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ERP – Einführung

Auf der Suche nach Effizienz, was leisten ERP Systeme wirklich?

Was leisten ERP-Systeme wirklich?

Die aktuelle Wirtschaftsituation erfordert mehr denn je eine permanente Verbesserung der Prozess- und damit der Unternehmenseffizienz. Veränderungen der Abnehmerstruktur, der Lieferanforderungen, eventuelle Rotation von Schlüsselmitarbeitern und des damit verbundenen Verlustes an Know-how und jahrelanger Erfahrung sind für immer mehr Unternehmen leider auch Wirklichkeit geworden. Oftmals steigt auch die Anzahl der zu treffenden Entscheidungen. Dies kann auch zur Folge haben, dass Mitarbeiter den nachgelagerten Unternehmensebenen Entscheidungen treffen können müssen. Dazu ist eine klare, transparente und vor allem eine sichere Datenbasis notwendig, weil auch die Prozesse der Entscheidungsfindung immer komplexer und schwieriger werden. Derzeit entstehen innerhalb eines Jahres mehr Informationen als sich Marktteilnehmer vor 10 Jahren überhaupt vorstellen konnten.

Was zeichnet ERP-Software der neuesten Generation aus?

In der Vergangenheit waren ERP Systeme reine Informationsgeneratoren. In ihrer ersten Generation konnten diese Systeme noch nicht gegen Engpässe (Restriktionen) planen. Sie verwalteten – vereinfachen gesagt – nur Daten. Dies änderte sich ein wenig mit der Einführung von Systemen ab Mitte der 80 er Jahre, die gegen Engpässe planen konnten. Man sprach von sogenannten MRP II System. Aber auch diese Systeme – obwohl noch vielerorts im Einsatz, haben sich längst überlebt. Hilfe bei Entscheidungen, Datentransparenz bezüglich Finanzkennzahlen, Wertschöpfungsstufen und mitlaufende Kalkulationen sind heute unter anderem Anforderungen, die an diese Systeme gestellt werden.

Business Intelligence

Einer der wichtigsten Entwicklungstrends im ERP-Bereich ist die innerhalb der letzten Jahre vollzogene Änderung in der Wahrnehmung der Software zur Unternehmensverwaltung. Bis Ende der 90er Jahre dienten ERP II Systeme noch hauptsächlich dazu, Geschäftsvorfälle abzuwickeln (OLTP – On-Line Transactional Processing), d.h. die entsprechenden Lager- und Verkaufstransaktionen effizient zu erfassen, zu speichern und korrekt zu buchen. Mit dem rasanten Zuwachs an Informationen, die in den Datenbanken der ERP-Systeme gespeichert werden, begann sich die Aufmerksamkeit der vor allem in Leitungspositionen tätigen Mitarbeiter auf eine bessere Nutzung des in Form von Rechnungen, Aufträgen und Buchungseinträgen gespeicherten Know-hows zu konzentrieren.

Damit wurde gleichzeitig ein neuer Begriff entwickelt. Business Intelligence Systeme oder Business Intelligence Software (BI) war geboren. Somit erlebten die Business Intelligence-Lösungen Anfang dieses Jahrzehnts eine rasante Entwicklung. Die Hauptaufgabe von BI-Anwendungen bestand darin, benötigte Berichte schnell und einfach zur Verfügung zu stellen, ohne das gesamte Unternehmen dafür auf den Kopf stellen zu müssen. Gleichzeitig sollten Daten parallel zur Erstellung von Berichten eingegeben werden können.

Heute werden die BI-Werkzeuge bereits in die ERP-Systeme integriert und häufig als standardmäßige und vordefinierte Lösung angeboten. Auch in diesem Bereich ist eine wichtige Tendenz deutlich zu erkennen: Da die BITools eine große Stütze bei der Entscheidungsfindung darstellen, sind sie immer häufiger integraler Bestandteil eines ERP-Systems und werden so einem immer breiteren Mitarbeiterkreis zugänglich. Bei der gegenwärtig angebotenen Informationsfülle ist es von großer Bedeutung, dass jeder Mitarbeiter seine Entscheidungen anhand von einfach zugänglichen und leicht editierbaren Berichten bzw. Analysen bewusst treffen kann und sie auch bewusst trifft.

Workflow und Prozessotimierung

Ein weiterer interessanter Trend in der Entwicklung von ERP Software ist der Übergang von einer auf die einzelnen Dokumente orientierten hin zu einer prozessorientierten Architektur. Die grundlegende Änderung hierbei besteht darin, dass die einzelnen Systemvorgänge, wie z.B. die Ausstellung einer Rechnung, als Teil von mehr oder weniger komplexen Ursache-FolgeKetten angesehen werden. Die einzelnen Arbeitsschritte, aus denen sich eine solche Kette zusammensetzt, werden von Mitarbeitern auf unterschiedlichen Unternehmensebenen und Abteilungen ausgeführt.

Die prozessorientierte Herangehensweise lässt sich anhand eines einfachen Prozesses der Ergänzung von Lagerbeständen verdeutlichen. Wurde der festgelegte Mindestbestand auf Lager unterschritten, erstellt das System automatisch eine Bestellung für die fehlende Ware. Der für die Lagerbestände zuständige Systemnutzer erhält anschließend die Bestellung zur Bestätigung. Dieser einfache Prozess kann aber auch komplexer werden, indem zusätzliche Rahmenbedingungen berücksichtigt werden, z.B.: – Ist der Warenpreis bzw. der Bestellwert geringer als 1.000 EUR, kann festgelegt werden, dass diese Bestellungen vom System automatisch ohne Bestätigung vorgenommen werden; – Übersteigt der Bestellwert ein festgelegtes Limit, muss die Bestellung vom Systemnutzer bestätigt werden.

Das Erreichen der vom Vertrieb geplanten Ziele hängt natürlich eng mit der Verfügbarkeit von Waren zusammen. Für moderne ERP Systeme ist es daher eine wesentliche Aufgabe, die Verfügbarkeit der Produkte sicherzustellen. Dies natürlich nicht mit dem einfachsten aller Maßnahmen, dem Aufbau von Lägern. Heutige Systeme können – wenn richtig eingesetzt – in hohem Maße die Schwankungen der Lieferabrufe besser verarbeiten, weil sie das kompletten Beschaffungs-, Produktions- und Liefermanagement abbilden (die sog. Supply Chain) und somit den verantwortlichen Planern mit „was wenn“ Analysen Hilfestellung für Ihre Entscheidung geben können.

Die Handhabung der Geschäftsvorfälle kann sich zwischen einzelnen, auch in der gleichen Branche tätigen, Unternehmen unterscheiden. Sicher ist aber, dass diejenigen Firmen, die ihre Prozesse effizient gestalten, sich die für den geschäftlichen Erfolg wichtigen Wettbewerbsvorteile sichern. Daher ist es auch sehr wichtig, dass die Geschäftsprozesse eines Unternehmens nicht nur starr in einem ERP-System abgebildet werden, sondern sich vor allem flexibel modifizieren und ständig verfeinern lassen. Aus diesem Grund sollten auch die Workflow-Tools bei der Auswahl von ERP Software stärker berücksichtigt werden. Dies ermöglichet es den Unternehmen, Best Practices schnell einzuführen, neue und bereits gewonnene Erfahrungen erfolgreich zu nutzen.

Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche dient nicht nur der grafischen Attraktivität einer ERP-Lösung. In vielen Studien zu diesem Thema ist zu lesen, dass eine übersichtliche, klar strukturierte Benutzeroberfläche die Eingabe von Dokumenten ins System deutlich beschleunigt. Auch wenn die visuelle Gestaltung eines ERP-Systems nur eines unter vielen Eignungskriterien ist, hat eine gut strukturierte Benutzeroberfläche einen deutlichen Einfluss auf die Implementierungszeit und kann diese deutlich verkürzen. Zudem trägt sie zu einer höheren Akzeptanz des neuen Arbeitsumfelds durch die Mitarbeiter bei. Moderne, attraktive IT-Lösungen werden von den Nutzern den älteren IT-Lösungen vorgezogen. Bei der Gestaltung einer attraktiven Benutzeroberfläche ergibt sich die Schwierigkeit, dass jedes Unternehmen eigene Erwartungen an die visuelle Gestaltung eines ERP-Systems hat. Eine Benutzeroberfläche, die für ein Unternehmen ideal ist, kann sich für ein anderes als ungeeignet erweisen. Auch die Mitarbeiter sind häufig unterschiedlicher Meinung, was die Ergonomie des Systems betrifft. Die gleiche Software kann von einer Person als intuitiv bedienbar, von einer anderen dagegen als völlig unergonomisch empfunden werden. Aus diesen Gründen spielt die Flexibilität derERP Software und die Anpassbarkeit seiner Benutzeroberfläche an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter eine übergeordnete Rolle. Je mehr Änderungen und Anpassungen sich vornehmen lassen, desto umfassender kann das implementierte System sowohl die Mitarbeiterbedürfnisse als auch die Unternehmensanforderungen erfüllen.

Von einer ERP Software neuester Generation ist daher zu erwarten, dass es über eine maßgeschneiderte Benutzeroberfläche, Werkzeuge zur Automatisierung der wichtigsten Geschäftsprozesse, Erweiterungsmöglichkeiten in Bezug auf spezielle Zusatzfunktionen sowie Berichte zur Anzeige von Schlüsselinformationen verfügt.

[hr]

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