Warum das zählt. Eine unstrukturierte Auswahl verlängert das Projekt im Schnitt um sechs bis achtzehn Monate und erhöht das Risiko späterer Vertragsstreitigkeiten erheblich — ein Muster, das Dreher in über 1.200 Auswahlprojekten dokumentiert hat. Die Bitkom-Praxisempfehlungen weisen darauf hin, dass eine systematische Vorbereitung den Projekterfolg messbar stützt.
Diese Methodik passt, wenn:
die Geschäftsführung die Auswahl als strategische Entscheidung behandelt und Zeit für Vorbereitung freigibt;
zentrale Prozesse bereits dokumentiert sind oder dokumentiert werden sollen;
das Auswahlteam mindestens zwölf Wochen für die Vorbereitung einplanen kann.
Diese Methodik passt nicht, wenn:
es sich um eine rein technische Migration ohne Prozessänderungen handelt;
ein konkreter Anbieter bereits politisch gesetzt ist;
die Verantwortlichkeiten zwischen IT und Fachbereich ungeklärt bleiben.
Die strukturierte ERP-Auswahl folgt vier aufeinander aufbauenden Schritten. Jeder Schritt liefert ein konkretes Artefakt für den nächsten.
Schritt 1 — Prozesslandkarte erstellen: Kernprozesse identifizieren, MECE strukturieren, Process Owner benennen. Output: zwölf bis zwanzig dokumentierte Kernprozesse mit benannten Verantwortlichen.
Schritt 2 — Anforderungsmatrix gewichten: Pro Prozess die drei kritischen Anforderungen formulieren, gewichtet nach Geschäftsauswirkung. Output: gewichtete Anforderungsmatrix mit nachvollziehbaren Begründungen.
Schritt 3 — Score-Modell definieren: Bewertungskriterien festlegen, bevor Anbieter gesehen werden. Output: Score-Modell mit 27 bis 40 gewichteten Kriterien.
Schritt 4 — Anbieter strukturiert bewerten: Bewertung gegen das Score-Modell, Verhandlung der Exit-Klauseln, schriftliche Dokumentation der Entscheidungsbasis.
Ein Mittelständler in Baden-Württemberg startete mit einer Funktionsliste aus dem Internet, schloss nach acht Monaten Bewertung einen Vertrag ab und stellte in der Einführung fest, dass drei zentrale Prozesse gar nicht im Pflichtenheft standen. Sechs Monate Mehraufwand entstanden.
In der Praxis funktioniert eine Checkliste nur, wenn sie Organisation vor IT stellt: Prozesse zuerst, Werkzeuge danach. Aus über 1.200 begleiteten Auswahlprojekten wissen wir, dass diese Reihenfolge die Implementierungskosten messbar reduziert und das Risiko späterer Vertragsanpassungen senkt.
Wenn Sie schnell prüfen möchten, wie belastbar Ihre aktuelle Auswahlgrundlage ist:
Drei kritische Geschäftsentscheidungen benennen (z. B. Auftragsfreigabe, Bestellgenehmigung, Monatsabschluss).
Pro Entscheidung zwei bis drei Szenarien formulieren — mindestens eines davon ein Ausnahmefall.
Diese Szenarien gegen Ihre aktuelle Anforderungsliste prüfen. Wo sie versagt, wissen Sie, was fehlt.
Wir können diese Prüfung mit Ihnen strukturiert durchführen und in ein verwendbares Score-Modell überführen — das verkürzt den Anbietervergleich um Wochen.
Eine belastbare Auswahl arbeitet mit 27 bis 40 gewichteten Kriterien. Mehr verwässert die Entscheidung, weniger erfasst kritische Anforderungen nicht.
Vor den Anbietergesprächen. Eine nach den Demos erstellte Liste übernimmt unbewusst die Sprache der gesehenen Produkte und verzerrt die Bewertung.
Mindestens zwölf Wochen für mittelständische Unternehmen. Kürzere Vorbereitungen führen typischerweise zu ergänzendem Aufwand in der Einführungsphase.