Worauf ist bei einem modernen ERP System zu achten?

ERP By: Dr. Harald Dreher - Nov 17, 2022

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Es ist nicht einfach zu sagen, welche Lösung die richtige für Ihr Unternehmen ist, aber das muss es auch nicht sein. Es gibt unzählige Lösungen auf dem Markt, und jede hat ihre Vorteile. Es gibt nicht nur eine Antwort, wenn es darum geht, welche Art von Software am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Das Angebot an ERP Systemen ist heute sehr vielfältig und die Anforderungen an ein solches System sind entsprechend hoch. Bei der Entscheidung für oder gegen ein ERP System ist daher vieles zu beachten. Wir haben die wichtigsten Punkte in diesem Artikel zusammengefasst und mit unserem Expertenrat angereichert.

 

 

Es ist nicht einfach zu sagen, welche Lösung die richtige für Ihr Unternehmen ist, aber das muss es auch nicht sein. Es gibt unzählige Lösungen auf dem Markt, und jede hat ihre Vorteile. Es gibt nicht nur eine Antwort, wenn es darum geht, welche Art von Software am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Das Angebot an ERP Systemen ist heute sehr vielfältig und die Anforderungen an ein solches System sind entsprechend hoch. Bei der Entscheidung für oder gegen ein ERP System ist daher vieles zu beachten. Wir haben die wichtigsten Punkte in diesem Artikel zusammengefasst und mit unserem Expertenrat angereichert.

 

 

 

Inhaltsverzeichnis

  1. Welche Funktionen sollte ein ERP System mitbringen?
  2. Expertenrat: Funktionalität
  3. Anpassungsfähigkeit eines ERP Softwaresystems
  4. Expertenrat: Anpassungsfähigkeit
  5. Integrationsfähigkeit von Enterprise Resource Planning Systemen
  6. Expertenrat: Integrationsfähigkeit
  7. ERP Systeme sind wichtig für die Verwaltung der Ressourcen eines Unternehmens
  8. Expertenrat: Anforderungen an Enterprise Resource Planning
  9. Weshalb ist die Skalierbarkeit einer ERP Software so wichtig?
  10. Expertenrat: Skalierbarkeit
  11. Weshalb ist die Zuverlässigkeit eines ERP Systems und der ERP Software entscheidend?
  12. Expertenrat: Zuverlässigkeit
  13. Was kann ein ERP System kosten?
  14. Expertenrat: Kosten
  15. Zusammenfassung

 

 

Welche Funktionen sollte ein ERP System mitbringen?

Die Funktionalität eines ERP Systems sollte den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Zu berücksichtigen sind hier insbesondere die unternehmenseigenen Geschäftsprozesse, die direkt mit den Fähigkeiten einer Enterprise Resource Planning Software (ERP System) unterstützt werden müssen. Um beurteilen zu können, ob die Funktionen des ERP Systems Ihre Geschäftsprozesse auch wirklich unterstützen, müssen Sie zuerst Ihre Anforderungen, Prozesse und USP herausarbeiten.
Diese werden in einem ERP-Lastenheft dokumentiert. Das Lastenheft ist eine zentrale Dokumentation, in der mit dem Ideenkonzept der Supply Chain und deren Management Ihr Organisationsmodell beschrieben wird. Die mögliche Vielzahl von Prozessen sowie die unterschiedlichen Vorstellungen von Prozessanwendungen durch die Nutzer, machen die Erstellung eines Lastenheftes für alle Beteiligten zu einer Herausforderung.

Die Nutzer finden immer wieder Gründe und genügend Argumente, weshalb ein bestimmter, seit Jahren bestehender Geschäftsprozess nicht geändert werden soll und auch im neuen ERP System abgebildet werden muss.

 

Expertenrat: Funktionalität

Diskutieren Sie mit Ihrem Team intensiv und beleuchten Sie alle Aspekte, weshalb ein neues Enterprise Resource Planning System genau diese individuellen Prozesse unterstützen muss. Sind diese individuellen Geschäftsprozesse Bestandteil eines modernen ERP Systems oder müssen diese zusätzlich "programmiert" oder durch die Software angepasst werden? Je mehr Sie in Ihrem Unternehmen diesen individuellen Ideen und Anforderungen an die Software nachgeben, desto höher werden später die Kosten bei der Einführung und der Wartung des ERP Systems. Dies gilt nicht nur bei der Installation von ERP Software "On Premise", sondern vor allem auch bei der Nutzung von Ressource Planning Software als Cloud ERP Lösungen.

 

Abbildung: Anteil der Unternehmen in Deutschland mit Nutzung einer ERP Software nach Unternehmensgröße im Jahr 2021

Anteil der Unternehmen in Deutschland mit Nutzung einer ERP Software nach Unternehmensgröße im Jahr 2021

 

Anpassungsfähigkeit eines ERP Softwaresystems (Datenbank, Schnittstellen, Funktionen)

Ein ERP System sollte sich so flexibel wie möglich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lassen. Das System sollte einfach und ohne ERP Anbieter von Ihnen selbst konfiguriert und an die individuellen Prozesse Ihres Unternehmens angepasst werden können. Die Vorteile eines modernen ERP Systems – sei es "On Premise" oder als Software-as-a-Service-Lösung –  werden Sie dann als Unterstützung wahrnehmen, wenn sich Ihr Geschäftsmodell oder Ihre Geschäftsprozesse ändern.

 

Expertenrat: Anpassungsfähigkeit

Diese modernen Systeme lassen zum Teil schon mit ein wenig Anwenderschulung zu, dass die Nutzer ihre Produktivität steigern können, indem sie eigene, kleine Applikationen selbst schreiben. Bei solchen Funktionen können Sie die Unterschiede verschiedener ERP Systeme erkennen und bewerten. Nachteile und Vorteile verschiedener Lösungen sowie die Entwicklung von ERP Systemen können Sie so leichter beurteilen. Welches On Premise System wird gegenüber eine

r Cloud Lösung oder einer neutralen ERP Suite die "Nase vorn haben" wenn es um die Beurteilung der Services der Zukunft geht?

 

Integrationsfähigkeit von Enterprise Resource Planning Systemen 

Eine wichtige zu prüfende Fähigkeit ist, ob sich das ERP System mit bestehenden Systemen integrieren lässt. Im Unternehmen verteilte und genutzte Datenbanken liefern, je nach Branche, Daten an ein ERP System. Als Beispiel sei ein Shop System, eine CAD Lösung oder ein Master Data Management System für die Stammdatenhaltung genannt. Die Unterstützung des ERP Systems muss über Schnittstellen und über die unterschiedlichen Systeme gewährleistet werden.

 

Expertenrat: Integrationsfähigkeit 

Werbung über die Integrationsfähigkeit des ERP Systems mit anderen Services oder Systemen klingt meist vielversprechend. Die Wahrheit wird sich aber mit Sicherheit bei der Einführung eines ERP Systems zeigen. Spätestens zu diesem Zeitpunkt wird deutlich, was Werbung und was Realität ist. Dieser Zeitpunkt ist "eigentlich" schon zu spät für so eine Feststellung. Erstellen Sie daher unbedingt eine Integrationsdokumentation, bei der Sie diese Anforderungen genau spezifizieren. Holen Sie sich bei der Erstellung der Anforderungen Unterstützung in den Fachabteilungen und der IT Ihres Unternehmens. Gerade Anforderungen im Rahmen der genutzten oder später geplanten Datenbanken sind technisch nicht trivial.

 

ERP Systeme sind wich

tig für die Verwaltung der Ressourcen eines Unternehmens

Enterprise Resource Planning (eine der Gründe weshalb es ERP Systeme gibt) hilft Unternehmen dabei, ihre Ressourcen besser zu verwalten und fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung zu treffen. Ein ERP System übernimmt die Ressourcenplanung für das Material Requirements Planning (die klassische Materialplanung), die Produktionsplanung und die Einsatzplanung für Mitarbeiter.

Dabei spielt es zunächst keine Rolle, ob das ERP System On Premise oder as a Service in der Cloud genutzt wird. Es ist bei der Anforderungsdefinition festzulegen, wo sich die Datenbank befindet, in der Betriebsdatenerfassung (BDE) und Mitarbeiter-Stammdaten verwaltet werden. Dies kann je nach ERP Software unterschiedliche Lösungen erfordern. Die Daten zur Planung unterliegen zum Teil den Anforderungen an den Datenschutz und müssen in Datenbanken geschützt verwaltet werden. 

 

Expertenrat: Anforderungen an Enterprise Resource Planning

Prüfen Sie vor allem im Hinblick auf Betriebsdatenerfassung, Arbeitszeitnachweise, Reisekosten und andere Informations-Services, dass Sie bei der Gestaltung der Anwendungen den gesetzlichen Datenschutzanforderungen gerecht werden. Die Funktionsweise des Datenaustausches, die Speicherung und Zugriffsregelung der Datenbanken sollten Sie regeln und dokumentieren. Das gilt insbesondere dann, wenn Sie ein hybrides ERP System wählen: Also, eine Mischform aus On Premise Installation und Cloud-basierter Software. Welche Daten werden dabei über Datenleitungen ausgetauscht, die Ihnen nicht exklusiv zur Verfügung stehen?

Bitte beachten Sie auch: Ein ERP System ist wichtig für die Verwaltung der Ressourcen eines Unternehmens, aber eine ERP-Software kann schwierig zu implementieren sein. Auf die Anforderungen einer Implementierung oder Einführung eines ERP Systems wird im Laufe des Artikels noch näher eingegangen.

 

Abbildung: Investitionsschwerpunkte im Einzelhandel 2010 - 2022

Investitionsschwerpunkte im Einzelhandel 2010 - 2022

 

Weshalb ist die Skalierbarkeit einer ERP Software so wichtig?

Einer der wichtigsten Aspekte eines ERP Systems ist seine Skalierbarkeit. Ein skalierbares System ist in der Lage, die steigende Last zu bewältigen, wenn das Unternehmen wächst. Wenn die Zahl der Benutzer und Transaktionen steigt, kann das System seine Leistung und Stabilität aufrechterhalten. Wenn das System nicht skalierbar ist, kann es nicht mit den Anforderungen des Unternehmens Schritt halten und wird schließlich ausfallen. Dies kann zu Einbußen bei den Einnahmen, der Produktivität und sogar der Kundenzufriedenheit führen. Deshalb ist es notwendig, Software zu skalieren und ein System zu wählen, das in der Lage ist, eine höhere Belastung zu bewältigen.

 

Expertenrat: Skalierbarkeit

Denken Sie nicht nur an eigenes, organisches Wachstum, diskutieren Sie auch die Möglichkeit, einen zweiten Standort Ihres Unternehmens aufzubauen. In diesem Zusammenhang könnte es möglich sein, ein anderes Unternehmen aufzukaufen oder sich zu beteiligen. Damit erhalten Sie Hinweise auf Fragen, die Sie beim Einsatz von ERP Systemen als Software as a Service unterschiedlich zu den Fragen einer On Premise Installation beantworten müssen. Dabei geht es vor allem um Ressourcen, die Sie benötigen, um ein erweitertes ERP System zu betreuen, die Nutzung von Datenbanken und vieles mehr. Vor allem im Hinblick auf eventuell unterschiedliche Ressource Planning Methoden, ist nicht jedes ERP System in der Lage, unterschiedliche Ansätze in einem System ohne zusätzliche Dienstleistungen des Softwareanbieters zu realisieren.

 

Weshalb ist die Zuverlässigkeit eines ERP Systems und der ERP Software entscheidend?

ERP-Software wird von Unternehmen verwendet, um ihre Geschäftsprozesse und kritischen Vorgänge zu verwalten. ERP Systeme sind daher für den Erfolg eines jeden Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

Da sie zusätzlich zu den Aufgaben des Resource Plannings dem Management Informationen über den Geschäftsverlauf zur Verfügung stellen, müssen die Daten, die Datengrundlagen, das Stammdatenmanagement und die Integrität von Datenbanken sichergestellt sein. Daher ist es wichtig, dass ein ERP System zuverlässig und sicher ist.

Dies kann auf verschiedene Weise getestet oder überprüft werden, z. B. durch Prüfungen von Drittanbietern, Benutzerakzeptanztests und Systemaudits. Durch diese Maßnahmen können Unternehmen sicherstellen, dass ihr ERP System zuverlässig ist und den Anforderungen ihres Unternehmens gerecht wird. Diese Dienstleistungen können Sie in der Regel bei spezialisierten Beratern einkaufen, falls Sie diese nicht selbst testen können.

 

Expertenrat: Zuverlässigkeit

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Zuverlässigkeit eines ERP Systems zu testen oder zu überprüfen. Eine Möglichkeit ist die Durchführung eines Lasttests, der den realen Datenverkehr und die Nutzungsmuster simuliert. Auf diese Weise lassen sich mögliche Engpässe oder Schwachstellen im System ermitteln. Eine andere Möglichkeit ist die Durchführung eines Sicherheitsaudits, um zu gewährleisten, dass das System sicher und vor unbefugtem Zugriff geschützt ist. Die Durchführung eines Disaster-Recovery-Tests gibt Ihnen Sicherheit darüber, ob die Wiederherstellung des Systems im Falle eines Ausfalls funktioniert.

Leider sind diese Möglichkeiten in der Phase der Auswahl und vor einer Entscheidung für ein Softwaresystem nicht wirklich prüfbar. Belastungstests – auch in der Cloud – lassen sich darstellen, Anwendungen im Rechenzentrum oder on Premise testen und dokumentieren. Dabei ist aber immer zu beachten, dass es selten gelingt, eine Belastungsspitze wie sie im täglichen Betrieb auftreten kann, abzubilden und zu simulieren. User Stories oder Informationen aus User Groups können ebenfalls eine gute Informationsquelle sein. Spezialisierte und unabhängige ERP Berater können Sie dabei unterstützen.

 

Was kann ein ERP System kosten?

Ein ERP System ist eine große Investition, sowohl in Bezug auf die Kosten als auch auf die Zeit, die das Unternehmen selbst für die Planung, für die Klärung von Fragen, die Aufbereitung von Geschäftsstammdaten, Formularwesen, etc. benötigt.

Die Kosten für die Software können beträchtlich sein und der Zeitaufwand für die Implementierung und Konfiguration des Systems ebenso. Unternehmen sollten alle Optionen sorgfältig abwägen, bevor sie in ein ERP System investieren, da die Kosten nicht wieder hereingeholt werden können, wenn das System nicht erfolgreich ist. Die Bandbreite der Investitionen für ein ERP System oder einen Enterprise Resource Planning Arbeitsplatz sind von den eingesetzten Modulen abhängig. Nicht nur die eingesetzte Datenbank, sondern auch die Funktionen zur Produktionsplanung, die Nutzung von Plattformen, der Anschluss von E-Commerce oder Shop Systemen, Logistik, Finanzen, Dienstleistungen zur Implementierung; Alle diese Funktionen und Bezüge und Leistungen haben Einfluss auf die Investitionssumme der Beschaffung eines ERP Systems.

 

Abbildung: Umfrage – In welche Technolgien sollte Deutschland jetzt investieren, um technologisch unabhängiger zu werden?In welche Technolgien sollte Deutschland jetzt investieren, um technologisch unabhängiger zu werden?

 

Expertenrat: Kosten

Gehen Sie von einer Spanne zwischen 5000 Euro und 10 000 Euro pro Benutzer aus. Damit können Sie grob eine Überschlagsrechnung durchführen. Wir kennen ERP Systeme, die weniger Investitionen in der Beschaffung benötigt haben, diese waren aber auch in der Funktionsweise und im Funktionsumfang eingeschränkt. Ebenso haben wir bei hochintegrierten ERP Systemen Größenordnungen in der Investition gesehen, die diese Zahlen überboten haben.

Unsere Empfehlung ist immer die Erstellung eines Lastenheftes, in dem Sie Ihre Geschäftsprozesse beschreiben und Ihre Anforderungen an die Supply Chain dokumentieren. Das Lastenheft ist die Grundlage und der rote Faden bei der Auswahl Ihres zukünftigen ERP Systems. Außerdem können Sie damit erste belastbare Investitionskennziffern bei den ERP Anbietern einholen, auswerten und die Angebote miteinander vergleichen. 

 

Zusammenfassung

Es gibt einige wichtige Dinge, die Sie tun können, um das Risiko einer falschen ERP Auswahl zu verringern. Zunächst ist es wichtig, dass Sie Ihre Hausaufgaben machen und genau wissen, was Sie mit dem ERP System erreichen wollen.

Erstellen Sie als Nächstes eine detaillierte Anforderungsliste (ERP Lastenheft) und stellen Sie sicher, dass alle potenziellen Anbieter eindeutig nachweisen können, dass ihr System alle Ihre Anforderungen erfüllen kann. Schließlich sollten Sie die einzelnen Anbieter gründlich bewerten. Dies umfasst nicht nur die Funktionalität der Systeme, sondern die Prozessunterstützung, die Ihr Unternehmen benötigt und erwartet. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Enterprise Resource Planning System in der ERP Cloud, als Software as a Service oder als Installation bei Ihnen vor Ort angeboten wird. Evaluieren Sie auch die Erfolgsbilanz und Kundenzufriedenheit anderer Unternehmen, die mit Ihnen vergleichbar sind. Bedenken Sie aber, dass nur "zufriedene und erfolgreiche" Projekte auch als Referenzen genutzt werden, seien Sie daher skeptisch. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie das Risiko einer Fehlinvestition in ein ERP System minimieren.

 

 

 

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"Einer der wichtigsten Aspekte eines ERP Systems ist seine Skalierbarkeit.. Wenn das System nicht skalierbar ist, kann es nicht mit den Anforderungen des Unternehmens Schritt halten und wird schließlich ausfallen.." - Dr Harold Dreher