#8 Herausforderungen der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

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Transkript Podcast Folge 8

Hallo und herzlich willkommen liebe Zuhörer zu einer neuen Folge unserer Reihe “Digitale Transformation”, präsentiert vom Dreher Consulting Podcast. Diesmal zum Thema Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung.

KP: Ich sitze hier heute mit Herrn Rupert Metzler, Experte für Digitalisierung im Bereich öffentliche Kommunen und ehemaliger Bürgermeister. Hallo Herr Hetzler, herzlich willkommen.

RM: Hallo Frau Potschka.

KP: Herr Metzler, möchten Sie mir gerne etwas zu Ihrem Werdegang erzählen?

RM: Gerne, Frau Potschka! Ich war acht Jahre Bürgermeister der Gemeinde Hilzingen im Hegau. Davor war ich 20 Jahre selbständiger Unternehmer, habe eine Vertriebsorganisation geführt, die bundesweit vor allem im Spirituosen-Vertrieb tätig war. 2011 habe ich meine Leidenschaft zum Beruf gemacht und habe die Kommunalpolitik dann kennen lernen dürfen, als Bürgermeister einer Gemeinde mit rund 9000 Einwohnern, einigen Ortsteilen und einer großen Verwaltung.
Dort habe ich dann erlebt wie klassische verwaltung funktioniert. Klassische Verwaltung, aber eben auch in der Zeit vor der Digitalisierung bzw. mit nur wenigen digitalisierten Prozessen. Aus diesem Grund habe ich mich nach meiner Amtszeit dazu entschlossen diese Erfahrungen aufzunehmen, aufzugreifen und Kommunen, Landkreisen, etc., der öffentlichen Hand, die Möglichkeit zu geben von meinen Erfahrungen zu profitieren und in der Digitalisierung hier weiter zu bringen.

KP: Und jetzt arbeiten sie mit Dreher Consulting zusammen, sind jetzt hier Experte für Digitalisierung, speziell für Kommen. Weil es da ja durchaus Herausforderung gibt für die Kommunen, im Bereich Digitalisierung.

RP: Auf jeden Fall! Die Digitalisierung ist in der öffentlichen Hand kein Bereich mit dem man sich gerne beschäftigt, denn er – die Digitalisierung – führt dazu, dass ganze Verfahren, ganze Prozesse ganz anders gehandhabt werden müssen, als über Jahrzehnte tradiert und gelernt. Und diese Veränderungen im Herangehen an verschiedene Verwaltungsakte sind nicht einfach abzuwickeln in den Köpfen, vor allem der Mitarbeiter. Hier wollen wir als Dreher Consulting, ich als ich als Rupert Metzler, den Bürgermeistern, den Landräten oder auch den Hauptamtsleitern – jedem, der damit zu tun hat – helfen, diesen Prozess dann positiv zu gestalten.

KP: Welche vorteile bringt denn den Kommunen die Digitalisierung?
RM: Genau diese Frage stellt sich ja häufiger oder stellte sich häufig. Dazu muss man unterscheiden was will ich denn digitalisieren? Will ich nur das berühmte papierlose Büro installieren, weil mir vielleicht, zum Beispiel, auch einfach das Archiv überquillt, oder hab ich Probleme auf dem Arbeitsmarkt? Kriege ich nicht mehr ausreichend Mitarbeiter um normal weiter arbeiten zu können? Muss also Prozesse digitalisieren, um effektiver zu sein.
Also: die Archivierung, Abwicklung von Prozessen, aber dann natürlich auch die wirklich bürgernahen Abläufe, diese zu digitalisieren das ist aus meiner Sicht der Kern der Digitalisierung. Also, die Beantragung eines Ausweises. Das ist das was auf den Bürgerbüros heutzutage viel Manpower kostet, viel Arbeit bringt, auch nachgelagert. Diese Prozesse in den Rathäusern und Landratsämtern anders zu strukturieren, das ist mein Ansatz.

KP: Das heißt, letztendlich hätten ja auch die Bürger wesentlich mehr von der Digitalisierung?

RM: Das ist genau der Punkt! Der Bürger muss ja was davon haben. Es bringt nichts, wenn der nur der Bürgermeister sagen kann “Jawoll, wir sind die Ersten!” Das ist schön, aber es muss ein Effekt sein am Bürger. Und mit modernen Prozessen hat der Bürger, der Jüngere, aber auch der vielleicht bewegungseingeschränkte Ältere, oder – was wir jetzt in erfahren haben in der Corona-Krise – wenn, aus welchen Gründen auch immer, die Zugänglichkeit zur öffentlichen Verwaltung nicht mehr so gegeben ist, dass man dann eben auf diese Prozesse ausweichen kann. Und vielleicht auch altgewohnte Denkweisen über Bord wirft. Thema Cloud.

KP: Viele Leute haben ja Vorbehalte gegenüber diesem Cloud-Thema – weil Sie es gerade angesprochen haben – und befürchten, dass die Daten da nicht so sicher sind mit Cloud-Servern.

RM: Das war genau auch meine Überlegung. Lange Jahre war ich der Überzeugung, dass kommunale Daten, die Daten der Bevölkerung auch vor Ort bleiben müssen. Aber inzwischen hat sich einfach dort vieles getan in der Dienstleistung, durch spezielle eben Cloud-Dienstleister, die gewährleisten können, dass die Daten eben nicht in Amerika, Texas oder Sibirien gehostet werden, sondern vor Ort bleiben. Und die technischen Notwendigkeiten, die eine wirklich sichere Datenbank benötigt hat man in keiner Verwaltung bzw. nur dann mit extrem viel Personaleinsatz. Hier ist einfach ein großer finanzieller Vorteil möglich wenn man sich mit modernen Cloud-Dienstleistern und deren Produkten in diesem Umfeld auseinandersetzt.

KP: Um nochmal auf das vorherige Thema zurückkommen mit den Vorteilen: Ich denke, da gibt es sicherlich auch Vorbehalte der Kommunen, der Mitarbeiter, dass die eventuell ihre kompletten Abläufe in der Verwaltung und Methoden umstellen müssen.

RM: Aus meiner Sicht ist es nicht notwendig, denn die gesetzlichen Grundlagen bleiben ja die gleichen. Man wird immer noch einen Ausweis brauchen, man wird immer noch seine Anmeldungen machen müssen, seine Wohnungsgebermeldung, seine Gewerbeanmeldungen, seinen Wohnsitz ummelden. Aber man muss hier auch daran denken, was erleichtert das Leben für den Bürger, aber eben auch für die Verwaltung wenn ich solche Prozesse anders abwickeln kann, als ausschließlich in persönliches Erscheinen auf dem jeweiligen Amt. Und das ist aus meiner Sicht das zentrale Problem der Digitalisierung. Hier wegzukommen von starren Arbeitszeiten, wegzukommen von Anwesenheitspflichten für Bürgerinnen und Bürger, aber eben auch für die Mitarbeiter.
Kommen wir nochmal zum Thema Corona-Zeitraum, wo man aber auch gesehen hat, dass es notwendig ist, dass in der öffentlichen Verwaltung mehr Homeoffice möglich sein muss, um hier zum einen die Mitarbeiter zu schützen, aber eben auch hier Möglichkeiten für andere Arbeitszeitmodelle zu schaffen.

KP: Denken sie, dass die Digitalisierung zu mehr Homeoffice und auch zu mehr Videokonferenzen führt? Also, wir sehen das ja gerade in der Corona-Krise, dass jetzt die Software-Anbieter Webkonferenz-Tools anbieten und das die gerade boomen. Wie sehen sie das?

RM: Auf jeden Fall. Bis jetzt, bis vor kurzem war es in der öffentlichen Verwaltung nur sehr schwer möglich Homeoffice zu betreiben. Wegen dem Thema Datensicherheit. Akten nach Hause zu nehmen ist nicht möglich, etc. Aber hier hat gerade Corona gezeigt, dass es auch anders ausgehen muss, dass man hier die Möglichkeiten schaffen muss. Genauso Möglichkeiten für die beteiligten politischen Organe sei es Gemeinderäte, Kreistage etc., auch mit solchen Situationen anders umzugehen, diese Dinge dann digital abzuhalten eben nicht nur als Videokonferenz, sondern es haben ja parallel jetzt auch die – oder wurden sogar schon – die gesetzlichen Vorgaben geschaffen, um hier auch rechtssicher Beschlüsse herbeiführen zu können ohne die Präsenz in einem Ratssaal.

KP: Wie schätzen sie denn die Situation im Moment ein? Sind die Kommunen für die Digitalisierung gerüstet oder tun die sich sehr schwer?

RM: Ich denke, die Kommunen sind personell gerüstet und auf jeden Fall in der Lage. Die entscheidenden Personen wie Landräte, Bürgermeister, Hauptamtsleiter, IT-Verantwortliche haben sich schon länger mit diesen Dingen auseinandergesetzt, haben aber jetzt unter Corona gesehen wie dringend es ist, sich daran zu setzen und vor allem auf den Weg zu machen die Digitalisierung jetzt doch möglichst zeitnah umzusetzen. Und auf diesem Weg wollen wir ihnen behilflich sein. Die sachlichen Voraussetzung sind meistens gegeben, wie leistungsfähige Internetverbindungen, leistungsfähige LANS – also Local Area Networks – oder W-LANS in den jeweiligen der Verwaltungen. Und ansonsten sind die technischen Voraussetzungen sicherlich gegeben. Die Voraussetzungen in den Köpfen, die müssen wir gemeinsam schaffen.

KP: Schätzen sie das so ein, dass die Herausforderung ein Problem der Mentalität ist oder der Gesetze? Wo ist da die Herausforderung für die Kommen?

RM: Sehen Sie Frau Potschka, das ist eine Mischung aus beidem. Zum einen bestehen im Moment immer noch gewisse Regelungen gesetzlicher Art – von der Gemeindeordnung bis über verschiedene Meldevorgaben, die aber gerade überwunden werden, weil sich einfach gezeigt hat, dass sie nicht mehr zeitgemäß sind. Und dieses Gemengelage aus auf der ein seite Grenzen zu haben durch die gesetzlichen Vorgaben, auf der anderen Seite aber einfach wieder hier das gewohnte Terrain zu verlassen, die langjährige, jahrzehntelange Erfahrung mit Prozessen mit – den Ausdruck werde ich nie vergessen: Der Vorgang ist das Wichtigste, was ein ein Mensch der Verwaltung kennt und der über allem steht. Der Vorgang muss auch anders abgewickelt werden können und das hat die jetzige Zeit gezeigt, dass hier die Notwendigkeit da ist, aber inzwischen eben auch gesehen wird.

KP: Das heißt, die Kommunen sind auf dem richtigen Weg. Also, sie bemühen sich.

RM: [lacht] Sie bemühen sich, ja. Sie wissen um die Notwendigkeit, spüren sie spüren sie vielleicht noch nicht so sehr tatsächlich wie der Bürger draußen unter Corona, der irgendwas gerne hätte machen wollen und – wie mir berichtet wurde aus manche einem Rathaus – dann die Nachricht bekommen hat: “Ja, weil wir ja auch nicht immer da sein können, schreiben Sie das bitte per Brief.” Weil auch die E-Mails nicht mehr regelmäßig gelesen werden und so können wir den Vorgang wieder korrekt anlegen. Aus diesem Teufelskreis, aus diesen Überlegungen heraus zu führen das muss der richtige Weg sein.

KP: Und haben Sie da auch Ratschläge oder Ressourcen für Kommunen? Also was würden sie denen raten, wo fängt man an bei der Digitalisierung?

RM: Das kommt jetzt ganz ganz stark drauf an, was ich für eine Verwaltung habe. Ein Rathaus mit acht Mitarbeitern einer 200- Einwohner-Gemeinde muss ich anders behandeln, als eine Mittelgroße oder als die Großstadt oder sogar ein Landratsamt. Die großen Verwaltungen wird man sicherlich über eine Task Force, über eine Stabsstelle, die direkt an den jeweiligen Dezernenten oder sogar Landrat berichtet und dort dranhängt, arbeiten müssen um hier die Prozess zu identifizieren, die Prozesse zu analysieren und schlussendlich – auch eine ganz wichtige Punkt – die Mitarbeiter auf diesen Weg eben auch mitzunehmen, die betroffenen Mitarbeiter.
An der Stelle auch wichtig zu betonen, der Mitarbeiter in der Verwaltung darf nicht das Gefühl bekommen er soll ersetzt werden! Wir sind ja nicht in der Wirtschaft, wo es sich um strenge Rationalisierung, Kosteneinsparungen dreht, sondern in der öffentlichen Verwaltung. Man hat eh zu viele Aufgaben mit zu wenigen Mitarbeitern abzuwickeln, sodass man den Mitarbeiter dann wirklich guten Gewissens sagen kann: “Wir wollen dich dadurch entlasten und deinen Arbeitstag besser strukturieren.” Das ist ganz ganz wichtig zu betonen. Wichtig ist für uns erstmal, dass sich die Entscheider der jeweiligen Behörde auf den Weg machen, gerne mit uns gemeinsam, um dann zu ermitteln, wo liegen die Möglichkeiten der Digitalisierung und wie kommen wir dann hier zu einer guten Lösung.

KP: Also ein starkes Plädoyer für die Digitalisierung in Kommunen, damit es auch den Bürgern besser geht. Ja, vielen Dank Herr Metzler! Das war ein sehr erhellendes, sehr nettes Interview. Vielen Dank dafür!

RM: Danke sehr Frau Potschka für das angenehme Gespräch!