Unternehmen, die sich mit der Auswahl einer ERP Software und einer späteren ERP Einführung beschäftigen, beginnen oft direkt mit der Suche oder Identifikation einer ERP Software, ohne sich mit der Vorbereitung für eine Softwareeinführung zu beschäftigen. Sie gehen meist davon aus, dass Sie schon die richtige Auswahl treffen, indem die richtige (BranchenLösung oder Technologie auswählen, indem sie einfach die Funktionen und die Vorteile der Software bewerten.
So bereiten Sie sich und Ihr Unternehmen auf die Auswahl einer ERP Software vor
Wichtige Aktivitäten, die vor einer ERP-Auswahl abgeschlossen werden sollten. Bevor Sie Kontakt mit einem ERP-Anbieter aufnehmen, oder die wichtigsten ERP-System- und Anbieterlisten durchgehen, sollten Sie sich auf diese sieben Aktivitäten konzentrieren:
Sicherstellung der organisatorischen Ausrichtung
Ein Schlüssel zu einer erfolgreichen Auswahl einer ERP Software ist die Sicherstellung, dass alle Beteiligte im gesamten Unternehmen die strategischen Ziele des Unternehmens verstehen und mittragen. Erst wenn dies sichergestellt ist, kann überlegt werden, wie mit Hilfe von Technologie und Software Einzelziele zu erreichen sind.
Dazu gehören beispielsweise die Verbesserung der Kommunikation mit Kunden, das generieren neuer Geschäftsmodelle oder die Suche nach neuen, zusätzlichen Wertschöpfungspotentialen um neue Geschäftsfelder zu erschließen. Es ist keinesfalls schon der Zeitpunkt, an dem sie sich auf bestimmte Technologien konzentrieren sollten, sondern die wichtige Basis zu schaffen, auf deren Grundlage sie den ERP Anbieter auswählen, der Ihre Strategie am besten abbilden und ihnen damit hilft, Wettbewerbsvorteile zu realisieren.
Entwickeln Sie einen Business Case
- Welche Wettbewerbsvorteile erwarten Sie vom Einsatz einer neuen ERP-Software?
- Was sind die erwarteten Kosten?
Auf diese Fragen die Antworten zu kennen, ist entscheidend, um eine ERP-Investition zu rechtfertigen. Gerade dann, wenn Sie beginnen, nach dem ROI fragen.
Um wirklich zu überzeugen, sollten Sie genau beschreiben, wie diese (neuen) Ziele die Strategieziele Ihres Unternehmens unterstützen. Viele ERP-Fehler können verhindert werden, indem sichergestellt wird, dass die Interessengruppen die Rolle der Technologie in der digitalen Transformation verstehen. Mit einem Business Case können Sie dies.
Reduzieren Sie die Widerstände gegenüber Veränderungen frühzeitig
Sobald Sie sich für eine Einführung einer neuen ERP-Software entschieden haben, müssen Sie die Mitarbeiter informieren. Jetzt reicht es nicht mehr, dass nur das Projektteam informiert ist. Sie wissen möglicherweise zu diesem frühen Zeitpunkt noch nicht, welche spezifischen Technologien oder welche Software zum Einsatz kommen wird, aber es ist nie zu früh, um über die allgemeinen Ziele der zukünftigen ERP-Implementierung zu kommunizieren. Durch die Kommunikation innerhalb einer Unternehmenskultur, die die Mitarbeiter bei Veränderungen mitnimmt, können Sie eine Strategie für das Organisationsänderungsmanagement (Change Management) entwickeln, die den Mitarbeitern hilft, Veränderungen leichter anzunehmen. Beim Beteiligen und Einbeziehen Ihrer Mitarbeiter geht es nicht nur darum, die Systemnutzung zu erhöhen. Das Beteiligen der Mitarbeiter ist schon beim Auswahlprozess vor einer Implementierung notwendig. Beispielsweise können Mitarbeiter während der Definition der Anforderungen und danach im Rahmen des Auswahlprozesses wertvolle Informationen beisteuern. Eine Begeisterung und eine positive Einstellung für das Vorhaben ERP Projekt schon vor der Auswahl aufzubauen, kann das zukünftige Engagement maximieren und die Risiken in der Umsetzung minimieren.
Anforderungen an die Geschäftsprozesse definieren
Nicht immer existieren in Unternehmen, die sich mit der Auswahl einer ERP Software beschäftigen, klar definierte Prozesse. Wenn Sie jedoch mit einem ERP Projekt beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass die wichtigsten Geschäftsprozesse dokumentiert sind. Falls dies noch nicht der Fall sein sollte, ist es sinnvoll dies im Rahmen der Erstellung des Lastenheftes und der Überführung ins Pflichtenheft sicherzustellen. Durch eine Prozessdokumentation sind sie in der Lage, die funktionellen Anforderungen in Ihren Prozessen zu priorisieren. Optimierungspotentiale und Verbesserungen können erkannt und realisiert werden. Da im Auswahlverfahren festgestellt werden muss, welches ERP System welche Anforderungserfüllung erreicht, hilft ein Prozess Mapping dies festzustellen. Gleichzeitig wird damit deutlich, wer welche Daten benötigt und welche Prozesse entscheidend sind.
Geschäftsprozesse optimieren und transformieren
Während einige Prozesse möglicherweise nur inkrementelle Verbesserungen erfordern, müssen Prozesse, die sich auf Ihren Wettbewerbsvorteil beziehen, möglicherweise einer vollständigen Überarbeitung unterzogen werden. Mit anderen Worten, sie benötigen eine Neugestaltung der Geschäftsprozesse. Dies ist ein Ansatz für das Business-Design, bei dem es darauf ankommt, funktionale Silos aufzubrechen und ein durchgängiges Prozessverständnis zu realisieren. Es beinhaltet das Nachdenken über den Zweck jedes Prozesses und die Übergabe zwischen Funktionen und Abteilungen. Letztendlich führt dieser Ansatz zu Effizienzsteigerungen, die bei der Auswahl der ERP-Software eine Rolle spielen müssen. Wenn ein neues ERP System Ihre optimierten Prozesse nicht unterstützen kann, ist es für Ihre Organisation nicht geeignet.
Welche Optionen haben Sie für den Betrieb einer ERP Software?
Möchten Sie eine ERP Software selbst auf Ihren Rechnern im eigenen Haus speichern und betreiben? Oder möchten Sie dies extern hosten lassen? Unternehmen und Organisationen, die eine umfangreiche Kontrolle über Ihre IT benötigen oder wollen, bevorzugen in der Regel den Betrieb in ihren eigenen Rechenzentren. Organisationen und Unternehmen, die im Rahmen ihrer IT Compliance weniger Restriktionen haben, sind offener für die Auslagerung des Rechenzentrums bis hin zu einer Nutzung in der Cloud.
Hier einige Optionen, auf die Sie bei der Bewertung der Alternativen für den Betrieb ihrer Software treffen könnten:
ERP Cloud Software, die in einer externen Umgebung gehostet (in der Cloud) wird, die entweder einen oder mehrere Mandanten umfasst
SaaS ERPSoftware, die von einem Anbieter in einer Cloud-Umgebung mit mehreren Mandanten verwaltet wird
ERP On Premise (vor Ort Betrieb)In Ihrem Unternehmen gehostete und betriebene Software
Hybrid CloudEine Kombination aus On-Premise-Hosting und Cloud-Hosting
Managed ServicesAlle Plattformen und Technologien, die von einem externen Anbieter gehostet werden können
Eine IT-Strategie entwickeln
Neben den Bereitstellungsoptionen müssen Sie vor der ERP-Auswahl noch einige andere IT-Strategieentscheidungen treffen. Zum Beispiel müssen Sie eine Integrationsstrategie festlegen – möchten Sie ein einzelnes ERP-System oder mehrere Best-of-Breed-Systeme?
Best-of-Breed-ERP-Systeme können Ihnen dabei helfen, Wettbewerbsvorteile zu erzielen, sie schaffen jedoch auch technische Komplexität, Integrationsherausforderungen und Datenprobleme (Stichwort: Schnittstellen). Viele Unternehmen implementieren einzelne ERP-Systeme, da sie eine Standardisierung ermöglichen, die den Änderungswiderstand im Unternehmen reduzieren kann. Einzelne ERP-Systeme bieten Ihnen jedoch die Flexibilität, die beste Software für jeden Ihrer Funktionsbereiche auszuwählen. Dies bedeutet aber, dass Sie möglicherweise mehr Software anpassen müssen, was kostspielig sein kann.
Damit sind Sie bei der Auswahl eines ERP-Systems einen Schritt weiter gekommen
Diese sieben Punkte helfen Ihnen dabei, eine Grundlage zu schaffen, auf der Sie ERP-Anbieter effektiv auswählen und bewerten können. Damit erhalten Sie die notwendigen Informationen und eine Grundlage, um die funktionale und technische Anpassung jeder auf dem Markt befindlichen digitalen Technologie zu analysieren. Sie wissen nun, welche Kriterien für Ihr Unternehmen zur Auswahl einer ERP Software am wichtigsten sind. Sie können damit Ihre Auswahl durchführen und die Angebotspalette soweit einschränken, bis Sie die Softwarelösung gefunden haben, die Ihre digitale Strategie unterstützt und Ihren Wettbewerbsvorteil unterstützt und verbessert.
