In ERP-Beratung

Gibt es Schwierigkeiten in Ihrem Projekt bei der ERP Einführung?

Probleme bei ERP Einführung – wer kennt dies nicht oder hat im Bekanntenkreis schon davon erzählt bekommen?

  • Die meisten ERP-Software Einführungen scheitern jedoch nicht über Nacht.
  • Sie scheitern über Wochen, Monate oder sogar Jahre voller falscher Entscheidungen und Umsetzungen.

Unglücklicherweise werden die Zeichen des bevorstehenden Scheiterns von den meisten Organisationen und Projektteams nicht erkannt, oder erst, wenn es zu spät ist.
Projektteams realisieren nicht, dass sie ihr Ziel nicht erreichen werden, bis sie den Punkt erreicht haben, an dem es kein Zurück mehr gibt.

Gründe dafür sind die starre Fokussierung auf das Projekt, wobei oftmals der Blick auf den größeren Kontext, in dem sich das Projekt befindet als weitere Betrachtung fehlt. Dies gilt auch für die Unerfahrenheit, mit der solche Projekte angegangen werden.

Des Weiteren führt die Missachtung der Warnsignale, die es immer gibt,  zum Scheitern der ERP-Software Einführung.

In den 25 Jahren, in denen wir nun schon Unternehmen helfen, solche Fehler zu vermeiden oder gescheiterte Projekte zu retten, haben wir die Warnsignale identifiziert, die am häufigsten von den Projektteams ignoriert werden.

Signale, die auf ein Scheitern hindeuten:

Im Folgenden zeigen wir Ihnen ein paar dieser Warnsignale auf, die Sie unbedingt beachten sollten, wenn es um die ERP-Software Einführung geht.

1. Ihr organisatorischer Change Management Plan ist unvollständig und besteht hauptsächlich aus Schulungen

Dies ist der häufigste Punkt der zum Scheitern des Projektes führt. Wenn Sie keine formelle organisationelle change management Aktivitäten geplant haben. Ihr Projekt steckt in Schwierigkeitern, bevor es zur Schulung kommt. Dort werden diese Punkte durch die Anwender mit Sicherheit vorgetragen.
Die meisten „wahren“ Veränderungen passieren oder sollten passieren, bevor es zur Schulung kommt.

Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie einen strukturierten Kommunikationsplan, eine Änderungseinflussanalyse, kundenspezifische Schulungsunterlagen die auf Ihr Unternehmen passen, „organisational readiness assessments (Bewertungen, die darstellen, wie und ob sich Ihre Organisation überhaupt ändern will), und weitere kritische Änderungsaktivitäten eingebunden haben, um Ihre Initiative erfolgreich zu machen.

2.  Sie verfügen nicht über mehrere Testdurchläufe oder haben keine systematischen Benutzer Akzeptanz Tests geplant

Mangelhaftes Testen und die Benutzerakzeptanz sind die Schwachstellen von Systemintegratoren und ERP-Anbietern. Eine funktionierende technische Lösung bedeutet nicht zwangsläufig, dass sie auch für Ihr Unternehmen die richtige ist, auch wenn der Softwareanbieter am meisten auf den technischen Aspekt fokussiert ist. Das ist nicht sehr bedeutend, sofern Sie das System bereits vollständig getestet haben, um sicherzustellen, dass es zu Ihrem Geschäftsprozess passt. Die Daten wurden vollumfänglich getestet, die Integration mit anderen Systemen wurde überprüft, Sicherheitsfunktionen und Profile sind bereit für die Nutzung. Als generelle Daumenregel sollten Sie mindestens drei Testdurchläufe oder Benutzerakzeptanz Tests, als teil Ihres Projektplanes, durchführen.

3, Sie haben keinen formalisierten Prozess für customisation oder configuration (Gestaltung) und requests (Anforderungen)

Auch wenn Sie ein Unternehmen sind, das grundsätzlich auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingeht, sollten Sie relativ unflexibel sein, wenn es um „customisation requests“ (individuelle Anpassungen) geht. Sie befinden sich auf dünnem Eis was sie Projektkosten angeht, sobald Sie den customisation request anerkennen.

Deswegen raten wir unseren Kunden, sicherzustellen, dass nur der Lenkungsausschuss alle customisation requests anerkennt und auch zustimmt, um Risiken und Kosten zu minimieren und auf Budget zu halten.  Die Notwendigkeit für eine potentielle Individualisierung oder Erstellung von Individualprozessen muss  Systemwechsel zu rationalisieren. Dies sollte formeller Teil Ihres Projektes sein.

Probleme bei ERP-Einführung - Qege zur Lösung

4. Einführungsplanung und Abbilden von Geschäftsprozessen

Die Einführung eines neuen Systems kann sehr aufregend sein, deshalb ist es verständlich, dass Sie und Ihr Team unverzüglich mit dem Projekt starten wollen.
Jedoch benötigt es eine sorgfältige Vorbereitung, um eine optimale Nutzung

  • der Zeit,
  • des Budgets
  • und anderer Ressourcen zu gewährleisten.

Unternehmen, die Zeit in eine intensive Planung vor der Systemeinführung investieren, um Geschäftsprozesse abzubilden, sind in der Einführung des Systems erfolgreicher, effektiver und kostengünstiger. Es mag im Sinne Ihres Systemanbieters und Systemintegrators liegen, schnellstmöglich zu starten, aber nicht undbedingt in Ihrem Interesse.
Behalten Sie in Erinnerung, dass es Ihr Projekt ist.
Also sollten Sie das Tempo von Anfang an bestimmen.

5. Es ist wichtig, eine unabhängige Bewertung der Systemeinführung durchzuführen

Um den Erfolg einer Systemeinführung sicherzustellen ist es wichtig während der Einführungsphase die Umsetzung, Akzeptanz und den Projektfortschritt im Hinblick auf die Zielerreichung permanent zu messen. Wenn Sie die ERP-Systemeinführung nicht selbst verantworten, fehlen Ihnen in der Regel die Instrumente und Kennzahlen, um die notwendigen Warnsignale wahrzunehmen. (In der Regel wird diese Verantwortung stillschweigend beim Softwarelieferanten angesiedelt. Dieser wird aber immer betonen, dass es Ihr Projekt ist.)

Wobei selbst Systemanbieter, Wiederverkäufer oder Systemintegratoren diese Warnsignale übersehen können, da sie einen engstirnigen Fokus auf die technischen Aspekte des Projektes haben.

Hier kann Ihnen außenstehende, unabhängige Expertise und Führung eine Menge Zeit, Geld und Ärger ersparen.

Probleme bei ERP Einführung –  Was können Sie tun?

Nutzen Sie externe Beratung wenn Sie das Gefühl haben, Ihr Projekt beginnt aus dem Ruder zu laufen, oder den Weg zum Ziel zu verlassen. Nutzen Sie Experten, die Ihnen eine unabhängige Übersicht über Ihr ERP-Projekt und eine professionelle Projektmanagement Dienstleistung, um sicherzustellen, dass Sie das Maximum aus Ihrer Softwareinvestition generieren.

 

Fazit: Probleme bei ERP Einführung haben Warnsignale und kommen nicht über Nacht.

Sie können aber diese Warnsignale erkennen und gegensteuern. Nur müssen Sie es rechtzeitig tun.
Dies waren nur einige wenige von vielen Warnsignalen, nach denen Sie in Ihrem Projekt Ausschau halten müssen.
Wenn Sie besorgt sind, dass Ihr Projekt bereits eine falsche Richtung einschlägt und Gefahr läuft zu scheitern, können Sie auch gerne Kontakt aufnehmen.

 

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