In Digitalisierung, ERP-Beratung

Cloud ERP und On-Premise-ERP (im eigene Haus gehostet ERP Software-Vor-Ort-Software) haben jeweils ihre Vor- und Nachteile. Welches könnte für Sie und Ihr Unternehmen die beste Lösung sein, wenn Sie vor einer Entscheidung stehen oder am Anfang einer ERP Auswahl stehen. Eine ERP Beratung durch Hersteller von Software wird immer versuchen, einen kleinen Vorteil für die eigene Software oder Lösung herauszuarbeiten. Unabhängige ERP Beratung wird diese Beeinflussung vermeiden.
Die beste Wahl welche Lösung für Sie am besten geeignet ist, hängt unter anderem auch von der Struktur und Geschäftsstrategie Ihres Unternehmens ab.

Während sich dieser Beitrag auf die Vorteile von Cloud-ERP konzentriert, ist sie den Vor-Ort-Software- oder Hybrid-Cloud-Umgebungen keineswegs überlegen.
Welche Vorteile Sie aus einer Technologie ziehen können, hängt von Ihrer Projektausführung – vor, während und nach der Implementierung – ab.
Hier ist eine technologische Perspektive zu den Gründen, aus denen einige Unternehmen und Organisationen Cloud-ERP implementieren:

Cloud ERP und Business Intelligence BI

Cloud-Technologie ermöglicht Unternehmen und Organisationen den Remote-Zugriff auf Daten ohne komplexe technische Konfiguration oder einer Vielzahl von IT-Mitarbeitern.
Gerade die Gewinnung von IT Spezialisten für den Betrieb von eigenen Rechenzentren stellt in vielen Unternehmen eine große Herausforderung dar. In Kundenprojekten ist zu spüren, dass dieser Umstand immer stärker in die Entscheidungsmatrix einfließt.
In den letzten zwei Jahren hat sich die Anzahl der Organisationen, die Business Intelligence (BI) in der Cloud einsetzen, verdoppelt. Die Cloud-BI-Einführung ist besonders bei Vertriebs- und Marketingabteilungen weit verbreitet, da sie sich auf Echtzeitdaten stützen, um die Customer Journey zu verstehen und um sie zu verbessern.

Wenn es um Datenzugriff und Datenspeicherung geht, hat Cloud-ERP mehrere Vorteile gegenüber Vor-Ort-ERP. Die Cloud-Technologie ist für die Speicherung großer Datenmengen besser skalierbar und bietet Zugriff auf Daten, die mit der IoT-Technologie erfasst werden.

Bei der Untersuchung von Cloud-ERP-Systemen werden Sie wahrscheinlich über viele Listen von „Top-ERP-Systemen“ laufen. Diese Listen basieren oft auf der Menge an Forschungs- und Entwicklungsanbietern, die in ihre Produkte investieren, dabei sind natürlich auch viele Softwareanbieter, die ihre ERP Systeme für Cloud Lösungen weiterentwickeln. Die innovativsten ERP-Anbieter investieren stark in Cloud-BI.

Cloud ERP und Implementierungszeit

Cloud-ERP-Systeme sind schneller zu implementieren als On-Premise-ERP-Systeme. Das technische Umfeld für Cloud-Technologie kann normalerweise in weniger als 24 Stunden konfiguriert werden.

Dies gibt Unternehmen mehr Zeit, sich auf die Geschäftsseite der Transformation zu konzentrieren.
Wichtig dabei ist aber, die Aufwendungen innerhalb eine ERP Projektes für das Change Management und Business Process Management (die Geschäftsprozessoptimierung) erfordern die gleiche Zeit und Ressourcen, unabhängig davon, ob Sie eine Cloud- oder eine On-Premise-ERP implementieren.

Konzentration auf die Kernkompetenz

Nicht alle Unternehmen verfügen über genügend  und ausrechend IT-Personal oder können sich nicht dieselben Ressourcen und Infrastrukturen leisten wie Cloud-Anbieter. Obwohl eine Organisation in der IT-Abteilung recht gut ausgebildet sein kann, ist die IT Abteilung oder der IT Bereich nicht unbedingt eine der Kernkompetenzen.
Mit Einsatz und Nutzung von Cloud-Technologien können Unternehmen ihre IT-Funktionen auslagern und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Vielen Unternehmen ist der Fokus auf die Interaktion und das Kundenerlebnis in der Priorität weit vor einer IT Wartung und Pflege. Diese muss einfach funktionieren.

Cloud ERP und Kosteneinsparungen

Die anfänglichen Kosten der Cloud-Technologie sind niedriger als bei On-Premise-Technologie. Während sich die Abonnementskosten im Laufe der Zeit summieren, sind viele CFOs eher daran interessiert, die Kapitalausgaben zu minimieren, als die Betriebskosten zu senken. Diese CFOs können sich für eine Multi-Tenant-Cloud entscheiden, um die langfristigen Kosten zu minimieren.

Was sind Multi-Tenant-Cloud Systeme?

Cloud ERP

Abbildung: Multi Tenant Systeme und deren schematische Aufteilung im Rahmen eines SaaS Einsatzes

Beim Multi Tenant Konzept bedient eine Softwareinstalltation (Instanz) verschiedene Nutzer (Clients) im Gegensatz zu einer Multi-Instanz-Architektur, bei der separate Software oder Hardware verschiedene Nutzer bedienen.
Die Multi-Tenant-Architektur zeichnet sich dadurch aus, dass sie eine Software-Anwendung (zum Beispiel eine ERP Lösung) in virtuelle Partitionen unterteilt. Damit kann jede Nutzer-Gruppe auf einer kundenspezifischen, virtuellen Arbeitsinstanz arbeiten. Die einzelnen Instanz ist anwendungsspezifisch dimensioniert und wird als Software-as-a-Service (SaaS) vermarktet, wobei der Einspareffekt unter anderem dadurch erzielt wird, dass mehrere Kunden sich eine SaaS Plattform teilen.
Damit können mit diesem Ansatz sowohl beim Kunden, als auch beim Provider Kosten eingespart werden, weil Upgrades für alle auf dem System arbeitenden Kunden gleichzeitig durchgeführt werden. Ein solches Upgrading betrifft immer alle Kunden. Für den Provider gibt es ebenfalls nochmals Skaleneffekte im Rahmen der IT Sicherheit und der Nutzung von Backup Lösungen.

Für kleinere Unternehmen sind die langfristigen Kosten des Cloud-ERP-Systems möglicherweise günstiger als für das lokale ERP-System. Die fixen Infrastrukturkosten des lokalen ERP-Systems können in der Regel nicht auf ein ausreichendes Volumen verteilt werden, um diese Kosten zu rechtfertigen.

Gerne werden die Kosten im Vor-Ort-Betrieb nicht wirklich umfänglich betrachtet, vor allem die wahren Kosten für Backup, Notstrom, Batteriepuffer, die permanente Datensicherung und der Aufwand deren  Wirksamkeit zu prüfen, wird bei den variablen Betriebs- als auch bei den notwendigen Personalkosten gerne unterschätzt.

Einbeziehung der Nutzer und Mitarbeiter

Cloud-Technologie ist tendenziell moderner und einfacher zu verwenden als On-Premise-Software, so daß Ihre Mitarbeiter diese möglicherweise schneller annehmen können.
Dies bedeutet nicht, dass Unternehmen keine Anwenderschulung und keinen Kommunikationsplan benötigen.
Es bedeutet nur, dass sie eventuell weniger Widerstand erfahren können.
Einige Unternehmenskulturen akzeptieren Cloud-ERP mehr als andere. In der Regel sind die Schulungsvideos der ERP Anbieter auf recht hohem didaktischen Niveau. Dabei ist aber dennoch zu berücksichtigen, dass die meisten Cloud ERP Lösungen diese natürlich nur für Ihre Standardprozesse zur Verfügung stellen.

In jeder Technologie-Initiative sollten Sie mit den Mitarbeitern über die Vorteile neuer Technologien kommunizieren. Implementieren Sie Roboter-Prozessautomatisierung in Verbindung mit Cloud-Technologie? Konzentrieren Sie sich darauf, wie diese Bots alltägliche Aufgaben rationalisieren und Mitarbeiter effizienter arbeiten lassen.
Dies sind Punkte, die wir aus der Erfahrung im Rahmen von ERP Beratung zur Auswahl von ERP Software immer wieder erleben, dass die modernen ERP Cloud Lösungen mit den heutigen Unterstützungstools wie Bots und automatisierten kleinen Chat Bots den Anwender um Klassen besser unterstützen als die in der Vergangenheit entwickelten Vor-Ort ERP Systeme.

Cloud ERP und Datensicherheit

Die Unsicherheit, ob die ausser Haus gespeicherten (Cloud ERP Lösungen) Daten wirklich sicher sind ist weit verbreitet. Diese Angst wird natürlich durch Berichte über Datenklau oder Software-Einbruch in ein Social Media Unternehmen nicht unbedingt geringer.

Dennoch: um Sicherheitsverletzungen zu vermeiden, wenden sich mehr und mehr Unternehmen einer Cloud-ERP zu, da Cloud-Anbieter tendenziell sehr sichere Hosting-Umgebungen haben.
Einige CIOs und IT Leiter sorgen sich natürlich immer noch um die Sicherheit der Cloud, aber sie sollten bedenken, wie wachsam Cloud-ERP-Anbieter sein können, wenn es um Sicherheit geht, weil die Einsätze so hoch sind.
Cloud-Anbieter haben eine Menge zu verlieren – mit mehreren Kunden sind sie beliebte Ziele für Sicherheitsverletzungen.
Dies mag sich wie ein Nachteil anhören, aber in vielen Fällen zwingt es Anbieter, hoch entwickelte Sicherheit zu entwickeln und einzusetzen.

Best Practices für Cloud ERP

Obwohl es sehr zwingende Gründe für die Implementierung von Cloud-ERP geben kann, sind alle Technologieinitiativen mit erheblichen Risiken verbunden.
Bevor Sie in eine Cloud-Implementierung einsteigen, sollten Sie zunächst Ihre Geschäftsstrategie und Ihre digitale Strategie darstellen.
Das ausgewählte Bereitstellungsmodell sollte mit diesen Strategien übereinstimmen.
Beim Abgleich mit den Alternativen ergibt sich nach unseren Erfahrungen recht schnell ein klares Bild, welche Lösung für ein Unternehmen oder eine Organisation die Beste sein kann.

 

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