In Digitalisierung

5 Fehler einer DMS Auswahl (Dokumentenmanagement-System)

Abläufe in Organisationen haben immer mit Daten, Texten, Bildern, Weitergaben und auch mit Freigaben zu tun. Dies zu organisieren wird oftmals durch Dokumentenmanagement-Systeme realisiert. Workflows und Freigabemechanismen sind dabei die Stichworte um die sich die Prozessoptimierung dreht. Die Zusammenarbeit mit ERP Systemen oder anderen IT Lösungen im Unternehmen – auch die Finanzbuchhaltung oder die Personalabteilung kann von einer Einführung eines DMS Systems profitieren. Daher ist die Auswahl und die Vermeidung von Fehlern bei der Auswahl ein wichtige Fokuspunkte um eine DMS Auswahl und Realisation erfolgreich abzushließen.

Welche kritischen Punkte gibt es bei einer DMS-Auswahl?
Was müssen Unternehmen bei der DMS-Auswahl und DMS-Einführung beachten?

Im Laufe der letzten Jahrzehnte gab es eine Verlagerung des Umgangs mit Dokumenten und Informationen im Unternehmen von rein analoger Form zu digitalen Formaten oder einer Mischung aus beiden. Durch Anforderungen zu Effizienzsteigerungen in unterschiedlichen Geschäftsprozessen sowie zunehmender gesetzlicher Anforderungen an Dokumentation und Archivierung von Unterlagen und e-mails, nimmt die Menge an täglich ein- und ausgehender Informationen kontinuierlich zu, die bearbeitet und archiviert werden muss.
Nicht zu vergessen, einer der wesentlichen Forderungen ist auch, dass archiviertes wieder gefunden werden muss. Und zwar Kontext bezogen.
Oftmals wird die Bedeutung des Begriffs „Dokument“ unterschätzt, doch hinter dem Begriff verstecken sich komplexe Anforderungen. Eine der Aufgaben eines Dokuments ist beispielsweise, etwas zu „dokumentieren“, einen Nachweis zu erbringen, ein Prozessereignis oder einen Sachverhalt festzuhalten.

Diese 5 Fehler müssen Sie bei der DMS-Auswahl und DMS-Einführung vermeiden:

Punkt 1 – Unklare fachliche Anforderungen

Im Rahmen des Requirements Engineerings müssen fachliche Anforderungen an das zukünftig einzuführende DMS ermittelt werden. Zu den fachlichen Anforderungen gehört das Beschreiben der geplanten Prozesse und Workflows, die Anwendungsfälle (mobile Nutzung, Bearbeitungsanforderungen, Freigaben etc.) mit den dazu abzubildenden bzw. zu unterstützenden Prozessen und die dabei genutzten und vorkommenden Dokumente.
Grundlegend sollte man sich über das Anwendungsgebiet des DMS klar sein.
Was ist die fachliche Sicht und welche Problemstellungen ergeben sich hieraus?
Geht es rein um die Verwaltung Dokumenten oder Belegen, stehen Anforderungen wie revisionssichere Archivierung im Vordergrund.
Im medizinischen oder behördlichen Umfeld liegen einerseits besondere Sicherheits- und Datenschutzanforderungen und andererseits eventuell auch besonders zu schützende Dokumente vor.

Folglich muss sich mit den Prozessen befasst werden.
Welche Prozesse sollen durch ein DMS unterstützt werden?
Sind diese starr, haben also immer den gleichen Ablauf oder sind sie eher variabel, wo kaum ein Prozess dem anderen gleicht?
Erst nach Klärung dieser Schritte macht es Sinn, sich mit den Dokumenten auseinander zu setzen. Denn zu diesem Zeitpunkt kann eine die Komplexität erhöhende Dokumentenvielfalt, die es in das DMS zu integrieren gilt, bereits erheblich eingegrenzt werden.
Fragestellungen im Umgang mit Dokumenten sind:

  • zum einen der Zweck der Dokumente – sollen Sie als Nachweis, Beweis für einen Sachverhalt dienen?
  • zum anderen der inhaltlichen Erschließung – sollen die Dokumente inhaltlich ausgelesen werden und deren Informationen in weiteren Prozessschritten oder der Dokumentensuche zur Verfügung stehen?

Punkt 2 – Undefinierte organisatorische Rahmenbedingungen

Unmittelbar im Zusammenhang mit der Dokumenten-Management-Organisation steht die Organisation der Geschäftsprozesse bzw. der Ablauforganisation.

  • Die Kennzeichnung und Beschreibung der Dokumente, die Dokumentenstruktur (also welche Zusammenhänge zwischen Verteilung, Ablage oder Änderungen der Dokumente bestehen),
  • die Nachweisbarkeit der Ablage und Archivierung
  • sowie ein Rechtemanagement, das Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit Unternehmensdokumenten regelt.

Im Bereich der organisatorischen Rahmenbedingungen können alle Themen im Rahmen der Dokumentenhandhabung, Verbindungen zwischen Dokumenten und deren Prozessbezug zusammengefasst werden.
Stellen Sie als organisatorische Vorbereitung auf eine DMS Einführung sicher, dass die Prozesse in Ihrem Unternehmen klar strukturiert sind und die Verantwortlichkeiten über Prozesse und über damit verbundene Dokumente klar definiert sind. Eine standfeste Organisation innerhalb des Betriebes ist also Voraussetzung für eine effektive Unterstützung Ihrer Prozesse durch ein DMS.

Punkt 3 – Nicht-Einhaltung rechtlicher Vorschriften

Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokumenten Management den rechtlichen Vorschriften entspricht. Dokumente sind Datenträger, die Aufschluss über Handlungen und Geschäftsvorfälle geben. Im Hinblick auf die Verwaltung und Aufbewahrung berühren etliche Regelungen, Vorschriften und Normen das Dokumenten Management in Ihrem Unternehmen. Eine grosse, aber lösbare Herausforderung ist die Speicherung von Informationen und die Sicherstellung der Lesbarkeit über 2-3 technische Generationen hinweg. Aber auch dafür gibt es Lösungen.

Für eine DMS Auswahl sind hinsichtlich folgender gesetzlicher Hauptgrundlagen einige Vorschriften im Umgang mit den Daten und Dokumenten im Unternehmen zu berücksichtigen:

  • Handelsgesetzbuch (HGB)
  • Datenschutzgesetze (BDSG)
  • Abgabenordnung (AO)
  • GoBD– Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
  • GDPdU- Grundsätze des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Grundsätzlich werden in den aufgeführten gesetzlichen Rahmenbedingungen Themen, wie Ordnungsmäßigkeit, Integrität, Authentizität, Datensicherheit, Datenschutz, Aufbewahrungsfristen und die Sicherstellung des gesetzlichen Zugriffs beschrieben.

Punkt 4 – Ungenaue oder fehlerhafte Verfahrensdokumentation

Das Ziel der Verfahrensdokumentation ist, den organisatorischen und technischen Prozess von der Entstehung der Informationen über die Indizierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden (Dokumentensuche oder Recherche), der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung, sowie der Reproduktion zu dokumentieren.

Die Verfahrensdokumentation in einem DMS muss folgenden Kriterien genügen:

  • Beschreibung des aktuellen Verfahrens
  • Historische Nachvollziehbarkeit sämtlicher Verfahrensänderungen
  • Verständlichkeit für einen sachverständigen Dritten

Die Dokumentation umfasst folgende Punkte:

  • Beschreibung der fachlichen Lösung oder auch sachlogischen Lösung
  • Beschreibung der (software-)technischen Lösung
  • Beschreibung der Maßnahmen zur Gewährleistung der Widerspiegelung der fachlichen Lösung durch die Software (Programmidentität)
  • Beschreibung der Maßnahmen zur Gewährleistung der Datenintegrität (bspw. hinsichtlich Datenänderungen/Datenmanipulationen, Schutz durch Zugriffsrechte, etc.)
  • Arbeitsanweisungen für die Anwender und weitere Dokumentationen

Punkt 5 – Blinder Verlass auf Zertifizierungen

Im Zusammenhang mit unterschiedlichen DMS-Lösungen tritt der Begriff „Zertifizierung“ eher unscharf und inflationär in Erscheinung. Zertifizierungen sind also kein Garant für ein passendes bzw. ordnungsgemäßes DMS für Ihr Unternehmen. Dies liegt daran, dass es keine definierten und konsensfähigen Prüfkriterien gibt, die eine Zertifizierung gewähren. Viele Konformitäten sind mangels veröffentlichter Testkriteriennicht nicht oder nur sehr schwer prüfbar. Stellen Sie die Ordnungsmäßigkeit Ihres DMS in Zusammenarbeit mit einem sachverständigen Dritten bzw. Ihres Wirtschaftsprüfers sicher und lassen Sie dies bestätigen.

DMS Auswahl und ProzessoptimierungZusammenfassung/Fazit

Beachten Sie bewusst die 5 Fehler einer DMS Auswahl,  um bei einer anstehenden Einführung eines DMS die wichtigsten Aspekte für eine erfolgreiche Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Fokus zu haben. Denken Sie vor allem an die Schnittstellen zu anderen Programmen und IT Lösungen in Ihrem Unternehmen, wie zum Beispiel das ERP System, das Fibu System um nur zwei zu nennen.
In Verbindung mit einem strukturierten Requirement Engineering (alle Anforderungen systematisch erfassen, strukturieren und im Lastenheft und später im Pflichtenheft) im Rahmen einer schlüssigen Implementierungsplanung auf Grundlage einer professionellen Projektplanung zu berücksichtigen. Dies ist ein Puzzleteil zum Erfolg.

 

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