In ERP-Beratung

Häufig gestellte Fragen zu ERP-Software

Sie wissen, dass Sie eine neue ERP-Software benötigen, aber bevor Sie mit einem ERP-Projekt beginnen, sollten Sie sich mit den Grundlagen der Technologie auseinandersetzen. Wenn Sie die Grundlagen verstanden haben, fällt es Ihnen leichter, eine erfolgreiche ERP-Strategie zu entwickeln und ein erfolgreiches ERP-Projekt zu realisieren.

Was ist ERP-Software?

ERP-Software (Enterprise Resource Planning) wird von Unternehmen und Organisationen verwendet, um die für Front-Office- und Back-Office-Vorgänge erforderlichen Daten zu integrieren und zu organisieren. ERP-Software integriert die wichtigsten Abläufe und Prozesse von Unternehmen, einschließlich Fertigung, Vertrieb, Finanz- und Personalressourcen, in ein (zentrales) Softwaresystem.

Bei einer ordnungsgemäßen Implementierung erhöht eine ERP-Lösung die organisatorische Effizienz der Prozesse, Leistung der Organisation und Rentabilität des Unternehmens. ERP-Implementierungen sind jedoch in vielen Fällen eine echte Herausforderung und erfordern Wissen und Erfahrung um Softwareauswahl, Implementierung, Prozessverwaltung und organisatorische Änderungen zu organisieren und zu realisieren. Eine umfangreiche Implementierung von Unternehmenssoftware ist besonders schwierig, wenn mehrere globale Standorte beteiligt sind.

Ein starkes Projektmanagement ist der Schlüssel um ein integriertes Unternehmen zu werden. Nicht zu unterschätzen sind die Aufwendungen, die nötig sind um ein Unternehmen von einer analogen auf eine Digitale Plattform zu heben. Change Management und Prozessänderungen sind die Stichworte, die alle Projektbeteiligten immer wieder beschäftigen.

Wer sind die ERP-Anbieter mit den größten Marktanteilen?

SAP, Microsoft Dynamics und Infor gehören zu den beliebtesten ERP-Anbietern. Wobei im weltweiten Einsatz die ERP-Lösung von Oracle auf dem 2. Platz hinter SAP liegt. In deutschen Mittelstandsunternehmen ist Oracle nicht so stark vertreten.

Hersteller von Nischen-Software sind insbesondere dann die richtige Lösung für Unternehmen oder Organisationen, wenn diese branchenspezifische Funktionen suchen. Nischenprodukte sind für bestimmte Branchen oder Business Prozesse entwickelt. Dies sind sehr oft Anforderungen, die bei mittelständischen Spezialisten und deren Kundenlösungen zum Einsatz kommen. Um dafür die richtige ERP-Software auszuwählen ist ein qualitativ hochwertiges ERP-Lastenheft notwendig. Dies können Lösungen sein, die speziell für die Fertigungsindustrie oder für den Großhandel entwickelt worden sind.

Unser Tipp zum Nachdenken:

Selbstverständlich ist es möglich, ein bekanntes Enterprise-Resource-Planning-System auswählen und einzusetzen. Die beste Lösung für Ihr Unternehmen und für die Verbesserung Ihrer Wettbewerbsfähigkeit hängt jedoch von Ihren individuellen Business Anforderungen ab.

Daher ist die bessere Frage: „Welche ERP-Anbieter erfüllen am besten unsere zukünftigen Prozesse und organisatorischen Ziele?“

Wer setzt  ERP-Software ein?

ERP-Software ist für Organisationen unabhängig von Größe und Branche von einsetzbar. Selbstredend ist klar, dass die Lösung auf die Branche und auf die Prozesse passen muss. Eine ERP-Architektur für eine Serienfertigung wird nur mit hohem Anpassungsaufwand bei einem Anlagenbauer den gewünschten Effekt erzielen.

Vor der Jahrtausendwende waren die großen und international tätigen Unternehmen die Hauptkunden für die ERP-Softwarehäuser. Dies hat sich inzwischen deutlich gewandelt. Das Wachstum für ERP-Anbieter resultiert heute zu einem großen Teil aus dem Segment der mittelständischen Unternehmen. Dies ist auch ein Grund für die Zunahme an Branchenpaketen oder Lösungen für spezielle Nischen.

Digitalisierung und ERP-Software:

Unternehmen, die sich der digitalen Transformation widmen, setzen häufig ERP-Software ein, um ihre digitalen Strategien zu realisieren. Dabei werden diese Technologien eingesetzt, um neue Geschäftsmodelle, Geschäftsprozesse und Kundendienstleistungen zu entwickeln.

Dabei steht mehr und mehr die Anforderung im Vordergrund, dass die erzeugten und im Unternehmen vorhandenen Daten ausgewertet werden. Damit können Prozessabläufe optimiert, Dienstleistungen entwickelt und Kundenanforderungen erkannt werden.

Was ist der Unterschied zwischen ERP- und CRM-Software?

Customer Relationship Management (CRM)-Software ist Unternehmenssoftware, mit der die Vertriebs- und Marketingfunktionen eines Unternehmens automatisiert werden können.

Der Nutzen einer CRM-Software liegt vor allem darin, dass alle Informationen zu Kunden und deren Transaktionen an einer Stelle gesammelt und dem Marketing und Vertrieb zur Verfügung stehen.

Es gibt ERP-Anbieter, die solche CRM-Funktionen in ihrer ERP-Software abbilden und integriert haben. Dennoch ist es sinnvoll, die Anforderungen an ein CRM-System aufzunehmen und dann in einem Soll- Ist- Vergleich zu prüfen, ob eine integrierte Lösung den Anforderungen genügt. Der andere Ansatz kann sein, dass ein Best-of-Breed-Ansatz zum Tragen kommt, der die beste Lösung eines anderen Anbieters in eine ERP-Lösung integriert. Damit kann wieder auf eine zentrale Datenquelle zugegriffen werden.
Eine CRM-Software liefert Echtzeitdaten zum Verhalten von Leads und demografischen Merkmalen, damit Unternehmen ihre Kommunikation mit Leads und Kunden personalisieren können. Mit der CRM-Funktionalität können Unternehmen die Vorteile ihrer ERP-Implementierungen maximieren.

Dieses Best-of-Breed-Modell gilt auch für Anforderungen aus dem Bereich der Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung sowie der Anlagenbuchhaltung.

Die Verbesserung der Nutzung von Daten in Zusammenhang mit den Kundentransaktionen sind oft ein Grund für die Implementierung moderner integrierter Software. Nicht zu unterschätzen ist bei einem CRM-Einsatz auch das Software CRM-Management, bei dem zusätzlich Wissen um Marketing, Vertrieb, “Buyers Persona” und die kompletten Anforderungen der eventuellen Bespielung der Medien wie Google, Twitter, Xing oder anderen “Social Media” notwendig wird.

Was ist Software für die Produktionsressourcenplanung (MRP)?

MRP-Software ist in den meisten ERP-Systemen enthalten. Während ERP die gesamte Lieferkette automatisiert, konzentriert sich MRP auf die Fertigungsprozesse, die bei der Produktkonzeption bis zur Produktionsplanung beteiligt sind. Wenn Sie zum Beispiel Rohmaterialien (Zukaufteile) beschaffen müssen, um ein Produkt herzustellen, kann mit einer Dispositionssoftware im Rahmen einer Konfiguration eine genaue Stückliste erstellt werden.

Ein MRP-System kann als eigenständiges System oder als Teil eines vollständigen ERP-Systems eingesetzt werden. Es gibt auch für diese Anforderungen einen Best-of-Breed-Ansatz, wenn es zum Beispiel um die einzelnen Module eines MRP-Systems geht. Dies können Anforderungen aus dem Qualitätsmanagement, der speziellen Lagerlogistik oder einer Materialdisposition sein.

Wie viel kostet die Einführung eines ERP-Systems?

ERP-Software für größere Unternehmen kostet in der Regel mehr als Nischen- oder Spezialsoftware für begrenzte Einsatzbereiche. Alle, auch die großen Anbieter haben verschiedene Lösungen für Ihre Kunden, die sich im Funktionsumfang unterscheiden. Unternehmen können Geld sparen, indem sie nur die Funktionalität implementieren, die sie benötigen, anstatt eine komplette Suite von Lösungen zu implementieren. Dies setzt aber voraus, dass eine systematische und qualitativ hochwertige Analyse der Anforderungen durchgeführt worden ist.

Lizenzkosten für Software hängen auch vom Bereitstellungsmodell ab. Während Cloud Computing kurzfristig günstiger sein kann, ist es auf lange Sicht teurer als On-Premise-Software. Cloud- und SaaS- ERP basieren auf Abonnements, sodass Sie pro Benutzer oder Modul zahlen können. Wenn Sie planen, Software schrittweise zu implementieren, müssen Sie sicherstellen, dass Sie nicht alle Lizenzen im Voraus bezahlen müssen, sondern dann wann der Nutzungszeitpunkt sichergestellt ist.

Wartung, Anpassung und Ressourcen sind andere zu berücksichtigende Kosten. Sie benötigen Ressourcen für die Konfiguration, Datenmigration und Implementierung. Neben diesen technischen Komponenten müssen Sie ein Budget für die Neugestaltung von Geschäftsprozessen und Änderungsmanagement aufstellen. Das ideale Verhältnis von Softwarekosten zu Servicekosten beträgt ca. 2 : 3 wobei wir auch schön Lösungen mit dem Verhältnis 1 : 3 hatten, wenn viel individuell angepasst werden musste. Beantwortung von Fragen zu ERP Software

Während ERP-Software teuer ist, sollten bei der Entscheidung, ob eine ERP-Implementierung initiiert werden soll, die Kosten nicht der Schwerpunkt der Betrachtung sein. Falls Sie für Ihre Auswahl, oder die Erstellung des Anforderungskonzepts zur Identifikation des besten ERP-Anbieters, kaum oder zu geringe Erfahrung haben, denken Sie auch an die Möglichkeit, einen unabhängigen ERP-Berater zu Rate zu ziehen.
Sie werden Ihre ERP-Investitionskosten wahrscheinlich innerhalb von ca. drei Jahren aufgrund des erzielten Produktivitätsfortschrittes wieder eingespart haben. Dabei ist nicht berücksichtigt, dass Sie an Wettbewerbsfähigkeit gewinnen können, wenn ihr Unternehmen agil auf Prozessänderungen und Kundenanforderungen reagieren kann. Falls Sie externe, unabhängige ERP-Beratung hinzuziehen kann es sein, dass Sie Ihr Risiko der Fehleinschätzung ebenfalls reduzieren und eventuell eine kürzere Projektlaufzeit realisieren können. Dies wäre ein weiterer Punkt in der ROI-Betrachtung.

Welche Risiken sind mit ERP-Software verbunden?

Dabei können verschiedene Aspekte bei der ERP-Auswahl – je nach individueller Gewichtung – eine Rolle spielen. Nachfolgend nur ein kleiner Auszug der möglichen Punkte, die zu beachten sind.

Obwohl bei einer ERP-Nutzung die Vorteile überwiegen, sind die Risiken nicht zu vernachlässigen. Wenn das Projektmanagement ungenügend ist, wird die Chance zur Ausweitung der Kosten und der Verlängerung der Projektlaufzeit zunehmen.
Wenn das Lastenheft nicht die notwendige Qualität und die Beschreibung der Prozesse als Inhalt hat, wird es für die Verantwortlichen fast unmöglich die gekaufte Software abzunehmen. Auf welcher Basis soll eine Abnahme einer ERP-Software erfolgen, wenn nicht auf dem Vergleich des geforderten?

Unternehmen erhöhen das Risiko des Scheiterns signifikant, wenn sie ein ERP-Projekt aus technischer Sicht (z.B. Funktionsabfragen mit Excel-Listen oder Eingaben bei Internetportalen) statt aus Business Sicht realisieren. Wenn die Anforderungen an ein ERP-System nicht an Kundenprozessen, den betrieblichen Abläufen und Mitarbeitern ausgerichtet werden, ist die Chance eines Scheiterns groß. Dabei sind bei der Implementierung die Risiken für Betriebsstörungen nicht zu unterschätzen. Auch lohnt sich parallel ein Blick auf die zur Verfügung stehende Datenqualität zu werfen.

Schulungen – wie viel ist notwendig?

Ein Unternehmen oder eine Organisation kann das Kundenerlebnis nicht verbessern, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie optimierte Prozesse anwenden. Deshalb ist es entscheidend, dass alle Nutzer die Fähigkeiten des Systems beherrschen und den Geschäftsprozess, an dem Sie beteiligt sind, kennen. Dies sollten die Projektverantwortlichen schon in ihrem Ablauf der ERP-Einführung berücksichtigen.

Ein Business Case für ERP-Software erstellen

Sobald Sie Ihren Bedarf für eine neue ERP-Lösung erkannt haben, sollten Sie basierend auf Ihrer digitalen Strategie definieren, welche Art von Technologie Sie benötigen. Dies hilft Ihnen bei der Entwicklung eines Business Case, der alle Beteiligten von einem ERP-Projekt überzeugt. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur die Vorteile der ERP, sondern auch die Kosten und Risiken beschreiben.

Damit kommen Sie der erfolgreichen Realisierung – der ERP-Einführung – einen Schritt näher.

 

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