Digitalisierung – jetzt trifft es die Finanzprozesse

Kostensenkung durch Digitalisierung der Finanzprozesse ist die konsequente Weiterentwicklung von Maßnahmen zur Prozessoptimierung und damit zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit.
Auf den ersten Blick erscheint es zunächst merkwürdig,
sind nicht die meisten Finanztransaktionen wie Buchungen, Datenaustausch mit Banken, (Zahlungsverkehr), Informationsaustausch mit Fiskal- und Statistikbehörden und vieles mehr nicht schon digital oder digitalisiert?

Digitalisierung der Finanzprozesse – Erfolgsfaktoren

Eine Digitalisierung der Finanzprozesse verändert Aufgaben und Arbeitsinhalte der Finanzabteilungen und des Controlling entscheidend und nachhaltig.

Globalisierung und Digitalisierung von mittelständischen und größeren Unternehmen umfasst inzwischen weit mehr als die reine Produktion und Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen. Die Prozessoptimierung in der Produktion ist tägliche Routine.  Inzwischen ist die Prozessoptimierung aber auch bei den Prozessen des Finanzwesens und des Controlling angekommen. Unternehmen mit mehreren Standorten, unterschiedlichen Steuersystemen und vor allem auch Unternehmen mit mehreren Gesellschaften können durch Prozessoptimierung ihre Accounting-Effizienz steigern. Getrieben von permanentem Wettbewerbsdruck ist es zwingend notwendig, sich mit der Suche nach Effektivitäts- und Effizienzsteigerungspotentialen zu beschäftigen, um keine Kostennachteile durch Ineffizienzen zu haben.
Unternehmen aller Größenordnungen arbeiten vermehrt an einer Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen und Daten auf allen Funktionsbereichen. Die Zunahme von Online-Shops, die Nutzung des elektronischen Zahlungsverkehrs und dessen beleglosen Abwicklungen sind real und bieten Potential für Prozesskosteneinsparungen.
Zu den Erfolgsfaktoren gehören zweifellos die Nutzung von IT-Unterstützung, eine Prozesstransparenz, gepaart mit der Darstellung der Anzahl der Geschäftsvorfälle sowie das unvoreingenommene Herangehen jeden Prozess auf seinen Wertschöpfungsanteil zum Kunden zu prüfen.

Weshalb sind jetzt die Finanzprozesse an der Reihe?

In vielen Unternehmen kennen die Mitarbeiter aus Finanzabteilungen zeitintensive Prozesse, die regelbasiert und nach starren Mustern ablaufen. Dazu gehört zum Beispiel die Pflege von Tabellenkalkulationen, die Übertragungen von Daten aus System eins in System zwei oder überprüfen von langen Listen auf Vollständigkeit und Plausibilität.

Mit der Digitalisierung der Finanzprozesse und der damit verbundenen möglichen Beschleunigung von Prozessen und der Reduktion von Komplexität entsteht zusätzlicher Nutzen durch die Chance der Real Time Darstellung von Sachverhalten. Dies gilt vor allem bei Geschäftsmodellen mit vielen Geschäftsvorfällen wo kurze Reaktionszeiten notwendig werden.
Eine höhere Datenqualität und damit die Chance für eine verbesserte Datenanalyse zur schnelleren Reaktion auf sich verändernde Kontexte sind weitere Gründe für die Optimierung von Finanzprozessen.
In unseren Projekten sind dies oft Schwerpunkte im Rahmen der Aufgabenstellungen zur Digitalisierung von Finanzprozessen.

Grosse Herausforderungen – aber lohnende Effizienzgewinne

Dabei ist aber aus unserer Projekterfahrung  zu beachten, dass eine Standardisierung von Prozessen oftmals große Herausforderungen an alle beteiligten Unternehmen und an deren Mitarbeiter stellen.

Effizienzgewinne durch eine Harmonisierung von Stammdaten und die zentrale Speicherung und deren Nutzung sind Erfolgsfaktoren, die zu Effizienzgewinnen führen. Der Einsatz von Master-Data-Management Systemen sind dabei mögliche Lösungen, (Dabei wird die Idee der zentralen Datenhaltung (eine Quelle) verfolgt, um aus dieser Quelle die angeschlossenen Transaktionssysteme wie ERP-Software oder Finanzbuchhaltungssysteme und viele andere zu bedienen).
Effizienzgewinne durch Vermeidung von händischen Tätigkeiten.
Effizienzgewinne durch Reduzierung des Aufwands zur Qualifizierung von Informationen.

Wesentlichkeitskonzept aus Wirtschaftsprüfersicht
Ein weiterer Vorteil kann entstehen, indem durch die Standardisierung und Automatisierung der Prozesse im Finanzbereich kaum mehr Fehler durch manuelle Eingriffe möglich sind. Daher sind die Anforderungen der Wirtschaftsprüfer im Rahmen des Wesentlichkeitskonzepts (concept of materiality) leichter zu erfüllen. Dabei wird dieses Prinzip im Rahmen des Abschlusses als Ganzes, die Toleranzwarscheinlichkeit und die spezifische Wirksamkeit voll unterstützt, weil eine komplette Prozesstransparenz und Prozessautomatisierung vorliegt.

Herausforderungen:

Vermehrt wird die Fähigkeit zur Strukturierung komplexer Unternehmensprozesse sowie der informationstechnische Umgang mit großen Datenmengen benötigt.
Die Digitalisierung der Finanzprozesse wird die bisher klassischen Verwaltungs- und Steuerungsarbeiten komplett verändern. Dabei wird die Frage zu beantworten sein, welche der Steuerungsaufgaben und welche der Verwaltungsaufgaben überhaupt in der Zukunft noch durch Mitarbeiter ausgeführt werden sollen.

Eine Herausforderung, die nicht unterschätzt werden darf, ist die Veränderungsbereitschaft der Prozessinhaber und der Beteiligten.
Ein mit einer Prozessveränderung notwendiges Change Management erhöht die Chancen auf eine erfolgreiche digitale Transformation. Sicher ist, Unternehmen die diese Herausforderung annehmen, werden Ihre Effizienz und ihre Kostenstruktur auch in der Verwaltung verbessern.

Welche Werkzeuge können zur Optimierung und Digitalisierung von Finanzprozessen eingesetzt werden?

Inzwischen gibt es Unterstützung durch IT-Software, die sich meist mit dem Begriff der Robotic-Process-Automation (RPA) umschreiben lassen. Dies sind Softwareelemente die im Rahmen von „Bots“ oder „Robots“ die Anwender bei der täglichen Arbeit unterstützen können. Dabei wird angestrebt, dass bestimmte Finanz-und Controllingprozesse durch optimierte roboterisierte Automatisierung realisiert werden sollen.
Sicher ist nur, Unternehmen, die diese Herausforderung annehmen, werden Ihre Effizienz und ihre Kostenstruktur verbessern.

RPA Robotic Process Automation

Eine Möglichkeit zum Einsatz von Werkzeugen ist die Nutzung von Robots (RPA) Software. Dabei ist RPA so zu verstehen, daß anzuwendende und durchzuführende Prozesse und damit notwendige Interaktionen und Kommunikation durch Robots automatisch ablaufen sollen. Dazu gehört auch das Verändern und Anpassen von Daten sowie das Erzeugen von Schlussfolgerungen. Diese Veränderungen sollen dann automatisch in die weiteren Prozessabläufe einfließen und die Mitarbeiter entlasten, unterstützen und deren Arbeitsqualität steigern.

Process Mining

Ein zusätzlicher Treiber zu Digitalisierung von Finanzprozessen ist Process Mining. Dahinter verbirgt sich der Ansatz, aus den Abläufen und der Abwicklung von vergangenen Geschäftsvorfällen zu lernen. Die Nutzung solcher Tools ermöglicht eine Darstellung real ablaufender Prozesse und Vorgänge. Darauf aufbauend muss dann ein Best Practice Prozess designt werden. Process Mining ist daher eher eine Form der Visualisierung und benötigt zwangsläufig eine Beratung im Hinblick wie auf Basis der Visualisierung und der Prozessanzahl ein Best-Practice-Prozess eine Kosteneinsparung und eine Verbesserung der Wertschöpfung ermöglicht werden kann. Process Mining hilft vor allem der Überprüfung ob die Unternehmens-und Prozessabläufe so ausgeführt wurden, wie sie entworfen worden sind. Sollten Geschäftsprozesse nicht klar beschrieben worden sein, wird ein Process Mining dies erkennen und darstellen.

Kleine Typologie des Process Minings

Process Mining ist ein relativ moderner Ansatz im Rahmen von Digitalisierung von Finanzprozessen.

Dabei gibt es 3 grundsätzliche Typisierungen des Process Minings

1. Discovery Process Mining
Hierbei geht es vornehmlich um die Entdeckung von Ineffizienzen und Engpässen in Geschäftsprozessen. Der Vorteil liegt im Aufdecken von Ineffizienzen und Prozessfehlern.

2. Conformance Process Mining
Wird als nächste Stufe des Process Mining angesehen und setzt darauf auf, dass Prozesse und Prozessengpässe bekannt sind. Dabei geht es mehr um eine Konformität und die Vergleichbarkeit von Abläufen in Abteilungen, zwischen Tochterunternehmen oder zwischen Business Partnern. Der Vorteil dieser Methodik ist eine mögliche Standardisierung und der Realisierung von nahezu fehlerfreien Geschäftsprozessen bis hin zur Einbindung von Business Partnern. Der Vorteil besteht in der starken Standardisierung der Prozesse und ist eine Voraussetzung für den Einsatz von RPA.

3. Enhancement Process Mining
Stellt die letzte, dritte Stufe des Process Mining dar und realisiert sozusagen den Feinschliff der Prozessoptimierung. Sollen beim Conformance Process Mining Fehler entdeckt werden, werden Sie in dieser Stufe inkrementel auf Best Practice modifiziert und neu eingespeist. Vorteile bestehen in der Optimierung und Steigerung der Prozessqualität.

Zusammenfassung:

  • Die Verbesserung und Optimierung der Wettbewerbsfähigkeit in Unternehmen ist eine nie endende Aufgabe. Inzwischen sind die Anforderungen an Prozessoptimierungen auch in Finanzbereichen angekommen und werden gerne mit dem Begriff zur Digitalisierung der Finanzprozesse bezeichnet. Effizienzgewinne sind bei der Digitalisierung der Finanzprozesse realisierbar.
  • Anforderungen aus dem Prüfungswesen werden leichter erfüllt, wenn Prozesse automatisiert und manipulationsfrei ausgeführt werden können. Datenauswertungen können durch Automatisierung und Standardisierungen näher an der „real time“ liegen. Dabei wird eine hohe Stammdatenqualität unterstützt.
  • Es gibt Software-Werkzeuge, die eine Digitalisierung von Finanzprozessen unterstützen.

Wichtig ist auch, dass es nicht zwingend notwendig ist, Werkzeuge wie Process Mining oder RPA Bots einzusetzen, sondern mit Hilfe der Vorgehensmodelle im Rahmen von Requirements Management Optimierungspotentiale zu entdecken und zu realisieren.

 

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