In ERP-Beratung

ERP Auswahl und Anforderungsanalyse – weshalb Fehler Geld kosten

Es gibt im deutschen Sprachgebrauch mehrere Bezeichnungen für eine ERP Auswahl und Anforderungsanalyse zur Identifikation einer für das Unternehmen geeigneten einer ERP Software  oder IT Lösung. Gerne werden die Begriffe: Business Requirements, auch nur Requirements , ERP Anforderungen, oder ERP Anforderungsanalysen genutzt. Aber alle Begriffe fokussieren sich zum gleichen Punkt: für eine ERP Auswahl eine Anforderungsanalyse zu erstellen. Diese wird in der Regel in ein Lastenheft überführt und danach in Zusammenarbeit mit dem potentiellen Lieferanten zu einem Pflichtenheft erweitert.

Eine ERP Auswahl oder ein ERP Projekt wird in der Regel dann aufgesetzt, wenn die Anforderungen an das bisherige System durch die Software nicht mehr erfüllt werden kann, oder auch dann, wenn die Hard-und Software insgesamt das Ende des Lebenszyklusses erreicht hat. Darunter können verschiedene Gründe Ursache des Businesstreibers sein:

  • Keine Möglichkeit mehr, die Software auf aktuellen Stand zu bringen.
  • Keine Weiterentwicklung durch den Softwarelieferanten.
  • Hardware wird nicht mehr unterstützt (oft laufen Programme noch auf alten Hardwareplattformen).
  • Die alte Software wird durch moderne Betriebssysteme nicht mehr unterstützt.
  • Schnittstellen zu anderen Programmen können nur durch extrem hohen Aufwand am Leben gehalten werden…

ERP Auswahl und Anforderungsanalyse – Quantitative Gründe für die Auseinandersetzung mit Requirement Engineering

Es gibt verschiedene Quellen, die alle im Prinzip zu einem ähnlichen Ergebnis kommen weshalb IT Einführungsprojekte und ERP Auswahl Initiativen scheitern.

Eine bekannte und viel zitierte Studie wird seit Jahren von der Standish-Group als Global Report herausgegeben.

ERP und Anforderungsanalyse - Erfolgsfaktoren

Quelle: Standish Group, Chaos Report 2015

Die Top 10 Risiken in ERP Projekten – Auszug aus der Standish Studie 2015

Erstens:
Executive Support: wichtig und maßgeblich Entscheidend ist der Support der Unternehmensleitung, des Projektsponsors und der Geschäftsleitung. Nur dann kann ein Projekt erfolgreich umgesetzt werden.

Zweitens:
Emotional Maturity: die Zusammenarbeit der Beteiligten in einem Projekt. Das komplette Change Management ist ein wichtiger Faktor für die das Gelingen. Grundlage dafür ist der Organisationsansatz, dass eine Gruppe ein besseres Ergebnis erzielt als ein Einzelner.

Drittens:
User Involvement: das Einbeziehen und auch die Mitwirkung am Ausgestaltungsprozess für die Anforderungsanalyse und letztendlich die Auswahl einer IT- oder ERP Software ist ein entscheidender Punkt für einen Projekterfolg. Dies beinhaltet die Rückmeldung der Projektleitung, die Information der Mitarbeiter, Rückmeldung und Besprechung der Anforderungen- auch aus anderen Unternehmensbereichen – die komplette Mitwirkung im Rahmen des Prototypings, der Schulungen und vielem mehr. Wichtig dabei sind vor allem Maßnahmen im Rahmen der Teambildung und des Change Managements.

Viertens:
Optimization: darunter wird die Fähigkeit verstanden die Organisation und deren Prozesse auf das Ziel der Optimierung der Kundenleistungen auszurichten. Dazu kann es notwendig sein, viele einzelne, im Unternehmen verteilte kleine Projekte zu bündeln, oder die wichtigsten Anforderungen kritisch zu beleuchten. Damit kann vermieden werden, dass Doppelentwicklungen stattfinden oder sich eine Businessoptimierung durch ein anderes Projekt neutralisiert.

Fünftens:
Projektmitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten: die Auswahl von geeigneten Mitarbeitern für ein ERP Projekt oder eine IT Initiative ist nicht einfach. Die „richtigen“ Mitarbeiter/innen im Projekt sind in der Lage die Businessprozesse zu verstehen und zu optimieren. Ebenso sind sie in der Lage, die Business Requirements (also die Anforderungen der operativen Mitarbeiter) aufzunehmen, zu optimieren und wieder in das Team zurückzugeben. Damit ist sichergestellt, dass die Business Anforderungen aufgenommen und umgesetzt, ebenso die Anforderungen der Projektarbeit im Projektverlauf ihren Niederschlag finden.

ERP und Anforderungsanalyse - Agil oder Wasserfall

In dieser Darstellung soll verdeutlicht werden, dass es enorm wichtig ist, sich mit der Einführungsmethodik auseinanderzusetzen.
Quelle: Standish Group, Chaos Report 2015

ERP Auswahl und Anforderungsanalyse – worauf kann Bezug genommen werden?

Es gibt noch eine beeindruckende Analyse die diese Zahlen untermauert: Caspar Jones ( Universität Liverpool) hat untersucht, wie viele Fehler Teams machen, die keine guten Analysemethoden, keine guten Requirement Methoden oder andere Methoden zur Qualitätssicherung von Anforderungen an eine Softwareauswahl haben. Sein Ergebnis lautete, Teams machen 0,23 Fehler pro Function Point (eine Definition aus der SW Entwicklung).

Mit guten Analyse- oder Requirementmethoden ist es möglich, die Fehlerrate von 0,23 auf 0,08 Fehler pro Function Point zu reduzieren. Dies ist eine Reduktion um 2 Drittel. Dies sind 3 mal weniger Fehler. Weniger Fehler bedeuten weniger Geld für Verschwendung aufbringen zu müssen. Schon Studenten im ersten Semester wird gelehrt, dass Fehler, die erst im Projektverlauf entdeckt werden und dann korrigiert werden müssen, um Faktoren teurer und aufwändiger sind, als wären die Fehler gleich zu Beginn entdeckt worden.

Damit wird deutlich, wie wichtig ein effizientes und qualitativ hochwertiges Requirement Engineering oder eine Anforderungsanalyse zu Beginn eines Projektes ist, wenn begonnen wird die Anforderungen zu dokumentieren.

Wer hier großzügig ist und ungenaue Beschreibungen zulässt, wird die später im Projekt mehrfach bezahlen.

Es gibt neben den quantitativen Gründen auch qualitative Gründe, weshalb Business Requirement Engineering oder Anforderungsanalysen und deren Management so wichtig sind.
Lesen Sie hier, worauf Sie dabei achten sollten….. ERP Anforderungsanalyse und ERP Auswahl – Welche Gründe sprechen für eine Analyse?

 

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