Zwei wichtige Faktoren bei der erfolgreichen ERP Einführung. Die st getroffen. Der Anbieter steht fest. Verträge können unterzeichnet werden.ERP Auswahl und Change Management beginnen nun ein unzertrennliches Paar zu werden.
Was müssen Sie vor der Vertragsunterzeichnung wissen?
Die beste Software, die Sie gerade gekauft haben, ist keine Garantie für ein erfolgreiches ERP Projekt und keine Garantie mit den unendlich vielen Funktionen einer ERP Software, dass Ihrer Prozesse unterstützt werden. Es ist nicht sicher, dass Sie das ERP Projekt erfolgreich durchführen können, weil es unendlich viele Störfaktoren und Unwägbarkeiten in der Phase der ERP Einführung gibt. Das Thema Schulungskonzept, Schulung insgesamt und die Nutzung der Vorgehensweisen im Changemanagement sind wichtige Risikofaktoren, die Sie vor der Vertragsunterzeichnung mit dem Softwarelieferanten besprechen und bepreisen sollten.
Gerne wird das Thema Schulung mit den Aufgaben bei den „Key usern“ festgemacht und auf ein Minimum reduziert. Im Rahmen unserer Erfahrung mit Risikofaktoren hat sich herausgestellt, dass gerade das Thema ERP Auswahl und Change Management entscheidende Erfolgsfaktoren oder Misserfolgsindikatoren sind.
Das Schulungsdesign als kritischer Erfolgsfaktor im Change-Management
IT Projekte hängen immer mit organisatorischen Maßnahmen zusammen, die zum Teil enorme Prozessveränderungen, Restrukturierung der Arbeitsweise und den Einsatz neuer Softwarelösungen nach sich ziehen. Manchen Kollegen fällt es leicht, den meisten jedoch schwer, sich auf Veränderungen einzulassen bzw. diese zu akzeptieren, geschweige denn diese voranzutreiben. Die Akzeptanz steigt in der Regel gemeinsam mit dem Verständnis. Es ist daher umso wichtiger, ein gut durchdachtes Konzept zu entwickeln, um im Change-Management die Mitarbeiter so früh wie möglich zu informieren und zu überzeugen.
Im Change-Management – neben Storytelling, Definition von Power Usern und Roadshow Unterlagen, spielt das Schulungsdesign bei neuen Softwareeinführungen eine nicht weniger große Rolle und kann den Nutzungsgrad der Software nach dem Roll Out stark beeinflussen.
Unsere Erfahrung zeigt, dass die breite Akzeptanz in Bezug auf neue Software Lösungen sehr stark vom Schulungsdesign abhängt. Im Folgenden sind 3 elementare, jedoch sehr effektive Maßnahmen erläutert, die bei der Schulungsvorbereitung beachtet und mit dem Trainer abgestimmt werden sollten.
1. Schulungskontext zum Verständnis der Hintergründe
Beim Schulungsstart ist es wichtig, den Kontext der Schulung und den allgemeinen Hintergrund der Softwareeinführung zu erläutern. Auch wenn Stories und Roadshow Unterlagen an die breite Masse im Unternehmen verteilt wurden, ist damit nicht sichergestellt, dass auch jeder Mitarbeiter den Sinn und Zweck der neuen Softwareeinführung verinnerlicht hat. Wie heißt es so schön: gesagt heißt noch lange nicht gehört, gehört heißt noch lange nicht verstanden und verstanden heißt noch lange nicht einverstanden. Somit ist es umso wichtiger, die Kollegen spätestens bei der Software Schulung mitzunehmen, das Verständnis der Softwareeinführung sicherzustellen und somit auch die Resistenz und Angst gegenüber Veränderungen zu reduzieren. Ein weiterer Vorteil dieser Methodik ist es, dass spätestens zu diesem Zeitpunkt relativ schnell festgestellt werden kann, bei wem weitere Überzeugungsarbeit durch das Change-Management Team geleistet werden muss.
2. Praxisnahe Beispiele zur Eigenidentifikation
Manche Trainer neigen dazu, die Software sehr theoretisch und umfangreich zu präsentieren und zwar nach dem Motto – je mehr Funktionalitäten in der Schulung gezeigt wurden, desto höher ist die Begeisterung seitens der Mitarbeiter dafür, sich mit der Software zu beschäftigen. Erfahrungswerte bei Dreher Consulting belegen, dass genau das Gegenteil der Fall ist. Für die Schulungsteilnehmer kann es durchaus sehr schwierig sein, abstrakt gezeigte Software Funktionalitäten auf die eigenen Arbeitsprozesse zu übertragen. Daher ist es umso wichtiger, mit praxisnahen Beispielen zu arbeiten. Gemeint sind hierbei nicht irgendwelche Praxisbeispiele, sondern Praxisbeispiele aus dem täglichen Arbeitsprozess der jeweiligen Schulungsteilnehmer. Somit können sich die Schulungsteilnehmer mit der Software eher identifizieren, können dadurch gezieltere Fragen stellen und das eigene Verständnis für die Software steigern. Dies setzt allerdings voraus, dass das Change-Management Team sich mit dieser Fragestellung im Voraus auseinandersetzt und vorab dem Trainer die Informationen und Unterlagen liefert, sodass dieser sich konkret auf die jeweilige Schulungseinheit und -teilnehmer vorbereiten kann.
3. Gestaltung der Schulungsschwerpunkte
Auch wenn es wichtig ist, den groben Gesamtumfang der Softwarefunktionalitäten zu vermitteln, empfiehlt es sich die Schulungsschwerpunkte auf die Arbeitsprozesse der jeweiligen Schulungsteilnehmer zu legen. Mit einem relativ geringen Aufwand vermeidet man so die Vermittlung irrelevanter Schulungsinhalte und somit auch gelangweilte Gesichter der Schulungsteilnehmer. Sogar im Gegenteil, die Teilnehmer sind interessiert und motiviert. Dies motiviert wiederum den Schulungstrainer, mehr auf die Schulungsteilnehmer einzugehen und die Schulungsdynamik bleibt durch den gesamten Schulungsverlauf dadurch erhalten.
Einige weitere Kriterien wie Überprüfung der Hardware, der Räumlichkeiten und der Lichtverhältnisse vor der Schulung spielen ebenso eine nicht gerade geringe Rolle beim Schulungsdesign. Aber auch die richtige Anzahl der Schulungsteilnehmer und des zu vermittelnden Informationsvolumens sind wichtig und können die Schulungsstimmung und die erste Assoziation mit der neuen Software sehr positiv oder aber auch sehr negativ, wenn auch unbewusst, beeinflussen.
Fazit: Was ist in der Umsetzung bei der ERP Auswahl und im Change Management wichtig?
Auf Grundlage der Erfahrung aus vielen ERP Auswahl und Change Management Projekten empfiehlt es sich, dass ein Mitglied des Change-Management Teams bei jeder Schulung anwesend ist, damit sichergestellt werden kann, dass die hier aufgeführten Aspekte durch den Trainer berücksichtigt werden und somit die gesetzten Schulungsziele erreicht werden.
