die erhobenen Anforderungen im Requirement-Management verwaltet werden. Das heißt, jeder Beteiligte muss finden, was er braucht. Im ERP-Projekt werden die Anforderungen von verschiedenen Stakeholdern zu verschiedenen Zeitpunkten benötigt, was im Requirements-Management zu koordinieren ist. Des Weiteren muss sichergestellt werden, dass erhobene Anforderungen eine Vertragsgrundlage mit dem Software-Anbieter darstellen (kann über die Integration eines Lastenhefts erfolgen).
Fazit
Voraussetzung für ein erfolgreiches ERP-Projekt ist eine systematische Vorgehensweise mit Hilfe des Requirement-Engineerings. Dies hilft. die Risiken eines Projekts und dessen Scheitern zu minimieren oder sogar zu eliminieren.
