Wie definiert man ERP-Anforderungen, die Anbieter auch tatsächlich erfüllen können?

Ein ERP-Lastenheft übersetzt die geschäftlichen Anforderungen eines Unternehmens in eine strukturierte Spezifikation für die Auswahl und Einführung eines ERP-Systems.

Anforderungen beschreiben dabei, was das Unternehmen benötigt und welche Ziele oder Prozesse das neue System unterstützen soll. Die Spezifikation konkretisiert diese Anforderungen so weit, dass eindeutig nachvollziehbar ist, welche Funktionen, Daten, Schnittstellen, Regeln und Rahmenbedingungen das ERP-System erfüllen muss.

Das Lastenheft bildet damit die relevanten Geschäftsprozesse ab – sowohl für die heutige Arbeitsweise als auch mit Blick auf zukünftige Anforderungen – und verknüpft sie mit den notwendigen funktionalen und technischen Vorgaben.

So erhalten ERP-Anbieter ein präzises und überprüfbares Bild davon, was vom zukünftigen System erwartet wird. Gleichzeitig dient das Lastenheft als gemeinsame Referenz: zunächst für den Vergleich von Angeboten und später für die Umsetzung und Abnahme vereinbarter Leistungen.

Das ERP-Lastenheft enthält die Spezifikation, anhand derer Anbieter und ihre Lösungen bewertet werden. Es sollte deshalb nicht von den Möglichkeiten einer bestimmten Software ausgehen, sondern konsequent von den Prozessen, Zielen und Anforderungen Ihres Unternehmens.

Wird das Lastenheft von einem Softwareanbieter erstellt oder von einer Plattform, deren Geschäftsmodell auf Vermittlungsprovisionen oder Herstellervergütungen basiert, besteht das Risiko, dass die Spezifikation stärker an vorhandenen Produktfunktionen ausgerichtet wird als an den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens.

Ein unabhängiger Berater hilft dabei, die Anforderungen zunächst herstellerneutral zu erfassen und daraus eine eindeutige, vergleichbare und überprüfbare Spezifikation für das Lastenheft zu entwickeln.

Dreher Consulting erhält weder Software-Provisionen noch Vermittlungsgebühren. Unser Auftrag besteht darin, ein Lastenheft zu erstellen, das Ihre Anforderungen und Prozesse zum Maßstab für die Auswahl macht – nicht die Produktlogik eines bestimmten Anbieters.

Eine gute Spezifikation beschreibt nicht nur einzelne Funktionen, sondern stellt den Zusammenhang zwischen Geschäftsprozessen, Anforderungen und Systemunterstützung her.

Im Mittelpunkt steht deshalb das Prozessmodell: Es zeigt, wie Ihr Unternehmen heute arbeitet und wie es künftig arbeiten soll. Daraus werden die fachlichen und technischen Anforderungen an das ERP-System abgeleitet und so konkretisiert, dass Anbieter nachvollziehen können, welche Unterstützung tatsächlich benötigt wird.

Eine reine Funktionsliste greift dafür zu kurz. Sie zeigt zwar, welche Funktionen vorhanden sein sollen, aber häufig nicht, in welchem Prozess sie benötigt werden, welches Ziel sie erfüllen und wie sie mit anderen Anforderungen zusammenhängen.

Eine gute Spezifikation verbindet daher Prozessmodell, Anforderungen sowie relevante Daten-, Schnittstellen- und Rahmenbedingungen zu einem konsistenten Gesamtbild. So entsteht ein Lastenheft, das nicht nur den heutigen Bedarf abbildet, sondern auch zukünftige Entwicklungen und Wachstum berücksichtigt.

Eine belastbare Spezifikation setzt voraus, dass die tatsächlichen Geschäftsprozesse und die Qualität der zugrunde liegenden Daten verstanden sind.

Process Mining macht sichtbar, wie Prozesse in der Praxis tatsächlich ablaufen – und nicht nur, wie sie dokumentiert sind oder von einzelnen Beteiligten wahrgenommen werden. Dadurch lassen sich Abweichungen, Medienbrüche, unnötige Varianten und Verbesserungspotenziale frühzeitig erkennen. Auf dieser Grundlage können die Anforderungen an das zukünftige ERP-System präziser formuliert werden.

Ebenso wichtig ist die Datenqualitätsprüfung. Sie zeigt, ob Stammdaten vollständig, konsistent und in einer Qualität vorliegen, die für das neue System geeignet ist.

Ohne diese Transparenz besteht das Risiko, Anforderungen auf Annahmen zu stützen. Prozess- und Datenprobleme werden dann häufig erst während der Implementierung sichtbar und führen zu zusätzlichen Anpassungen, Verzögerungen und Kosten.

Process Mining und Datenqualitätsprüfung schaffen damit eine belastbare Grundlage für die Spezifikation und das ERP-Lastenheft.

Das hängt vor allem von der Anzahl und Komplexität der beteiligten Prozesse, Geschäftsbereiche, Standorte und Schnittstellen ab. In mittelständischen Unternehmen dauert die Erarbeitung einer belastbaren Spezifikation in der Regel mehrere Wochen bis einige Monate.

Process Mining und Datenanalysen können die Erhebung unterstützen, weil sie tatsächliche Prozessabläufe und bestehende Datenstrukturen transparent machen. Dadurch lassen sich Annahmen früher überprüfen und Anforderungen gezielter formulieren.

Entscheidend ist dabei weniger, die Spezifikation möglichst schnell fertigzustellen, als sie ausreichend präzise und belastbar zu machen. Der Aufwand in dieser Phase zahlt sich insbesondere bei der ERP-Auswahl und späteren Implementierung aus: Klare Anforderungen und eine konsistente Spezifikation reduzieren Rückfragen, Missverständnisse und kostspielige Änderungsschleifen.

Die Spezifikation bildet damit den fachlichen Kern des ERP-Lastenhefts und schafft die Grundlage für eine strukturierte Auswahl und Umsetzung.