Etwa 45 Prozent der mittleren und größeren Unternehmen in Deutschland nutzen seit 2015 eine Prozessmanagement-Software, (Quelle: Uni Stuttgart-Studienarbeit D.2.2, D.2.9, K.6.1). Für viele Unternehmen, die sich im Rahmen von Digitalisierung und Prozessmanagement mit Prozessoptimierung auseinandersetzen, stellt sich daher früher oder später die Frage, welche Prozessmanagement-Software am besten geeignet ist. Dabei ist nicht nur der Funktionsumfang der Software relevant, sondern auch Höhe und Struktur der anfallenden Kosten. Einmalkosten für den Kauf der Software und anschließender Wartung müssen ebenso beachtet und verglichen werden wie eventuell anfallende fortlaufende Kosten wie beispielsweise durch die Nutzung von Cloud-Software. Da die Nutzung von Prozessmanagement-Software Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen hat, lohnt es sich, verschiedene Optionen und Lösungen genau zu vergleichen.
Die 5 Top Prozessmanagement-Softwares und ihre Anbieter stellen wir in diesem Artikel vor. Natürlich erheben wir keinen Anspruch auf Vollständigkeit, dazu ist der Markt zu heterogen. Sie bekommen aber einen Überblick über die Eigenschaften der meistgenutzten Anbieter.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Prozessmanagement-Software?
- Vielfältige Einsatzbereiche von Prozessmanagement-Software
- Welche Anbieter von Prozessmanagement-Software gibt es? (BPM-Tools)
- Microsoft Visio
- iGrafx
- Camunda
- AristaFlow
- Lana
- Celonis
- Es ist eine Herausforderung, eine passende Prozessmanagement-Software zu finden
Was ist eine Prozessmanagement-Software?
Prozessmanagement-Softwares sind Tools, die Teams unterstützen sollen, systematisches Prozessmanagement durchzuführen. Dabei gibt es Leistungsumfänge von einfachen Zeichenprogrammen zur Abbildung von Prozessen bis hin zu umfangreichen Programmen, die gleichzeitig noch eine Analyse der Abläufe von Prozessen vornehmen können. Letztere auch in der Lage, Prozess-Simulationen durchzuführen. Dabei darf aber der Aufwand in keinem Fall unterschätzt werden. Je umfangreicher das Programm, desto höher ist der Aufwand an Kosten und Personal für Anschaffung und Betrieb.
Prozessmanagement ist aber weitaus mehr, als nur die Nutzung von Software zur Abbildung von Prozessen. Wenn Sie mehr über die Realisierung von Wettbewerbsvorteilen durch die Nutzung von Prozessmanagement wissen wollen, sollten Sie diesen Artikel lesen.
Vielfältige Einsatzbereiche von Prozessmanagement-Software
Zu den Einsatzbereichen von Prozessmanagement-Software gehören Workflows, End-to-End-Prozesse, strategisches Prozessmanagement und vieles mehr. Meist werden diese Werkzeuge von internen Projektteams, der eigenen IT-Abteilung oder Inhouse Consultants eingesetzt.
Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die bekanntesten Anbieter und den Funktionsumfang von Prozessmanagement-Software. Zunächst die reinen Werkzeuge zur Abbildung dann Workflow Engines bis zum Process Mining System.
Welche Anbieter von Prozessmanagement-Software gibt es? (BPM-Tools)
- Microsoft Visio
- iGrafx
- Camunda
- AristaFlow
- Lana
- Celonis
Microsoft Visio
Eines der bekanntesten Werkzeuge, um Prozesse abzubilden und Workflows darzustellen, ist Microsoft Visio aus dem Hause Microsoft. Mit diesem Tool können Flussdiagramme einfach und schnell abgebildet werden. Von der Visualisierung von Abläufen einfacher Strukturen bis zu Templates für Methoden der BPMN ist alles möglich. Microsoft Visio ist in die Microsoft 365-Welt eingebunden. Dadurch ist die Software auch in Microsoft Teams nutzbar und somit auch in einem Team mit Einbindung in die 365ßWelt von Microsoft einsetzbar. Die Nutzung innerhalb einer Cloud-Lösung auf mobilen Geräten ist ebenso möglich wie die Installation auf Desktop-Geräten.
iGrafx
Seit vielen Jahren ist die Software iGrafx mit Lösungen zur Abbildung von Geschäftsprozessen und zum Prozessmanagement erfolgreich am Markt. iGrafx verfolgt den Ansatz, dass in Unternehmen der Prozess im Mittelpunkt steht und damit für den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens eine hohe Bedeutung hat. Die Prozessmanagement-Software iGrafx versteht sich als Business Suite, die im Rahmen von BPM-Initiativen den Beteiligten die Möglichkeit gibt, ein Gesamtbild der Prozesslandschaft zu erhalten. Das Ziel ist, ein Werkzeug zur Verfügung zu stellen, das dabei hilft, versteckte und ineffiziente Prozesse zu entdecken und sie in effiziente Prozesse umzuwandeln.
Camunda
Die Software Camunda geht einen Schritt weiter als die beiden bisher vorgestellten. Camunda ist ein Tool, mit dem Prozesse dokumentiert, aber auch Workflows aktiv realisiert werden können. Camunda fokussiert sich stärker auf die Orchestrierung und Realisierung von Workflows innerhalb einer bestehenden Umgebung. Als Entwicklertool wurde es sehr schlank aufgebaut und nutzt für die Schnittstellen mehr und mehr populäre APIs. Automatisierung manueller Prozesse ist einer der Fokuspunkte von Camunda.
AristaFlow
Die Software von Aristaflow ermöglicht es, Prozesse grafisch abzubilden, zu modellieren und zu digitalisieren. Workflows lassen sich designen und im Rahmen von Process Engines auch steuern. Diese Prozessmanagement-Software ist stark in die Microsoft-Landschaft integriert und ermöglicht im Rahmen der angebotenen Suite die Integration in bestehende ERP-Systeme. Geschäftsprozesse können somit gestaltet, verifiziert und mit Hilfe der Suite aktiviert werden.
Lana
Die Managementsoftware von Lana zählt zur Klasse der Process Mining Tools. Dabei geht es nicht um die händische Abbildung von Prozessen. Process Mining will stattdessen anhand vorhandener ERP-Prozesse Daten auswerten, darstellen und damit Potentiale aufzeigen. Auf Basis der Auswertungen können Entscheidungen getroffen werden, die bis zur Neugestaltungen von Prozessabläufen führen können. Lana selbst spricht vom Einsatz von Machine Learning Tools, die helfen, Prozessabweichungen zu identifizieren. Kennzahlen werden automatisch aus der Prozessanalyse erzeugt. Lana selbst ist überzeugt, dass die Kombination aus Machine Learning und Prozessmanagement aus ihrer Software eine der stärksten und smartesten Analysetechnologien macht.
Celonis
Das Unternehmen Celonis hat eine Business Suite entwickelt, von der es selbst sagt, sie sei Marktführer im Bereich Process Mining. Die entwickelte Software-Technologie bildet um ein Execution Management System das Herzstück der Lösung für die Analyse von Geschäftsprozessen. Die Celonis-Lösung basiert auch auf der Auswertung von Daten und Transaktionen von bestehenden Systemen. Meist sind dies unter anderem ERP-Systeme, die Informationen als Datengrundlage bereitstellen. Die Auswertung ermöglicht eine Darstellung bis hin zum Task Management sowie die Analyse einzelner Prozesse.
Die Komplexität von Process Mining Software ist nicht zu unterschätzen. Leider ist es noch längst nicht so, dass auf Knopfdruck Ergebnisse dargestellt werden können. Diesen Ergebnisdarstellungen gehen längere Vorbereitungen zur Erfassung der Daten voraus. Das ist aufwändig und benötigt immer noch Spezialisten zur Durchführung. Das ist auch der Grund, weshalb sich diese Technik im Augenblick vor allem in Unternehmen lohnt, in denen extrem grosse Datenmengen anfallen und deren Prozesse eine gewisse Standardisierung erfahren haben.
Es ist eine Herausforderung, eine passende Prozessmanagement-Software zu finden
Die große Auswahl an Prozessmanagement-Software ist für viele Projektleiter, IT-Verantwortliche und Geschäftsführer, die sich im Prozess der Entscheidung befinden, zunächst abschreckend. Eine passende Prozessmanagement-Software als Tool zur Prozessabbildung ist jedoch ein wichtiger Erfolgsfaktor für ein Unternehmen. Es empfiehlt sich, festzulegen, ob Sie nur dokumentieren, einen Workflow generieren oder sogar Process Mining nutzen möchten. Daher ist es wichtig, genügend Zeit zu investieren, zu vergleichen und erst dann eine Entscheidung zu treffen. Da es auch einige Softwarelösungen gibt, die nur in der Cloud angeboten werden, könnte eine Publikation: 4 Vor-und Nachteile des ERP-Cloud Computing für Sie interessant sein. Es gelten dabei die gleichen Kriterien wie bei Cloud-Lösungen für andere Software.
Welche Prozessmanagement-Methoden eingesetzt werden können, damit die Software ihre Aufgabe erfüllen kann, wird in der Übersicht zum Prozessmanagement beschrieben.
