Besuchsbeschränkungen, Reduzierung von persönlichen Kontakten, Home-Office und Beschränkungen der Zusammenarbeit, bei der Teams sich physisch treffen und gemeinsam arbeiten, sind neue Herausforderungen für die meisten Unternehmen. Die Herausforderungen liegen einmal im organisatorischen und andererseits im technischen Umfeld.
Inhaltsverzeichnis
- Corona und Projektarbeit – Organisatorische Rahmenbedingungen
- Technische Rahmenbedingungen
- Fragen zur IT-Sicherheit werden immer relevanter
- Wie helfen wir unseren Kunden konkret?
- Corona und Projektarbeit – Video-Konferenzen
- Projektarbeit über Distanz benötigt eine andere Vorbereitung
- Projektarbeit in Corona Zeiten ist nichts für Amateure – fragen Sie Experten mit Erfahrung
Corona und Projektarbeit – Organisatorische Rahmenbedingungen
Was im Augenblick und vor allem in Zeiten von Teil-Lockdowns oder Teil-Shutdowns deutlich wird: Viele Unternehmen, öffentliche Verwaltungen und Körperschaften des öffentlichen Rechts haben hinsichtlich der Digitalisierung noch einiges aufzuholen.
Deutlich wird dies auch an wichtigen (Kern-)Prozessen, die für ein Unternehmen oder der öffentlichen Verwaltung essentiell sind und noch nicht auf mobil, remote oder Home-Office-Ready gebracht worden sind.
Im Handel ist deutlich zu erkennen, dass diejenigen Unternehmen, welche im Kundenmanagement auf mehreren Kanälen mit dem Kunden kommunizieren können, vermutlich besser aus der Krise kommen. Meist sind dies Kanäle, die mit E-Commerce und Onlinehandel in Verbindung gebracht werden.
Eine Stellungnahme des bitkom-Präsidenten Achim Berg vor kurzer Zeit: „Die Corona-Krise hat uns die Bedeutung digitaler Technologien für Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft sehr klar vor Augen geführt. Die Krise ist ein Weckruf, die Digitalisierung nun massiv voranzutreiben. Wir haben uns in der Vergangenheit zu viel Zeit bei der Digitalisierung gelassen. Jetzt heißt es, digitale Infrastruktur aufzubauen, Geschäftsprozesse umfassend zu digitalisieren und neue, digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln.“
Technische Rahmenbedingungen
Im Home Office oder remote zu arbeiten erfordert eine gewisse technische Infrastruktur. Diese setzt im einfachsten Fall zunächst ein Gerät voraus, welches ein mobiles Arbeiten zuläßt. Sicherlich geht dies in bescheidenem Rahmen auch mit einem heutigen Standard-Mobiltelefon. Um aber ernsthaft arbeiten zu können, ist mindestens eine Tablett mit Tastatur oder besser ein Laptop notwendig. Wer im Unternehmen an einem oder sogar zwei großen Bildschirmen arbeitet, wird seine Produktivität einbüßen, wenn er nur noch mit einem Laptop auf 13- oder, bei größeren Modellen, auf 15-Zoll-Monitoren arbeiten muss. Daher ist die technische Grundausstattung wichtig. Dazu gehört auch eine den Anforderungen angemessene Bandbreite des zur Verfügung stehenden Internets.
Fragen zur IT-Sicherheit werden immer relevanter
Wir haben im Rahmen der derzeit von vielen Unternehmen schon praktizierten Homeoffice oder Remote Work Arbeitsweisen festgestellt, dass das Thema IT Sicherheit nicht immer gewährleistet ist. Gerade bei der Nutzung von von Heim-Netzwerken und Routern, oder eigenen mobilen Devices eröffnen sich ungeahnte Einfallstore für Fremd- und Schadsoftware, die komplette Firmennetzwerke lahmlegen können.
Wie helfen wir unseren Kunden konkret?
Corona und Projektarbeit – was leisten wir: Für unsere Websitebesucher haben wir eine Veröffentlichung zum Thema „Home Office“ erstellt. Darin erfahren Sie mehr über notwendige Arbeitsweisen, bekommen Hilfestellung zu Programmen, die sich lohnen eingesetzt zu werden, Arbeitsschutz bis hin zum Thema IT-Sicherheit.
Seit mehreren Jahren haben wir Werkzeuge im Einsatz, bei denen wir unsere Kunden in geschlossenen Projekträumen direkt in unsere Projekte einbinden. Dies ist aus dem Ansatz heraus entstanden, dass wir 24/7 und von jedem Ort der Welt auf unsere Projekte zugreifen wollten und am Projekt arbeiten.
Corona und Projektarbeit – Video-Konferenzen
Seit über 10 Jahren arbeiten wir schon mit Webkonferenz-Systemen. Dabei ist aber für uns und unsere Kunden eine Erfahrung wichtig: Eine Webkonferenz ist (eigentlich) nicht mehr als ein Telefonat mit Video. Hin und wieder wird es auch genutzt, um Präsentationen zu übertragen. Dies ist aber für eine ernsthafte Projektarbeit viel zu wenig.
Wir nutzen interaktive Projekträume in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden in Projekten. Im Rahmen vieler internationaler Projekte, die wir über die Jahre bearbeitet haben, konnten wir viel Erfahrung sammeln. Projektmitglieder, die über die halbe Welt und in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten sind eine besondere Herausforderung. Daher kennen wir die Vor- und Nachteile vieler IT-Lösungen zur Projektarbeit. Anforderungen an Abstimmungen, Kommentierungen und der allgemeinen Kommunikation, sowie der Maßnahmenfestlegungen zur Erreichung des Projektziels sind eine wichtige Aufgabe der Projektleitung. Eine normale, auf Präsenz ausgelegte Projektleitung für IT- oder ERP-Projekte ist schon schwierig, aber über Distanz ist es einen große Herausforderung an den Projektleiter. Diese Erfahrungen haben alle unsere Projektleiter und können sie direkt in die Projektarbeit einbringen.
Projektarbeit über Distanz benötigt eine andere Vorbereitung
Wir haben festgestellt, dass die Projektperformance nur dann gesichert ist, wenn alle Teilnehmer sich mit den Unterlagen auseinandergesetzt haben. Daher haben wir Workflows eingerichtet, welche die Teilnehmer in klar definierten Pre-Workshop-Phasen mit allen nötigen Unterlagen versorgen. Dies erfolgt automatisiert auf Basis des Projektplans. Ein ständiges Follow Up des Projektstandes wird durch die von uns genutzte IT sichergestellt. Automatische, durch Robots ausgelöste Projektauswertungen stehen den Teilnehmern zur Verfügung und helfen bei Abweichungen sofort und in Echtzeit Maßnahmen einzuleiten.
Dadurch sind wir auch in der Lage, auf Ausfälle oder Verhinderungen von Projektteilnehmern schnell reagieren zu können. Wir sehen in unseren Projekt-Dashboards sofort die Auswirkungen auf das Projekt, bei Ausfall eines Projektmitglieds und können unmittelbar neu planen.
Die Ausstattung unserer Berater ist komplett auf mobiles Arbeiten ausgerichtet. Zugriffe 24/7 auf alle Projektdaten sind für uns von jedem Ort der Welt selbstverständlich. Wir stellen im Krisenfall auch unseren Kunden mobile Geräte zur Verfügung, sodass unterbrechungsfrei am Projekt gearbeitet werden kann.
Projektarbeit in Corona Zeiten ist nichts für Amateure – fragen Sie Experten mit Erfahrung
Wenn Sie mehr wissen wollen, nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf. Wir beantworten Ihre Fragen gerne. Unsere Expertise beruht auf Erfahrungen der Beschränkungen Covid-19 im letzten Jahr und Zusammenarbeit mit Kunden und deren Erfahrungen im Umgang mit Remote Work oder Homeoffice.
