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ERP Lastenheft und Identifikation von ERP Softwarelösungen, Punkte auf die Sie achten sollten...Click To TweetLastenheft – ja oder nein bei einer ERP Auswahl?

Die Auswahl einer ERP Software ist nicht ohne Risiko für ein Unternehmen. Deshalb ist eine der großen Aufgaben die mit der Auswahl und der Einführung einer ERP Software verbundenen Risiken zu reduzieren und zu begrenzen. Unter anderem dazu wird ein Lastenheft benötigt.

Lastenheft – Zweck und Aufbau als Grundlage für eine ERP Auswahl

Bei der Auswahl einer ERP Software ist das Erstellen von Anforderungsspezifikationen ein wichtiger Schritt im ERP Projektmanagement.

Gerne wird im Rahmen von Marketing davon gesprochen, dass die heutigen ERP Systeme im Grunde genommen doch alle gleich sind und es daher nicht so sehr auf ein Lastenheft ankommen würde. Niemand würde auf die Idee kommen und behaupten alle Autos sind gleich oder alle Fräsmaschinen sind gleich. Einzige Gemeinsamkeiten sind, dass alle Autos fahren und alle Fräsmaschinen Material bearbeiten können. Im Grunde genommen haben sich damit die Gemeinsamkeiten aber schon erschöpft.
Genau so verhält es sich mit ERP Systemen. Alle ERP Systeme können mit Daten umgehen. Dies können Kunden- und Lieferanten- oder Artikeldaten sein. In welcher Detailltiefe, in welcher Funktionalität und mit welchen Werkzeugen diese Daten ausgewertet werden können, ist von ERP System zu ERP System sehr verschieden. Dies trifft auch und vor allem auf Branchenlösungen zu, die eigens erstellt oder auf Standardsystemen spezifisch aufgebaut werden. Vor allem das Fehlen von Feldern oder Informationen im ERP System kann bei falscher Auswahl zu enormen Kosten durch Anpassungsprogrammierung bis hin zum Scheitern des Projektes führen. Fehlende Funktionalität, die in der Branche benötigt werden runden das Bild nochmals negativ ab.
Alleine aus diesen Gründen ist es sinnvoll die Anforderungen zu definieren.

In unserer Praxis erfahren wir aber auch, dass Unternehmen, die sich dieses Umstands bewusst sind, gerne in das Gegenteil verfallen. Sie versuchen das Risiko einer Fehlentscheidung dadurch zu reduzieren, dass alle Anforderungen aufgenommen werden müssen. Die Spitze bilden dann Fragen „was würden sie noch gerne im Programm haben wollen“.
Die Nutzung von Pflichtenheften, Lastenheften oder anderen Anforderungen als Mustervorlage aus dem Internet für die eigene Anwendung ist ebenfalls sehr kritisch zu sehen. Fragekataloge, die auf Internet Basis abgearbeitet werden, sind in der Regel zu allgemein, als dass sie wirklich für ein Unternehmen Nutzen stiften können.
Dies gilt auch vor allem für die angebotenen Anforderungslisten auf EXCEL Basis mit einer Fülle von Funktionen mit bis zu 6000 (sechstausend) Funktionen die abgefragt werden. Wir kennen Fälle, in denen durch die Anwender auszufüllenden EXCEL Listen gerne „etwas mehr“ angekreuzt wird, als sich der Gefahr auszusetzen, etwas zu vergessen.
Beim Auswahlverfahren selbst wird uns auch immer wieder bestätigt, dass es bei den Softwareanbietern dazu führt im Rahmen einer Massenbearbeitung alle Funktionen als erfüllbar anzukreuzen um nicht aus dem Auswahlverfahren zu fallen. Es ist aber wie in der Medizin: nicht immer hilft viel auch wirklich und schützt vor Fehlentscheidungen. Deswegen ist nachfolgend der Punkt 2: bewerten von Anforderungen ein wichtiger Arbeitsschritt auf dem Weg zum guten Anforderungskatalog oder Lastenheft zur Identifikation einer ERP Lösung.

Es ist ebenso entscheidend, dass im Rahmen eines vernünftigen Risikomanagements sichergestellt werden kann, dass die falschen Anforderungen in den Mittelpunkt gestellt werden. Gründe dafür gibt es viele.

Spannend sind auch Initiativen, die zu einer Erstellung eines Lastenhefts durch das später umsetzende Softwarehaus führen. Hier wird sozusagen der Lieferant auch gleichzeitig der Ersteller der Anforderungen.

Das Vorgehensmodell zur Lastenhefterstellung wird durch drei Schritte definiert:

  1. Sammeln von AnforderungenERP Lastenheft - Team bei der Arbeit zur Erstellung eines Lastenheftes
  2. Bewerten von Anforderungen
  3. Zusammenstellung von Anforderungen

zu 1: Sammeln von Anforderungen:
dazu gibt es mehrere unterschiedliche Methoden und Vorgehensweisen. Die populärste ist sicherlich die Nutzung der Interviewtechnik. Dabei werden in der Regel die wichtigsten Protagonisten und erfahrene Mitarbeiter direkt befragt, welche Anforderungen sie an ein neues ERP System haben.

Vorteil dieser Methode:
Die Mitarbeiter können sich direkt mit Ihren Anforderungen einbringen und aktiv an der Veränderung mitwirken. Diese Vorgehensweise und deren Erfolg ist ganz entscheidend davon abhängig, wie offen der Gesprächspartner sich im Interview äussert. Unabhängig davon, wie strukturiert oder wie auf den einzelnen Geschäfts- und Tätigkeitsberich die Frageliste des Informationssammlers aufgebaut ist.

Nachteil dieser Methode:
Die Chance, nicht alle Informationen zu erhalten ist gross. Oftmals ist es nicht einmal Vorsatz oder Absicht des Befragten, sondern einfach nur Zeitmangel, Vergessen von Prozessen oder einfach als unwichtig definierte Geschäftsvorfälle, die im Interview nicht angesprochen sind, dennoch für eine ERP Auswahl wichtig sein können.

zu 2: Bewerten von Anforderungen
Nicht alle Informationen und Wünsche von Mitarbeitern sind in der Bewertung für eine Anforderung an ein ERP System gleichwertig. Es ist wichtig ein Bewertungsverfahren zu erstellen. Damit kann sichergestellt werden, dass die wichtigen und für eine künftige Prozessunterstützung notwendigen Anforderungen im Lastenheft beschrieben werden. Eine Bewertung nach Punkten, versehen mit den Informationen ob diese Anforderungen bereichsübergreifend, Abteilungsbezogen oder nur Arbeitsplatzbezogen sind, hilft bei der Erstellung einer Rankingliste.

Vorteil dieser Methode:
Es werden im Rahmen des Gesamtüberblicks (der Value Stream oder der Supply Chain) die richtigen Prozesse in den Anforderungskatalog und in das Lastenheft aufgenommen.

Nachteil der Methode:
Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen. Das Bewertungsteam muss das Gesamtunternehmen im Blick haben und nicht nur eigen Abteilungs- oder Arbeitsplatzinteressen.

zu 3: Zusammenstellen von Anforderungen:
Die Anforderungen sind lösungsneutral zu dokumentieren. Es ist nicht sinnvoll spezifische Begriffe oder Funktionalitäten von Softwarelösungen in einem Lastenheft zu nutzen, es schränkt voreilig den Markt zu sehr ein.

Vorteil der Methode:
Es liegt am Ende ein Dokument vor, welches für alle Anbieter einer ERP Software gilt. Die Anforderungen sind systematisch, nach ihrer Wichtigkeit und nach Anforderungen zur Prozessunterstützung geeignet eine Identifikation von Softwareanbietern und eine Vorauswahl von ERP Lösungen durchzuführen.

Nachteil der Methode:
Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen. Wer noch nie ein Lastenheft erstellt hat, handelt klug, sich Hilfe zu holen.

Zusammenfassung – Fazit:

  • Das zielgerichtete Erstellen eines Lastenheftes zur Dokumentation von Anforderungen ist ein wesentlicher Baustein einer ERP Beratung
  • Musteranforderungen oder Checklisten die unreflektiert genutzt werden, helfen nicht weiter
  • Das Lastenheft dient als Grundlage für die Identifikation geeigneter Softwareanbieter
  • Das Lastenheft ist nach weiterer Anreicherung von Informationen ein Teil des Pflichtenheftes und damit ein Teil des Vertragswerkes. Somit wir deutlich, welch wichtige Aufgabe ein Lastenheft übernimmt.

 

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