#9 Digitalisierung von Kommunen – Probleme und Perspektiven

Transkript Podcast Folge 9

 

Kathrin Potschka: Ich sitze heute wieder zusammen mit Herrn Rupert Metzler Senior Consultant und Experte für öffentliche Verwaltung und Digitalisierung und ehemaliger Bürgermeister. Hallo Herr Metzler!

Rupert Metzler: Hallo Frau Potschka! 

KP: Sie waren neulich schon mal bei uns und haben in einer Podcast-Folge bereits über Digitalisierung in Kommunen mit uns gesprochen und über die Probleme der Digitalisierung in Kommen gesprochen. Das Institut für angewandte Wirtschaftsforschung – kurz IAW – hat eine Studie herausgebracht. Bitte erklären Sie uns kurz genaueres zu der studie “Open Government Data” und was Ergebnis bedeutet.

RM: Ja. Frau Potschka, die “Open Government Data – Ziele, Umsetzung und mögliche künftige Verlaufsformen” wurde vom IAW ausgearbeitet, dass an der Universität Tübingen angesiedelt ist, unter Prof. Dr. Hochmut und des Dr. Michael Mangold. Diese beiden beschäftigen sich seit drei Jahren im Auftrag der Landesregierung mit dem Thema der Digitalisierung, den Themen, die dadurch auch die Kommunen betreffen. Die Schwierigkeiten, die es dort eben auch gibt innerhalb der kommunen bei der Umsetzung verschiedener Digitalisierungs-Ziele. Verwaltungsinterne Effekte die erreicht werden sollen durch die Digitalisierung sind hauptsächlich eine Neustrukturierung von öffentlichen prozessproduzierten Datenbeständen. Der nächste wichtige Punkt: Das zentrale Datenmanagement und die Abstimmung zwischen den Verwaltungen, zwischen den einzelnen Abteilungen, eine komplette Änderung der Kommunikationsströme nach innen, also innerhalb der Verwaltung, aber auch nach außen aus der verwaltung hinaus in die Bürgschaft. Aber auch aus der Bürgschaft, aus den Gremien in die Verwaltung hinein. Dazu kommen natürlich die üblichen technischen Qualifikationsanforderung. Aber – und das ist einer der wichtigsten Punkte bei dieser unterstützenden Tätigkeit IAWs – die rechtliche und kommunikativen Qualitätsanforderungen. Denn nach wie vor ist rechtlich noch nicht alles durchgängig geklärt, was notwendig wäre, um viele prozesse digitalisieren zu können.

KP: Ich hatte gesehen, dass die Studie zu einem eher negativen Ergebnis gekommen ist, bei der Digitalisierung von Kommunen. Woran liegt das genau?

RM: Ja, Frau Potschka, das sind natürlich sehr viele verschiedene Probleme. Zum einen über allem thront in dem Prozess die Mitarbeiter-Motivation. Ich kann Mitarbeiter nur bei der intrinsischen Motivation packen. Bei der Motivation von innen raus. Wenn der Mitarbeiter selbst versteht warum es auch für ihn besser ist jetzt Prozesse zu Digitalisieren. Gehe ich als Bürgermeister, Abteilungsleiter, Hauptamtsleiter hin und sage “Ich möchte jetzt gern”, aber die Mitarbeiter selbst nicht davon überzeugt sind, dann habe ich den Effekt, dass dieses gesamte Verfahren zum Scheitern verurteilt ist.

Der IAW kommt in den Szenarien, die er herausgearbeitet hat, beim Szenario 1, dass alles wie bisher fortgesetzt wird und technisch, organisatorischen ein bisschen dran rumgeschraubt und verbessert wird. Beim Szenario 2, bei einer vollen Umsetzung, wo endlich auch der Gesetzgeber wirklich vernünftige Lösungen schafft, führen beide Szenarien zuerst mal zu einer erheblichen zusätzlichen Arbeitsbelastung und zu einem erheblichen Weiterbildungsbedarf, bei den Mitarbeitern in den Landratsämter, Rathäusern und sonstigen Verwaltungseinheiten, die es geben wird. Deshalb sind als Ergebnis von IAW zwingend erforderlich, dass starke Veränderungen entstehen in der Prozessgestaltung. Zum einen, der Ablauf an sich muss geändert werden, die voraussetzungen – die rechtlichen voraussetzungen – müssen geändert werden, aber auch die Organisationsstrukturen der bestehenden Einheiten, der bestehen Verwaltungen müssen sich darauf einstellen und müssen sich deshalb ändern.

Und der IAW kommt zum klaren Ergebnis: Ja, die sind alle noch nicht wirklich umgesetzt. Am ersten sind umgesetzt, die internen Absichten zur Effizienzsteigerung. Das kennt jeder Amtsleiter, jeder Bürgermeister, Landrat möchte natürlich mit seinen Mitarbeitern möglichst effizient und effektiv arbeiten, aber die Voraussetzungen sind noch nicht überall geschaffen worden.

KP: Das heißt, das Problem ist vor allem ein personelles Problem, weil es einerseits zu Überbelastung führt und andererseits vielleicht auch die Kompetenzen fehlen?

RM: Da haben Sie durchaus recht. Zum einen sind natürlich Kompetenzen im Moment in den Verwaltungen oft sogar nicht gegeben. Sei es fachlich, sei es aber auch rein dienstrechtlich.Es müssen sich einige Verfahren ändern, aber eben auch die personelle Belastung. Wir leben unter Corona. Kleinere, mittlere, aber auch größere Einheiten sind sehr stark belastet, z.B. dadurch Kindergärtnerinnen zu organisieren, in der Zeit die Schulen zu organisieren, damit alles vernünftig läuft, aber auch die Arbeitsabläufe innerhalb einer Verwaltung so zu strukturieren, dass eventuell ein Corona-Fall nicht zum kompletten Zusammenbruch der Verwaltung führt. Und dann jetzt noch zu kommen und zu sagen “Ja, jetzt wohl auch noch digitalisieren”, das bringt natürlich Widerstände nach oben. Das deckt Widerstände auf und diese Widerstände wollen wir mit unseren Methoden, die wir zur Verfügung haben, helfen zu überwinden.

KP: Wie genau kann denn eine Digitalisierungs-Berater bei der Transformation helfen und unterstützen? Wie würde man da vorgehen?

RM: Es ist leicht und schwer zugleich. Leicht im Sinne von Methodik. Reden und zuhören. Man muss den Mitarbeitern tatsächlich nicht nur vorspielen, dass man sie mitnimmt, sondern deren Interessen, deren Befürchtungen, deren Ängste wirklich aufnehmen, eventuell sogar in den Prozess mit einzubeziehen sodass die sich wirklich verstanden fühlen. Einfachstes aller Beispiele: Wenn ich jemanden habe in einer großen Verwaltung, der jetzt hier im Bürgerbüro tätig ist und denkt “Ja, wenn wirklich die ganzen Bürger alles nur noch digital machen, werde ich nicht mehr gebraucht, Sitz auf der Straße.” Die Ur-Angst, die übrigens auch mitschwingt beim Begriff der Digitalisierung. Dort hinhören und diese Angst den Menschen nehmen. Das geht nur mit Zuhören und Reden und als externer Berater sehe ich den großen Vorteil darin, dass man eben auch hier Dinge ansprechen kann beim zuständigen Abteilungsleiter, Bürgermeister, Landrat, die sich der Mitarbeiter vielleicht nicht traut. Das ist eine der wichtigsten Aufgaben, weshalb aus meiner Sicht eine externe Betreuung hier wirklich nicht nur sinnvoll, sondern mehr als geboten erscheint.

KP: Das heißt also nicht nur Beratungen zum Thema digitale Transformation und Umsetzung, sondern da ist auch ein bisschen Change-Management dabei.

RM: Da ist ganz viel Change-Management dabei, ganz ganz viel! Denn die Prozesse – ich kenne natürlich viele viele Prozesse, einzelne Abläufe aus meiner Zeit als Bürgermeister, aber die sind dennoch überall ein bisschen anders und haben Hintergründe, die man auch wissen muss und die vielleicht nicht immer so einfach zu transformieren sind. Aber wenn man das richtige Handwerkszeug hat, auch die richtige Software findet für die jeweilige Verwaltungen, dann lassen sich solche Prozesse und Abläufe auch abbilden, damit die Abläufe nicht komplett neu gelernt werden müssen.

KP: Haben sie denn den Eindruck, dass die Digitalisierung – oder die Probleme bei der Digitalisierung in den Kommunen stärker sind als zum Beispiel in anderen Branchen? Also, woher kommt das, dass es gerade den Kommunen anscheinend so schwer fällt zu digitalisieren, oder den Mitarbeitern dort zu schwer fällt zu digitalisieren? Woher kommt diese Liebe zum Papier und zu Bürokratie?

RM: Sie sprechen da einen ganz heiklen Punkt an, Frau Potschka und haben das sehr schön in den Satz gepackt “die Liebe zum Papier.”

Die Liebe zu Papier ist natürlich zum einen bei der aktuell noch vorherrschenden Generation geprägt durch die jeweilige Ausbildung. Vielleicht auch durch ein thema der letzten Jahre, gerade auch wir hier in der Region im Landkreis Konstanz waren wir Vorreiter beim Thema Blackout-Umgang. Wie gehe ich tatsächlich um, falls ein längerfristiger Stromausfall alles lahmlegt? Das ist natürlich Wasser auf die Mühlen jedes Papier-Gläubigen.

Aber die Widerstände sind aus meiner Sicht hauptsächlich der fehlende “Pain”, fehlende Druck. Ein Mitarbeiter einer Verwaltung bekommt sein Geld sowieso. Ein Mitarbeiter einer Druckerei, die sich nicht auf die moderne Technik einlässt hat ganz ganz schnell kein Arbeitsplatz mehr, weil die dort nicht mehr zeitgemäß arbeiten und damit zu hohe Kosten produzieren. Das ein Effekt den es bei der öffentlichen Verwaltungen nicht gibt.

Gleichzeitig ist es so, dass natürlich eine gewisse Abwehrhaltung inzwischen auch vorherrscht, dadurch, dass das Thema Digitalisierung sehr stark in der Presse nach vorne gerückt wird, von einigen Gruppen sehr stark betrieben wird, von einigen Parteien auch mantra-artig vor sich her getragen wird. Aber die Umsetzung dieser Digitalisierung einer öffentlichen Verwaltung dann eben am einzelnen Mitarbeiter hängen bleibt und er genau das weiß. Und genau die leitenden Mitarbeiter in diesen Gemeinden – in diesen Städten und Gemeinden – sind natürlich im im Augenblick sowieso massiv gefordert. Nach vielen Gesprächen mit dem Betreffenden in den letzten Tagen und Wochen, kann ich das auch nachvollziehen. Auch hier können wir aber nur sagen: Stellt euch dieser Frage! Stellt euch dieser Aufgabe! Dann lässt sich da auch ein vernünftiges Ergebnis erzielen, mit möglichst geringem Aufwand.

KP: Wir haben jetzt durchaus schon öfter über die Probleme geredet die es bei der Transformation – bei der digitalen Transformation – in den Kommunen gibt.

Gibt es denn auch ein paar positive Beispiele oder Projekte von denen sie erzählen können?

RM: Es gibt einige Kommunen, die sich auf den Weg gemacht haben und es gibt vor allem beim Gemeindetag und auch beim Städtetag natürlich große Anstrengungen, die Städte und Gemeinden davon zu überzeugen wie wichtig die Digitalisierung ist. Dort wird erkannt, dass es ohne Digitalisierung von Prozessen einfach nicht mehr geht.

Und ich möchte jetzt das Arbeitspapier der baden-württembergischen Landesregierung und des Normenkontrollrats, durch Dr. Gisela Meister-Scheufelen, ins Spiel bringen, die mit der Denkschrift “Digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung” das alles noch mal sehr stark auf einen wichtigen Punkt bringt. Nämlich auf dem Punkt des Bürokratie-Begriffs, der früher einmal sehr positiv besetzt war. Denn das ist für uns alle gar nicht mehr bewusst – wir leben in einem Land mit einer funktionierenden Bürokratie. Ich selbst habe Verwandtschaft in Südamerika, in Brasilien. Die kennen so etwas nicht und glauben sie mir, es macht keinen Spaß ein Haus zu bauen oder einen Betrieb zu gründen, wenn es keine funktionierende Bürokratie gibt. 

Wir haben natürlich zu viel davon und an dieser Stellschraube wollen wir ja alle drehen. Wir wollen entbürokratisieren, Prozesse entrümpeln und einige haben sich auf den weg gemacht wie gesagt. Auch das Rechenzentrum Komm.ONE ist mit vielen Lösungen sehr sehr weit, die sie den Städten und Gemeinden zur Verfügung stellen möchten. Und bei der Einführung dieser Pakete sind wir sehr gerne bereit sie dabei zu unterstützen.

KP: Können sie vielleicht nochmal kurz für unsere Zuhörer die wichtigsten Punkte der heutigen Folge zusammenfassen?

RM: Das mache ich sehr gerne! Punkt eins ist aus meiner Sicht – steht über allem – die Umsetzungsproblematik bei der Einführung digitaler Prozesse in der öffentlichen Verwaltung sind beherrschbar und lösbar. Sie sind da, die dürfen auch nicht kleingeredet werden. Es wird an allen Stellen geforscht und es gibt Lösungen. 

Deshalb nehmen wir aus dem heutigen Podcast mit: Sie sind nicht allein mit ihren Problemen. Es gibt 1101 Kommunen in Baden-Württemberg, die haben alle ähnliche Probleme. Wir helfen.

KP: Vielen Dank für dieses interessante Gespräch! Ich hoffe, dass unsere Zuhörer auch etwas mitnehmen konnten. Vielen Dank dafür!

RM: Herzlich gerne, Frau Potschka!