10 Schritte zum Erfolg – Ein ERP­-Einführung-Vorgehensmodell

Trotz der inzwischen auf Jahrzehnte angewachsenen Erfahrung und der Lehren, die aus ERP-Projekten gezogen werden können, ist es für viele Organisationen und Unternehmen immer noch schwierig herauszufinden, wie eine erfolgreiche ERP-Implementierung realisiert werden kann.
Wir wollen Sie dabei unterstützen, ein erfolgreiches ERP-Projekt zu realisieren, indem wir Ihnen Auszüge aus unserem Best Practice:
ERP-Einführung-Vorgehensmodell“ zur Verfügung stellen.
Unsere Erfahrung aus fast 30 Jahren unabhängiger ERP-Auswahl und ERP-Einführungsberatung kann Ihnen helfen, Ihr ERP-Projekt erfolgreich zu realisieren.

ERP­-Einführung-Vorgehensmodell

Erfolgsfaktoren aus der Praxis für die Praxis bei ERP-Projekten

Tatsächlich zeigen uns aber immer wieder Berichte, Artikel und unsere eigene Forschung auf dem Gebiet der Optimierung des ERP-Einführung-Vorgehensmodells, daß immer noch bei vielen Einführungen notwendige Grundsätze und Regeln nicht beachtet werden.

Je mehr sich der Markt und die Anforderungen an Unternehmen ändern, desto mehr ist festzustellen, dass bestimmte Dinge bleiben wie sie sind. Während sich die Technologie, die Softwarearchitektur während des Bestehens der Dreher Consulting in den letzten drei Jahrzehnten dramatisch verändert hat, ist die Art und Weise der Implementierung einer ERP-Software weitgehend gleich geblieben. Gerade bei für Softwareanbieter interessanten mittelständischen Kunden werden durch ERP-Anbieter Cloud-ERP-Systeme, agile ERP-Einführungsmethoden, vorkonfigurierten Branchenlösungen als das Nonplusultra angepriesen. Diese Methoden sollen den Projekterfolg sicherstellen. Was wir aber bei Kunden, die uns während einer ERP-Einführung um Hilfe bitten, erleben, ist genau das Gegenteil eines erfolgreichen ERP-Einführung-Vorgehensmodells. Marketing- und Sale-Versprechen über die Möglichkeiten, welche Verbesserungen durch das Internet der Dinge (Industrie 4.0), Nutzung von Block-Chain-Techniken, maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz in Systemen sind wunderbare technische Möglichkeiten, helfen aber bei einer ERP-Implementierung so gut wie nicht.

Der Erfolg einer ERP-Implementierung (Statistiken sprechen von Problemen bei der Einführung in 2/3 aller ERP-Projekten) ist keine Utopie, den nur ganz wenige erreichen können. Auch Sie, Ihr ERP-Projektteam und Ihr Unternehmen können ein erfolgreiches ERP-Projekt realisieren, wenn Sie die Vorgehensmodelle und die Art, wie ERP-Softwareanbieter ihr Vorgehensmodell definieren, in jedem Fall hinterfragen.

Worauf sollten Sie achten

Die Suche, Identifikation und Umsetzung von neuer integrierter ERP-Software (Enterprise Resource Planning) ist für Führungskräfte und Entscheider in Unternehmen mit hohen Risiken verbunden. Fehlentscheidungen können im schlimmsten Fall zum Stillstand der Wertschöpfung des Unternehmens führen und damit die Existenz des Unternehmens schwächen oder gefährden.
Für diesen Artikel gehen wir jetzt davon aus, Sie haben Ihr Lastenheft erstellt, das infrage kommende ERP-System ist identifiziert und der für die Implementierung vorgesehene ERP-Lieferant bzw. ERP-Softwarehaus steht fest.
Dann werden Sie die ERP-Einführung als nächsten Schritt angehen.

Auf Basis von über 400 Projekten in der unabhängigen ERP Auswahl und Implementierung von ERP­-Software hat Dreher Consulting ein Vorgehensmodell aus der Praxis für die Praxis entwickelt.

Zehn Schritte auf dem Weg zu einer erfolgreichen ERP-Einführung

1. Definieren Sie ein klare Vision und eine klare Strategie für eine ERP-Implementierung

Die Definition und Ausrichtung auf eine klar definierte Strategie ist einer der ersten, wichtigen Schritte für eine ERP-Implementierung. Einige unserer Kunden beginnen mit einer digitalen Transformationsinitiative oder einer ERP-Auswahl und einer nachfolgenden ERP-Einführung. Unabhängig davon ob ein Altsystem ersetzt werden muss oder es andere Gründe für die Einführung eines neuen ERP-Systems gibt, notwendig ist immer eine klare Vision und davon abgeleitet eine digitale Strategie, um am Markt erfolgreich zu sein. Diese Vision muss weitreichend sein und über den derzeitigen Status und Horizont hinausgehen. Als Beispiel hierfür sollen diese Ziele dienen: Standardisierung der Geschäftsprozesse, Optimierung und höhere Flexibilisierung der Verkaufsprozesse, Optimierung und Reduzierung der Lagerbestände, Verbesserung der Service- und Reaktionszeiten bei Kundenanfragen.
Diese auf hoher Ebene definierten Ziele sind nur der Anfang einer Deklinierung der Anforderungen. Teilnehmer und Mitglieder im Projektteam müssen intensiv mit den Anwendern kommunizieren, um im Rahmen eines Change-Managements alle Mitarbeiter abzuholen. Es ist wichtig, die Mitarbeiter einzubinden und deutlich zu machen, was diese Ziele bedeuten und wie sie sich im Rahmen einer ERP-Implementierung erreichen lassen. Fragen wie: Was genau wollen Sie standardisieren? Welche Wettbewerbsstärken müssen durch IT-Unterstützung ausgebaut werden? Auf welche Prozesse oder Funktionen sind Sie weniger bereit zu verzichten, sollte das neue ERP-System Einschränkungen mit sich bringen? Leider werden genau solche Fragen zu selten gestellt, dekliniert und artikuliert. Dabei sind genau sie der Schlüssel für ein erfolgreiches ERP-Einführung-Vorgehensmodell.

2. Verbrauchen Sie nicht zu viel Zeit mit der Auswahl und der Bewertung von Kleinigkeiten oder unwichtigen Features

Der ERP-Auswahlprozess neigt dazu, sich durch Softwarepräsentationen der Anbieter, die sich nicht an Prozessabläufe anlehnen, sondern zeigen, welche Funktionen und Features die Software hat, eher zu einer Verlängerung des Auswahlprozesses und zu einer Verzerrung der Analysen. ERP-Anbieter tendieren in der Regel zu „Ja“-Antworten auf Fragen zu Softwarefähigkeiten. Unabhängig davon ob ein Prozess dadurch einfacher und effizienter gestaltet werden kann. Dies führt in der Regel zu einer Komplexitätserhöhung. Das konsequente abarbeiten eines ERP-Einführung-Vorgehensmodell unterstützt sie dabei und gibt einen klaren Handlungsleitfaden.
Unqualifizierte ERP-Berater, oder ERP-Berater mit Eigeninteresse liefern auch voreingenommene Analysen und raten nicht unbedingt zur besten Softwarelösung.
Jeder Euro und jede Stunde, die durch unnötig lange ERP-Auswahlprozesse verbraucht werden, fehlen am Ende für die wichtigere und kritischere Implementierungsphase. Geld und Zeit sind Ressourcen, die den meisten Unternehmen jedoch nur begrenzt zur Verfügung stehen. Aus diesem Grund ist es wichtig und entscheidend, dass der Software Auswahlprozess so effektiv und Effizient wie möglich durchgeführt wird. Erfahrene, qualifizierte und unabhängige ERP-Berater werden Ihre Kunden auf diesen Umstand hinweisen, weil sie in der Einführungsphase gebraucht werden. Alle anderen ERP-Berater scheiden nach der ERP-Systemauswahl aus, weil sie die Umsetzung nicht beherrschen. Diese Phase ist viel herausfordernder. Daher haben qualifizierte, unabhängige ERP-Berater auch kein Interesse, den Auswahlprozess in die Länge zu ziehen, sondern konzentrieren sich auf die wesentlichen, für den Kunden entscheidenden Prozesse und Einführungsanforderungen.

3. Eine exzellente Implementierung ist der Schlüssel für eine erfolgreiche ERP-Nutzung

Aufbauend auf Punkt 2 ist es nicht wirklich zielführend eine perfekte ERP-Software auszuwählen und dann mit einem mittelmäßigen Vorgehensmodell ein ERP-System einzuführen. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass in Projekten, in denen viele Optionen permanent geprüft und analysiert werden, die Rendite des Projektes sinkt. Dies ist ein Punkt, den Unternehmen im Auswahlprozess gerne unterschlagen, weil es leichter ist, eine notwendige Entscheidung nochmals zu hinterfragen, als sie zu treffen.
In unseren Kundenprojekten haben wir durch die Analyse vieler ERP-Auswahl-Projekte festgestellt, dass es meist nur eine Hand voll Anbieter als Optionen gibt, die realistisch sind und einzigartige Unterscheidungsmerkmale besitzen. Je schneller ein Unternehmen zu dieser Auswahleingrenzung kommt, desto weniger Zeit und Geld wird mit unendlichen Analysen vergeudet. Wenn Sie Ihre Eingrenzung getroffen haben, dann ist es sinnvoll sich auf deren ERP-Einführungs-Vorgehensmodelle zu konzentrieren, um die Unterschiede der ERP-Anbieter herauszuarbeiten. Seit 40 Jahren gibt es ERP-Software, zum Teil schon in hohen Versionsständen. Da gibt es kaum Funktionen, die nicht entwickelt worden sind. Voraussetzung ist natürlich die Eignung für die Branche in der diese Software eingesetzt werden soll. Daher ist es entscheidend, welche Prozessunterstützung, welche Vereinfachung der Abläufe und welche Kostenreduktionen bei der Abarbeitung von Geschäftsprozessen werden durch die ERP-Software von welchem System am besten unterstützt. Dies herauszuarbeiten ist eine der wichtigsten Aufgaben von unabhängigen ERP-Beratern.

4. Akzeptieren Sie, dass es keine 100%-Lösung geben kann.

In unseren Workshops erleben wir immer wieder die Begeisterung für neue, revolutionäre Techniken und Features. Oder eine revolutionäre Idee für die Implementierung von Vorgehensmodellen bei mittelständischen Unternehmen. Interessant dabei ist, dass wir Menschen alle das hören, was wir auch hören wollen. Wenn also vom Software-Lieferanten versprochen wird, dass er eine neue Methode entwickelt hat, die ohne großen Aufwand und mit geringer zeitlicher Beaufschlagung der Projektmitarbeiter auskommt, werden Sie dies hören und abspeichern. Daher ist es wichtig, dass bei der Darstellung von Einführungsstrategien die Aussagen differenziert bewertet werden. Es gibt leider keine einfachen Antworten und es gibt auch keine einfachen ERP-Einführungen. Ob es sich um Branchenvorlagen, Branchentemplates, agile Implementierungsmethoden oder neue Technologien handelt, die Implementierung wird dadurch nicht einfacher. Wir haben festgestellt, dass sich ein System einfacher implementieren läßt, wenn die abzubildenden Prozesse schon in hohem Maße im Lastenheft definiert wurden und die Ziele der ERP-Nutzung immer wieder als Referenz für alles Einstellungen genutzt werden.

5. Starten Sie mit realistischen Erwartungen an eine ERP-Einführung mit einem ERP-Einführung-Vorgehensmodell

In der Analyse von Projekten, bei denen das Scheitern kurz bevor stand und wir um Hilfe gebeten wurden, konnten wir in der Auswertung der Gründe einen Hauptgrund identifizieren. Es sind in der Regel unrealistische Erwartungen, die als erstes Glied einer Kettenreaktion der Auslöser für Projektprobleme sind. Vor allem sind es Gründe, die mit zu wenig Zeit der Projektteilnehmer für das Projekt, zu geringen Budgets und Ressourcen ausserhalb des Kernteams in Zusammenhang stehen und dann im Laufe des Projektes unweigerlich zu Problemen, schlechten Umsetzungsentscheidungen oder sogar zum Abbruch des Projektes führen. Meist basieren die Schätzungen einer Projektlaufzeit auf den Annahmen der Softwareanbieter, ohne die wirklichen Ressourcen der Teammitglieder zu kennen oder deren Projektmitarbeit und Effizienz zu berücksichtigen. Wir haben als Dreher Consulting gelernt solche Einführungspläne auf Details zu prüfen und die Fokus-Points zu erkennen, die für ein ERP-Projekt entscheidend sind, wenn es erfolgreich umgesetzt werden soll.

6. Behandeln Sie Ihre ERP-Einführung als Business Projekt und nicht als IT- oder Technologieprojekt

Dass Technologie cool sein kann, ist unbestritten. Sie birgt aber auch die Gefahr, Abläufe, Workflows und vieles mehr unnötig kompliziert zu designen. Meist sind dies Anforderungen im Rahmen von Integration von Drittsystemen, komplexen Anforderungen für Workflows und vieles mehr. Es kann Sie bei diesen komplexen technologischen Sachverhalten sehr unterstützen, wenn Sie sich immer die Frage stellen: ist dies ein Prozess, bei dem Ihr Kunde einen Vorteil hat, wenn wir ihn so anlegen? Im Rahmen eines ERP-Einführung-Vorgehensmodells halten wir es für wichtiger, dass Sie sich als Kunde darauf konzentrieren, die nicht technischen Aspekte einer ERP-Einführung stärker zu betrachten. Die Konzentration auf eine klare Strategie, auf ein funktionierendes organisatorisches Änderungsmanagement, ein effektives Geschäftsprozessmanagement und die Einbeziehung Ihrer Nutzer sehen wir für eine erfolgreiche ERP-Einführung für viel wichtiger an. Unsere Auswertungen vieler Projekte haben deutlich gezeigt, dass die Erfolgschancen dadurch stark steigen.

7. Bereiten Sie sich gut und konsequent auf die ERP-Einführung vor

Bevor Sie starten und sich in die Einführung stürzen, ist es wichtig die Planung auf Risiken abzusuchen. Genau wie beim Bau eines Autos würden Sie nicht erwarten, dass die Räder zuerst kommen, oder das Navigationsgerät am ersten Prozessschritt zur Verfügung steht. Daher ist eine genaue Ablaufplanung entscheidend. Falls Sie an dieser Stelle großzügig sind, könnte es sein, dass eine Armee von Systemintegratoren oder ERP-Software-Consultants auftauchen, den Zähler mit Ihrer Abrechnung in Gang bringen und mit der Installation, Konfiguration und Testmanagement beginnen, ohne nach klaren Anweisungen zu arbeiten. Dieser Weg ist für einen ERP-Kunden meist sehr teuer und ineffizient. Nicht immer ist es möglich ein festes Budget zu realisieren. Dies führt dazu, dass Ihr Systemintegrator – also Ihr ERP-Softwarehaus – die Implementierung besitzt und nicht Ihr internes Team.

8. Stellen Sie das ERP-Einführungsteam sorgfältig zusammen

Sie erwarten, dass Ihr ERP-Softwarehaus die besten Berater in Ihr Projekt schickt. Dies müssen Sie konsequenterweise auch mit Ihrem eigenen Team so realisieren. Leider ist es meist so, dass die Besten schon in anderen Projekten verplant sind oder sich nur schwer aus ihrem Business-Alltag herausnehmen lassen. Es müssen aber Mitarbeiter sein, die die aktuellen Abläufe gut verstehen, am Lastenheft und an den zukünftigen Requirements beteiligt waren und Vorstellungen haben, was in der Zukunft verbessert werden kann. Die Aufgaben für das organisatorische Änderungsmanagement und mögliches neues Prozessdesign sind zu leisten und sind meist auch kritische Rollen für die eigenen Mitarbeiter dies auch durchzusetzen. Hier kann es sinnvoll sein externe Experten hinzuzuziehen, um für die Projektlaufzeit Unterstützung und eine neutrale Beurteilung zu haben.

9. Investieren Sie in ein Change-Management (Änderungsmanagement)

Wir haben noch in keinem unserer vielen ERP-Einführungen von Unternehmern oder verantwortlichen Projektleitern gehört, wir hätten für Change-Management weniger ausgeben sollen oder wir hätten uns die ein oder andere Maßnahme im Änderungsmanagement sparen können.
Aber von vielen Unternehmern und zahllosen Führungskräften (als auch Projektteam-Mitglieder) haben wir gehört, dass sie sich in der Nachbetrachtung einer ERP-Einführung gewünscht hätten, mehr Aufmerksamkeit und mehr Mittel in ein Change-Management investiert zu haben. Es ist nicht selten, dass uns unsere Kunden für solche Aufgaben beauftragen, weil die internen Kapazitäten dafür nicht vorhanden sind. Welches Budget Sie auch immer für das Change-Management festlegen, vermutlich ist es immer zu klein. Selbst wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Mitarbeiter und Ihr Projektteam von den Veränderungen begeistert sein werden, (vermutlich sind sie es auch) wird das Change-Management irgendwann im Laufe des Projektes ein kritisches Thema werden. Auch, weil Veränderungen für die Beteiligten nicht immer leicht zu meistern sind. Daher ist eine Investition in ein Change-Management eine kluge Investition im Rahmen einer ERP-Einführung.

10. Implementieren Sie eine ERP-Qualitätssicherung und eine Risikominimierung

Sicher wollen Sie nicht, dass Ihr Softwarelieferant oder Ihr ERP-Systemhaus selbst einschätzt, wie gut es die Einführung durchgeführt hat oder seine Arbeit einschätzt. Letztendlich haben Sie viel zu verlieren, wenn Sie zu nachgiebig bei den Projektrisiken oder bei den Projektherausforderungen sind. Sie werden im Laufe einer ERP-Einführung immer wieder auf Herausforderungen stossen, die neu sind oder so nicht erwartet wurden. Seien es technische Problemstellungen oder organisatorische Herausforderungen, die von den Mitarbeitern aufgezeigt werden. Diese gilt es zu bewältigen und transparent zu machen. Es gibt dazu ein kleines Beispiel: Würden Sie wollen, dass der Fuchs den Hühnerstall bewacht? Ihr Unternehmen und vor allem Ihre Organisation benötigt volle Transparenz und eine ehrliche, neutrale Einschätzung dessen, was gut läuft und was verbessert werden muss oder was überhaupt nicht funktioniert. Meist wird versucht, dies durch Lenkungsausschusssitzungen in den Griff zu bekommen. Hier präsentiert der Anbieter seinen Projektfortschritt und wir sind wieder bei der Metapher des Fuchses vor dem Hühnerstall. Der Anbieter wird sicherlich irgendwann versuchen Mängel Ihrer Organisation darzustellen und damit die Grundlage für zusätzliche Beratungsaufwendungen und Abrechnungen zu schaffen. Wenn Ihr Projektteam wartet, bis ein solches Ereignis eintritt, ist es meist schon zu spät. Hier kann ein unabhängiger Dritter – der nichts zu verlieren hat – Mehrwert leisten, indem er Risiken identifiziert und reduziert.

Zusammenfassung: Nutzen aus unserem ERP-Einführung-Vorgehensmodell

Wir hoffen, Sie finden unsere 10 Best-Practice-Punkte für ein ERP-Einführung-Vorgehnsmodell hilfreich.
Es ist keine Raketenwissenschaft. Eine ERP-Implementierung erfordert Disziplin, Konzentration auf das Ziel und Konsequenz.
Natürlich zählt zu einem hohen Maße auch die Erfahrung mit solchen ERP-Projekten. Wenn diese im eigenen Unternehmen nicht ausreichend vorhanden sein sollte, ist es ein Leichtes, einen erfahrenen, unabhängigen ERP-Berater für eine Projektleitung oder Projektexpertise hinzuzuziehen.
Damit sind Grundlagen für eine erfolgreiche ERP-Einführung gelegt.

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