Stammdatenmanagement – Teil 3: Stammdatenmanagement & Digitalisierung: Aspekte der praktischen Umsetzung und Softwarewahl

Dieser Artikel ist Teil 3 einer dreiteiligen Artikel-Serie zum Thema “Stammdaten“.

Die drei Teile der Artikel-Serie sind:

    1. ERP-Systeme, Stammdaten und neue Herausforderungen
    2. Stammdatenmanagement im ERP-System oder softwareübergreifend?
    3. Stammdatenmanagement & Digitalisierung: Aspekte der praktischen Umsetzung und Softwarewahl

Die praktische Umsetzung eines MDM-Ansatzes ist mit besonderen Herausforderungen verbunden. Neben der Auswahl der richtigen Softwarelösung, kommen hier auch organisatorische Sachverhalte zum Tragen. Der folgende Beitrag geht deswegen näher auf diese Thematik ein.

Auch wenn man sich durch ein gelegentliches Bereinigen der Stammdaten eine Zeitlang durchwursteln kann, führt langfristig zumeist kein Weg an einer systematischen Lösung vorbei. Das gilt insbesondere bei einem Unternehmenswachstum. Die rasant zunehmenden Datenmengen begünstigen diese Entwicklung ebenfalls. Möchte man, dass Daten, Analysen und Berichte aussagekräftig sind, sind korrekte und saubere Stammdaten unumgänglich. Entsprechende Softwarelösungen können in solchen Fällen durchaus sinnvoll sein. Doch es ist ein verbreiteter Fehler zu glauben, dass mit der Anschaffung und Inbetriebnahme einer spezifischen Software alle Probleme gelöst sein werden. Vielmehr sollten im Vorfeld eine Reihe von Fragen geklärt und die erforderlichen Vorbereitungen getroffen werden. Dadurch kann einem erfolgreichen MDM-Software-Einsatz der Boden vorbereitet werden.

Wichtig: Unterstützung durch das Top-Management

Bei der Einführung und dem anschließenden Betrieb einer Softwarelösung für das Stammdatenmanagement, spielt die Unterstützung durch das höhere Management eine wichtige Rolle. Darüber hinaus sollten Verantwortliche aus relevanten Fachabteilungen möglichst früh miteinbezogen werden. Denn nur so können wichtige Bedürfnisse adäquat berücksichtigt und später aufwendige Änderungen vermieden werden. Dieser Schritt hilft auch dabei zu klären, wo sich welche Daten im Unternehmen befinden und welche davon relevant sind. Auch das Vorgehen für den geregelten Übergang von alten zu neuen Systemen und der Schutz letzterer vor Verunreinigung mit fehlerhaften und überflüssigen Daten sollte hier geklärt werden.

Stammdatenmanagement: Die Zündkraft des ersten Projektes ist entscheidend

Wenn es um das erste Projekt geht, wird oft empfohlen, eine tiefhängende Frucht zu wählen. Auch wenn sich dieser Ratschlag oft als grobe Orientierung eignet, kann dessen starre Befolgung suboptimale Ergebnisse liefern oder sogar im Scheitern eines Projektes resultieren. Der Grund dafür ist, dass es bei erfolgreichen Pilotprojekten auf zwei weitere, wichtigere Fragen ankommt. Zum einen sollte das ROI des ersten Projektes groß genug sein, damit die Verfolgung ähnlicher Vorhaben für die beteiligten Entscheider finanziell lohnenswert erscheint. Zum anderen sollte für andere Beteiligten ein sinnvoller und logischer Pfad – bestehend aus einem übertragbaren Wissens- und Erfahrungsschatz – erkennbar sein, der ihnen bei der Umsetzung eigener Projekte zu Gute kommen könnte. Auf diese Weise wird auch die weitere Überzeugungsarbeit erleichtert und die Aussichten steigen, sich die dauerhafte Unterstützung der Geschäftsführung und der Fachbereiche zu sichern.

Beispiel einer Priorisierung bei der PilotprojektwahlStammdaten und DSGVO Dreher Consulting

Zum Beispiel ist die praktische Umsetzung der Anforderungen der DSGVO zweifelsohne eine Aufgabe, der eine hohe Priorität eingeräumt werden sollte. So wichtig und aktuell diese Angelegenheit auch ist, wäre es vielleicht ungünstig, sie als Initialprojekt für ein umfassendes Stammdatenmanagement zu wählen. Die Projekterfahrungen ließen sich in diesem Fall unter Umständen nur sehr bedingt auf andere ähnliche Bereiche übertragen, wie etwa auf das Management von Produktstammdaten. Der Fokus eines Stammdaten-Projektes im Rahmen der DSGVO würde z. B. dem Auffinden und der Löschung von Dubletten keine hohe Priorität einräumen, solange sie aus datenschutzrechtlicher Sicht unbedenklich sind. Viel besser wäre es, die Umsetzung der DSGVO-Anforderungen als wesentlichen Bestandteil eines größeren Stammdaten-Projektes zu betrachten.

Datensilos: einen weiteren Stolperstein beseitigen

Eine weitere große Herausforderung in Organisationen ist die Beseitigung von Datensilos. Denn nur wenn Daten ungehindert fließen, kann eine einheitliche Sicht auf alle relevanten Informationen und Zusammenhänge im Unternehmen entstehen. Auch eine Softwarelösung kann diesen Prozess nur dann optimal unterstützen, wenn der Datenaustausch zwischen den Abteilungen und deren Systemen ungehindert stattfindet. Diesem Problem kann mit Einsatz technischer Lösungen oft Abhilfe verschaffen werden. In diesem Zusammenhang bieten beispielsweise APIs (Application Programming Interfaces) und zum Teil andere Point-to-Point-Integrationen eine interessante Möglichkeit, den Datenfluss zwischen verschiedenen Systemen zu automatisieren.

Stammdatenmanagement-Software: Auf diese Punkte sollte man achten

On-Premise vs. Public Cloud

Der allgemeine Trend zum Cloud Computing hat auch das Management von Master Daten nicht unberührt gelassen. Die Debatte über das Stammdatenmanagement in der Cloud oder On-Premise wird hier ähnlich intensiv geführt wie in anderen Bereichen. Auch wenn im Falle von Cloud Computing, Fragen – z. B. in Bezug auf die Datensicherheit und -hoheit – bei jeder Entscheidung kritisch berücksichtigt werden sollten, ist es auch wichtig, die Vorteile adäquat miteinzubeziehen.

Die Lösungen aus der Public Cloud ermöglichen KMUs einen relativ günstigen Zugang zur Software mit einer Funktionalität, die sich früher nur Großunternehmen leisten konnten. Auch gerade in Bezug auf Sicherheit spricht einiges für eine Lösung aus der Public Cloud – vorausgesetzt sie stammt von einem seriösen Anbieter. So wird die Public Cloud Software in der Regel immer zeitnah auf den neusten Sicherheitsstand gebracht. Sie ist damit in dieser Hinsicht vielen On-Premise Lösungen überlegen, bei denen Updates und -grades in wesentlich größeren Zeitabständen stattfinden. Hinzu kommt, dass das Thema Datensicherheit und -verfügbarkeit für den Erfolg der Cloud-Dienstleister – auch weil Sicherheitspannen oft öffentlich thematisiert werden – in der Regel eine große Bedeutung hat. Das führt dazu, dass die Investitionen in diesem Bereich seitens der Cloud-Anbieter im Vergleich zu normalen Unternehmen deutlich höher sind.

Ein Punkt zu beachten: zeitgemäße Kernfunktionalität

MDM System Dreher Consulting

Es gibt mittlerweile sehr viele Softwarelösungen zum Stammdatenmanagement auf dem Markt, sodass ein Überblick und eine Entscheidung nicht immer leicht fallen. Eine erfolgversprechende Strategie hierbei ist, sich zunächst mit der zeitgemäßen Kernfunktionalität vertraut zu machen. Im nächsten Schritt könnte man sich dann den spezifischen Anforderungen des eigenen Unternehmens widmen. Zur Kernfunktionalität moderner MDM-Software sollte beispielsweise die Fähigkeit gehören, Stammdaten aus mehreren Quellen reibungslos vereinen zu können. Dieser Prozess kann etwa durch den Einsatz von APIs unterstützt und automatisiert werden. Ein weiterer Aspekt, den man berücksichtigen sollte, wären innovative Technologien wie z. B. das Machine Learning oder Predictive Analytics. Auch wenn sie von kritischen Stimmen mitunter zurecht als unausgereift und overhyped bemängelt werden, können sie dennoch bei größeren Datenmengen oft zu weniger Fehlern und Zeiteinsparung gegenüber manueller Datenverarbeitung führen. Darüber hinaus ist auch eine softwareseitige Unterstützung einer umfassenden Hierarchiebildung bei den Stammdaten wichtig. Der Grund dafür: Viele Produkte und Dienstleistungen werden heute aufgrund des anhaltenden Trends zur Variantenvielfalt in immer mehr Unterprodukte und -bestandteile zerlegt.

Weitere Funktionen: Prüfung der korrekten Dateneingabe und Datenvereinheitlichung

Eine andere wichtige Funktion ist ein sog. „First-Time-Right“-Ansatz. Hierbei werden Daten bereits bei der Eingabe auf Dubletten und andere Abweichungen bzw. Unstimmigkeiten geprüft. Eine Suchfunktion, die eine Suche nach möglichst vielen Parametern innerhalb der Datensätze zulässt, ist ebenfalls sehr wichtig. Diese Funktionalität kann etwa im CRM-System genutzt werden, um Stammdaten, die sich auf gleiche Kunden beziehen zu vereinheitlichen. Das Konzept ist auch als Entity bzw. Identity Resolution bekannt. Wenn es z. B. zwei oder mehrere Kunden im CRM-System gibt, die Peter Schmidt heißen, können sie in der Regel nur unterschieden und auseinandergehalten werden, indem solche Parameter wie die Adresse oder Telefonnummer miteinbezogen werden. Schließlich ist auch eine benutzerfreundliche Oberfläche wichtig. Sie sollte z. B. auch Funktionen unterstützen, mit deren Hilfe Informationen in Dashboards anschaulich und übersichtlich zusammengestellt werden könnten.

Zusammenfassung

Mit einer Softwarelösung alleine – so hilfreich sie beim richtigen Einsatz auch sein kann – lassen sich die Herausforderungen des Stammdatenmanagements nicht bewältigen. Es kommt im Wesentlichen auch auf die Vorbereitungen im Vorfeld und die anschließende Umsetzung an. Dabei sollte besonders darauf geachtet werden, dass das erste Projekt sowohl finanziell als auch in Bezug auf Erfahrungs- und Wissensübertragung zugstark genug ist, um eine Initialzündung für weitere relevante MDM-Projekte im Unternehmen zu liefern. Schließlich sollte eine MDM-Software sowohl über eine zeitgemäße Kernfunktionalität verfügen als auch sich  an spezifische Bedürfnisse anpassen können.

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