Die meisten kennen das Sprichwort „Never change a running system“. Ein System, das läuft, fasst man ungern an. Doch wer mit der Modernisierung wartet, bis das ERP-System nicht mehr läuft, riskiert erhebliche Probleme im Geschäftsbetrieb
In vielen mittelständischen Unternehmen ist das ERP seit über einem Jahrzehnt im Einsatz – das durchschnittliche ERP-System ist rund 12 Jahre alt (eigene Analysen Stand 2024)
Seither hat sich das Geschäftsumfeld drastisch gewandelt: Remote Work, digitale Kundenkanäle, neue Compliance-Anforderungen und rasante technologische Fortschritte prägen den Alltag. Veraltete ERP-Systeme stoßen hierbei an Grenzen. Sie sind oft langsam, schwerfällig in der Bedienung und nicht mehr kompatibel mit modernen Anforderungen.
Typische Schwachstellen älterer ERP-Lösungen sind z.B. mangelnde Integration (Dateninseln ohne Echtzeitaustausch), fehlende Mobilzugriffsmöglichkeiten für Außendienst oder Homeoffice, eingeschränkte Berichts- und Analysefunktionen und steigende Wartungskosten. Zudem laufen viele Legacy-ERPs auf Technologien, für die es kaum noch Expertise oder Hersteller-Support gibt – Sicherheitsupdates werden seltener, und das Risiko von Ausfällen oder Sicherheitslücken steigt. Die Folge: Mitarbeiter improvisieren mit Excel & Co., Prozesse werden ineffizient, und Chancen der Digitalisierung bleiben ungenutzt. Kurzum: Ein veraltetes ERP-System kann zum Bremsklotz für Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit werden.
Eine Modernisierung des ERP-Systems zielt darauf ab, diese Risiken zu eliminieren und das Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen. Wichtig ist: Dabei geht es nicht um Technik um der Technik willen. Vielmehr soll das ERP als digitales Herzstück wieder optimal die Geschäftsprozesse unterstützen – heute und in Zukunft. Ohne sofort auf ein neues System zu pochen, sollte jedes Unternehmen regelmäßig kritisch prüfen, ob das bestehende ERP noch Schritt hält oder eine Auffrischung braucht. Im nächsten Schritt schauen wir uns an, welche Modernisierungs-Optionen es gibt und wie andere Unternehmen dabei vorgehen.
Es gibt verschiedene Wege, ein in die Jahre gekommenes ERP-System zu modernisieren. Diese reichen vom behutsamen Upgrade des Bestehenden bis zur radikalen Neuaufsetzung. Laut einer Studie von PAC sind die Unternehmen hier durchaus unterschiedlicher Meinung: 42 % planen, ihr bestehendes ERP durch zusätzliche Funktionen zu erweitern, 34 % erwägen einen Umstieg auf ein anderes ERP-System und 31 % möchten ihr aktuelles System grundlegend anpassen
Die passende Variante hängt von vielen Faktoren ab (dazu später mehr). Im Kern lassen sich drei Ansätze unterscheiden:
Technisches Upgrade des bestehenden ERP: Der einfachste Weg ist ein Upgrade auf die neueste Version der vorhandenen ERP-Software, idealerweise mit 1:1-Übernahme aller Funktionen. Diese Brownfield-Variante (eins-zu-eins Migration) nutzt vertraute Systeme weiter, minimiert Veränderungen für die Anwender und ist oft der schnellste Weg, um zumindest auf einen aktuellen Supported-Stand zu kommen. Allerdings besteht die Gefahr, Altlasten mitzuziehen. Funktionen oder Anpassungen, die heute überflüssig sind, würden einfach übernommen
Die Chance, Prozesse zu verbessern, bliebe ungenutzt.
Fazit: Ein reines Version-Upgrade ist nur sinnvoll, wenn Ihr ERP noch gut zu Ihren aktuellen Prozessen passt und hauptsächlich technische Gründe (z.B. auslaufender Support) die Modernisierung treiben.
Teil-Modernisierung und modulare Erweiterung: Ein mittlerer Ansatz besteht darin, das Modernisierungsprojekt zu nutzen, um auszumisten und zu optimieren. Man aktualisiert das ERP zwar, aber gefiltert – d.h. man prüft alle bestehenden Anpassungen und Prozesse daraufhin, ob sie im neuen System noch gebraucht werden
Gleichzeitig können fehlende Funktionen durch neue Module oder Third-Party-Lösungen ergänzt werden, ohne gleich das ganze ERP auszutauschen. Beispiel: Ein Handelsunternehmen behält sein bewährtes Warenwirtschaftssystem bei, implementiert aber zusätzlich ein modernes CRM-Modul oder eine BI-Lösung, die nahtlos angebunden wird. Diese modulare Modernisierung verbessert schrittweise die Fähigkeiten des Systems. Vorteil: Weniger Risiko und schrittweiser Nutzengewinn. Wichtig ist hier ein sauberer Integrationsplan, damit Alt- und Neusystemteile harmonieren.
Komplette Neuimplementierung (Greenfield): Die umfassendste Variante ist der Wechsel auf ein neues ERP-System oder eine vollständige Neuinstallation der nächsten Softwaregeneration des bisherigen Anbieters. Dies kommt einer grünen Wiese gleich: Prozesse werden neu gedacht, man ist nicht durch Altlasten eingeschränkt. Diese Option empfiehlt sich besonders, wenn das bestehende System grundsätzlich nicht mehr genügt – z.B. technologisch veraltet ist oder das Unternehmen sich strategisch stark verändert hat. Eine Neuimplementierung bietet die Chance, modernste Technologien (Cloud, KI, etc.) von Beginn an zu nutzen und Best-Practice-Prozesse zu implementieren. Allerdings sind Aufwand, Kosten und Change-Management hier am größten. Ohne erfahrene Projektsteuerung steigt das Risiko von Zeit- und Budgetüberschreitungen. Fazit: Ein neuer ERP-Start macht Sinn, wenn die Vorteile moderner Lösungen den Aufwand rechtfertigen und ein echter Neuanfang gewollt ist.
Zwischen diesen drei Grundoptionen gibt es viele Abstufungen. Einige Unternehmen kombinieren Ansätze – etwa ein technisches Grund-Upgrade plus anschließende modulare Erweiterungen. Entscheidend ist, den Weg zu wählen, der am besten zur Ausgangslage und Zielsetzung Ihres Unternehmens passt. Wie man ein solches Modernisierungsprojekt konkret angeht, erläutert der nächste Abschnitt.
Eine ERP-Modernisierung ist ein umfassendes Vorhaben. Mit einer strukturierten Vorgehensweise lassen sich Risiken minimieren und der laufende Betrieb schützen. Folgender Schritt-für-Schritt-Leitfaden hat sich in der Praxis bewährt:
Ist-Analyse und Zielsetzung festlegen: Zunächst gilt es, den Status quo Ihres ERP-Systems und der Geschäftsprozesse genau zu analysieren. Wo liegen die Schmerzpunkte (z. B. langsame Abläufe, Medienbrüche, Altsystem-Schnittstellen)? Definieren Sie klare Ziele für die Modernisierung – möchten Sie Kosten sparen, neue Funktionen einführen, die Benutzerfreundlichkeit steigern oder die IT-Landschaft vereinfachen? Eine frühzeitige Ist-Aufnahme mit Fachbereichen und IT liefert die Basis für alle weiteren Schritte.
Stakeholder einbinden und Projektorganisation aufsetzen: Ein ERP-Projekt betrifft fast alle Bereiche im Unternehmen. Stellen Sie daher ein interdisziplinäres Team zusammen, das das Modernisierungsprojekt trägt – mit Vertretern aus wichtigen Abteilungen (Finanzen, Vertrieb, Operations etc.) und natürlich der IT. Definieren Sie einen Projektleiter (intern oder extern) und Gremien für Steuerung und Entscheidung. Wichtig ist es, frühzeitig Change Management zu betreiben: Kommunizieren Sie transparent, warum die Modernisierung nötig ist, und nehmen Sie Ängste vor Veränderungen. Wenn die Mitarbeiter den Sinn verstehen, steigt die Akzeptanz und damit der Projekterfolg.
Passende Modernisierungsstrategie wählen: Basierend auf der Analyse entscheiden Sie sich für eine der Varianten – Upgrade, teilweise/modulare Modernisierung oder Neuimplementierung – oder einen Mix daraus. Lassen Sie Kosten-Nutzen und Risiken der Optionen gegeneinander abwägen. Beispielsweise kann ein vermeintlich günstiges Upgrade teuer werden, wenn danach viele Workarounds nötig bleiben. Andersherum muss eine Neuimplementierung nicht immer die teuerste Option sein, wenn sie alte Ineffizienzen eliminiert. Ziehen Sie bei Bedarf externe ERP-Berater hinzu, die aus Erfahrung einschätzen können, welcher Ansatz Ihrem Unternehmen am meisten bringt. Haben Sie die Strategie festgelegt, erstellen Sie einen groben Fahrplan: Welche Meilensteine sind zu erreichen (z.B. Auswahl neuer Software, Implementierung, Testing, Go-Live) und in welchem Zeithorizont?
Detaillierte Planung: Daten, Prozesse und Ressourcen vorbereiten: In der Planungsphase wird Ihr Modernisierungsvorhaben konkret. Erarbeiten Sie ein Konzept, wie Soll-Prozesse künftig aussehen sollen – identifizieren Sie Optimierungspotenziale, die Sie im neuen ERP nutzen wollen (z.B. Automatisierung von manuellen Arbeitsschritten, bessere Auswertungsmöglichkeiten). Gleichzeitig kümmern Sie sich um Ihr Datenmanagement: Bereinigen Sie Stammdaten und überlegen Sie, welche Daten wie ins neue System migriert werden. Dies verbessert die Datenqualität und verhindert, dass Sie „Datenmüll“ in ein modernisiertes ERP übernehmen. Planen Sie außerdem alle nötigen Ressourcen ein: Projektteam-Mitglieder müssen ausreichend Zeit für das Projekt haben, externe Partner sollten beauftragt werden (für Beratung, Implementierung oder Schulung), und die nötige technische Infrastruktur (z.B. Testumgebungen, ggf. Cloud-Accounts) ist bereitzustellen. Schließlich: Erarbeiten Sie einen Kommunikations- und Schulungsplan – wann und wie werden Endanwender über Änderungen informiert und geschult?
Implementierung und Testphase: Gehen Sie die Modernisierung schrittweise an, um den laufenden Betrieb nicht zu gefährden. Es hat sich bewährt, zunächst in einer Testumgebung oder als Pilotprojekt zu starten. Beispielsweise könnte man einen weniger kritischen Unternehmensbereich oder ein Tochterunternehmen als Pilot für das neue ERP nutzen. In dieser Phase wird die neue Lösung installiert/entwickelt, Schnittstellen zum Altsystem werden gebaut und erste Datenübernahmen getestet. Umfassende Tests (Funktionstests, Integrationstests, ggf. ein Probelauf mit echtem Datenbestand) sind Pflicht, bevor irgendetwas Live-Status erlangt. So stellen Sie sicher, dass Prozesse reibungslos funktionieren und Fehler entdeckt werden, ohne den echten Geschäftsbetrieb zu stören.
Go-Live Planung und Übergang: Der Übergang auf das moderne ERP-System sollte sorgfältig geplant werden. Legen Sie den Go-Live-Termin am besten auf einen Zeitpunkt mit geringer Geschäftslast (z.B. ein Wochenende oder Quartalsanfang, wenn passend). Entscheiden Sie sich für eine Rollout-Strategie: Big Bang (das ganze Unternehmen schaltet gleichzeitig um) oder phasenweiser Rollout (ein Standort/Abteilung nach der anderen). In vielen Fällen ist ein Parallelbetrieb für eine kurze Zeit sinnvoll – d.h. das alte System läuft noch weiter, während das neue bereits live ist, bis Sicherheit besteht, dass alles funktioniert. Wichtig: Halten Sie einen Notfallplan bereit (z.B. verlängerte Unterstützung des Altsystems, manuelle Workarounds), falls es unerwartete Probleme gibt. Und vergessen Sie nicht, dass die Anwender nun mit dem neuen System arbeiten müssen: Stellen Sie in dieser Phase intensiven Support bereit (Key User, Hotline, regelmäßige Updates), um Fragen schnell zu klären. So vermeiden Sie Produktivitätsverluste direkt nach der Umstellung.
Betrieb sichern und kontinuierlich optimieren: Nach dem erfolgreichen Go-Live ist die Arbeit noch nicht ganz vorbei. Monitoren Sie in den ersten Wochen genau, ob die Geschäftsprozesse reibungslos laufen und ob es Engpässe gibt. Sammeln Sie Feedback der Nutzer – oft zeigen sich in der Praxis noch Optimierungsmöglichkeiten oder Schulungsbedarfe. Planen Sie ggf. Nachjustierungen ein (etwa kleinere Prozessänderungen, zusätzliche Reports oder Schnittstellenoptimierungen). Zudem sollten Sie überlegen, wie das ERP künftig up-to-date bleibt: Etablieren Sie einen Prozess für regelmäßige Updates und Verbesserungen, damit Ihr System nicht wieder „veralten“ kann. Dieser kontinuierliche Verbesserungsprozess stellt sicher, dass die Investition in die Modernisierung langfristig Früchte trägt.
Nicht nur wie Sie modernisieren, sondern auch wohin und in welcher Architektur ist entscheidend. Hier kommen verschiedene Modernisierungsstrategien ins Spiel, die oft parallel zu den oben genannten Varianten betrachtet werden. Drei wichtige Strategien sind Cloud-Migration, modulare Transformation und hybride Ansätze:
Bei einer Cloud-Strategie verlagern Sie Ihr ERP-System in die Cloud – sei es als Software-as-a-Service (SaaS) bei einem Anbieter oder auf eine private Cloud/Infrastruktur. Immer mehr Mittelständler gehen diesen Weg, denn der Trend geht klar in Richtung Cloud-ERP
Die Gründe liegen auf der Hand: Ein cloudbasiertes ERP ist von überall zugänglich (wichtig z. B. für mobile Teams und verteilte Standorte) und der Anbieter kümmert sich um Updates, Betrieb und Sicherheit. Dadurch werden interne IT-Ressourcen entlastet, und das System bleibt technisch stets auf dem neuesten Stand. Skalierbarkeit ist ein weiterer Vorteil – neue Nutzer, Standorte oder höhere Transaktionsvolumina lassen sich flexibel abbilden, ohne in eigene Hardware zu investieren. Allerdings sollten Unternehmen vor einer Cloud-Migration prüfen, ob alle Datenschutz- und Compliance-Anforderungen erfüllt werden können (gerade in der Medizintechnik oder im Finanzwesen sind z.B. Datenschutz und Zertifizierungen kritisch). Auch Customizing und Integration müssen neu gedacht werden: Nicht jede Altanpassung lässt sich 1:1 in einem Standard-Cloud-ERP abbilden. Unterm Strich bietet die Cloud-Migration aber für viele Firmen einen Weg, ihr ERP zukunftssicher zu machen, mit planbaren Kosten und hoher Agilität.
Die modulare Transformation bedeutet, dass Sie Ihr ERP nicht in einem großen Wurf ersetzen, sondern Schritt für Schritt modernisieren. Dieses Vorgehen ist besonders interessant, wenn das Kern-ERP einige Teile hat, die noch gut funktionieren, andere Bereiche aber dringend erneuert werden müssen. Man spricht hier auch von einem Best-of-Breed-Ansatz: Für bestimmte Funktionsbereiche werden spezialisierte moderne Lösungen eingeführt, die mit dem bestehenden ERP gekoppelt werden.
Beispiele: Ein Produktionsbetrieb behält sein etabliertes ERP für Stammdaten und Finanzbuchhaltung, ergänzt aber ein modernes MES (Manufacturing Execution System) für die Fertigungssteuerung.
Oder ein Einzelhändler bindet eine neue E-Commerce-Plattform samt Warenwirtschaftsmodul an sein altes Zentralsystem an, um Online-Verkäufe abzuwickeln. Die modulare Strategie hat den Vorteil, dass Investitionen verteilt werden und Funktion für Funktion modernisiert wird, je nach Priorität. Sie erfordert jedoch eine gute Integrationsarchitektur: Die einzelnen Module müssen zuverlässig miteinander kommunizieren (Schnittstellen, Middleware). Zudem sollte ein Gesamtkonzept bestehen, um langfristig zu vermeiden, dass man ein „Flickwerk“ aus zu vielen Einzellösungen erhält. Richtig umgesetzt, erlaubt die modulare Transformation eine sehr flexible Modernisierung, bei der der laufende Betrieb kaum gestört wird – man ersetzt ja nacheinander Komponenten, während der Rest des Systems weiterläuft.
Hybride Szenarien bezeichnen Kombinationen aus alten und neuen ERP-Welten. Dies kann zweierlei bedeuten: Zum einen die technische Hybrid-Architektur, bei der ein Teil der ERP-Funktionalität on-premise (im eigenen Rechenzentrum) bleibt und andere Teile in die Cloud wandern. Zum anderen organisatorische Hybride, in denen ein neues ERP-System parallel zum alten eingesetzt wird – z.B. für unterschiedliche Geschäftsbereiche – und beide eng integriert sind.
Technisches Hybrid-Beispiel: Ein Medizintechnik-Unternehmen behält sensible Module (etwa für regulierte Produktionsdaten) im eigenen Datacenter, nutzt aber Cloud-Module für weniger kritische Bereiche wie HR oder CRM, um von deren Innovationsgeschwindigkeit zu profitieren. Beide Teile werden über Schnittstellen synchronisiert.
Organisatorisches Hybrid-Beispiel: Ein Konzern entscheidet sich, in einer Tochtergesellschaft bereits das neue ERP auszurollen, während der Mutterkonzern noch auf dem Altsystem bleibt. Über Integrationen (z.B. konsolidierte Reporting-Datenbank) wird dennoch ein gemeinsames Arbeiten ermöglicht. Hybride Ansätze können ein sanfter Übergang sein, wenn eine sofortige Komplettumstellung zu riskant oder unpraktikabel ist. Der laufende Betrieb wird dadurch abgesichert, dass kritische Prozesse vorerst unverändert im Altsystem weiterlaufen, bis das neue System sich bewährt hat. Wichtig bei hybriden ERP-Landschaften ist das Management der Doppel-Struktur: Einheitliche Datenhaltung, klare Prozessabgrenzungen und eine Exit-Strategie, wie und wann die alte Welt endgültig abgelöst wird. Ist dies berücksichtigt, können hybride Szenarien das Beste aus beiden Welten vereinen und Transitionen deutlich erleichtern.
Jedes Unternehmen ist einzigartig – es gibt keine Universallösung für die ERP-Modernisierung. Um den richtigen Ansatz zu wählen, sollten Sie systematisch vorgehen und folgende Aspekte berücksichtigen:
Ausgangslage des Systems: Prüfen Sie ehrlich, wie veraltet Ihr ERP technisch und funktional ist. Läuft es stabil und fehlen nur ein paar Features, oder stoßen Sie täglich an Grenzen? Auch das Alter der Lösung und der Support-Horizont des Herstellers spielen rein – wenn in zwei Jahren der Support endet, ist eine grundlegende Erneuerung fast unumgänglich.
Geschäftsstrategie und Anforderungen: Leiten Sie die IT-Strategie von der Geschäftsstrategie ab. Was verlangt der Markt und Ihre Kunden? Möchten Sie z.B. in neue Geschäftsmodelle (etwa E-Commerce, internationale Expansion, datengetriebene Services) vordringen, braucht es dafür Unterstützung im ERP. Eine Modernisierung sollte die zukünftigen Anforderungen Ihres Business mindestens für die nächsten 5–10 Jahre abdecken. Wenn große Veränderungen anstehen, planen Sie eher großzügiger (Neuimplementierung oder Cloud), statt nur minimale Updates zu machen.
Budget und Ressourcen: Kalkulieren Sie den finanziellen und personellen Aufwand der verschiedenen Optionen. Ein komplettes neues ERP einzuführen erfordert meistens mehr Investition upfront als ein Upgrade – dafür könnten die laufenden Kosten (Betrieb, Wartung) hinterher niedriger sein, insbesondere bei Cloud-Lösungen mit OPEX-Modell. Stellen Sie sicher, dass genügend qualifizierte Mitarbeiter oder Partner verfügbar sind, um die gewählte Strategie umzusetzen. Nichts bremst ein Projekt mehr aus als Unterbesetzung oder parallele Großprojekte, die um Ressourcen konkurrieren.
Zeit und Risiko: Überlegen Sie, wie dringend die Modernisierung ist und wie viel Risiko Sie tragen können. Muss das neue System etwa bis zu einem fixen Datum live sein (z.B. wegen regulatorischer Fristen oder expiring support), schränkt das die Auswahl ein – ggf. lieber ein standardnäheres Upgrade mit schnellerem Go-Live als eine langwierige Neuimplementierung. Wenn Ihr Geschäft sehr sensibel auf Downtime reagiert (z.B. 24/7 Produktion oder Online-Shop), dann priorisieren Sie Ansätze mit minimaler Unterbrechung, wie modulare oder hybride Migration. Unternehmen mit hoher Change Readiness und Innovationsdruck können dagegen mutiger an eine umfassende Transformation herangehen.
Prozesse und Customizing: Hinterfragen Sie, wie einzigartig Ihre Prozesse wirklich sind. Haben Sie viele Sonderlösungen und Workarounds im aktuellen ERP, ist das ein Indiz, dass die Standardsoftware nicht (mehr) gut passt – ein Wechsel zu einem anderen System mit besserem Fit oder eine komplette Neuimplementierung könnten Sinn machen. Sind Ihre Prozesse hingegen relativ nahe am Branchenstandard, können Sie diesen Vorteil nutzen und mit einem Upgrade plus Übernahme moderner Best Practices schnell profitieren. In jedem Fall sollte eine Modernisierung genutzt werden, um überflüssige Alt-Anpassungen zu eliminieren und die Systemkomplexität zu reduzieren.
Externe Unterstützung: Scheuen Sie sich nicht, Expertise hinzuzuholen. Die Auswahl der richtigen Strategie und der richtigen neuen ERP-Lösung (falls nötig) ist erfolgskritisch. Unabhängige ERP-Berater können helfen, eine objektive Entscheidungsgrundlage zu erarbeiten – beispielsweise mittels Reifegrad-Analysen, Wirtschaftlichkeitsberechnungen und Erfahrung aus vergleichbaren Projekten. So eine Vorstudie mag Aufwand bedeuten, spart aber später Zeit und Geld, weil der Modernisierungsweg klarer vorgezeichnet ist.
Wenn Sie all diese Faktoren abgewogen haben, kristallisiert sich meist eine bevorzugte Strategie heraus. Wichtig ist, dass Sie diese Entscheidung intern gut kommunizieren und alle Stakeholder ins Boot holen. Es muss klar sein: Warum wurde dieser Weg gewählt und welche Erwartungen sind damit verbunden? Dann haben Sie eine belastbare Roadmap, um die Modernisierung zielgerichtet anzugehen.
Zum Abschluss ein Praxisbeispiel aus einem Projekt von Dreher Consulting, das zeigt, wie eine ERP-Modernisierung konkret ablaufen kann – in diesem Fall bei einem mittelständischen Dienstleistungsunternehmen (anonymisiert). Dieses Unternehmen, mit etwa 250 Mitarbeitern in ganz Deutschland, nutzte über 15 Jahre lang ein selbst angepasstes ERP-System für seine Projekt- und Auftragsabwicklung. Mit der Zeit häuften sich jedoch die Probleme: Das System war technologisch veraltet, Berichte mussten mühsam manuell in Excel konsolidiert werden und Mobilzugriff für die Berater im Außendienst gab es nicht. Außerdem stand das Unternehmen vor der Herausforderung, neue Dienstleistungen in sein Portfolio aufzunehmen, die vom alten ERP nur mit workaround-lastigen Insellösungen unterstützt werden konnten. Die Geschäftsführung erkannte, dass das Wachstum und die Servicequalität zunehmend unter dem alten System litten – Zeit für eine Modernisierung.
Analyse und Strategie: Gemeinsam mit Dreher Consulting startete das Unternehmen eine umfassende Analyse. Schnell wurde klar, dass ein einfaches Upgrade der bestehenden Lösung die Kernprobleme nicht lösen würde. Man entschied sich daher für eine Kombinations-Strategie: Ein modernes, cloudbasiertes ERP sollte eingeführt werden, und zwar modular und mit minimalen Unterbrechungen im laufenden Betrieb. Die Wahl fiel auf eine schrittweise Migration einzelner Funktionsbereiche. Zunächst sollten die kritischen Finance- und Project-Management-Module in das neue System überführt werden, da hier der Leidensdruck am größten war. Andere Bereiche – etwa die Personalverwaltung – würden in Phase 2 folgen. So entstand ein klarer Zwei-Stufen-Plan.
Umsetzung: In Phase 1 implementierte Dreher Consulting zusammen mit dem internen Projektteam das neue Cloud-ERP für Finanzbuchhaltung und Projektmanagement. Eine besondere Herausforderung war die Datenmigration der vielen laufenden Projekte: Hier wurde entschieden, die Stammdaten und offenen Projekte in beiden Systemen synchron zu halten und das neue ERP zunächst parallel zum Alten für neue Aufträge zu nutzen. Bestehende laufende Projekte blieben vorerst im Altsystem, um keine Verwirrung bei den Mitarbeitern zu stiften. Gleichzeitig wurden alle Schnittstellen vorbereitet, damit etwa Rechnungsdaten vom neuen System ins alte übernommen werden konnten, solange der Parallelbetrieb lief. Nach intensiven Tests und Mitarbeiterschulungen ging das neue ERP-Modul für Projektmanagement & Finance live – pünktlich zum Beginn des neuen Geschäftsjahres.
Dank Parallelbetrieb und guter Vorbereitung lief der Wechsel reibungslos: Die Berater konnten neue Projekte ab Januar direkt im neuen System anlegen, während für Altprojekte ein klares Abschaltkonzept definiert war (Abschluss alter Projekte bis Q2 im alten System, danach vollständiger Umzug). In Phase 2 (Q3 des Jahres) folgte dann die Migration der restlichen Bereiche wie Personal und Einkauf in die Cloud-Lösung, nun schon routiniert durch die Erfahrungen aus Phase 1.
Ergebnis: Nach Abschluss der Modernisierung war das Dienstleistungsunternehmen in der Lage, seine Projekte und Services Ende-zu-Ende digital abzuwickeln. Reports, die früher Tage dauerten, standen nun per Knopfdruck in Echtzeit zur Verfügung. Die Berater im Außendienst nutzen Tablets mit Zugriff aufs neue ERP, was die Datenerfassung vor Ort enorm beschleunigt hat. Insgesamt schätzt das Management, dass die Prozessdurchlaufzeiten (von Auftragserfassung bis Abrechnung) um rund 20 % verkürzt werden konnten. Auch die IT-Kosten profitierten: Durch den Wegfall der alten Server und der Wechsel zu einer Cloud-Lösung ist die IT-Landschaft schlanker und kostentransparenter geworden.
Wichtig aus Sicht des Kunden: Der laufende Betrieb wurde zu keiner Zeit ernsthaft beeinträchtigt. Durch den behutsamen, schrittweisen Übergang und den Doppelbetrieb in kritischen Phasen blieben die Servicelevel für Kunden stabil. Am Ende stand ein erfolgreiches ERP-Modernisierungsprojekt, das innerhalb von 12 Monaten umgesetzt wurde und sowohl das Unternehmen selbst als auch dessen Kunden spürbar profitieren ließ. Dieser Case zeigt, dass mit der richtigen Planung und Expertise auch komplexe Modernisierungen im Mittelstand reibungslos gelingen können.
Als Anmerkung ist für unsere Kunden wichtig zu wissen, dass wir in vielen unserer Kundenprojekte keinen parallelen Betrieb beim Übergang eines alten in ein neues ERP System benötigen. Unsere Planungen für den Übergang (Cut Over Phase) die Einrichtung eines effizienten Help Desks mit erfahrenen Dreher Consulting Beratern und erfahrenen Implementierungspartnern des Softwareanbieters reduzieren den Aufwand und das Risko des Scheitern enorm.
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Die Modernisierung eines veralteten ERP-Systems mag wie ein großes Unterfangen wirken – doch sie ist für wachsende Dienstleistungs-, Medizintechnik- und Handelsunternehmen oft notwendig, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Wer proaktiv handelt, kann Risiken minimieren und Chancen nutzen: Moderne ERP-Lösungen ermöglichen effizientere Prozesse, bessere Entscheidungsgrundlagen und mehr Flexibilität für zukünftige Änderungen.
Wichtig ist, den für sich passenden Modernisierungsweg zu finden und das Projekt professionell anzugehen. Eine gut geplante ERP-Modernisierung kann die operativen Kosten im ersten Jahr um bis zu 20 % senken und die Entscheidungsfindung um bis zu 30 % beschleunigen – deutliche Vorteile, die die Investition rechtfertigen.
Lösungsorientiertes Handeln steht dabei im Vordergrund: Fokus auf die Geschäftsprozesse, Einbindung der Mitarbeiter, Auswahl moderner Technologien mit Augenmaß. Mit einer klaren Roadmap (wie in unserem Leitfaden beschrieben und in unseren Projekten erfolgreich eingesetzt) lassen sich auch umfangreiche ERP-Projekte realisieren, ohne den laufenden Betrieb lahmzulegen.
Möchten Sie erfahren, welcher Modernisierungsansatz für Ihr Unternehmen der richtige ist? Das Team von Dreher Consulting unterstützt Sie gern dabei. Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Erstberatung, in der wir Ihre aktuelle ERP-Situation analysieren und unverbindlich Wege aufzeigen, wie Sie Ihr ERP-System zukunftssicher aufstellen können. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um den ersten Schritt zu einem modernen, leistungsfähigen ERP zu gehen – Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter werden es danken.
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