DMS und Prozessoptimierung – worauf Sie achten sollten
Bei der Konzeption eines Dokumenten Management Systems DMS ist es notwendig, dass die Projekteinführung und das Einführungsmodell sich auf die Prozessfunktionen konzentriert und nicht so sehr auf die inhaltliche Konzeption und die Erstellung der Dokumente.
Weshalb ist der Prozessblick so wichtig?
Ein funktionierendes und wirksames Dokumenten Management System umfasst alle Prozesse, Abläufe und definiert über Verantwortlichkeiten (Rollen) alle Tätigkeiten, die mit der Verwaltung von Dokumenten zusammenhängen.
Die wichtigsten Punkte der Administration von Dokumenten sind:
- Die Kennzeichnung und die Beschreibung von Dokumenten (Metadaten)
- Die Fortschreibung und Historienverwaltung sowie alle Anforderungen an die Versionierung der Dokumente
- Die Ablage und Archivierung von Dokumenten
- Die Distribution und der Workflow von Dokumenten (Verteilungsprozess)
- Die Suche, das Finden und das Kategorisieren von Dokumenten
- Der Schutz der Dokumente gegen Manipulation, Missbrauch und deren versehentliche Löschung (z.B.: GDPdU – Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit von digitalen Unterlagen in einem DMS)
- Den langfristigen Zugriff und die Lesbarkeit der Dokumente sicherstellen (Berücksichtigung des technischen Fortschrittes der IT und der damit verbundenen Probleme von alten Datenstrukturen, die nicht mehr lesbar sind)
- Den Lebenslauf und die Löschung von Dokumenten regeln
- Die Verantwortlichkeiten für die Verwaltung der Daten und die Inhalte
Wir empfehlen aus den Erfahrungen der Projektarbeit, dass ein Organisationsmodell für ein DMS und die Verwaltung von Dokumenten erstellt wird. Dabei ist es am effizientesten, wenn Methoden der Prozessoptimierungen genutzt werden und das Organisationsschema als Prozessmodell aufgebaut wird. Dieses Prozessmodell ist sinnvollerweise mit Informationen zum Dokumenten-Lebenszyklus anzureichern.
Suchkriterien, Abläufe, das Rechte-Management und alle Informationen, die zu einer Qualitätssicherung der eingestellten und später archivierten Dokumente und Informationen im DMS führen, werden in diesem Prozessmodell definiert, dargestellt und sind dann verbindlich.
Worauf ist beim Einführen eines DMS zu achten?
Dokumenten Management DMS wird gerne und oft auf die rein elektronische Verwaltung von Dokumenten reduziert. Diese Betrachtungsweise halten wir für zu eingeschränkt.
Die Grund dafür sind:
- Die Verwaltung von bisherigen Dokumenten erfolgt auch heute schon, es ist also immer schon eine zentrale Aufgabe, Dokumente zu verwalten.
- Der zusätzliche Nutzen aus den Fähigkeiten der modernen IT wie zum Beispiel einer Volltextsuche darf nicht auf diese Funktion beschränkt werden, sondern ist als Teil eines Workflows und Zusammenhangs in einer Aufgabe oder eines Projektes einzubauen.
- Die Fähigkeiten eines Dokumenten Management Systems DMS – mit Hilfe der definierten Prozessorganisation – können zum Beispiel für das Vertragsmanagement, die Wiedervorlagenfunktionen, der Versionsverwaltung bei Anreicherung oder Änderung von Texten genutzt werden.
Gerade diese Prozessfunktionen sind ein wesentlicher Bestandteil eines Wettbewerbsvorteils und können auch bei der Berechnung des Projekt ROI für die Investition herangezogen werden.
Die Archivierung von Dokumenten als Herausforderung
Unter einem Archiv ist ein realer oder elektronischer Ort zu verstehen, in dem Dokumente, die zur laufenden Aufgabenerfüllung (Prozess- oder Projektarbeit) nicht mehr benötigt werden, abgelegt sind. In einem Archiv ist der Zugang zu den abgelegten Informationen geregelt.
Heute werden gerne Dokumente schon kurz nach ihrer Entstehung archiviert. Wenn sich dann das Dokument ändert, wird unmittelbar das Dokument ebenfalls wieder archiviert. Damit kann der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes in seiner Entstehung und Veränderung dokumentiert und ausgewertet werden.
Unter dem Begriff Information Lifecycle Management werden die Anforderungen an komplexe Archivierungsysteme zusammengefasst und mit Informationen zu einer optimalen Speicherung, Speicherort und der Prozesslandschaft definiert, um die Daten und Dokumente in ein DMS zu übertragen.
