Digitalisierung einer Kommune

Digitalisierung einer Kommune –
mit bestehenden Gesetzen – geht dies überhaupt?

Wenn von Digitalisierung in der Kommune gesprochen wird, ist es wichtig, zwei Richtungen auseinanderzuhalten.

  1. Im allgemeinen technischen Sinn wird damit die Aufbereitung von Daten zur digitalen Verarbeitung und deren Speicherung verstanden. In diesem Kontext wird Digitalisierung nur mit der Digitalisierung von Arbeitsabläufen oder Prozessen verstanden. Ein Beispiel dafür ist die Archivierung von Daten mit Hilfe von digitalen Dokumentensystemen, im Vergleich zur Archivierung in Papierform wie zum Beispiel in Aktenordnern.
  2. Im wirklichen und eigentlichen Sinn ist unter Digitalisierung die Entwicklung neuer Dienstleistungen und Prozesse zu verstehen. Die Herausforderungen für Kommunen und Gemeinden ist dabei die Vernetzung bisher eigenständiger Aktivitäten zur digitalen Verwaltung. Die rechtlichen Rahmenbedingungen, die meist noch aus Zeiten stammen, in denen eine digitale Verwaltung noch nicht einmal am Horizont vorstellbar war, sind kein Hindernis im Rahmen von Prozessoptimierungen die Dienstleistungen innerhalb der Verwaltung effizienter zu gestalten und den Bürgerservice auf ein anderes, höheres Niveau zu heben.

Es geht nicht um die Technik, es geht um Abläufe, neue Geschäftsmodelle und besseren Service für die Bürger der Kommunen. Die Vernetzung von unterschiedlichen Dienststellen, vom Bürgeramt über die Wirtschaftsförderung, das Bauamt Kassenverwaltung bis hin zum Hauptamt, kann Vorgänge beschleunigen und Kosten der Verfahren reduzieren. Der Transport der Daten ist „quasi“ kostenlos, im Verhältnis zum Versand und Vereinnahmung von Akten, die über den klassischen Weg verschickt werden.

Neue Dienstleistungen, beginnend von besserer Parkraumüberwachung, über Verkehrsflusslenkung oder Reduzierung von Wartezeiten im Bürgerbüro durch Informationen zum Besucherverkehr sind heute längst möglich. In der Industrie werden solche Dienstleistungen längst eingesetzt und weiterentwickelt. Digitale Austauschplattformen, digitale Sprechstunden oder auch digitale Nachbarschaftshilfe können durch eine Digitalisierung der Kommunen ins Leben gerufen werden. Diese können helfen, der Vereinsamung von Bürgern entgegenzutreten, Menschen, deren Beweglichkeit eingeschränkt ist oder keine Fahrgelegenheit mehr haben wieder am Leben teilnehmen zu lassen und Vereinsamung zu vermeiden.

Daher liegt in der Digitalisierung der Kommune die große Chance die Lebensqualität der Menschen und die Standortqualität, gerade der kleinen und mittleren Kommunen und Dörfern, signifikant zu verbessern.

Diese Herausforderungen sind für klassische Verwaltungen nicht einfach zu meistern. Bedenken zum Datenschutz sind immer wieder Hürden, die überwunden werden müssen. Die Abhängigkeit von IT-Lösungen ist für manchen Verantwortlichen in den Kommunen schwer zu akzeptieren. Ängste, die Kontrolle zu verlieren sind bei Verwaltungsbeamten und -beamtinnen auch immer wieder eine Hürde, die der Digitalisierung einer Kommune entgegenwirken. Eine strategische Positionierung, wohin die Kommune oder die Gemeinde sich entwickeln will, kann dabei von Vorteil sein und allen Beteiligten die notwendige Klarheit und eine Roadmap ermöglichen.

Die Neigung alle Aktivitäten gerne auf die vorgesetzte Behörde zu verschieben, oder eine, erst für Alle und jeden Fall ausgeklügelte Lösung zu erarbeiten, funktioniert in den Zeiten der Digitalisierung nicht mehr wirklich. Die Bürger und Bürgerinnen der Kommunen und Gemeinden erleben in Ihrem täglichen Leben die Vorzüge des digitalen Einkaufs, der Distribution von Informationen auf ihr mobiles Gerät und dies werden sie auch von Ihrer Kommune einfordern. Angesichts der vielen Chancen und Risiken, die sich durch eine Digitalisierung der Kommunen ergeben, ist es kein einfacher Weg, den die Gemeinden und Landkreise gehen werden. Für kommunale Verwaltungen, die in den letzten Jahren wenig innovativ waren und wenig Veränderungen erfahren haben, wird es eine große Herausforderung. Diese wird aber zu schaffen sein, wenn Schritt für Schritt die Digitalisierung der Kommune nach vorne getrieben wird. Durch die ein oder andere Verwaltungsreform, die jetzt auch im Zuge der Covid-19-Erkenntnisse entsteht, wird die kommunale Zukunft und e-government mehr und mehr digital.

Welche Herausforderungen sind für Verwaltungen im Rahmen der Digitalisierung wichtig:

1. Herausforderung:

Reaktionsgeschwindigkeit und Transparenz der Arbeitsabläufe erhöhen.

Die Qualität der Verwaltung kann durch Vernetzung der Beteiligten Ämter und Dienststellen die Standortqualität für die Bürger sichtbar und kostengünstig signifikant erhöhen. Gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen können durch Vernetzung der Ämter schneller beurteilt, entschieden und ausgeführt werden. Intelligente Dienstleistungen im Rahmen der Gestaltung öffentlicher Räume, Gebäude oder Hilfestellungen für Bürger in Not, können so direkt und schnell bearbeitet werden. Damit würden für den Bürger viele Fahrten und Besuche im Amt wegfallen, die Bearbeitung von Anträgen und Formularen würde sich nicht auf den Download von PDF-Dateien beschränken. Diese müssten nicht mehr per Post oder persönlich wieder abgegeben werden, um sie dann wieder elektronisch zu erfassen und per E-Mail-Anhang weiterzuleiten. Gerade die Herausforderungen des demographischen Wandels auf den Dörfern und kleinen Kommunen könnte so im Rahmen der Daseinsvorsorge der kommunalen Verwaltung eine intelligente, ganzheitliche Lösung entgegengestellt werden. Im Rahmen der Covid-19-Einschränkungen zur Bewegungsfreiheit und zur Versammlungsfreiheit ist deutlich geworden, auf welchem Stand vor der Digitalisierung die kommunalen Verwaltungen zu Teil stehen und auf welchem Niveau sie arbeiten (müssen). Kommunale Verwaltungen können damit agil auf Veränderungen reagieren, selbst wenn sie nicht die Transformationsgeschwindigkeit der Privatwirtschaft erreichen können.

Bürgerbeteiligungen, die über das Internet eine große Zahl von Zuhörern mögliche machen, sind mehr und mehr etabliert worden. Livestreams von Sitzungen und Abstimmungen in Ausschüssen und Gemeindeparlamenten werden folgen und es wird nicht mehr lange dauern, bis diese alltäglich sind. Genau diese Dienstleistungen sind es, die es einer digitalen Verwaltung möglich macht, die Bürger aktiver zu beteiligen und teilhaben zu lassen, selbst wenn Sie nicht mehr so beweglich sind. Dies ist eine Dienstleistung der Digitalisierung einer Kommune, welche eigentlich selbstverständlich sein muss.

2. Herausforderung:

Die Schnittstelle zur Verwaltung wird digital.
Der unterzeichnete E-Goverment-Pakt im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) des Bundes verpflichtet die Verwaltung ihre Dienstleistungen digital anzubieten und vorzunehmen. Dies bedeutet, dass die Vorhaltung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Bürgerbüro (also stationären Vor-Ort-Tätigkeiten) zugunsten von digitalen Lösungen zurückgedrängt werden soll.

Die Idee ist, dass eine digitale Kommune ein Leistungsspektrum anbietet, welches dem Bürger die Nutzung 24/7/365 von Zuhause, von Unterwegs oder wo auch immer, ermöglicht. Dabei ist nicht an Formulare gedacht, die ausgedruckt wieder an die Verwaltung geschickt werden soll, sondern an die nahtlose digitale Verarbeitung. Dies ermöglicht auch der digitalen Kommune wiederkehrende Beantragungen als elektronische Workflows und Prozesse zu hinterlegen, so dass ein wiederholtes Eingeben von Daten unnötig wird. Damit wäre es auch möglich Verwaltungsdienstleistungen antragslos (proaktiv) bereitzustellen. Dies ist natürlich ein Schritt, der nicht nur durch eine technische Realisation unterstützt wird, sondern durch ein Change-Management im Bewusstsein der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf den Kommunen unterstützt werden muss. Die Digitalisierung der Kommune wird dazu beitragen, dass sich die Verwaltung, die Gemeinde, die Musikschule und vieles mehr, bürgerfreundlicher und serviceorientierter darstellen können. Wartezeiten werden vermieden, Bearbeitungen auch außerhalb der gewöhnlichen Öffnungszeiten möglich und gerade der Service für ältere Menschen kann verbessert werden. Durch die Gesetzgebung ist die Kommune verpflichtet, die bisherigen analogen Arbeitsabläufe auf deren Grundlage ihre Leistungen beruhen, systematisch zu untersuchen. Flächendeckende Prozessuntersuchungen, wie sie in der Industrie gang und gäbe sind und täglich vorgenommen werden, sollten Alltag in den Kommunen werden. Eingeführte QM-Systeme, die in einzelnen Kommunen schon vor Jahren installiert wurden, erfüllen diesen Auftrag nicht, da sie ein Organisationsmodell der Vergangenheit abbilden und für eine digitale Transformation nicht designed und gedacht waren.

3. Herausforderung:

Veränderung der Kommunikationswege
Im Augenblick ist eine deutliche Zunahme von Video- und Telefonkonferenzen zu verzeichnen. Allein der Zuwachs der Videoplattform Zoom die vom Dezember 2019 von etwas 10 Mio. Meetings täglich ausging, sind es heute – 5 Monate später – schon 200 Mio. Meetings täglich.

Unsere Erfahrung – wir nutzen Videomeetings in unserem daily business seit über 11 Jahren – ist folgende:
Nur die Nutzung dieser Kommunikation oder dieses Kommunikationskanals ist nicht wirklich ein Fortschritt im Rahmen einer Gruppenzusammenarbeit. Nüchtern betrachtet ist es nicht mehr, als ein Videotelefonat mit mehreren Teilnehmern. Die Fähigkeit, damit gemeinsam auf Distanz Probleme zu erörtern, zu diskutieren und eine gemeinsame Lösung zu erarbeiten, ist damit längst noch nicht gegeben, (die technische Voraussetzung natürlich schon). Dies betrifft private Unternehmen ebenso wie kommunale Verwaltungen und Städte. Die Herausforderungen der kommunalen Digitalisierung liegen vor allem im Bereich der Veränderung der gemeinsamen Art wie miteinander gearbeitet werden kann oder soll.
Dies ist viel schwieriger, als eine neue Technik einzuführen.
Die Kommunikation innerhalb einer Kommune gewinnt durch eine Digitalisierung an Dynamik und an Geschwindigkeit. Dies betrifft alle Wege der Kommunikation, die in einer Verwaltung genutzt werden. Workflowtechniken, und Dokumentenmanagementsysteme werden die klassischen Verteilermappen und Akten verdrängen und neue Möglichkeiten der schnellen Antworten, der schnelleren Bearbeitung und Freigaben eröffnen. Die Bereitschaft der Mitarbeiter in einer Verwaltung zur offenen und schnellen Kommunikation muss vorhanden sein, ansonsten werden die gesamten Anstrengungen zur Digitalisierung eventuell sogar scheitern.

Eine digitale Verwaltung bedeutet auch Transparenz und Abgabe von Herrschaftswissen. Zentrale Verwaltung von Prozessabläufen, Vertretungsregelungen, die bei Bedarf den Workflow umleiten sind Möglichkeiten, sicherzustellen, dass ein reibungsloser Verwaltungsakt innerhalb einer Gemeinde sichergestellt werden kann. Dies gilt auch, wenn Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Urlaub sind, oder wegen Krankheit nicht am Schreibtisch sein können. Ein wichtiges Argument gerade in Krisenzeiten wie einer Pandemie, wenn aufgrund von Distanzregeln eine Entflechtung der Arbeitsplätze notwendig wird.
Die Werkzeuge und Programme, die zur Digitalisierung der Kommune genutzt werden können, sollten bewährte IT-Programme der zentralen Rechenzentren sein, als auch dezentrale Installationen neuer State-Of-The-Art-Software, die im Rahmen einer Digitalisierung der Kommune individuell auf deren eigenen Rechnern genutzt werden können. Dazu gehören sicherlich interne digitale Foren, Wissensmanagement-, Dokumentenmanagement-Systeme und vieles mehr.

4. Herausforderung:

Mobiles Arbeiten
Eine Digitalisierung der Kommune oder eine Diskussion über die Fähigkeit mobil arbeiten zu können, ist ohne die Betrachtung von Mobilität bei Mitarbeitern nicht vorstellbar. Die Bereitstellung von Informationen an allen Orten und Stellen, an denen Sie gebraucht wird, sollte die Triebfeder jeder Digitalstrategie in einer kommunalen Verwaltung sein.

Dabei geht es nicht nur um die im Augenblick durch die Corona-Krise populäre Heimarbeit oder das Home-Office, sondern auch um die Bereitstellung von Informationen, zum Beispiel Pläne, Ausschreibungen und Verordnungen der Ortsbauämter oder der Mitarbeiter aus den Servicebereichen des Bauhofs an berechtigte Empfänger. Arbeitspläne, Arbeitseinsätze und vieles mehr könnten dezentral direkt an den Ort des Bedarfs distribuiert werden. Hinweise, Anmerkungen oder auch Abrufe von Dokumenten wie Betriebsanleitungen, Reparaturanleitungen oder Schaltpläne könnten direkt durch die Mitarbeiter in Echtzeit abgerufen werden.

Im Rahmen der modernen Formen des Hoch-und Tiefbaus könnten die kompletten Informationen der Aufmaße, Mengen, AVA und vieles mehr durch BIM (Building-Information-Management) Initiativen direkt verarbeitet werden. Digitale Prozesse für bessere Kollaboration und Echtzeitmodelle, gestützt auf 3D-Modelle sind heute die gängigen Werkzeuge im Baumanagement. Effizienzgewinne, können direkt realisiert und dem Mangel an Personal Rechnung getragen werden, indem der Aufwand reduziert wird, der für die Distribution herkömmlicher Formate notwendig ist. In Kommunen mit starken Bautätigkeiten, seien dies Tief-, als auch Hochbau und Naturschutzmaßnahmen wären solche, im gewerblichen Bauwesen, eingesetzten und bewährten Datenverarbeitungsmöglichkeiten ein großer Schritt zur Digitalisierung der Verwaltungsabläufe.
Kosteneinsparungen werden bei diesen Digitalisierungsprojekten praktisch nebenbei mitgeliefert.

Die Möglichkeit, an wechselnden Arbeitsplätzen mobil zu arbeiten und sich im Rahmen eines Rollen- und Sicherheitskonzepts zu identifizieren, bietet jedem Mitarbeiter in einer digitalen Verwaltung die Chance, alle benötigten Informationen jederzeit und überall zu erhalten.
Fortbildungen im Rahmen der KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement) unterstützen die Mitarbeiter der digitalen Verwaltung dabei, diese Herausforderungen zu meistern. Ebenso können die Fähigkeiten einer digitalen Kommune dazu führen, dass die Vereinbarkeit von Familie und Beruf für die Beschäftigten der Kommune  erleichtert werden. Flexibilisierungen von Arbeitszeiten, eventuelle Reduktion von Fahrtzeiten, Erleichterungen bei Vertretungen und viele andere Vorteile sind in einer solchen Digitalen Verwaltung möglich.
Die Umsetzung einer solchen Arbeitsweise in einer kommunalen Verwaltung hängt auch vom Willen ab, diese digitalen Arbeitsweisen realisieren zu wollen. Die Einbeziehung des Personalrates zur Begleitung von Digitalisierungsprojekten in Kommunen und Verwaltung halten wir für selbstverständlich.

Zusammenfassung der Chancen der Digitalisierung einer Kommune:

  • Die Digitalisierung in Kommunen ist eine längerfristige Aufgabe, die aber allen Beteiligten Vorteile bringen kann.
    Dennoch sind in Kommunen und Verwaltungen schnelle „quick wins“ auch kurzfristig realisierbar.
  • Digitale Prozessabläufe in Kommunen werden beschleunigt. Die Digitalisierung kann für eine höhere Transparenz im Genehmigungs- und Verwaltungsablauf der Kommunen sorgen.
  • Eine Kommune, die eine Digitalisierung in der Verwaltung realisiert hat, wird Vorteile bei der Rekrutierung von qualifizierten Mitarbeitern haben, weil der Arbeitsplatz attraktiver gestaltet werden kann. Diese Aufzählung kann beliebig ergänzt werden.
  • Zu Beginn des Artikels wurde die Frage gestellt: Geht eine Digitalisierung der Kommune bei bestehenden Gesetzen überhaupt? Die Antwort kann ganz klar mit „Ja“ beantwortet werden. Die Mitarbeiter und die Führungskräfte in den Verwaltungen der Gemeinden müssen es nur wollen.

Der erste Schritt dazu ist ein Gespräch mit Experten für Prozessoptimierung und Digitalisierung, um grundsätzliche Ideen und Möglichkeiten in der jeweiligen Kommune zu evaluieren.

Die Digitalisierung der grosse Business Treiber