Wenn Kostensenkungen der klassischen Art nicht mehr viel Potential ermöglichen, ist es sinnvoll, sich über Prozessoptimierung und über die Rolle der IT als Unterstützer der Business Prozesse Klarheit zu verschaffen. Ein wichtiges Instrument dabei ist die Entwicklung einer IT-Strategie, die abgeleitet von der klassischen Unternehmensstrategie den Fahrplan für die IT definiert, welche Dienstleistungen und welche Programme wann zu liefern sind. Weil jedes Unternehmen und jede Organisation in der Regel besondere, individuelle Strukturen und Abläufe in sich vereinigt, ist es nicht sinnvoll, die „eine“ Strategie auf ein Unternehmen auszurollen. In der jüngsten Vergangenheit hat sich das Angebotsportfolio der großen IT-Systemhäuser mit ihren meist großen ERP-Systemen stark gewandelt. Wäre es vor wenigen Jahren undenkbar gewesen seine Daten in der Cloud zu speichern, so haben heute die Cloud-Applikationen die Vor-Ort-Installationen überholt.

IT-Strategie – Was ist darunter zu verstehen und warum ist dies so wichtig?

Anforderungen an Mobilität, Analyse von Daten und Prozessen, Entwicklung von neuen Produkten durch schnelle Anpassung der Prozesse in der ERP-Software, stärkerer Fokus auf die IT-Sicherheit und deren Verfügbarkeit, all dies sind Themen, die heute ein anderes Gewicht gegenüber der Vergangenheit besitzen. Eine IT-Strategie soll den Rahmen für die IT-Nutzung der Zukunft aufzeigen. Die Anforderungen der Anwender die auf mobilen Geräten im privaten Umfeld zum Teil deutlich anwenderfreundlichere Applikationen kennen, nehmen für die Nutzung der ERP-Software oder der Unternehmenssoftware deutlich zu.
Was kann die IT Strategie leisten? Sie hilft Unternehmen, Behörden und Dienstleister sich ein klares Bild von den Herausforderungen der Digitalisierung und über den Status der eigenen IT zu machen. Die IT-Strategie hilft darzustellen, welche Programme und welche IT-Applikation sich in welchem Lebenszyklus befinden und wann eine Ablösung oder Erneuerung notwendig wird.

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Eine IT-Strategie entwickeln und umsetzen – welche Leistung erhalten Sie?

Vorgehensmodell in drei Abschnitten ( 3 Blocks) zur IT-Strategie. Das von uns angewendete Vorgehensmodell zur IT-Strategieentwicklung ist in der Praxis erprobt und liefert in kurzer Zeit die gewünschten Ergebnisse. Gestartet werden muss mit der Vorbereitung der IT-Strategie, die wir als Ramp-up-Phase bezeichnen. Dabei wird das Team definiert, die Timeline festgelegt und verschiedene notwendige Aufgaben des Projektmanagements durchgeführt. Ein wichtiger Punkt ist vor allem das Festlegen des Ziels der IT-Strategie: weshalb wird eine IT-Strategie entwickelt und welche Informationen soll sie liefern? Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch die Abgrenzung zum Out of Skope – was ist nicht Inhalt der IT-Strategie. Die Entwicklung einer IT-Strategie verstehen wir analog zu einem Projekt, bei dem eine Roadmap mit Meilensteinen und Arbeitspaketen festgelegt werden muss. Eine grobe Aufwandsschätzung für die beteiligten Mitarbeiter und deren Zeitaufwand wird zu diesem frühen Zeitpunkt ebenfalls erstellt. Alle Teammitglieder kennen beim Start des ersten Abschnitts und beim Schritt 1 ihre Rollen und ihren Wertbeitrag zu dieser IT-Strategieentwicklung.

IT-Strategieberatung-Vorgehensmodell Dreher Consulting

Wo stehen Sie und Ihr Unternehmen heute im Bezug zu einer IT-Strategie?

Schritt 1: die Ermittlung des Status Quo. Wir erarbeiten mit dem Team den Reifegrad der bisherigen IT-Nutzung. Dabei werden die IT-Organisation, der IT-Service, die IT-Anwendungen und Applikationen (meist ERP-Software), sowie die Ausprägung der bisherigen und künftigen IT-Projekte untersucht und als Ergebnis dargestellt. Dabei werden sehr schnell schon Stärken und Schwächen deutlich und geben Hinweise auf mögliche Fokuspunkte.

Schritt 2: die Analyse der Unternehmensstrategie wird als Grundlage und Ableitung von Herausforderungen für die IT-Strategie herangezogen. Dabei kommen die klassischen Instrumente wie zum Beispiel die 5-Forces-Wettbewerbsanalyse von Porter als auch Werkzeuge des Portfolio Managements zum Einsatz. Dabei werden in den Fachbereichen sowohl die Geschäftsprozesse und die Anforderungen der Kunden an die Serviceleistungen, als auch an die erwarteten Wertschöpfungsprozesse für den Kunden untersucht. Daraus wird eine erste grobe Vision einer IT-Strategie entwickelt.
IT-Strategieberatung in 7 Schritten Dreher Consulting

Design der IT-Strategie

Schritt 3: Applikationsstrategie entwerfen.
Auf Basis der erhobenen und vorliegenden Informationen und Daten wird mit Hilfe des Portfoliomanagement der Lebenszyklus einzelner Applikationen dargestellt und ergänzt. Auf dieser Einschätzung des Reifegrades einer Applikation wird eine Bewertung für alle im Einsatz befindlichen Programme vorgenommen. Dies beinhaltet in der Regel die Bewertung von Kernprogrammen wie ERP-Software, verbundene Erweiterungen, eigenständige Drittprogramme und Infrastrukturprogramme.
Daraus entwickeln sich Handlungsoptionen wie zum Beispiel: Nutzung fortsetzen, Ersetzen, Modernisieren (upgraden). Diese Handlungsoptionen werden in einer Programm-Roadmap mit den Parametern Zeit und Priorität versehen und geordnet. Das Ergebnis ist eine Darstellung, wie auf Basis einer Status-Quo-Analyse ein künftiges, auf die neuen Herausforderungen ausgerichtetes Applikationsportfolio und die künftige Programmlandschaft aussehen soll.

Schritt 4: Sourcing-Strategie (Cloud-Strategie) definieren. In diesem Schritt wird die IT-Strategie im Rahmen von Sourcing oder einer möglichen Zusammenarbeit mit externen Partner ausgearbeitet. Grundsätzliche Fragen zur Nutzung von Cloud Lösungen, Make-or-Buy-Szenarien, hybride Lösungen für einen gemischten Betrieb im eigenen Rechenzentrum oder bei externen Dienstleistern, sowie notwendige Service Level Agreements sind Bestandteil des Ergebnisses der Sourcing-Strategie.

Schritt 5: Anforderungen an die IT-Organisation und die IT-Governance im Rahmen einer IT-Strategie. Auf Basis der künftigen Anforderungen zur Unterstützung der Business Prozesse wird dargestellt, wie auf Basis des Demand-/Supply-Modells die IT-Strategie umgesetzt werden kann. Dabei wird berücksichtigt, dass alle Unternehmensziele sich in den Anforderungen der IT-Strategie wiederfinden. Im Rahmen der IT-Governance wird überprüft, ob die einschlägigen Anforderungen der DSGVO, der Datensicherheit und der IT-Sicherheit in der IT-Strategieentwicklung berücksichtigt sind. Dabei wird auch die Rolle des IT-Leiters (CIO) definiert. In Unternehmen mit mehreren Standorten wird auch die Frage geklärt, welche Leistungen zentral und welche Leistungen der IT dezentral ausgeführt werden. Dies wird vor allem auch im Hinblick auf die Betreuung der Business-Anwendungen (zum Beispiel von ERP-Software) beleuchtet. Die abgeleitete Personalstrategie wird auf Basis einer Gap-Analyse darstellen, ob die Mitarbeiter mit den richtigen Skills die künftige IT-Strategie wirksam werden lassen können.

Umsetzung Roll-Out

Schritt 6: in diesem Schritt beginnt die Umsetzung der erarbeiteten IT-Strategie. Die Erstellung einer Roadmap startet auf Basis der vorangegangenen Schritte 1 bis 5 und stellt dar, welche Maßnahmen und Projekte für die nächsten 3-5 Jahre in der Pipeline sein müssen. Auf dieser Roadmap basierend wird eine grobe Kostenschätzung durchgeführt. Dabei wird geprüft, ob alle Maßnahmen realistisch und finanzierbar sind. Mit Hilfe des Portfoliomanagement wird eine Bewertung und Priorisierung anstehender Projekte durchgeführt. Damit kann sichergestellt werden, dass nur die Projekte realisiert werden, die dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil bieten.

Schritt 7: Um eine IT-Strategie erfolgreich umzusetzen, ist es wichtig, die Erfolgskriterien, Meilensteine und KPIs festzulegen. Dazu werden mit Hilfe der OKR-Methodik die Kennziffern definiert. Die Kommunikation zu den Mitarbeitern und zu den Projektteilnehmern wird sowohl technisch als auch zeitlich mit der Roadmap abgeglichen und verknüpft. Maßnahmen für die Unterstützung und Begleitung der Mitarbeiter im Change Management werden ausgearbeitet und stehen damit dem Management zur Entscheidung über die Verabschiedung der IT-Strategie zur Verfügung.

Was erhalten Sie von uns?

  • Eine Standortbestimmung durch IT-Inventur im Sinne eines Produkt-Lebenszyklusses für die einzelnen Softwarepakete und Lösungen.
  • Informationen über die Einschätzung wann welches System aus technischen oder funktionalen Gründen ersetzt werden sollte oder ersetzt werden muss.
  • Sie erhalten Informationen über die Umsetzung Ihrer Unternehmensstrategie in der IT-Strategie um die Kundenanforderungen der Zukunft abzubilden
  • Sie erhalten Hinweise für Automatisierung von standardisierbaren Prozesse und Kosteneinsparungen bzw. Effizienzsteigerungen von Business Cases mit Blick auf Digitalisierungsanforderungen
  • Sie erhalten best practice Hinweise für die Optimierung von IT-Strukturen, IT-Kostensenkungspotentialen und für das IT-Servicemanagement. Welcher Aufwand ist sinnvoll und welchen Service Level sollte Ihre IT-Strategie festlegen für die Betreuung ihrer Mitarbeiter und Kunden.
  • Sie erhalten einen ausführlichen Bericht mit Handlungsanweisungen und einem umsetzbaren Maßnahmenplan für eine IT-Strategie, die den digitalen Herausforderungen gerecht wird.

Nutzen Sie die Erfahrung von Consultants bei der Erarbeitung Ihrer IT-Strategie, um Ihre langfristigen Unternehmensziele zu erreichen.