In ERP­-Beratung

10 Fehler bei der Dokumentation von ERP Prozessen, die Sie vermeiden müssen.

Weshalb soll überhaupt dokumentiert werden?

Wie steigern Sie die Qualität  Ihrer Prozessdokumentation?

Einführung: Prozessdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens, das einen Überblick über die Geschäftsabläufe behalten möchte. Die Prozessdokumentation ermöglicht es, einen Ablauf in einem Unternehmen zu repräsentieren; die einsetzbaren Techniken und Methodiken helfen dabei die Dokumentation umzusetzen. Alle nötigen Informationen sollen knapp und anschaulich beschrieben und bereitgestellt werden. Schon zu Beginn der Planung der Dokumentationserstellung müssen einige wichtige Punkte beachtet werden, bevor mit der Dokumentation begonnen wird.
Wir haben 10 Punkte aus der Praxis zusammengestellt, die zur Qualität Ihrer Dokumentation beitragen können.

Im Rahmen von Investitionen sind es sehr oft ERP Programme oder ERP Softwareprojekte, die zur Notwendigkeit einer Prozessdokumentation führen.

ERP Programme sind Schwerpunkt der Unternehmensinvestitionen

ERP System im Vergleich der Investitionen - ERP Prozess Dokumentation

ERP Software und Unternehmenssoftware im Fokus der Investitionen

Dokumentation von ERP Prozessen – Checkliste

Punkt 1: Zuständigkeiten & Quality Check

Die Dokumentationserstellung übernehmen die zuständigen Mitarbeiter. Die Rollen und die Zuständigkeiten sollten klar definiert werden. Fehlende Zuständigkeiten sind vom Projektleiter zuzuweisen. Nach kontinuierlichen oder geplanten Zeitabständen sorgen die Mitarbeiter für einen Quality Check. Die Dokumentation sollte anschließend von allen zuständigen Personen geprüft und akzeptiert werden.

Punkt 2: Termine & Meilensteine

Stellen Sie sicher, dass die eingeplanten Termine für die Dokumentation eingehalten werden.

Punkt 3: Software & Tools

Denken Sie an die optimale Software für die Beschreibung Ihrer Prozesse. Nehmen Sie die bestpassende Software und Tools zur Hilfe.

Denken Sie daran: Das Ziel ist es, die wichtigsten Inhalte zu vermitteln. Dabei sollte der Leser sich auf die Inhalte konzentrieren können. Reicht dem Leser der Text, benötigt er ein Diagramm (UML, BPMN, eEPK), ist eine zusätzliche Software notwendig?

Punkt 4: Lizenzen

Die Dokumentation und Ihre Bestandteile sollten in einem später lesbaren Format verfasst sein. Hier ist besonders auf die Lizenzen zu achten. Prüfen Sie, ob Sie über ausreichende Lizenzen auch für die Zukunft verfügen.

Punkt 5: Sicherheitskopie

Erstellen Sie eine Sicherheitskopie unter einem sicheren Verzeichnis, falls dies bei Ihnen nicht automatisch abläuft. Im Falle einer Störung erspart die erstelle Kopie viel Zeit, Arbeit und Kosten.

Punkt 6: Norm & Übersichtlichkeit, Format

Verwenden Sie eine Norm oder Konventionen, sind diese zu berücksichtigen.

Ein schneller Zugriff auf die gewünschten Informationen spart viel Zeit. Es wirkt sich ebenfalls auf den Spaß an der Arbeit und trägt somit zum Gesamterfolg eines Projektes positiv bei. Gestalten Sie Ihre Prozessdokumentation übersichtlich und sorgen Sie für die Einfachheit und Überschaubarkeit der Gliederung und Inhalte.

Punkt 7: Aktualität, Versionierung & Dateibenennung

Die Aktualität der Dokumentation sorgt für einen einwandfreien Ablauf zwischen den beteiligten Personen. Die Inhalte sollten auf dem aktuellen Stand sein und von den zuständigen Personen gepflegt werden.

Verfügen Sie über mehrere Versionen, so achten Sie auf die richtige Version Ihrer Prozessdokumentation während der Bearbeitung.

Es sollte ein zentraler Ort für alle relevanten Dokumente existieren. Achten Sie auf die richtigen Dateibenennungen. Legen Sie Regeln für die Dateinamen und Benennungen fest. Halten Sie sich an diese Regeln.

Punkt 8: Verständlichkeit

Die Dokumentation soll ihrem Leser verständlich sein. Sorgen Sie dafür, dass der Leser die Inhalte ohne Mühe und fremder Hilfe nachvollziehen kann. Achten Sie auf richtige Fachbegriffe, diese erleichtern den Lesefluss.

Punkt 9: Medieninhalte: Grafiken, Statistiken & Co.

„Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.“ (c) Bekanntes Sprichwort. Verwenden Sie anschauliche Grafiken zur Repräsentation der Inhalte. Verwenden Sie nicht zu viele Grafiken und nur an den Stellen, wo diese effizienter als der Text wirken.

Punkt 9: Links, Verlinkungen

Links und verlinkte Dokumente sollten richtig verlinkt sein: zu richtigen Verzeichnissen und Pfaden zeigen.

Punkt 10: Vorhandenes Know-How wiederverwenden

Das gesammelte Wissen aus den vorigen Projekten bringt Ihnen einen großen Mehrwert! Meiden Sie begangene Fehler, vermeiden Sie unnötige Schritte. Wiederverwendung von Best Practices hilft Ihnen dabei schneller und effizienter zum Ziel zu kommen.

ERP Software Einsatz in großen Unternehmen

ERP in Unternehmen nach Wirtschaftszweigen unterteilt

Zusammenfassung der Checkliste als Hilfe zur Dokumentation von ERP Prozessen:

  1. Die ERP Prozessdokumentation ist deshalb für ein Unternehmen wichtig, weil sie für alle Beteiligten eine Grundlage zur Zusammenarbeit im Unternehmen darstellt.
  2. Sie hilft den Beteiligten die Zusammenhänge im Workflow, im ERP System und den notwendigen Datenbanken und Schnittstellen zu erkennen und zu verstehen.
  3. Sie ist Grundlage und Ergebnis für eine effiziente ERP Beratung durch erfahrene Projektmitarbeiter um die Gesamtzusammenhänge abzubilden und als Vertragsbestandteil für einen Softwarekauf und dient auch der Qualitätssicherung bei der ERP Softwareabnahme. Sie dient auch der Unterstützung bei der Konfiguration und den Vorgaben bei der Installation einer ERP Softwarelösung.

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