Warum Sie ein ERP-Lastenheft schreiben sollten

Eine ERP-Software auszuwählen ist für ein Unternehmen nicht ohne Risiko. Die unzähligen Berichte über ERP-Projekte, die gescheitert sind, sprechen Bände. Dafür gibt es selbstverständlich immer Gründe und Entschuldigungen. Eigene Recherchen zu ERP-Einführungen und ERP-Projekten zeigen, dass ein scheitern immer mit den unterschiedlichen Vorstellungen und Anforderungen von Software Anbieter und Unternehmen zusammenhängt.

Dies wird durch Unterlagen des Bitcom Verbandes und durch Publikationen wie zum Beispiel der Computerworld oder T3N bestätigt. Unter der Annahme, dass diese Untersuchungen zu ERP-Projekten eine vertrauenswürdige Grundlage darstellen stellt sich die Frage, wie kann ein scheitern oder eine schlechte ERP-Einführung verhindert werden?
Mögliche Gründe für ein Scheitern eines ERP-Projektes:

  • mangelhafte, oder fehlende Definition der Prozessanforderungen
  • mangelhafte, oder fehlende Definition der Funktionsanforderungen
  • Verhältnis von Individualprogrammierung zu Standardfunktionen in der ERP-Lösung
  • Mangelnde Stammdatenqualität
  • Mangelhafte Testumgebung
  • Mangelhafte ERP-Projektleitung,
  • Schwierigkeiten bei der Nutzung der Installation auf eigenen Servern oder die Nutzung einer ERP-Cloud Lösung in Zusammenarbeit mit Office Programmen aus der Cloud (zum Beispiel Microsoft Office 365)
  • und vieles mehr

In diesem Beitrag wird auf die mangelhafte oder fehlende Definitionen der Anforderungen als Grundlage für eine ERP-Auswahl eingegangen.
Diese Anforderungen zu Beschreiben ist Aufgabe der des ERP-Projektteams und letztendlich des ERP-Projektleiters.

Risikominimierung durch ein ERP-Lastenheft

Die Auswahl einer ERP Software ist nicht ohne Risiko für ein Unternehmen. Deshalb ist eine der großen Aufgaben die mit der Auswahl und der Einführung einer ERP Software verbundenen Risiken zu reduzieren und zu begrenzen. Eine Möglichkeit, die Anforderungen zu dokumentieren ist, sie in einem Lastenheft zu definieren.

ERP-Lastenheft – Grundlage für eine ERP Auswahl

Bei der Auswahl einer ERP Software ist das Erstellen von Anforderungsspezifikationen ein wichtiger Schritt im ERP Projektmanagement und zur Reduzierung konkreter Projektrisiken. Weshalb ist dies so?

Gerne wird im Rahmen von Marketing davon gesprochen, dass die heutigen ERP Systeme im Grunde genommen doch alle gleich sind und es daher nicht so sehr auf ein Lastenheft ankommen würde. Niemand würde auf die Idee kommen und behaupten alle Autos sind gleich oder alle Fräsmaschinen sind gleich. Einzige Gemeinsamkeiten sind, dass alle Autos fahren und alle Fräsmaschinen Material bearbeiten können. Im Grunde genommen haben sich damit die Gemeinsamkeiten aber schon erschöpft.

Genau so verhält es sich mit ERP Systemen. Alle ERP Systeme können mit Daten umgehen. Dies können Kunden- und Lieferanten- oder Artikeldaten sein. In welcher Detailtiefe, in welcher Funktionalität und mit welchen Werkzeugen diese Daten ausgewertet werden können, ist von ERP System zu ERP System sehr verschieden. Dies trifft auch auf Branchenlösungen zu, die eigens erstellt oder auf Standardsystemen spezifisch aufgebaut werden. Fehlende Funktionen, vor allem das Fehlen von Feldern oder Informationen im ERP System kann bei falscher Auswahl zu enormen Kosten durch Anpassungsprogrammierung bis zum Scheitern des Projektes führen. Fehlende Funktionalität, ERP-Systeme, mit mangelhafter Usability der Oberfläche oder ERP-Software, die den Anwender über viele Stufen des Drill Downs zwingen, runden das Bild nochmals negativ ab.

Dies Anforderungen zu definieren ist entscheidend, da sie wichtige Informationen für die späteren Nutzer des ERP-Systems sind. Die Diskussion der Beteiligten und die Beschreibung welche konkreten Anforderungen erwartet werden, hilft allen Beteiligten sich auf ERP-Anforderungen zu einigen. Dem ERP-Softwareanbieter hilft es, sich auf den Abgleich der in seinem ERP-System vorhandenen Funktionen zu konzentrieren. Dies macht es dem ERP-Projektleiter leichter einen Soll-IST Vergleich an das ERP-System herauszuarbeiten.
Alleine aus diesen Gründen ist es sinnvoll diese Anforderungen durch das Unternehmen zu definieren.

Erfahrungen aus der Praxis bei ERP-Auswahlprozessen

In unserer Praxis erfahren wir aber auch, dass Unternehmen, die sich dieses Umstands bewusst sind, gerne in das Maximum verfallen. Sie versuchen das Risiko einer Fehlentscheidung dadurch zu reduzieren, dass alle Anforderungen aufgenommen werden müssen. Die Spitze bilden dann Fragen „was würden sie noch gerne im Programm haben wollen“. Damit kann ein ERP-Lastenheft mit Funktionen entstehen, bei dem Jedes und Alles in das Kleinste – meist als Funktionen – beschrieben wird. Damit wird gerne über das Ziel hinausgeschossen. Wichtiger vielmehr ist die Beschreibung des Organiationskonzepts und des Organisationsmodells. Diese Inhalte müssen den Schwerpunkt eines Lastenhefts bilden.

Die Nutzung von Pflichtenheften, Lastenheften oder anderen Anforderungen als Mustervorlage aus dem Internet für die eigene Anwendung ist ebenfalls sehr kritisch zu sehen. Fragekataloge, die auf dieser Basis abgearbeitet werden, sind in der Regel zu allgemein, auf Funktionen fokussiert und zu wenig konkret, als dass sie wirklich einem Unternehmen Nutzen stiften können.
Dies gilt auch vor allem für die angebotenen Anforderungslisten auf EXCEL Basis mit einer Fülle von Funktionen mit bis zu 6000 (sechstausend) Funktionen die abgefragt werden. Wir kennen Fälle, in denen durch die Anwender auszufüllenden EXCEL Listen gerne „etwas mehr“ angekreuzt wird, als sich der Gefahr auszusetzen, etwas zu vergessen.

Beim Auswahlverfahren selbst wird uns auch immer wieder bestätigt, dass es bei den Softwareanbietern dazu führt,  im Rahmen einer Bearbeitung alle Funktionen als erfüllbar anzukreuzen um nicht aus dem Auswahlverfahren zu fallen. Es ist aber wie in der Medizin: nicht immer hilft viel auch wirklich und schützt vor Fehlentscheidungen. Deswegen ist nachfolgend der Punkt 2: bewerten von Anforderungen ein wichtiger Arbeitsschritt auf dem Weg zum guten Anforderungskatalog oder Lastenheft zur Identifikation einer ERP Lösung. Ein guter ERP-Berater wird sie immer bei diesen Fragen unterstützen und vor allem Best Practice-Lösungen aufzeigen.

Es ist ebenso entscheidend, dass im Rahmen eines vernünftigen Risikomanagements sichergestellt werden kann, dass falsche funktionale Anforderungen erkannt werden. Damit soll sichergestellt werden, dass die Investition in ein ERP-System einen vernünftigen ROI liefert.

Welche Fragen sollten Sie sich immer stellen?

  • Warum ist dies so?
  • Welche Verbesserungen können wir damit erreichen?
  • Welche Leistungsverbesserungen spürt durch diese Festlegung unser Kunde?

wird Ihnen helfen, sich auf die wirklich wichtigen Punkte zu konzentrieren. Die im Unternehmen beteiligten Experten aus dem IT-Bereich müssen die harten Anforderungen an Schnittstellen, Datenqualität, Stammdaten und Übertragung von Altdaten auf ein neues ERP-System definieren.

Zu Hinterfrage sind Initiativen, die zu einer Erstellung eines Lastenhefts durch das später umsetzende ERP-Softwarehaus geleistet werden. Hier wird der Lieferant auch gleichzeitig der Ersteller der Anforderungen. Wie neutral kann dies stattfinden? Wird der beste Prozess beschrieben oder wird der Prozess und die Funktion beschrieben, die durch die ERP-Software geleistet werden kann? Wir haben da ein großes Fragezeichen.

Dies gilt auch für die im Internet zugänglichen Auswahlplattformen um Software auszusuchen. Die Auswahl führt nur zu einem System, aber nie zu einer Prozessbeschreibung. Aber genau diese spürt Ihr Kunde. Diese Kunden-Geschäftsprozesse muss das ERP-System unterstützen, da dessen Ergebnis für den Kunden direkt spürbar ist. Das im Hintergrund agierende ERP-System oder ERP-Software ist dem Kunden vollkommen egal.

Das Vorgehensmodell zur ERP-Lastenhefterstellung:

  1. Sammeln von Anforderungen
  2. Bewerten von Anforderungen
  3. Zusammenstellung von Anforderungen

Sammeln von Anforderungen:

Dazu gibt es mehrere unterschiedliche Methoden und Vorgehensweisen. Die populärste ist sicherlich die Nutzung der Interviewtechnik. Dabei werden in der Regel die wichtigsten Protagonisten und erfahrene Mitarbeiter direkt befragt, welche Anforderungen sie an ein neues ERP System haben.

Vorteil dieser Methode:
Die Mitarbeiter können sich direkt mit Ihren Anforderungen einbringen und aktiv an der Veränderung mitwirken. Diese Vorgehensweise und deren Erfolg ist ganz entscheidend davon abhängig, wie offen der Gesprächspartner sich im Interview äussert. Unabhängig davon, wie strukturiert oder wie auf den einzelnen Geschäfts- und Tätigkeitsberich die Frageliste des Informationssammlers aufgebaut ist.

Nachteil dieser Methode:
Die Chance, nicht alle Informationen zu erhalten ist gross. Oftmals ist es nicht einmal Vorsatz oder Absicht des Befragten, sondern einfach nur Zeitmangel, Vergessen von Prozessen oder einfach als unwichtig definierte Geschäftsvorfälle, die im Interview nicht angesprochen sind, dennoch für eine ERP Auswahl wichtig sein können.

Bewerten von Anforderungen

Nicht alle Informationen und Wünsche von Mitarbeitern sind in der Bewertung für eine Anforderung an ein ERP System gleichwertig. Es ist wichtig ein Bewertungsverfahren zu erstellen. Damit kann sichergestellt werden, dass die wichtigen und für eine künftige Prozessunterstützung notwendigen Anforderungen im Lastenheft beschrieben werden. Eine Bewertung nach Punkten, versehen mit den Informationen ob diese Anforderungen bereichsübergreifend, Abteilungsbezogen oder nur Arbeitsplatzbezogen sind, hilft bei der Erstellung einer Rankingliste.

Vorteil dieser Methode:
Es werden im Rahmen des Gesamtüberblicks (der Value Stream oder der Supply Chain) die richtigen Prozesse in den Anforderungskatalog und in das Lastenheft aufgenommen.

Nachteil der Methode:
Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen. Das Bewertungsteam muss das Gesamtunternehmen im Blick haben und nicht nur eigen Abteilungs- oder Arbeitsplatzinteressen.

Zusammenstellen von Anforderungen:

Die Anforderungen sind lösungsneutral zu dokumentieren. Es ist nicht sinnvoll spezifische Begriffe oder Funktionalitäten von Softwarelösungen in einem Lastenheft zu nutzen, es schränkt voreilig den Markt zu sehr ein.

Vorteil der Methode:
Es liegt am Ende ein Dokument vor, welches für alle Anbieter einer ERP Software gilt. Die Anforderungen sind systematisch, nach ihrer Wichtigkeit und nach Anforderungen zur Prozessunterstützung geeignet eine Identifikation von Softwareanbietern und eine Vorauswahl von ERP Lösungen durchzuführen.

Nachteil der Methode:
Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen. Wer noch nie ein Lastenheft erstellt hat, handelt klug, sich professionelle Hilfe bei ERP-Beratern zu holen.

Zusammenfassung – Fazit: weshalb ist ein ERP-Lastenheft wichtig?

  • Das zielgerichtete Erstellen eines Lastenheftes zur Dokumentation von Anforderungen ist ein wesentlicher Baustein einem ERP-Projekt
  • Musteranforderungen oder Checklisten die unreflektiert genutzt werden, helfen nicht weiter
  • Das ERP-Lastenheft dient als Grundlage für die Identifikation geeigneter ERP-Anbieter
  • Das ERP-Lastenheft ist nach weiterer Anreicherung von Informationen ein Teil des Pflichtenheftes und damit ein Teil des Vertragswerkes. Somit wir deutlich, welch wichtige Aufgabe ein ERP-Lastenheft übernimmt.
ERP Pflichtenheft - Dreher Consulting Experten geben RatUnterschied CRM und ERP