In ERP­-Beratung

Erfolgreiches ERP Projektmanagement:
was ist zu tun, um in einem ERP Projekt Ergebnisse zu erzielen und es erfolgreich abzuschließen?

Enterprise Ressource Planning (ERP) Projektmanagement ist ein Vollzeit-Job, der umfangreiche Ressourcen erfordert und auch bindet. Leider wird dies in vielen ERP Projekten immer gerne vernachlässigt oder verdrängt. Es scheint bei der Initiierung eines ERP Projektes als eine einfach zu erfüllende Forderung, die gerne zugesagt wird. Nicht selten wird danach im Projektverlauf die Ressource ERP Projektleiter begrenzt und die Zeit für das Projekt reduziert.
Das ERP Projektmanagement ist einer der Schlüssel für den Erfolg einer Software-Implementierung. Deshalb müssen Unternehmer, Chief Information Officers (CIOs), der klassische IT Leiter und Projektmanager die Bedeutung eines effektiven Projektmanagements verstehen.
Schwieriger, aber ebenso wichtig ist, dass die Führungskräfte und Stakeholder im Unternehmen die Auswirkungen, Faktoren und die Einflüsse verstehen, die ein effektives Projektmanagement kennzeichnen.
Effektives Projektmanagement sorgt dafür, dass die Richtung des Projektes gehalten und das Ziel nicht aus den Augen verloren wird.
Das ERP Projektmanagement überwacht die Zeit, das Projektbudget und den Projektumfang. Darüber hinaus sorgt ein ERP Projektmanagement dafür, dass das Team und alle Beteiligten zusammenbleiben und führt sie durch alle Höhen und Tiefen während eines Projektverlaufs. Ein effektives ERP Projektmanagement sorgt auch dafür, dass die Zielerreichung immer im Fokus bleibt und vor allem das Projekt die geplanten Verbesserungen der Wertschöpfungen der Geschäftsprozesse oder der Effizienzsteigerungen nicht aus den Augen verliert und die vereinbarten Ziele erreicht. Dies ist in einem ERP Projekt besonders wichtig, um das Gleichgewicht zwischen der neu eingeführten Technologie und den am Prozess beteiligten Menschen zu erhalten. Die Implementierung und damit die Nutzung eines Change Management Systems ist aus unserer Erfahrung zwingend, um die beteiligten Menschen abzuholen und auf die neuen Aufgaben oder Abläufe vorzubereiten.

Erfolgreiches ERP Projektmanagement ist eine entscheidender Bestandteil für den Erfolg eines IT-Projektes

Einige der wichtigsten Elemente darin sind:

  • Ausrichtung der strategischen Ziele: Geschäfts- und Projektziele müssen sich decken und gegenseitig unterstützen.
  • Klare Ziele: das Projektteam hat einen klaren Leitfaden zur Bewältigung der anstehenden Aufgaben und ist auf das Projektziel fokussiert.
  • Realistische Projektplanung: Das Projektteam setzt die richtigen Arbeitspakete und Aufgaben sowie die Erfüllungstermine auf Basis von genauen Daten.
  • Qualitätsmanagement: Projektmanager sorgen für die Qualität oder die Nutzung von Projektleistungen (Softwarenutzung, Schulungen, Testszenarien, Altdatenübernahmen etc.)
  • Risikomanagement: Projektmanager stellen sich an die Spitze von Problemlösungen und finden auch so schnell als möglich Lösungen.
  • Projektüberwachung: Der Projektmanager überwacht und steuert das Projekt und reagiert sofort um, falls notwendig, einzugreifen und um eventuell das weitere Vorgehen anzupassen.
  • Kommunikation: eine über alle Bereiche hinweggehende Kommunikation an die Projektmitglieder sowie eine Projektinformation auf allen Managementebenen um allen Mitarbeitern und Teammitgliedern den Stand des Projektes zu erklären und eventuelle Verbesserungen durch die Mitarbeiter einfließen zu lassen.
  • Rückmeldungen: Ein regelmäßiges positives und ehrlich konstruktives Feedback an die Teammitglieder ist ein wichtiger Faktor für die Projektarbeit.

ERP Projektmanager müssen einen umfassenden Projektplan aufstellen. Was macht Projektmanagement erfolgreich?

Zusammenfassung:

Das Projektmanagement ist nur dann wirksam, wenn es mit einem umfassenden Plan arbeiten und den Überblick behalten kann. Ein guter Projektleiter muss eine in sich stimmige Projektstrategie und Projektumsetzungsplanung erstellen. Diese muss auf allen Ebenen der Organisation freigegeben werden. Dies stellt sicher, dass die Ressourcen aus den einzelnen Abteilungen realistisch geplant und dem Projekt auch wirklich zur Verfügung gestellt werden können.

Welche Punkte sind für eine ERP Einführung und für den ERP Erfolg zu beachten?

  1. Die Projektplanung muss auf realistisch erreichbare Termine und Meilensteine ausgerichtet sein, um damit einen wesentlichen Überblick über die Projektteilziele geben und wann diese erreicht werden können.
  2. Es muss eine Reihe von Teilzielen geben, die für das Projekt wichtig sind. Dies beinhaltet natürlich das Wissen über die Organisationsstrukturen und deren Strategie als auch die Business Ziele der einzelnen Abteilungen.
  3. Der Plan muss den Umfang des Projektes definieren so dass das Team und seine Kunden wissen, wie viel Ressourcen für das IT und Organisationsprojekt notwendig sein werden.
  4. Ebenso sollten alle Themen angesprochen werden, die eine rechtzeitige Umsetzung eines ERP Projektes verzögern oder behindern können.
  5. Aus einem Projektplan müssen eindeutige Ressourcenzuordnungen, Arbeitsteilungen und vor allem Kontrollpunkte definiert sein, um damit sicherzustellen, dass jeder der Beteiligten seinen Job erfüllt. Der Projektplan wird auch dazu verwendet, dass er dem Team als Leitfaden dient, wann was parallel oder sequentiell abgearbeitet werden wird und wann Meilensteine definiert sind.
  6. Ein Projektplan muss über ein etabliertes Budget verfügen. Der Projektleiter muss die Aufsicht und die Budgetverfolgung als wesentlichen Bestandteil seiner Arbeit definieren. Damit kann sichergestellt werden, dass Abweichungen sofort erkannt und der Projektleiter Maßnahmen zur Korrektur erarbeiten und umsetzen kann.
  7. Starke Projektleiter glauben an den Erfolg Ihres Projektes und scheuen sich auch nicht Hilfe anzufordern, wenn es notwendig ist. Nicht selten wird genau diese Projektarbeit – das ERP Projektmanagement – als temporäre Arbeit mit Know-how von Experten außerhalb des Unternehmens geholt. IT Projekte sind oftmals so komplex, dass es sich lohnen kann, Kapazität, Wissen und Best Practice von außerhalb zu holen.

 

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