en
Business Intelligence, Digitalisierung, digitale Transformation und vieles mehr sind Schlagworte, die heute so inflationär verwendet werden, dass es schwer fällt, die Inhalte und Bedeutungen zu interpretieren und zu verstehen. Business Intelligence (BI) ist zunächst ein Begriff aus der Informationstechnik (IT), genauer der Wirtschaftsinformatik, und beschreibt Verfahren und Prozesse zur systematischen Analyse von Daten in einem Unternehmen. Dieser Artikel beleuchtet die aus unserer Erfahrung wesentlichen Aspekte und Vorteile von Business Intelligence, die Vielfalt der eingesetzten Werkzeuge und die Gründe, warum ein BI-System für viele Unternehmen unverzichtbar ist.
Inhaltsverzeichnis
- Was versteht man unter Business Intelligence (BI)?
- Welche Gründe sprechen für ein Business Intelligence System im Unternehmen?
- Was sind die Gründe für die Business Intelligence Vielfalt?
- Was sind die Beweggründe für eine Business Intelligence Lösung?
- Fazit
Was versteht man unter Business Intelligence (BI)?
Business Intelligence ist ein Prozess, der technologiegestützt Daten analysiert, aufbereitet und dem Management in Form von Präsentationen oder so genannten Dashboards als Entscheidungsgrundlage zur Verfügung stellt. Business Intelligence-Werkzeuge können helfen, Entscheidungsprozesse zu beschleunigen, interne Geschäftsprozesse zu optimieren, die betriebliche Effizienz zu verbessern, neue Einnahmequellen zu erschließen, Wettbewerbsvorteile zu erlangen, Markttrends zu erkennen und Geschäftsprobleme durch datengestützte Entscheidungen zu lösen.
BI-Werkzeuge
Business Intelligence umfasst im Allgemeinen eine Vielzahl von Werkzeugen, die es Unternehmen ermöglichen, Daten aus ihren IT-Systemen oder externen Quellen zu sammeln. BI-Werkzeuge helfen dabei, komplexe Daten abzufragen, zu integrieren und aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen. Aus Anforderungen für Managemententscheidungen werden Abfragen definiert, Datenquellen quasi „angezapft“ und zu Berichten, Dashboards und Datenvisualisierungen aufbereitet.
Diese Datenvisualisierungen können von pagatorischen (finanziellen) Informationen bis hin zu Transaktionsdaten aus einer Wertschöpfungskette reichen. Natürlich gehören auch Prozesskennzahlen, sogenannte Key Performance Indicators KPI's, sowie Daten aus Wettbewerbs- oder Marktanalysen dazu.
Welche Gründe sprechen für ein Business Intelligence System im Unternehmen?
Aus unserer Praxis bei der Beratung zur Konzeption von Business Intelligence Systemen und der Erstellung von Pflichtenheften zur Business Intelligence Auswahl stellen wir immer wieder fest, dass uns drei Gründe für ein Business Intelligence System genannt werden:
-
Die Systemvielfalt der IT-Systeme lässt eine übergeordnete Auswertung von Daten und Fakten für das Management nur mit hohem Aufwand zu. Ein Data Warehouse schafft hier eine einheitliche Datenbasis für Analysen, indem es die gesammelten Daten losgelöst von den operativen Systemen speichert.
-
Weiterentwicklung des Managementinformationssystems zur erweiterten Darstellung von Informationen
-
Organisatorische Herausforderungen für schnelle Entscheidungsvorlagen auf verlässlicher Datenbasis
IT-Entwicklung in Unternehmen
In vielen Unternehmen haben sich die klassischen IT-Strukturen im Laufe der Zeit zu komplexen, oft sehr unterschiedlichen Systemen entwickelt. Diese unterschiedlichen Unternehmens-IT-Landschaften, vom klassischen ERP-System über CRM-Systeme bis hin zu Logistiksoftware, erschweren aufgrund der Vielzahl von Schnittstellen eine durchgängige Anwendung für das Management Reporting.
Die Bandbreite und Vielfalt eines BI-Systems kann aus - klassisch aus Altsystemen - erstellten papierbasierten Berichten und Listen bestehen. Ergänzungen durch moderne Cockpits und der Einsatz moderner, spezifischer Datenanalyse- bis hin zu Hochrechnungs- und Simulationswerkzeugen runden das Einsatzspektrum ab.
Spezialisierte Auswertungstools
Immer wieder erleben wir auch den Einsatz von spezialisierten Auswertungstools auf PC-Basis auf der Ebene einzelner Mitarbeiter. Häufig sind diese Systeme aus Ideen von Studenten entstanden. Dabei werden gerne kleine Datenbanken und Tabellenkalkulationsprogramme verwendet. Es liegt auf der Hand, dass die Überprüfung der Qualität der Berechnungen und der Datenkonsistenz gerade bei größeren Auswertungen dieser Art schwierig wird.
Dass dies nicht die Zukunft sein kann und vor allem auch nicht die Anbindung an ERP-Systeme oder Product-Life-Cycle-Systeme darstellen kann, liegt auf der Hand. An dieser Stelle steuern die Verantwortlichen in den Unternehmen sofort in eine professionelle Richtung, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten oder wieder zu erlangen.
Qualität der Datenquellen
Management-Entscheidungen auf Basis von Daten sind prinzipielle Vorteile, die BI-Systeme möglich machen. Entscheidend ist dabei natürlich die Qualität der Datenquellen. Je schlechter das Ausgangsdatenmaterial, desto schlechter bzw. weniger belastbar sind die Auswertungsergebnisse, auch wenn sie - wie so oft - schön anzusehen sind. Deshalb gehört zu jeder Business-Intelligence-Initiative oder auch nur zur einfachen Darstellung in einem Management-Dashboard die Qualifizierung der Stammdaten oder die Qualifizierung der Geschäftsprozesse.
Das Thema Datenqualität ist ein entscheidender Hebel, ob sich Ihre Investition in ein BI-Tool rechnet oder nicht. Meist sind die Datenquellen auch die proprietären ERP-Systeme und/oder Artikeldatenbanken, deren Inhalte zuerst qualifiziert werden müssen.
Falls Sie unschlüssig sind, ob sich ein BI-Tool für Ihr Unternehmen auszahlt: Sprechen Sie uns an! Wir unterstützen Sie beim Wandel in ein zukunftsorientiertes Unternehmen.
Was sind die Gründe für die Business Intelligence Vielfalt?
Die Gründe für diese Heterogenität und Vielfalt sind auch im organischen Wachstum der IT-Technologie zu suchen. Unterschiedliche Technologietrends wie Großrechner, mittlere Datentechnik für den Mittelstand, Client-Server-Architekturen bis hin zu heutigen Cloud-Speicher- und Cloud-Computing-Lösungen sind in die Investitionen und IT-Erneuerungen der Unternehmen eingeflossen.
Oft natürlich auch unter Zeit- und Kostendruck, so dass nicht immer sichergestellt ist, dass alle Altdaten migriert werden konnten oder sollten. So erleben wir in den Unternehmen immer wieder die gesamte Bandbreite der technologischen Entwicklungen einer ganzen Manager- oder Technikergeneration. Die historische Entwicklung und Bedeutung von Business Intelligence im Vergleich zu anderen verwandten Konzepten zeigt, wie essentiell diese Technologie für die datengetriebene Entscheidungsfindung geworden ist.
Wachstum und neue Geschäftsmodelle
Ein weiterer Grund für diese Struktur liegt nach unseren empirischen Datenanalysen darin, dass sich die Unternehmen am Markt als sehr anpassungsfähig erwiesen haben und im Zuge ihres organischen Wachstums neue Geschäftsmodelle entwickelt haben. Viele unserer Kunden haben nicht nur horizontal (mit einer Ausweitung der Produktpalette), sondern auch vertikal (mit einer Ausweitung der Supply Chain und einer Veränderung der Wertschöpfung) reagiert.
Die Herausforderungen der Globalisierung und der damit verbundene Wettbewerbsdruck wurden von unseren Kunden auch zum Zukauf von Marktanteilen und zur Übernahme von Wettbewerbern genutzt. Gerade in solchen Fällen sind die Anforderungen an ein gemeinsames, vergleichbares und vor allem schnelles Analyseinstrument enorm.
Verschiedene Möglichkeiten zur Darstellung und Interpretation von Daten
Es gibt verschiedene Ansätze, Daten zu analysieren und für Managemententscheidungen auszuwerten. In den meisten Fällen basieren Business Intelligence-Lösungen jedoch auf dem Einsatz so genannter Online Analytical Processing (OLAP)-Werkzeuge und -Methoden. Dabei gilt: Je mehr Möglichkeiten ein BI-System bietet, Daten aus einem Datenpool zu isolieren und darzustellen (man spricht auch von einem OLAP-Würfel), desto mehr Möglichkeiten zur Interpretation oder zur anderen Sichtweise und Darstellung von Zusammenhängen ergeben sich.
Was sind die Beweggründe für eine Business Intelligence Lösung?
Eine klare fachliche und technische Architektur der IT-Landschaft ist zwingende Voraussetzung für ein unternehmensweit einsetzbares BI-System, das die notwendige Akzeptanz bei den Anwendern findet.
Homogene vs. heterogene IT-Landschaft
In einer heterogen gewachsenen IT-Landschaft sind die Gesamtkosten für Business Intelligence BI in der Regel höher als in einer homogenen IT-Landschaft, da Abstimmungsaufwand, Schnittstellenprogrammierung und Schnittstellenüberwachung geringer sind.
Voraussetzung für das Vertrauen in die Ergebnisse einer Business Intelligence Software ist eine hohe Datenqualität. Auch hier zeigt sich in unseren Projekten immer wieder, dass heterogene IT-Strukturen tendenziell für eine geringere Datenqualität verantwortlich sind.
Die Datenqualität hängt aber natürlich nicht ausschließlich von der Infrastruktur und einer heterogenen IT-Landschaft ab, sondern auch von den beteiligten Menschen, die diese Daten entweder eingeben, überwachen oder definieren. Wir versuchen daher immer, Systembrüche (d.h. die Übertragung von Daten von einem System in ein anderes IT-System durch Menschen) zu vermeiden. Ebenso müssen Daten, wenn sie manuell eingegeben werden, bereits während der Eingabe vom System auf ihre Semantik und Korrektheit überprüft werden. Dadurch wird vermieden, dass ein System Daten empfängt, verarbeitet und wieder ausgibt, die von Anfang an nicht korrekt waren. Falsche, nicht korrekte Daten in einem System wieder zu korrekten Daten zu machen, ist in der Regel ein sehr aufwendiges Projekt.
BI-Governance
Intransparenz und individuelles, manuelles Vorgehen bei der Datenauswertung führen unserer Erfahrung nach zu Ineffizienz und sind kostenintensiv. Wir empfehlen daher allen unseren Kunden, ein Regelwerk für die Datenqualität, eine so genannte BI-Governance, zu erstellen, in dem das Vorgehen bei der Datenerzeugung, deren Weiterverarbeitung und Speicherung geregelt und damit nachvollziehbar wird. Ist dieses Regelwerk erstellt, muss es nur noch unternehmensweit umgesetzt werden.
Fazit
Welche Gründe sprechen für die Einführung eines Business Intelligence BI-Systems?
-
Organisches Unternehmenswachstum
-
Auswertungen von Shopsystemen
-
Marketinginformationen - Abstimmung von Marketinginitiativen, Tests, Vergleiche
-
Schnelle Veränderungen im Unternehmensumfeld (z.B. Digitalisierung - digitale Transformation)
-
Klassische Vergleiche, die über die Standardauswertungen gängiger ERP-Systeme hinausgehen
-
Kauf oder Übernahme anderer Unternehmen
Exzellenz in der Definition der Anforderungen an ein Business Intelligence System ist die Voraussetzung für ein erfolgreiches BI-Projekt, um den Wettbewerbsvorteil des eigenen Unternehmens zu verbessern, weil dann Daten, die verlässlich sind, schnell und kostengünstig zur Verfügung stehen und für das Management ansprechend visualisiert werden können.
