Prozessoptimierung – was ist wichtig für Sie? 6 Tipps, die Sie direkt umsetzen können

Tipps zur Prozessoptimierung die Sie direkt verwenden können.
Unternehmen, die sich zum Ziel gesetzt haben, ein ERP-System einzuführen, haben meist Ihren Fokus auf der Einführung der Software. Das ist zunächst kein Wettbewerbsnachteil, aber die Unternehmen verschenken damit Potentiale zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit. Daher haben wir Tipp zur Prozessoptimierung aus der Praxis für die Praxis zusammengestellt.

Es geht nicht darum, ein ERP-System so schnell als möglich einzuführen, sondern es geht darum, effiziente Geschäftsprozesse zu entwerfen, um damit die Konkurrenz zu schlagen. Im Rahmen von Digitalisierung und digitaler Transformation ist dies ein wichtiger Ansatz zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit. Es kommt nicht darauf an, dass ein ERP-System im Sprint eingeführt wird, sondern die Fähigkeit im Rahmen von Digitalisierung den Kunden und dessen Erwartungshaltung in den Mittelpunkt der Geschäftsprozesse zu stellen. Damit ist der Fokus darauf gerichtet, worauf es ankommt – die Kundenbasis zu vergrößern um dadurch den Umsatz und bei schlanken, effizienten Prozessen – den Ertrag zu steigern.

Aus unserer Erfahrung haben wir sechs Punkte die zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit durch Prozessoptimierung (Business Process Reengineering) als permanente Aufgabe für ein Unternehmen und vor allem vor der Auswahl und Einführung eines ERP-Systems wichtig sind, zusammengestellt.

Tipp Nr. 1 zur Prozessoptimierung:

Nehmen Sie sich genügend Zeit – reservieren Sie ein angemessenes Budget und stellen Sie die notwendigen Ressourcen zur Verfügung.

Eine Optimierung von Geschäftsprozessen bzw. Business Process Reengineering benötigt Zeit.

Vermutlich hat es mehrere Jahre gedauert, bis Ihr derzeitiges Unternehmen und Ihre Organisation die aktuellen Prozesse und Abläufe so definiert hat wie sie derzeit sind. Die heutige Problemstellung ist aber, dass sich das Umfeld in manchen Branchen und Wettbewerbssituationen so schnell ändert, dass ein Unternehmen kaum mehr Zeit hat sich schnell genug anzupassen. Denken Sie nur an die großen Herausforderungen der Automobilindustrie auf dem Weg vom Verbrenner- zum Elektromotor oder anderen alternativen Antriebstechniken. Gerade deshalb ist es eine enorme Herausforderung, die zukünftigen Kundenanforderungen schnell genug in eigene Geschäftsprozesse umzusetzen. Dies vor allem dann, wenn die Wertschöpfungskette (die Supply Chain) viele Beteiligte integriert.

Es kann sein, dass eine Geschäftsprozessanalyse und eine daran anschließende Geschäftsprozessoptimierung länger dauert, als eine technische Konfiguration oder die Implementierung inklusive Testing einer neuen ERP-Software.
Falls Ihnen Zahlen und Fakten von Unternehmen gleicher Branche, ähnlicher Unternehmensgröße oder Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung stehen, können Sie durch Benchmarking eine Hilfestellung für die Zielsetzung und die Erwartungen an Ihr Projekt erhalten.

Tipp Nr. 2 zur Prozessoptimierung:

Definieren Sie Ihre Geschäftsprozesse bevor Sie Ihre ERP-Software auswählen

Die heutigen ERP-Systeme sind inzwischen sehr mächtig und haben in deren Entwicklung mehrer Generationen von Verbesserungen hinter sich. Dies bedeutet aber auch, dass moderne ERP-Softwares so flexibel sind, dass sie über mehrere Optionen verfügen selbst einfache, rudimentäre Geschäftsprozesse in mehreren Workflow-Varianten ausführen zu können. Falls nun diese Geschäftsprozesse nicht vor der Einführung definiert sind, werden diese erst bei der Implementierung definiert. Dies führt zwangsläufig zu einem Diskussionsprozess und zu einer Verlangsamung Ihres Projektes, weil sich in der Regel die Zusammenarbeit im Rahmen der Aufbau- und Ablauforganisation ändert. Veränderungen in den Abläufen haben aber meist eine Entwurfs- und Design-Phase hinter sich, bevor sie umgesetzt werden können. Dies während einer Implementierung machen zu müssen, erhöht die Komplexität einer ERP-Einführung enorm. Unabhängig davon wird die Chance der Prozessoptimierung im Rahmen einer Digitalisierung von Prozessen meist nicht realisiert, weil die Restriktionen der Software das Prozessdesign dominieren. Umgekehrt wäre viel besser, da damit das Unternehmen die Chance hat, den eigenen USP auszubauen und die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. Diese kann auch mit der Einführung einer Standardfunktionalität der ERP-Software verloren gehen.

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Tipp Nr. 3 zur Prozessoptimierung:

Verbessern Sie Ihre Geschäftsprozesse bevor Sie sich für eine ERP-Software entscheiden

So wie Sie die Prozesse vor einer Softwareauswahl definieren sollten, so ist es wichtig, diejenigen Prozesse zu verbessern, die ohne eine neue Software zu optimieren sind. Nutzen Sie auch die Zeit, um zu überprüfen, ob das Organisationsmodell mit ihrer langfristigen Unternehmensstrategie im Einklang steht. Ein Warten bis zur letzten Minute um dann mit einer Prozessoptimierung zu beginnen, wird meist an Ressourcen und der Zeit scheitern. Oft bleibt dann nur die Option, die bestehenden Prozesse beizubehalten und deren Optimierung auf später zu verschieben. Dies bedeutet aber, einen Wettbewerbsvorteil zu verschenken, der mit dem Begriff – Schnelligkeit – in Zusammenhang steht. Parallel dazu sind Doppelaufwendungen nötig, denn das Konfigurieren eines ERP-Systems wird dann auf den bestehenden Prozessen erfolgen, anstatt auf den benötigten.
Nicht alle Geschäftsprozesse habe die gleiche Gewichtung.
Die meist große Anzahl der Geschäftsprozesse, die aufgenommen, dokumentiert, analysiert und verbessert werden sollen, stellen die Beteiligten vor große Herausforderungen. Jetzt ist es entscheidend, dass Sie und Ihr Team erkennen, dass es sinnvoll sein kann, sich zunächst nur auf diejenigen Prozesse zu konzentrieren, die Wettbewerbsunterscheidungsmerkmale haben (USP-Prozesse). Diese Geschäftsprozesse sollten die Grundlage dafür bilden, welche ERP-Software für Ihr Unternehmen in Frage kommen kann. Lassen Sie sich nicht durch allgemeine Features oder Best Practice-Darstellungen von ERP-Software beirren. Entscheidend ist, wenn Sie in der Produktion Wettbewerbsvorteile haben, dann muss die Software diese Prozesse in Ihrem Schwerpunkt unterstützen. Dies gilt ebenso für Wettbewerbsvorteile in der Logistik, oder dem Service oder dem Handel mit Produkten. Genau auf diese Wettbewerbsvorteile ihres Unternehmens ist Software auszusuchen. Keinesfalls auf darf die Anzahl von Funktionen, abgebildet in Excel-Listen oder Excel ähnlichen ERP-Lastenheften das Auswahlkriterium darstellen.

Tipp Nr. 4 zur Prozessoptimierung:

Integrieren Sie Change Management-Initiativen wenn Sie Geschäftsprozesse optimieren

Einer der Hauptgründe für Projektverlängerungen bei Prozessoptimierungen sind Widerstände gegen Veränderungen. Da Menschen meist Veränderungen skeptisch gegenüber stehen oder sie sogar ablehnen, ist es für die Projektleitung eine Herausforderung, Mitarbeiter von Veränderungen zu überzeugen und sie als Befürworter einer Veränderung zu gewinnen. Die Betroffenen müssen – gerade im Umfeld von digitaler Transformation – Verständnis für den Prozess entwickeln und die Umsetzung eines neuen Geschäftsprozesses unterstützen. Wichtig dabei ist es, dass das Delta zwischen bestehendem und neuen Prozess deutlich wird. Damit wird es im Rahmen von Schulungen und Informationen für die Betroffenen leichter, ihre zukünftige Rolle zu verstehen. Dabei ist die Unterstützung der Geschäftsleitung (des Projektsponsors) enorm wichtig, damit sichergestellt werden kann, dass die Mitarbeiter die neuen Abläufe und Prozesse akzeptieren, bevor sie in den Echtbetrieb überführt werden.

Tipp Nr. 5 zur Prozessoptimierung:

Integrieren Sie Analysen zur Prozessqualität in Ihre Geschäftsprozesse

Immer mehr ERP-Anbieter haben als integrativen Bestandteil oder als Zukaufmodul innovative Lösungen im Rahmen von Business Intelligence oder Trendberechnungen (Predective Analytics). Diese Systeme sind in der Lage, aus großen, scheinbar unbrauchbaren Datenmengen mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (KI) und Statistik verwendbare Informationen zu erstellen. Die Nutzung dieser Daten ist aber der Schlüssel, um mit diesen Werkzeugen Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Daher ist sinnvoll, sich mit diesen Möglichkeiten auseinanderzusetzen um eine ständige Verbesserung der Prozesse zu einem normalen Geschäftsvorfall zu erzielen. Der Charme dieser Lösung liegt unter anderem darin, dass die Möglichkeit besteht, dass Ihre Wettbewerber diese Instrumente noch nicht einsetzen und Sie daher durch Nutzung von KI einen Wettbewerbsvorteil generieren weil Ihr Unternehmen diese innovativen Technologien einsetzt und nutzen kann. Dies ist im Rahmen einer Digitalisierung und ERP-Einführung ein nicht zu vernachlässigender Punkt zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit.

Tipp Nr.6 zur Prozessoptimierung:

Messen Sie Ihre Ergebnisse und verbessern Sie diese Schrittweise

Ein neues ERP-System ist implementiert. Lehnen Sie sich jetzt keinesfalls zurück, sondern messen Sie 3 oder 6 Monate nach der Inbetriebnahme einer neuen ERP-Software und der damit verbundenen neuen Prozesse die Prozessfortschritte. Dazu gehört nach der Eingewöhnung der Nutzer an eine neue Software und Prozesse, dass die urspünglich definierten Ziele mit der Realität abgeglichen werden. Dazu können Durchlaufzeiten, ein gemeinsamer Stammdatenpool, Prozessabläufe, Genehmigungsschnittstellen und viele andere Kundenprozesse gehören, die im Rahmen einer kontinuierlichen Messung überwacht werden. Damit können Sie schrittweise Optimierungen vornehmen, ohne das System in Frage zu stellen. Eine mangelhafte Konfiguration der Software wird durch dieses Prozesstracking auffallen und Sie können dann bei Bedarf Korrekturen vornehmen.

Weshalb sollten Sie ihre Prozesse verbessern und optimieren?

Ein Unternehmen ist heute darauf angewiesen, dass eine ERP-Software Ihre Geschäftsprozesse unterstützt. Dies ist eine existentielle Notwendigkeit. Die einzige Möglichkeit eine solche Software auszuwählen, ist das Wissen um die entscheidenden wettbewerbsrelevanten Geschäftsprozesse und deren Dokumentation.
Geschäftsprozessoptimierung stellt sicher, dass die von Ihnen zu wählende ERP-Software ihren langfristigen Unternehmenszielen entspricht. Eine ERP-Lösung ist für jedes Unternehmen eine große Investition. Daher ist es wichtig, dass eine Softwarelösung die Prozesse der nächsten Jahre unterstützt, um einen kurzen ROI zu realisieren.
Vor allem hilft Ihnen eine Geschäftsprozessoptimierung, ihre Konkurrenz zu schlagen, indem Sie sicherstellen Grundlagen zu schaffen, dass Ihr ERP-System Sie bei der Nutzung effizienter Geschäftsprozesse unterstützt.
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