Cloud ERP oder eigen gehostetes ERP? – ein Vergleich

Cloud ERP und On-Premise-ERP (im eigene Haus gehostet ERP Software-Vor-Ort-Software) haben jeweils ihre Vor- und Nachteile. Welches könnte für Sie und Ihr Unternehmen die beste Lösung sein, wenn Sie vor einer Entscheidung stehen oder am Anfang einer ERP Auswahl stehen. Eine ERP Beratung durch Hersteller von Software wird immer versuchen, einen kleinen Vorteil für die eigene Software oder Lösung herauszuarbeiten. Unabhängige ERP Beratung wird diese Beeinflussung vermeiden.
Die beste Wahl welche Lösung für Sie am besten geeignet ist, hängt unter anderem auch von der Struktur und Geschäftsstrategie Ihres Unternehmens ab.

Während sich dieser Beitrag auf die Vorteile von Cloud-ERP konzentriert, ist sie den Vor-Ort-Software- oder Hybrid-Cloud-Umgebungen keineswegs überlegen.
Welche Vorteile Sie aus einer Technologie ziehen können, hängt von Ihrer Projektausführung – vor, während und nach der Implementierung – ab.
Hier ist eine technologische Perspektive zu den Gründen, aus denen einige Unternehmen und Organisationen Cloud-ERP implementieren:

Cloud ERP und Business Intelligence (BI)

Cloud-Technologie ermöglicht Unternehmen und Organisationen den Remote-Zugriff auf Daten ohne komplexe technische Konfiguration oder einer Vielzahl von IT-Mitarbeitern.
Gerade die Gewinnung von IT Spezialisten für den Betrieb von eigenen Rechenzentren stellt in vielen Unternehmen eine große Herausforderung dar. In Kundenprojekten ist zu spüren, dass dieser Umstand immer stärker in die Entscheidungsmatrix einfließt.
In den letzten zwei Jahren hat sich die Anzahl der Organisationen, die Business Intelligence (BI) in der Cloud einsetzen, verdoppelt. Die Cloud-BI-Einführung ist besonders bei Vertriebs- und Marketingabteilungen weit verbreitet, da sie sich auf Echtzeitdaten stützen, um die Customer Journey zu verstehen und um sie zu verbessern.

Wenn es um Datenzugriff und Datenspeicherung geht, hat Cloud-ERP mehrere Vorteile gegenüber Vor-Ort-ERP. Die Cloud-Technologie ist für die Speicherung großer Datenmengen besser skalierbar und bietet Zugriff auf Daten, die mit der IoT-Technologie erfasst werden.

Bei der Untersuchung von Cloud-ERP-Systemen werden Sie wahrscheinlich über viele Listen von „Top-ERP-Systemen“ laufen. Diese Listen basieren oft auf der Menge an Forschungs- und Entwicklungsanbietern, die in ihre Produkte investieren, dabei sind natürlich auch viele Softwareanbieter, die ihre ERP Systeme für Cloud Lösungen weiterentwickeln. Die innovativsten ERP-Anbieter investieren stark in Cloud-BI.

Cloud ERP und Implementierungszeit

Cloud-ERP-Systeme sind schneller zu implementieren als On-Premise-ERP-Systeme. Das technische Umfeld für Cloud-Technologie kann normalerweise in weniger als 24 Stunden konfiguriert werden.

Dies gibt Unternehmen mehr Zeit, sich auf die Geschäftsseite der Transformation zu konzentrieren.
Wichtig dabei ist aber, die Aufwendungen innerhalb eine ERP Projektes für das Change Management und Business Process Management (die Geschäftsprozessoptimierung) erfordern die gleiche Zeit und Ressourcen, unabhängig davon, ob Sie eine Cloud- oder eine On-Premise-ERP implementieren.

Konzentration auf die Kernkompetenz

Nicht alle Unternehmen verfügen über genügend  und ausrechend IT-Personal oder können sich nicht dieselben Ressourcen und Infrastrukturen leisten wie Cloud-Anbieter. Obwohl eine Organisation in der IT-Abteilung recht gut ausgebildet sein kann, ist die IT Abteilung oder der IT Bereich nicht unbedingt eine der Kernkompetenzen.
Mit Einsatz und Nutzung von Cloud-Technologien können Unternehmen ihre IT-Funktionen auslagern und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Vielen Unternehmen ist der Fokus auf die Interaktion und das Kundenerlebnis in der Priorität weit vor einer IT Wartung und Pflege. Diese muss einfach funktionieren.

Cloud ERP und Kosteneinsparungen

Die anfänglichen Kosten der Cloud-Technologie sind niedriger als bei On-Premise-Technologie. Während sich die Abonnementskosten im Laufe der Zeit summieren, sind viele CFOs eher daran interessiert, die Kapitalausgaben zu minimieren, als die Betriebskosten zu senken. Diese CFOs können sich für eine Multi-Tenant-Cloud entscheiden, um die langfristigen Kosten zu minimieren.

Was sind Multi-Tenant-Cloud Systeme?

Cloud ERP

Abbildung: Multi Tenant Systeme und deren schematische Aufteilung im Rahmen eines SaaS Einsatzes

Beim Multi Tenant Konzept bedient eine Softwareinstalltation (Instanz) verschiedene Nutzer (Clients) im Gegensatz zu einer Multi-Instanz-Architektur, bei der separate Software oder Hardware verschiedene Nutzer bedienen.
Die Multi-Tenant-Architektur zeichnet sich dadurch aus, dass sie eine Software-Anwendung (zum Beispiel eine ERP Lösung) in virtuelle Partitionen unterteilt. Damit kann jede Nutzer-Gruppe auf einer kundenspezifischen, virtuellen Arbeitsinstanz arbeiten. Die einzelnen Instanz ist anwendungsspezifisch dimensioniert und wird als Software-as-a-Service (SaaS) vermarktet, wobei der Einspareffekt unter anderem dadurch erzielt wird, dass mehrere Kunden sich eine SaaS Plattform teilen.
Damit können mit diesem Ansatz sowohl beim Kunden, als auch beim Provider Kosten eingespart werden, weil Upgrades für alle auf dem System arbeitenden Kunden gleichzeitig durchgeführt werden. Ein solches Upgrading betrifft immer alle Kunden. Für den Provider gibt es ebenfalls nochmals Skaleneffekte im Rahmen der IT Sicherheit und der Nutzung von Backup Lösungen.

Für kleinere Unternehmen sind die langfristigen Kosten des Cloud-ERP-Systems möglicherweise günstiger als für das lokale ERP-System. Die fixen Infrastrukturkosten des lokalen ERP-Systems können in der Regel nicht auf ein ausreichendes Volumen verteilt werden, um diese Kosten zu rechtfertigen.

Gerne werden die Kosten im Vor-Ort-Betrieb nicht wirklich umfänglich betrachtet, vor allem die wahren Kosten für Backup, Notstrom, Batteriepuffer, die permanente Datensicherung und der Aufwand deren  Wirksamkeit zu prüfen, wird bei den variablen Betriebs- als auch bei den notwendigen Personalkosten gerne unterschätzt.

Einbeziehung der Nutzer und Mitarbeiter

Cloud-Technologie ist tendenziell moderner und einfacher zu verwenden als On-Premise-Software, so daß Ihre Mitarbeiter diese möglicherweise schneller annehmen können.
Dies bedeutet nicht, dass Unternehmen keine Anwenderschulung und keinen Kommunikationsplan benötigen.
Es bedeutet nur, dass sie eventuell weniger Widerstand erfahren können.
Einige Unternehmenskulturen akzeptieren Cloud-ERP mehr als andere. In der Regel sind die Schulungsvideos der ERP Anbieter auf recht hohem didaktischen Niveau. Dabei ist aber dennoch zu berücksichtigen, dass die meisten Cloud ERP Lösungen diese natürlich nur für Ihre Standardprozesse zur Verfügung stellen.

In jeder Technologie-Initiative sollten Sie mit den Mitarbeitern über die Vorteile neuer Technologien kommunizieren. Implementieren Sie Roboter-Prozessautomatisierung in Verbindung mit Cloud-Technologie? Konzentrieren Sie sich darauf, wie diese Bots alltägliche Aufgaben rationalisieren und Mitarbeiter effizienter arbeiten lassen.
Dies sind Punkte, die wir aus der Erfahrung im Rahmen von ERP Beratung zur Auswahl von ERP Software immer wieder erleben, dass die modernen ERP Cloud Lösungen mit den heutigen Unterstützungstools wie Bots und automatisierten kleinen Chat Bots den Anwender um Klassen besser unterstützen als die in der Vergangenheit entwickelten Vor-Ort ERP Systeme.

Cloud ERP und Datensicherheit

Die Unsicherheit, ob die ausser Haus gespeicherten (Cloud ERP Lösungen) Daten wirklich sicher sind ist weit verbreitet. Diese Angst wird natürlich durch Berichte über Datenklau oder Software-Einbruch in ein Social Media Unternehmen nicht unbedingt geringer.

Dennoch: um Sicherheitsverletzungen zu vermeiden, wenden sich mehr und mehr Unternehmen einer Cloud-ERP zu, da Cloud-Anbieter tendenziell sehr sichere Hosting-Umgebungen haben.
Einige CIOs und IT Leiter sorgen sich natürlich immer noch um die Sicherheit der Cloud, aber sie sollten bedenken, wie wachsam Cloud-ERP-Anbieter sein können, wenn es um Sicherheit geht, weil die Einsätze so hoch sind.
Cloud-Anbieter haben eine Menge zu verlieren – mit mehreren Kunden sind sie beliebte Ziele für Sicherheitsverletzungen.
Dies mag sich wie ein Nachteil anhören, aber in vielen Fällen zwingt es Anbieter, hoch entwickelte Sicherheit zu entwickeln und einzusetzen.

Return on Investment – was ist vorteilhafter? Cloud oder eigenes Hosting?

Gerade in mittelständischen Unternehmen wird diese Frage im Hinblick auf eigene Ressourcen und dem Zukauf (Outsourcing) immer wieder kontrovers diskutiert. Die IT-muß den Anforderungen eines Unternehmenswachstums, den Kundenanforderungen im Rahmen von schnellen, transparenten Business-Prozessen und dem elektronischen Datenaustausch Lösungen bereitstellen oder das Management auf solche Prozessverbesserungen hinweisen.
Schnell kommen dabei die eigenen Ressourcen an ihre Grenzen. Die Hilfe von außen schein da eine interessante Lösung zu sein. IT-Outsourcing und Lösungen im Hosting Bereich nehmen der eigenen IT Arbeit ab.
Aber welche Optionen lohnen und rechnen sich für ein Unternehmen? Die Antwort auf die Frage ob Sie einen eigenen Server betreiben wollen oder auf ein Cloud-Hosting setzen hängt auch an den Anforderungen Ihrer IT-Infrastruktur.

Damit der Unterschied für die Bewertung deutlich gemacht werden kann, soll zunächst auf die Gemeinsamkeiten eingegangen werden.
In ihren grundsätzlichen Funktionen lassen sich ein Dedicated-Server (eigener Server) und ein Cloud Server nicht unterscheiden.

Sowohl ein eigener Server, als auch ein Cloud Server sind in der Lage die kompletten Anforderungen zu meistern. Beim klassischen, eigenen Hosting laufen Rechenoperationen, Transaktionen und Anwendungen auf einer bestimmten Hardware. Cloud Computing setzt auf die Rechenleistung der Masse, also auf Großrechner deren Rechenleistung, deren Ressourcen und deren Speicherplatz viel umfangreicher sind als die Lösung, die Sie benötigen. Daher greifen Sie mit Ihren IT-Geräten auf Ihnen zugewiesen Bereiche zu und nutzen den technologischen Unterbau für Ihre Anforderungen.

Was ist ein Dedicated-Server?
Wenn Sie einen Dedicated-Server betreiben, bestimmen Sie selbst welche Hardware, welches Netzwerk, welche Sicherungseinrichtungen bis hin zum Netzstecker und Verkabelung Sie einsetzen. Sie definieren selbst welche Administrationstools, welches Betriebssystem, welche Versionen von Tools Sie nutzen. Selbst wenn Sie einen Dedicated-Server in einem externen Rechenzentrum betreiben, ihn dort mieten, Sie bestimmen selbst und haben die volle Kontrolle über alles was mit und auf den Geräten passiert. Wenn Sie sich für diese Lösung entscheiden, kann dies nicht nur ein einzelner Server, sondern auch ein Netzwerk an Rechnern und dessen notwendiger Infrastruktur sein. Sollten Sie einen Dedicatet Server in einem Rechenzentrum mieten, stellt der Anbieter Strom, Netzwerkverbindungen und je nach Vertragsvereinbarung auch kleiner Dienstleistungen wie zum Beispiel ein notwendiges manuelles Starten einer Maschine bis zu Ersatzhardware zur Verfügung.

Wann macht ein Dedicatet-Server Sinn?

  • Wenn ein Unternehmen kalkulierbare, gleichartige Anforderungen an IT-Ressourcen hat
  • Wenn riesige Datenmengen ausgewertet und bearbeitet werden müssen, die enorme Rechenkapazität benötigen
  • Wenn Unternehmen sensible Daten verarbeiten und diese nicht nur technisch, sondern auch physisch trennen müssen

Cloud Computing – virtuelle IT-Infrastruktur

Im Cloud Hosting wird Ihrem Unternehmen eine vollständige IT-Server Infrastruktur zur Verfügung gestellt. Die Hardware, welche Ihnen zur Verfügung gestellt werden kann, ist umfangreicher als beim klassischen Hosting. Ausfallsichere Architektur, redundante Systeme und Netzwerkkomponenten, redundante Internetanbindungen und eine umfassende Netzwerkbetreuung und -steuerung sind Standard.

Verschiedene Varianten, von Privat-Cloud bis Public-Cloud haben alle Systeme eine eine Gemeinsamkeit: Sie haben nicht einen Server oder eine einzelne Hardware, die Ihnen gehört oder für Sie reserviert ist, sondern Sie greifen auf einen Ressourcen Pool zu. Dies ist einer der wesentlichen Unterschiede im Fall von Störungen oder Server-Hardwareausfall eines einzelnen Servers. Beim Stillstand einer einzelnen Maschine steht die Nutzung so lange, bis das System wieder arbeitsfähig ist, im Fall eines Ausfalls in einem Cloud Netzwerk ist dies kein großes Problem, Dort übernimmt sofort ein anderer Rechner die Aufgaben. Vermutlich spüren Sie den Vorfall überhaupt nicht.

Den Umfang des Cloud-Hostings bestimmen Sie selbst
Die meisten Anbieter sichern Ihnen die Verfügbarkeit ihrer virtuellen Systeme zu. Dies bedeutet, dass Sie über die normalen Leistungen wie Internetzugang und Strom Leistungen zur Funktion der Hardware den regelmäßigen Austausch von Komponenten (neueste Hardware), Backup Sicherungen, Archivierung, Firewalls bis hin zum Schutz der IT gegenüber Angriffen und Schadsoftware zukaufen können. Wiederherstellungszeiten und Backupstrategien sind ebenfalls Leistungen, die Sie nach Ihren Anforderungen zusammenstellen und zukaufen können.

Wann mach ein Cloud-Hosting Sinn?

  • Wenn ein Unternehmen steigenden Bedarf an IT-Infrastruktur anmeldet
  • Unternehmen, die vernetzt und mobil an mehreren Standorten arbeiten
  • IT-Umgebungen die flexibel bleiben müssen – (wechselnde Nutzerzahlen)
  • Hosting von Systemen, die möglichst 100% Verfügbarkeit nachweisen müssen

An den verschiedenen Anforderungen – Ausprägungen und an den unendlichen Möglichkeiten Leistung definieren zu können, ist zu erkennen, daß es keine klare Aussage geben kann, welche Lösung auf den ersten Blick einen besseren ROI realisieren kann.

Wir empfehlen unseren Kunden, zunächst die klassische Herangehensweise im Rahmen von Investitionen zu nutzen und dies gegenüberzustellen. Also Kauf gegen Miete – eigener Server (im Unternehmen oder gemietet im Rechenzentrum) gegen Cloud-Hosting.
Zusätzlich sind weitere Soft-Facts zu berücksichtigen: Zugang zu qualifizierten IT-Mitarbeitern für eigenen Hosting im Administrationsbereich – werden Sie genügend qualifiziertes Personal für den Eigenbetrieb haben. Arbeitsteilung und Unteilbarkeit der Skills der eigenen IT-Mitarbeiter, sowie der realistische Aufwand für Einarbeitung, Fluktuation und Arbeitszeit für Serverhosting sind Kriterien die in eine Entscheidung einfließen müssen.

Können Sie sich vorstellen, Ihre Daten in einem Rechenzentrum zu speichern, welches Sie vermutlich gar nie zu Gesicht bekommen? Sind Sie in der Lage für Ihre Anforderungen optimale Verträge mit dem Cloud-Hosting Dienstleister zu schließen? Welche Service Level Agreements benötigen Sie für Ihren reibungslosen Betrieb?

Wenn Sie dies alles berücksichtigen, sollten Sie in der Lage sein, mit den klassischen Werkzeugen der dynamischen und statischen Investitionsrechnung eine Entscheidung zu treffen.

Best Practices für Cloud ERP

Obwohl es sehr zwingende Gründe für die Implementierung von Cloud-ERP geben kann, sind alle Technologieinitiativen mit erheblichen Risiken verbunden.
Bevor Sie in eine Cloud-Implementierung einsteigen, sollten Sie zunächst Ihre Geschäftsstrategie und Ihre digitale Strategie darstellen.
Das ausgewählte Bereitstellungsmodell sollte mit diesen Strategien übereinstimmen.
Beim Abgleich mit den Alternativen ergibt sich nach unseren Erfahrungen recht schnell ein klares Bild, welche Lösung für ein Unternehmen oder eine Organisation die Beste sein kann.

 

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