Einer der wichtigsten Punkte jeder digitalen Transformation ist der Zeitpunkt an dem Sie sich für den Ersatz Ihres alten ERP Systems entscheiden und eine neue ERP Auswahl treffen müssen.
Eine ERP Auswahl ist wie die Suche nach dem richtigen Weg zur Besteigung eines Gipfels. Der richtige Weg ist ein entscheidender Faktor für das Gelingen.
Was Sie vor einer ERP Auswahl beachten müssen
Während einer ERP Softwareauswahl haben Sie die Möglichkeit, Systeme und IT Architekturen zu prüfen, die bisher nicht zur Verfügung standen. Vor allem ist es entscheidend, sich mit ERP Systemen zu beschäftigen, die das Potenzial haben, erstens Geschäftsprozesse zu optimieren und zweitens zukünftige Anforderungen zu realisieren.
Selbstverständlich wird mit einer ERP Auswahl die Forderung verbunden, dass Systembrüche vermieden, dass Informationen zusammengefasst und eventuell sogar in einem einzigen System vorgehalten werden sollen, aber diese Anforderungen sind nur ein Teil des Ganzen.
Das Stichwort zukünftige Anforderungen ist entscheidend, da davon ausgegangen werden muss, dass die ERP Auswahl Ihr Unternehmen die nächsten 6 bis 10 Jahre an dieses ERP System bindet. Vor allem sind dabei die Anforderungen des Marktes, also ihrer bestehenden und zukünftigen Kunden, der eigenen Unternehmensstrategie und des technischen Fortschritts im Rahmen von IoT, Industrie 4.0, Augmented Reality (AR) oder sogar Artificial Intelligence (AI) zu beachten.
Diese Dynamik des technischen Fortschritts und der ständigen Auseinandersetzung mit Innovation und der Unterstützung durch die IT benötigt eine dezidierte Planung bei der ERP Auswahl.
Beachten Sie diese 6 Punkte bei der ERP-Implementierung:
1. Überprüfen Sie den Umfang und den Zeitplan Ihres ERP Projektes und Ihres ERP Einkaufs
Irgendwann kommen Sie im Rahmen der Evaluierung zu einem Punkt, an dem die ERP Auswahl dem Ende zu geht und der Softwarefavorit feststeht. Dann ist es enorm wichtig ganz genau zu prüfen, was sie kaufen werden. Zu oft kaufen Unternehmen Software die sich im Rahmen der Einführung und dann im Einsatz und Betrieb anders darstellt als während der Präsentationen und Demos gezeigt wurde. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Module, Erweiterungen und vor allem die richtigen Lizenzmodule bestellen und kaufen. Dies gilt vor allem für Lizenztypen des Voll-Users bin hin zur Lizenz eines einfachen Lesers von Informationen. Diese Einstufungen bestimmen massgeblich den Preis für den Kauf sowie – was immer gerne unterschätzt wird, die Kosten für die Wartung im Betrieb. Dies gilt auch für die Termine von Teilzahlungen der Softwarenutzung. Auch hier gibt es viele Gestaltungsmöglichkeiten, damit nicht zu Beginn der Einführung schon alle Lizenzaufwendungen anfallen.
2. Legen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen und Skills Ihres Projektteams vor dem Projektstart fest
In der Regel wird das Softwarehaus und Implementierungspartner versuchen, das Projekt so schnell als möglich zu realisieren. Dies ist in seinem Interesse, da das Softwarehaus dadurch mehr Projekte realisieren kann. Aus unserer Erfahrung raten wir zu einer Planung, die eher einen vorsichtigen, also eher längeren Zeitraum berücksichtigt, denn oft stellen wir fest, dass die zur Projektarbeit vorgesehenen Ressourcen nicht im geplanten Umfang zur Verfügung stehen. Es kommt immer wieder vor, dass auch der Umfang für eine Projektleitung und Projektkoordination beim einführenden Unternehmen massiv unterschätzt wird. Legen Sie daher die Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die zur Verfügung stehende Zeit realistisch fest. Im Zweifel lieber etwas mehr Zeit einplanen als zu wenig oder bei zu geringem know how für Projektleitung oder Projektmanagement sinnvollerweise auf externe Ressourcen zuzugreifen.
3. Erstellen Sie einen kompletten Implementierungsplan (Projektplan) mit Ressourcenverfügbarkeiten
Nach der ERP Auswahl erfolgt normalerweise die Implementierung recht schnell. Eine Implementierung erfordert aber einen klaren Fokus, enormen Anfangsplanungsaufwand und Absprachen mit allen Beteiligten wann was geliefert, installiert und getestet werden soll und kann. Dies geht weit über das hinaus, was ein Systemintegrator, oder ein Softwareanbieter leisten kann. Selbstverständlich versuchen die Softwarelieferanten auch ein paar Tage Projektleitung abzurechnen. Wer aber mehrere Projekte durchgeführt hat, lässt sich von dieser Leistung kaum beeindrucken, da das einzuführende Unternehmen die Hauptlast der Koordination tragen muss.
Daher ist es entscheidend, einen Plan zu entwickeln, der weit über das Angebot des ERP Anbieters hinaus geht. Dies betrifft unter anderem auch Bereiche, für die der ERP Softwarepartner keine Zuständigkeit hat. Geschäftsprozessoptimierung, organisatorische Änderungen, Change Management und Programmmanagement gehören beispielsweise dazu. Stellen Sie sicher, dass wenn Sie keine eigenen Kapazitäten oder Skills haben, dass unabhängige, externe ERP Berater sie unterstützen um eine ausgefeilte Implementierungsstrategie zu planen und umzusetzen. Es ist sicherlich effizienter als ein Projekt in Schieflage wieder gerade zu zurren.
4. Erstellen Sie eine Projektplan mit einem kritische Pfad
In vielen Fällen dauern ERP Implementierungen länger als geplant. Oft werden diese Verzögerungen aber nicht durch technische oder Softwareprobleme verursacht. Dies kann auch dann noch stattfinden, wenn die ERP Software konfiguriert und von den Anwendern getestet wurde. Wir erleben, dass es andere Einflüsse sind, die ein Projekt schwierig werden lassen: Verzögerungen im Zusammenhang mit Anwendern, unzureichender Ausbildung am System, Datenqualität und vieles mehr. Daher ist es wichtig, den Fokus durch den Projektleiter schon sehr früh auf kritische Pfad Aktivitäten zu lenken, als auf Softwarekonfiguration.
5. Erstellen Sie ein Risikokataster und machen Sie die Besprechung der Risiken zum Inhalt der Regelbesprechungen
Beginnen Sie vor- oder parallel zur Projektplanung mit dem Erstellen eines Risikokatasters. Dieses Kataster sollte alle Ihnen bekannten und eventuell auftretenden Risiken auflisten und mit einer Eintrittswahrscheinlichkeit bewerten. Legen Sie Aktionen fest, falls ein Risiko eintritt, so dass Sie sofort handlungsfähig sind. Um ein Beispiel zu geben: wir erleben immer wieder, dass Themen im Rahmen der Datenmigration, die Datenqualität der bisherigen Stammdaten, der Aufwand Transaktionsdaten zum real Live Termin zu überspielen, falsch eingeschätzt wird. Damit werden go Live Termine kritisch oder das ganze Projekt verzögert sich. Daher empfehlen wir dringend, die Risiken aufzulisten und „was wäre wenn“ Pläne zu definieren.
6. Definieren Sie eine klare Projektstruktur und dessen Umsetzung mit Meilensteinen und Abnahmen
Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrer Projektführung und den richtigen Meilensteinen zur Abnahme von Teilleistungen die richtigen Vorgaben machen. Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrer Projektkommunikation alles darstellen, was für den Projekterfolg wichtig ist. Stellen Sie sicher, dass in den Lenkungsausschussbesprechungen alles offen angesprochen werden kann. Wir erleben immer wieder, dass Mitarbeiter unseres Kunden, Probleme oder Schwierigkeiten nicht, oder zurückhaltender kommunizieren wie unabhängige ERP Berater. Gerade deswegen empfehlen wir das Besprechen des Risikokatasters in Projektleitersitzungen. Eine formalisierte Besprechungsagenda, Projekt-Controlling und das Besprechen des Risikokatasters ist der beste Weg, den Erfolg sicherzustellen.
Zusammenfassung und Fazit
Wenn man bedenkt, dass die meisten Unternehmen zwischen großen Systemaktualisierung oder neuem ERP Kauf einen Zeitraum von zehn oder mehr Jahren haben, ist die ERP Auswahl und die ERP Implementierung in der Regel keine Kernkompetenz. Dies zu erkennen ist keine Schwäche des Unternehmens, sondern eine Stärke der Führung. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich Klarheit darüber verschaffen, ob sie eine ERP Auswahl und deren spätere Einführung ohne den Zukauf von externen Fachleuten und ERP Beratern realisieren können. Entscheidend für Ihr Vorgehensmodell kann auch die Frage sein, wollen Sie die Projektleitung dem Softwarelieferanten überlassen (er sich also selbst steuern) oder suchen Sie einen ERP Berater, der in der Lage ist, das Maximum an Leistung aus dem Softwarepartner zum Vorteil Ihres Unternehmens einzufordern.
Wenn Sie diese Punkte betrachten, haben Sie schon einen Teil des Weges für eine ERP Auswahl realisiert und der Umsetzung steht nichts mehr im Wege.
