5 Punkte, auf die Sie bei einem ERP Lizenzvertrag achten sollten

ERP By: Dr. Harald Dreher - Okt 20, 2021

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Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) sind für Unternehmen essentiell geworden, um ihre Geschäftsprozesse effizient und effektiv zu gestalten. Die Entscheidung für ein ERP-System ist eine langfristige Investition, die eine sorgfältige Planung und Analyse erfordert. Der Vertrag, den Unternehmen mit ERP-Anbietern abschließen, hat einen enormen Einfluss auf die Zusammenarbeit und die Nutzung der Software. Daher ist es wichtig, die verschiedenen Vertragsarten, wie ERP-Lizenzverträge und ERP-Überlassungsverträge, sowie deren Unterschiede und die jeweiligen Vor- und Nachteile zu kennen. Dieser Ratgeber betrifft sowohl ERP Lösungen mit on premise Installation, also bei Ihnen im Unternehmen, als auch bei ERP-Cloud-Lösungen. (ERP-Cloud Computing)

Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) sind für Unternehmen essentiell geworden, um ihre Geschäftsprozesse effizient und effektiv zu gestalten. Die Entscheidung für ein ERP-System ist eine langfristige Investition, die eine sorgfältige Planung und Analyse erfordert. Der Vertrag, den Unternehmen mit ERP-Anbietern abschließen, hat einen enormen Einfluss auf die Zusammenarbeit und die Nutzung der Software. Daher ist es wichtig, die verschiedenen Vertragsarten, wie ERP-Lizenzverträge und ERP-Überlassungsverträge, sowie deren Unterschiede und die jeweiligen Vor- und Nachteile zu kennen. Dieser Ratgeber betrifft sowohl ERP Lösungen mit on premise Installation, also bei Ihnen im Unternehmen, als auch bei ERP-Cloud-Lösungen. (ERP-Cloud Computing)

 

Inhalt

  1. Wie sollten Sie einen ERP Lizenzvertrag prüfen?
  2. Die Gefahren eines mangelhaften Vertrages für eine ERP-Einführung
  3. Möglichkeiten bei Mängeln und Mängelanzeigen im Vertragswerk
  4. Rechte und Pflichten des Lizenznehmers bei Nichteinhaltung der versprochenen Leistung der ERP-Software
  5. Vertragsmanagement im Rahmen von ERP-Lizenzverträgen: Juristische Aspekte und Schlüsselkomponenten
  6. Zusammenfassung

 

 

Wie sollten Sie einen ERP Lizenzvertrag prüfen?

In diesem Artikel werden wir auf die Probleme bei der Vertragsgestaltung von ERP-Lizenzverträgen und ERP-Überlassungsverträgen eingehen und die Unterschiede bei einer On-Premise-Installation sowie einer Software-as-a-Service (SaaS) Nutzung beleuchten. Zudem werden wir eine Tabelle erstellen, die die Unterschiede zwischen diesen Verträgen und den verschiedenen Nutzungsarten darstellt.

 

1. Verständnis der Vertragsarten

ERP-Lizenzverträge und ERP-Überlassungsverträge unterscheiden sich hinsichtlich ihrer rechtlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen. Bei einem Lizenzvertrag erwirbt das Unternehmen das Recht, die ERP-Software zu nutzen, wohingegen bei einem Überlassungsvertrag die Software nur zur Verfügung gestellt wird. Es ist entscheidend, die Unterschiede und Bedingungen dieser Verträge zu verstehen, um die für das Unternehmen am besten geeignete Option auszuwählen.

 

2. On-Premise vs. SaaS

On-Premise-Installationen und Software-as-a-Service (SaaS) sind zwei unterschiedliche Arten, wie ERP-Software bereitgestellt und genutzt werden kann. Bei einer On-Premise-Installation wird die Software auf den Servern des Unternehmens installiert, während bei SaaS die Software über das Internet als Cloud-Dienst bereitgestellt wird. Beide Varianten haben ihre eigenen Vor- und Nachteile, die im Vertrag berücksichtigt werden sollten.

 

3. Kostenstruktur

Die Kostenstruktur eines ERP-Vertrags sollte klar und transparent sein. Dabei gilt es, sowohl die anfänglichen Kosten für die Softwarelizenz oder Nutzung, als auch die laufenden Kosten für Wartung, Support und Updates zu berücksichtigen. Es ist wichtig, auf versteckte Kosten oder unklare Zahlungsvereinbarungen zu achten, um böse Überraschungen zu vermeiden.

 

4. Anpassungsfähigkeit und Erweiterbarkeit

Da jedes Unternehmen unterschiedliche Anforderungen an ein ERP-System hat, ist es wichtig, dass die Software flexibel und anpassungsfähig ist. Im Vertrag sollten Regelungen zur Anpassung der Software an die Bedürfnisse des Unternehmens sowie zur Integration mit anderen Systemen getroffen werden. Darüber hinaus sollte die Möglichkeit zur Erweiterung der Software durch zusätzliche Module oder Funktionen vertraglich festgehalten werden.

 

5. Support und Wartung

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Vertragsgestaltung ist der

Support und die Wartung der ERP-Software. Im Vertrag sollten die Art, der Umfang und die Reaktionszeiten des Supports sowie die Verantwortlichkeiten für Wartungsarbeiten, Updates und Fehlerbehebungen klar definiert werden. Eine gute Support- und Wartungsvereinbarung gewährleistet, dass das ERP-System stets auf dem neuesten Stand ist und reibungslos funktioniert.

 

Tabelle: Unterschiede zwischen ERP-Lizenzverträgen und ERP-Überlassungsverträgen sowie
On-Premise und SaaS

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Die Auswahl des richtigen ERP-Vertrags und der passenden Nutzungsart ist für den Erfolg eines ERP-Projekts entscheidend. Unternehmen sollten die verschiedenen Vertragsarten und ihre Unterschiede genau prüfen, um die für ihre Bedürfnisse am besten geeignete Option zu wählen. Dabei spielen Faktoren wie Kostenstruktur, Anpassungsfähigkeit, Support und Wartung eine wichtige Rolle. Letztendlich sollte ein ERP-Vertrag nicht nur rechtlich korrekt sein, sondern auch auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein, um eine erfolgreiche ERP-Implementierung und langfristige Nutzung zu gewährleisten.

 

 

Die Gefahren eines mangelhaften Vertrages für eine ERP-Einführung

Ein mangelhafter Vertrag kann zu erheblichen Problemen bei der Einführung eines ERP-Systems führen. Diese können nicht nur finanzielle Auswirkungen haben, sondern auch den Erfolg des gesamten Projekts gefährden. Im Folgenden werden einige der möglichen Gefahren eines mangelhaften Vertrages für eine ERP-Einführung dargelegt:

  1. Unzureichende Leistungsbeschreibung: Wenn der Vertrag keine ausführliche und präzise Leistungsbeschreibung enthält, besteht die Gefahr, dass die ERP-Software nicht den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Dies kann zu einer ineffizienten Nutzung der Software, Frustration der Mitarbeiter und letztendlich zu einer geringeren Produktivität führen.

  2. Unklare Verantwortlichkeiten: Mangelhafte Verträge enthalten oft unklare Regelungen bezüglich der Verantwortlichkeiten von Anbieter und Unternehmen. Dies kann zu Missverständnissen und Konflikten führen, insbesondere bei der Implementierung, Anpassung und Wartung der Software.

  3. Unzureichende Regelungen zu Support und Wartung: Wenn der Vertrag unzureichende Regelungen zu Support und Wartung enthält, kann dies dazu führen, dass das Unternehmen bei Problemen und Fehlern im ERP-System nicht ausreichend unterstützt wird. Dies kann zu Verzögerungen, Ausfällen und finanziellen Verlusten führen.

  4. Mangelnde Regelungen zur Datensicherheit und Datenschutz: Ein mangelhafter Vertrag kann auch unzureichende Regelungen zur Datensicherheit und zum Datenschutz enthalten. Dies kann zu Verstößen gegen gesetzliche Vorgaben und im schlimmsten Fall zu hohen Bußgeldern führen.

  5. Unklare Kündigungsbedingungen: Unklare Kündigungsbedingungen können dazu führen, dass das Unternehmen bei Unzufriedenheit mit der ERP-Software an einen langfristigen Vertrag gebunden ist, ohne die Möglichkeit, auf eine andere Lösung umzusteigen.

 

 

Möglichkeiten bei Mängeln und Mängelanzeigen im Vertragswerk

Bei der Vertragsgestaltung für ERP-Systeme sollten Unternehmen auf Regelungen achten, die ihnen im Falle von Mängeln und Mängelanzeigen angemessene Handlungsoptionen bieten. Hier sind einige Möglichkeiten, die im Vertragswerk berücksichtigt werden sollten:

 

  1. Gewährleistung und Mängelbeseitigung: Der Vertrag sollte klare Regelungen zur Gewährleistung und Mängelbeseitigung enthalten. Dabei sollten Fristen, Verantwortlichkeiten und Vorgehensweisen genau definiert werden. Dies gewährleistet, dass bei Mängeln an der ERP-Software der Anbieter verpflichtet ist, diese zeitnah und effektiv zu beheben.

  2. Nachbesserung und Ersatzlieferung: Bei Mängeln an der ERP-Software sollte der Vertrag dem Unternehmen das Recht einräumen, eine Nachbesserung oder Ersatzlieferung zu verlangen. Dabei sollten angemessene Fristen festgelegt werden, innerhalb derer der Anbieter den Mangel beheben muss.

  3. Rücktrittsrecht: Wenn ein Mangel trotz mehrfacher Nachbesserungsversuche nicht behoben werden kann oder die Ersatzlieferung fehlschlägt, sollte der Vertrag dem Unternehmen das Recht einräumen, vom Vertrag zurückzutreten. In diesem Fall sollte das Unternehmen von seinen vertraglichen Verpflichtungen befreit werden und eventuell bereits geleistete Zahlungen zurückerhalten.

  4. Minderung: Alternativ zum Rücktrittsrecht kann der Vertrag auch eine Minderungsoption enthalten. Dabei wird dem Unternehmen das Recht eingeräumt, bei Vorliegen eines Mangels den Preis der ERP-Software angemessen zu mindern. Die Minderung sollte in einem angemessenen Verhältnis zum Umfang des Mangels stehen.

  5. Schadensersatzansprüche: Im Vertrag sollten auch Regelungen zu Schadensersatzansprüchen bei Mängeln getroffen werden. Dies gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, vom Anbieter Schadensersatz für entstandene Schäden aufgrund von Mängeln an der ERP-Software zu verlangen. Dabei sollten die Haftungsbedingungen und -grenzen sowie die Art der zu ersetzenden Schäden klar definiert werden. 

  6. Gewährleistungsfristen: Es ist wichtig, dass der Vertrag angemessene Gewährleistungsfristen enthält, innerhalb derer das Unternehmen Mängel an der ERP-Software geltend machen kann. Diese Fristen sollten ausreichend lang sein, um dem Unternehmen genügend Zeit für eine gründliche Prüfung der Software zu geben.

  7. Mängelanzeige: Der Vertrag sollte Regelungen zur Mängelanzeige enthalten, die festlegen, wie das Unternehmen Mängel an der ERP-Software dem Anbieter mitteilen muss. Dabei sollten Form, Frist und Inhalt der Mängelanzeige genau definiert werden, um Missverständnisse und Verzögerungen zu vermeiden.

 

Indem Unternehmen bei der Vertragsgestaltung die oben genannten Möglichkeiten bei Mängeln und Mängelanzeigen berücksichtigen, können sie sich im Falle von Problemen mit der ERP-Software besser absichern und ihre Rechte gegenüber dem Anbieter durchsetzen. Eine gründliche Vertragsprüfung und gegebenenfalls die Einbindung von Rechtsexperten sind daher empfehlenswert, um potenzielle Risiken und Haftungen im Zusammenhang mit der Einführung eines ERP-Systems zu minimieren.

 

 

Rechte und Pflichten des Lizenznehmers bei Nichteinhaltung der versprochenen Leistung der ERP-Software

In der heutigen Geschäftswelt sind ERP-Systeme entscheidend für den Erfolg von Unternehmen. Die Wahl der richtigen ERP-Software und ein gut strukturierter Lizenzvertrag sind daher von großer Bedeutung. Wenn die versprochene Leistung der Software nicht eintrifft oder eingehalten wird, sollte der Lizenznehmer über seine Rechte und Pflichten informiert sein. In diesem Dokument werden wir die Rechte und Pflichten eines Lizenznehmers im Zusammenhang mit ERP-Software und Lizenzverträgen ausführlich erläutern.

 

1. Kommunikation mit dem Lizenzgeber

Wenn die versprochene Leistung der ERP-Software nicht eingehalten wird, hat der Lizenznehmer die Pflicht, den Lizenzgeber darüber in Kenntnis zu setzen. Die Kommunikation sollte klar und transparent sein, um dem Lizenzgeber die Möglichkeit zu geben, die Situation zu verstehen und angemessen darauf zu reagieren.

 

2. Mängelanzeige und Fristsetzung

Der Lizenznehmer hat die Pflicht, Mängel an der ERP-Software unverzüglich und in einer im Vertrag festgelegten Form dem Lizenzgeber zu melden. Eine detaillierte Mängelanzeige ermöglicht dem Lizenzgeber einen besseren Überblick über das Problem und hilft bei der schnellen Behebung des Mangels. Der Lizenznehmer sollte dem Lizenzgeber eine angemessene Frist zur Mängelbeseitigung setzen.

 

3. Gewährleistungsansprüche

Der Lizenznehmer hat im Rahmen des Lizenzvertrages das Recht auf Gewährleistungsansprüche, wenn die versprochene Leistung der ERP-Software nicht eingehalten wird. Dies kann Nachbesserung, Ersatzlieferung oder, in einigen Fällen, Minderung oder Rücktritt vom Vertrag beinhalten. Die Bedingungen und Fristen für Gewährleistungsansprüche sollten im Lizenzvertrag klar festgelegt sein.

 

4. Schadensersatzforderungen

Im Falle von nicht erbrachter Leistung der ERP-Software kann der Lizenznehmer Schadensersatzforderungen gegenüber dem Lizenzgeber geltend machen. Der Lizenzvertrag sollte Regelungen enthalten, die die Haftung des Lizenzgebers für Schäden, die durch die Nichteinhaltung der versprochenen Leistung entstehen, klar definieren. Dabei sollten Haftungsgrenzen und Art der zu ersetzenden Schäden berücksichtigt werden.

 

5. Unterstützung durch den Support

Der Lizenznehmer hat das Recht, Unterstützung durch den Support des Lizenzgebers zu erhalten, um die Leistungsprobleme der ERP-Software zu beheben. Im Lizenzvertrag sollten die Art, der Umfang und die Reaktionszeiten des Supports sowie die Verantwortlichkeiten für Wartungsarbeiten, Updates und Fehlerbehebungen klar definiert werden.

 

6. Vertragserstellung und Vertragsverwaltung

Der Lizenznehmer sollte darauf achten, dass der Lizenzvertrag korrekt erstellt und verwaltet wird. Hierzu gehört die sorgfältige Prüfung der Vertragsbedingungen und die Sicherstellung dass alle relevanten Aspekte im Vertrag abgedeckt sind. Die Vertragsverwaltung sollte auch die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung des Vertrages beinhalten, um sicherzustellen, dass er den aktuellen Anforderungen des Unternehmens entspricht.

 

7. Anpassung des ERP-Systems

Der Lizenznehmer hat das Recht, Anpassungen an der ERP-Software vorzunehmen, um sie besser auf die Bedürfnisse des Unternehmens abzustimmen. Diese Anpassungen sollten jedoch im Rahmen der im Lizenzvertrag festgelegten Bedingungen erfolgen und dürfen nicht gegen die Rechte des Lizenzgebers verstoßen.

 

8. Zusammenarbeit mit dem Lizenzgeber

Der Lizenznehmer sollte aktiv mit dem Lizenzgeber zusammenarbeiten, um die Leistungsprobleme der ERP-Software zu beheben. Dies kann die Bereitstellung von Informationen, die Teilnahme an Besprechungen oder die Zusammenarbeit bei der Fehlerbehebung beinhalten. Eine gute Zusammenarbeit zwischen Lizenznehmer und Lizenzgeber ist entscheidend für den erfolgreichen Einsatz der ERP-Software.

 

9. Know-how-Schutz

Der Lizenznehmer hat die Pflicht, das Know-how des Lizenzgebers im Zusammenhang mit der ERP-Software zu schützen. Dies beinhaltet die Einhaltung von Vertraulichkeitsvereinbarungen und die Sicherstellung, dass keine Geschäftsgeheimnisse oder vertraulichen Informationen unbefugt weitergegeben werden.

 

10. Vertragsbeendigung

Sollte es trotz aller Bemühungen nicht möglich sein, die Leistungsprobleme der ERP-Lösung zu beheben, hat der Lizenznehmer das Recht, den Lizenzvertrag zu beenden. Die Bedingungen für eine Vertragsbeendigung sollten im Lizenzvertrag klar festgelegt sein und können beispielsweise einen bestimmten Zeitraum oder die Nichteinhaltung von vertraglichen Pflichten durch den Lizenzgeber beinhalten.

 

Zusammenfassung

Wenn die versprochene Leistung einer ERP Software nicht eingehalten wird, hat der Lizenznehmer sowohl Rechte als auch Pflichten. Dazu gehören die Kommunikation mit dem Lizenzgeber, das Geltend machen von Gewährleistungs- und Schadensersatzansprüchen, die Zusammenarbeit bei der Behebung von Problemen und die Einhaltung von vertraglichen Vereinbarungen. Eine gute Vertragserstellung und Vertragsverwaltung sind entscheidend, um die Rechte und Pflichten des Lizenznehmers sicherzustellen und eine erfolgreiche ERP-Einführung zu gewährleisten.

 

 

Vertragsmanagement im Rahmen von ERP-Lizenzverträgen: Juristische Aspekte und Schlüsselkomponenten

Die erfolgreiche Implementierung und Nutzung von ERP-Systemen hängt maßgeblich von einem gut strukturierten Vertragsmanagement ab. Dabei spielen sowohl juristische Aspekte als auch die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Vertragspartnern eine entscheidende Rolle. In dieser juristischen Ausarbeitung werden die wichtigsten Punkte des Vertragsmanagements unter Berücksichtigung der genannten Schlüsselwörter erläutert.

 

Vertragspartner und Zusammenarbeit

Die erfolgreiche Gestaltung und Umsetzung von ERP-Lizenzverträgen erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Vertragspartnern. Dies umfasst die Kommunikation zwischen den Unternehmen, die die ERP-Software nutzen möchten (Lizenznehmer), und den Anbietern der Software (Lizenzgeber). Die Zusammenarbeit sollte auf Transparenz, Vertrauen und gegenseitigem Respekt basieren, um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden und eine reibungslose Implementierung des ERP-Systems zu gewährleisten.

 

Rechtliche Aspekte

Die rechtlichen Aspekte im Vertragsmanagement sind von großer Bedeutung, um die Interessen der Vertragsparteien zu schützen und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen sicherzustellen. Hierzu zählen unter anderem Regelungen zu Gewährleistung, Haftung, Datenschutz und Urheberrechten. Die Einbindung der Rechtsabteilung oder einer externen juristischen Beratung kann dabei helfen, potenzielle rechtliche Risiken zu identifizieren und angemessene Lösungen zu entwickeln.

 

Vertragscontrolling

Ein effektives Vertragscontrolling ist entscheidend, um die Einhaltung der vertraglichen Vereinbarungen zu überwachen und die Leistung der ERP-Software kontinuierlich zu bewerten. Dies beinhaltet die regelmäßige Überprüfung von Leistungskennzahlen, die Identifizierung von Abweichungen und die Einleitung von Korrekturmaßnahmen. Das Vertragscontrolling sollte sowohl auf Seiten des Lizenznehmers als auch des Lizenzgebers erfolgen, um eine objektive Bewertung der Vertragserfüllung zu ermöglichen.

 

Verhandlung und Vereinbarung

Die Verhandlung und Vereinbarung von ERP-Lizenzverträgen sollte sorgfältig durchgeführt werden, um die bestmöglichen Bedingungen für beide Vertragspartner zu erzielen. Hierzu zählt die Diskussion über Leistungsumfang, Preis, Zahlungsbedingungen, Support, Wartung und sonstige vertragliche Regelungen. Die Einkaufsabteilung und die Rechtsabteilung sollten eng zusammenarbeiten, um eine optimale Verhandlungsstrategie zu entwickeln und die Interessen des Unternehmens zu wahren.

 

Beschaffung und Einkaufsabteilung

Die Beschaffung der ERP-Software und die Zusammenarbeit mit der Einkaufsabteilung sind wichtige Aspekte im Vertragsmanagement. Die Einkaufsabteilung sollte bei der Auswahl des Lizenzgebers und der Verhandlung der Vertragsbedingungen eine zentrale Rolle spielen. Sie sollte die Anforderungen des Unternehmens an die ERP-Software genau analysieren und auf dieser Grundlage passende Anbieter identifizieren. Bei der Vertragsgestaltung ist es wichtig, dass die Einkaufsabteilung eng mit der Rechtsabteilung und anderen relevanten Abteilungen zusammenarbeitet, um die bestmöglichen Konditionen zu erreichen und rechtliche Risiken zu minimieren.

 

Rechtsabteilung und Beratung

Die Rechtsabteilung ist ein wichtiger Partner im Vertragsmanagement, um die rechtlichen Aspekte des ERP-Lizenzvertrages zu prüfen und sicherzustellen, dass der Vertrag den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Sie sollte bei der Vertragserstellung, Verhandlung und Überprüfung von Vertragsänderungen involviert sein. Falls das Unternehmen keine eigene Rechtsabteilung hat, kann die Inanspruchnahme einer externen juristischen Beratung sinnvoll sein, um die rechtlichen Belange rund um den ERP-Lizenzvertrag professionell abzudecken.

 

Vertragliche Basis und Anpassungen

Die vertragliche Basis eines ERP-Lizenzvertrages sollte klar und verständlich formuliert sein, um Missverständnisse und spätere Konflikte zu vermeiden. Es ist wichtig, dass die Vertragspartner die Möglichkeit haben, den Vertrag im Laufe der Vertragslaufzeit anzupassen, um auf veränderte Anforderungen oder Umstände reagieren zu können. Solche Anpassungen sollten jedoch stets im Einvernehmen beider Vertragsparteien und unter Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen erfolgen.

 

Risikomanagement

Ein umfassendes Risikomanagement ist im Vertragsmanagement von ERP-Lizenzverträgen unerlässlich, um potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Dies betrifft sowohl rechtliche als auch betriebliche und technische Risiken. Eine enge Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Abteilungen und Vertragspartnern sowie eine regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung des Risikomanagements sind essenziell, um Risiken effektiv zu steuern.

 

Zusammenfassung

Das Vertragsmanagement von ERP-Lizenzverträgen ist ein komplexer Prozess, der eine enge Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Vertragspartnern und verschiedenen Abteilungen erfordert. Die Berücksichtigung von rechtlichen Aspekten, ein effektives Vertragscontrolling, die Verhandlung und Vereinbarung von Vertragsbedingungen sowie die Einbindung der Einkaufs- und Rechtsabteilungen sind entscheidende Faktoren für den Erfolg des Vertragsmanagements. Durch die sorgfältige Gestaltung und Umsetzung des Vertragsmanagements können Unternehmen die bestmöglichen Bedingungen für die Nutzung von ERP-Software sicherstellen und ihre Geschäftsprozesse nachhaltig optimieren.

 

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"In der heutigen Geschäftswelt sind ERP-Systeme entscheidend für den Erfolg von Unternehmen. Die Wahl der richtigen ERP-Software und ein gut strukturierter Lizenzvertrag sind daher von großer Bedeutung. Wenn die versprochene Leistung der Software nicht eintrifft oder eingehalten wird, sollte der Lizenznehmer über seine Rechte und Pflichten informiert sein." - Dr Harald Dreher