ERP Software – was kann sie, was kostet sie?

Sie wissen, dass Sie eine neue ERP Software benötigen, aber bevor Sie mit einem ERP Projekt beginnen, sollten Sie sich mit den Grundlagen und der der Technologie rund um eine ERP Software auseinandersetzen. Wenn Sie die Grundlagen verstanden haben, fällt es Ihnen leichter, eine erfolgreiche ERP Strategie zu entwickeln und ein erfolgreiches ERP Projekt zu realisieren.
Was ist eigentlich eine ERP Software?
Die Anfänge einer ERP Software liegen in den 80 er Jahren des letzten Jahrhunderts. Davor war der Sprachgebrauch eher bei einem Produktions-Planungs-System (PPS). Die Schwerpunkte der damaligen PPS Software waren:
  • Stammdatenverwaltung
  • Bedarfsplanungen – aufgeschlüsselt nach Netto- und Bruttobedarfsrechnung
  • Terminplanung
  • Eine Kapazitätsplanung (Grobplanung)
  • Eine rudimentäre Feinplanung oder eine Feinplanungsunterstützung
Weiterentwicklungen und neue Versionen von ERP Systemen brachten zusätzliche Funktionalitäten wie zum Beispiel:
  • eine Vertriebsanbindung/meist Kundenauftragsverwaltung
  • Funktionalitäten für den Einkauf, die Rechnungprüfung und die Datenschnittstelle zur Finanzbuchhaltung
  • Es wurde mehr und mehr möglich, Vor-mittlaufende- oder eine Nachkalkulation mit einem ERP System zu realisieren.
Die Kritik an alten PPS Systemen war aber immer in der mangelnden Integrationsfähigkeit der als Module aufgebauten Software begründet. Es war leider nicht selbstverständlich, dass ein Datenaustausch reibungslos und vor allem korrekt ablief. Dies hat sich inzwischen sehr zum Besseren weiterentwickelt und ist heute (bei richtiger Konfiguration) kein Thema mehr.
Eine ERP Software (Enterprise Resource Planning) wird von Unternehmen und Organisationen verwendet, um die für Front-Office- und Back-Office-Vorgänge erforderlichen Daten zu integrieren und zu organisieren. ERP-Software integriert die wichtigsten Abläufe und Prozesse von Unternehmen, einschließlich Fertigung, Vertrieb, Finanz- und Personalressourcen, in ein (zentrales) Softwaresystem.
Bei einer ordnungsgemäßen Implementierung erhöht eine ERP Lösung die organisatorische Effizienz der Prozesse, Leistung der Organisation und Rentabilität des Unternehmens. ERP Implementierungen sind jedoch in vielen Fällen eine echte Herausforderung und erfordern Wissen und Erfahrung um Softwareauswahl, Implementierung, Prozessverwaltung. Um organisatorische Änderungen zu organisieren und zu realisieren ist Erfahrung notwendig. Eine umfangreiche Implementierung von Unternehmenssoftware ist besonders schwierig, wenn mehrere Standorte beteiligt sind oder sogar global eingeführt werden soll.

Die Rolle des Projektmanagements:

Ein starkes Projektmanagement ist der Schlüssel um ein ERP Projekt erfolgreich zu realisieren und um ein integriertes Unternehmen zu werden. Nicht zu unterschätzen sind die Aufwendungen, die nötig sind um ein Unternehmen von einer analogen auf eine Digitale Plattform zu heben. Change Management und Prozessänderungen sind die Stichworte, die alle Projektbeteiligten immer wieder beschäftigen.
Wer sind die ERP Anbieter mit den größten Marktanteilen?
  • SAP
  • Microsoft Dynamics
  • Microsoft Finance und Operations
  • Infor

und andere gehören zu den beliebtesten ERP Anbietern. Wobei im weltweiten Einsatz die ERP-Lösung von Oracle auf dem 2. Platz hinter SAP liegt. In deutschen Mittelstandsunternehmen ist Oracle nicht so stark vertreten, da deren Schwerpunkt auf dem US Markt liegt.

Es gibt auch Anbieter, die für spezielle Branchen exzellente ERP Software entwickelt haben.
Gerne wird dabei von Nischen Software gesprochen. Dies ist bei weitem keine Abwertung, sondern die Anbieter haben sich mit Ihren Lösungen auf ein spezielles Marktsegment oder Marktnische konzentriert.
Hersteller von Nischen ERP Software sind insbesondere dann die richtige Lösung für Unternehmen oder Organisationen, wenn diese branchenspezifische Funktionen suchen. Nischenprodukte sind speziell für bestimmte Branchen oder Business Prozesse entwickelt, die für die Big 3 Anbieter uninteressant sind. Dies sind sehr oft Anforderungen, die bei mittelständischen Spezialisten und deren Kundenlösungen zum Einsatz kommen. Dafür die richtige ERP-Software auszuwählen ist für viele Unternehmen eine Herausforderung. Sie ist auch ein Risiko, denn eine Entscheidung für das falsche System hat meist gravierende Auswirkungen für ein Unternehmen. Die Durchschnittliche Lebensdauer einer ERP Software kann schnell 10 Jahre betragen und große Investitionen erfordern.
Daher ist meist ein qualitativ hochwertiges Lastenheft für eine ERP Auswahl notwendig. In diesem ERP Lasterhaft werden die spezifischen Anforderungen definiert. Aufbauend darauf beginnt die Identifikation und später die Qualifikation des besten Lösungsanbieters, Dies können Lösungen sein, die speziell für die Fertigungsindustrie oder für den Großhandel oder für eine Nische entwickelt worden sind. Dabei sind viele Branchenlösungen so spezialisiert, daß sie meist nur den Insidern bekannt sind.

Unser Tipp zum Nachdenken:

Selbstverständlich ist es möglich, ein bekanntes Enterprise-Resource-Planning-System auswählen und einzusetzen. Die beste Lösung für Ihr Unternehmen und für die Verbesserung Ihrer Wettbewerbsfähigkeit hängt jedoch von Ihren individuellen Business Anforderungen ab.
Daher ist die bessere Frage: „Welche ERP Software Anbieter erfüllen am besten unsere zukünftigen Prozesse und organisatorischen Ziele?“

Wer setzt  ERP Software ein?

ERP Software ist für Organisationen, unabhängig von Größe und Branche von einsetzbar. Selbstredend ist klar, dass die Lösung auf die Branche und auf die Prozesse und die Unternehmensgröße passen muss. Eine ERP Software Architektur für eine Serienfertigung wird nur mit hohem Anpassungsaufwand bei einem Anlagenbauer den gewünschten Effekt erzielen.
Vor der Jahrtausendwende waren die großen und international tätigen Unternehmen die Hauptkunden für die ERP Softwarehäuser. Dies hat sich inzwischen deutlich gewandelt. Das Wachstum für ERP Software Anbieter resultiert heute zu einem großen Teil aus dem Segment der mittelständischen Unternehmen. Dies ist auch ein Grund für die Zunahme an Branchenpaketen oder Lösungen für spezielle Nischen.

Digitalisierung und ERP-Software:

Unternehmen, die sich der digitalen Transformation widmen, setzen häufig ERP Software ein, um ihre digitalen Strategien zu realisieren. Dabei werden diese Technologien eingesetzt, um neue Geschäftsmodelle, Geschäftsprozesse und Kundendienstleistungen zu entwickeln. Der Schwerpunkt dabei muss aber darauf liegen, dass die Prozesse so designet werden, dass sie sich vervielfachen und standardisieren lassen.
Dabei steht mehr und mehr eine weitere Anforderung im Vordergrund: Die erzeugten und im Unternehmen vorhandenen Daten müssen ausgewertet werden können. Damit wird es möglich, Prozessabläufe zu optimieren, Dienstleistungen zu entwickeln und Kundenanforderungen zu erkennen, für die der Kunde bereit ist, den Wertschöpfungsbetrag zu monetarisieren.

Was ist der Unterschied zwischen ERP- und CRM-Software?

Customer Relationship Management (CRM)-Software ist Unternehmenssoftware, mit der die Vertriebs- und Marketingfunktionen eines Unternehmens automatisiert werden können.
Der Nutzen einer CRM-Software liegt vor allem darin, dass alle Informationen zu Kunden und deren Transaktionen an einer Stelle gesammelt und dem Marketing und Vertrieb zur Verfügung stehen.
Es gibt ERP Software Anbieter, die solche CRM-Funktionen in ihrer ERP Software abbilden und integriert haben. Dennoch ist es sinnvoll, die Anforderungen an ein CRM-System aufzunehmen und dann in einem Soll- Ist- Vergleich zu prüfen, ob eine integrierte Lösung den Anforderungen genügt. Der andere Ansatz kann sein, dass ein Best-of-Breed-Ansatz zum Tragen kommt, der die beste Lösung eines anderen Anbieters in eine ERP Lösung integriert. Damit kann wieder auf eine zentrale Datenquelle zugegriffen werden. Eine CRM-Software liefert Echtzeitdaten zum Verhalten von Leads und demografischen Merkmalen, damit Unternehmen ihre Kommunikation mit Leads und Kunden personalisieren können. Mit der CRM-Funktionalität können Unternehmen die Vorteile ihrer ERP Implementierungen maximieren.
Dieses Best-of-Breed-Modell gilt auch für Anforderungen aus dem Bereich der Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung sowie der Anlagenbuchhaltung.
Die Verbesserung der Nutzung von Daten in Zusammenhang mit den Kundentransaktionen sind oft ein Grund für die Implementierung moderner integrierter Software. Nicht zu unterschätzen ist bei einem CRM-Einsatz auch das Software CRM-Management, bei dem zusätzlich Wissen um Marketing, Vertrieb, “Buyers Persona” und die kompletten Anforderungen der eventuellen Bespielung der Medien wie Google, Twitter, Xing oder anderen “Social Media” notwendig wird.

Was ist Software für die Produktionsressourcenplanung (MRP)?

MRP-Software ist in den meisten ERP-Systemen enthalten. Während ERP Software die gesamte Lieferkette automatisiert, konzentriert sich MRP auf die Fertigungsprozesse, die bei der Produktkonzeption bis zur Produktionsplanung beteiligt sind. Wenn Sie zum Beispiel Rohmaterialien (Zukaufteile) beschaffen müssen, um ein Produkt herzustellen, kann mit einer Dispositionssoftware im Rahmen einer Konfiguration eine genaue Stückliste erstellt werden.
Ein MRP-System kann als eigenständiges System oder als Teil eines vollständigen ERP-Systems eingesetzt werden. Es gibt auch für diese Anforderungen einen Best-of-Breed-Ansatz, wenn es zum Beispiel um die einzelnen Module eines MRP-Systems geht. Dies können Anforderungen aus dem Qualitätsmanagement, der speziellen Lagerlogistik oder einer Materialdisposition sein.

Was kostet die Einführung eines ERP Software?

ERP Software für größere Unternehmen kostet in der Regel mehr als Nischen- oder Spezialsoftware für begrenzte Einsatzbereiche. Alle, auch die großen Anbieter haben verschiedene Lösungen für Ihre Kunden, die sich im Funktionsumfang unterscheiden. Unternehmen können Geld sparen, indem sie nur die Funktionalität implementieren, die sie benötigen, anstatt eine komplette Suite von Lösungen zu implementieren. Dies setzt aber voraus, dass eine systematische und qualitativ hochwertige Analyse der Anforderungen durchgeführt worden ist.
Lizenzkosten für ERP Software hängen auch vom Bereitstellungsmodell ab. Während Cloud Computing kurzfristig günstiger sein kann, ist es auf lange Sicht teurer als On-Premise-Software. Cloud- und SaaS- ERP basieren auf Abonnements, sodass Sie pro Benutzer oder Modul zahlen können. Wenn Sie planen, Software schrittweise zu implementieren, müssen Sie sicherstellen, dass Sie nicht alle Lizenzen im Voraus bezahlen müssen, sondern dann, wann der Nutzungszeitpunkt sichergestellt ist.
Wartung, Anpassung und Ressourcen sind andere zu berücksichtigende Kosten. Sie benötigen Ressourcen für die Konfiguration, Datenmigration und Implementierung. Neben diesen technischen Komponenten müssen Sie ein Budget für die Neugestaltung von Geschäftsprozessen und Änderungsmanagement aufstellen. Das ideale Verhältnis von Softwarekosten zu Servicekosten beträgt ca. 2 : 3 wobei wir auch schön Lösungen mit dem Verhältnis 1 : 3 hatten, wenn viel individuell angepasst werden musste. 
Während ERP Software teuer ist, sollten bei der Entscheidung, ob eine ERP Implementierung initiiert werden soll, die Kosten nicht der Schwerpunkt der Betrachtung sein. Falls Sie für Ihre Auswahl, oder die Erstellung des Anforderungskonzepts zur Identifikation des besten ERP Software Anbieters, kaum oder zu geringe Erfahrung haben, denken Sie an die Möglichkeit, einen unabhängigen ERP Berater zu Rate zu ziehen. Dessen Tagesgeschäft ist die ERP Software, dessen Auswahl und Qualifizierung der Anbieter. Wichtig dabei kann für Sie auch sein, ob der ERP Berater in der Lage ist, ein Projekt bis zur Abnahme durchzuführen. Fragen Sie danach und lassen Sie sich genau erklären wie eine solche Unterstützung sich gestalten kann. Nur auf dieser Basis können Sie entscheiden, ob es für Sie einen Mehrwert erzeugt, wenn Sie Unterstützung ins Unternehmen holen. Sie werden Ihre ERP Software Investitionskosten wahrscheinlich innerhalb von ca. drei Jahren aufgrund des erzielten Produktivitätsfortschrittes wieder eingespart haben. Dabei ist nicht berücksichtigt, dass Sie an Wettbewerbsfähigkeit gewinnen können, wenn ihr Unternehmen agil auf Prozessänderungen und Kundenanforderungen reagieren kann. Falls Sie externe, unabhängige ERP-Beratung hinzuziehen kann es sein, dass Sie Ihr Risiko der Fehleinschätzung ebenfalls reduzieren und eventuell eine kürzere Projektlaufzeit realisieren können. Dies wäre ein weiterer Punkt in der ROI-Betrachtung.

Welche Risiken sind mit einer ERP Software und deren Einführung verbunden?

Dabei können verschiedene Aspekte bei der ERP Software Auswahl – je nach individueller Gewichtung – eine Rolle spielen. Nachfolgend nur ein kleiner Auszug der möglichen Punkte, die zu beachten sind.
Obwohl bei einer ERP Nutzung die Vorteile überwiegen, sind die Risiken nicht zu vernachlässigen. Wenn das Projektmanagement ungenügend ist, wird die Chance zur Ausweitung der Kosten und der Verlängerung der Projektlaufzeit zunehmen. Wenn das Lastenheft nicht die notwendige Qualität und die Beschreibung der Prozesse als Inhalt hat, wird es für die Verantwortlichen fast unmöglich die gekaufte Software abzunehmen. Auf welcher Basis soll eine Abnahme einer ERP-Software erfolgen, wenn nicht auf dem Vergleich des geforderten?
Unternehmen erhöhen das Risiko des Scheiterns signifikant, wenn sie ein ERP-Projekt aus technischer Sicht (z.B. Funktionsabfragen mit Excel-Listen oder Eingaben bei Internetportalen) statt aus Business Sicht realisieren. Wenn die Anforderungen an ein ERP-System nicht an Kundenprozessen, den betrieblichen Abläufen und Mitarbeitern ausgerichtet werden, ist die Chance eines Scheiterns groß. Dabei sind bei der Implementierung die Risiken für Betriebsstörungen nicht zu unterschätzen. Auch lohnt sich parallel ein Blick auf die zur Verfügung stehende Datenqualität zu werfen.
Schulungen – wie viel ist notwendig?
Ein Unternehmen oder eine Organisation kann das Kundenerlebnis nicht verbessern, wenn die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie optimierte Prozesse anwenden. Deshalb ist es entscheidend, dass alle Nutzer die Fähigkeiten des Systems beherrschen und den Geschäftsprozess, an dem Sie beteiligt sind, kennen. Dies sollten die Projektverantwortlichen schon in ihrem Ablauf der ERP-Einführung berücksichtigen.

Ein Business Case für ERP Software erstellen

Sobald Sie Ihren Bedarf für eine neue ERP Software erkannt haben, sollten Sie – basierend auf Ihrer digitalen Strategie -, definieren, welche Art von Technologie Sie benötigen. Dies hilft Ihnen bei der Entwicklung eines Business Cases, der alle Beteiligten von einem ERP-Projekt überzeugt. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur die Vorteile der ERP Software, sondern auch die Kosten und Risiken beschreiben.
Damit kommen Sie der erfolgreichen Realisierung – der ERP-Einführung – einen Schritt näher.

 

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