Ein ERP Projekt oder ein IT Projekt zur Einführung einer neuen Software steht und fällt mit dem Projektmanagement.
Häufig werden dabei fatale Fehler begangen. Diese Fehler sorgen für Verzögerungen im Projektablauf oder sogar für das Scheitern des Projektes. 10 häufige Fehler haben wir für Sie zusammengefasst.
1. Kein erfahrener ERP-Projektleiter
Ohne einen Projektleiter, der über die notwendige Qualifikationen und Erfahrung verfügt, geraten Projekte schnell außer Kontrolle. Ein Projektmanager muss auch in der Lage sein, Meetings in die gewünschte Richtung zu lenken, mit seinen Mitarbeitern umzugehen und gezielt auf Probleme reagieren.
2. Falsches Personal oder Key-User
Die beste Planung nützt nichts, wenn die notwendigen Experten für die Durchführung eines Projektes fehlen. Die Projektleitung muss daher die Fähigkeiten der Teammitglieder genau kennen. Dies betrifft auch die Software-Berater oder externe Partner. Auch bei der Auswahl der Key User werden immer wieder Fehler gemacht und deren Fähigkeit zur Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter und späteren Anwender überschätzt.
3. Änderungen am Projektumfang werden nicht berücksichtigt
Bei Änderungen muss umgehend das Projekt umgeplant werden. Ansonsten können weder Budget noch Zeitrahmen eingehalten werden. Sind die Veränderungen am Budget oder Zeitrahmen erheblich, stimmt der Projektleiter dies mit dem Auftraggeber ab. Falsche Zurückhaltung aufgrund einer Unternehmenskultur – Stichwort: der Überbringer der schlechten Nachricht – führt mit Sicherheit zu einer herben Enttäuschung wenn es um Termine und Budgets geht.
4. Projektstand ist nicht bekannt
Der aktuelle Stand eines Projektes muss laufend bekannt sein. Nur so können Ressourcen entsprechend verteilt und auf zeitliche Engpässe reagiert werden. Dies ist aber nicht so einfach wie es immer wieder suggeriert wird. Der Einsatz von Planungssoftware ist kein Garant für einen wirklichen Überblick über den Projektstand, der Termine. der Budgets und des Zustandes der angefangenen Arbeiten. In Projekten mit mehreren Teilnehmern und unterschiedlichen Abteilungen sowie der Einbeziehung des Softwarelieferanten ist es eine Aufgabe, die Beharrlichkeit und Übersicht erfordert. Gerade das Feststellen der erledigten Aufgaben und der Zuordnung zum Projektplan (wieviel wurde von der einzelnen Tätigkeit schon bearbeitet) ist immer wieder Gegenstand von Diskussionen.
5. Keine Methode
Neben der Erfahrung spielt auch die für den Projektablauf verwendete Methodik eine große Rolle. Bei der Durchführung eines Projektes muss auf bewährte Methoden zurückgegriffen werden. Laut Umfragen scheitern 2/3 aller ERP IT Projekte (Quelle: Computerwoche)
Es hat sich gezeigt, dass dabei immer wieder die gleichen Fehler gemacht werden Die häufigsten sind in diesem Beitrag zusammengefasst.
Dies soll Ihnen dabei helfen, diese gößten Projektmanagement – Fehler zu vermeiden. Damit können ERP-Projekte effizienter gestaltet und Risiken minimiert werden.
6. Probleme werden ignoriert
Probleme und unvorhergesehene Ereignisse treten in fast jedem Projekt auf. Wichtig ist, wie mit ihnen umgegangen wird. Vor allem unerfahrene Projektleiter neigen dazu, Probleme zu ignorieren.
Somit nehmen die Projektprobleme zu und die Projektkosten steigen. Auf Probleme muss daher möglichst schnell regiert werden und gemeinsam nach Lösungsansätzen gesucht werden. Diese müssen sich auch im Projektplan widerspiegeln, da in der Regel mit zusätzlichen Aufgaben auch zusätzliche Kapazitäten gebunden werden.
7. Ziel und Umfang sind nicht klar definiert
Zu Beginn eines Projektes muss sowohl das Ziel, als auch der Umfang des Projektes detailliert festgelegt werden. Nur so kann eine realistische Aufwands- und Kostenplanung vorgenommen werden. Sind die Grenzen des Projektes nicht strikt festgelegt, besteht die Gefahr, daß ein Projekt immer weiter wächst. Dadurch wird das Risiko des Scheiterns erhöht. Vor allem muss der Zeitpunkt der Abnahme und das Abnahmeverfahren zu Beginn des Projektes festgelegt sein.
8. Kein Change Management
Von den Auswirkungen von IT Projekten sind meistens alle Mitarbeiter eines Unternehmens betroffen.
Gerade das Einführen neuer Software betrifft den Arbeitsablauf der Mitarbeiter nicht unwesentlich. Ein optimal verlaufenes Projekt nützt nichts, wenn das Ergebnis an der Ablehnung der Anwender scheitert. Daher muss von Beginn an Aufklärungsarbeit betrieben werden. Die Gründe für die Veränderung müssen kommuniziert werden. Ein wichtiger Change Prozess betrifft das Thema Schulung. Wir erleben immer wieder, dass aufgrund von zeitlichem Verzug die Mitarbeiterschulung am ERP System in den Hintergrund gedrängt wird. Schulung kommt zum Schluss, kurz vor der Einführung. Wir halten dies aus unserer Erfahrung für falsch und haben deshalb agile Methoden entwickelt, die eine Einbeziehung der künftigen Nutzer in einem frühen Stadium ermöglichen.
9. Zu viele Prozesse laufen parallel
zu viele Prozesse oder Teilprojekte gleichzeitig, wird das Projektteam dadurch unflexibel. Der Frustfaktor aller Teammitglieder steigt und die Produktivität sinkt. Nur die für die Durchführung des Projektes notwendigen Prozesse sollten bearbeitet werden.
10. Unrealistische Zeitvorstellungen
Häufig werden von den Softwareanbietern oder dem Management unrealistische Zeitvorstellungen angenommen oder vorgegeben. Es ist Aufgabe des Projektleiters realistische Aufwandsabschätzungen zu machen. Diese müssen dann mit dem Management kommuniziert werden. Als reiner Befehlsempfänger oder Untergebener ist diese Rolle nicht einfach. Dennoch können Projekte nur so realistisch geplant, im Kostenrahmen gehalten und termingerecht abgeschlossen werden.
