ERP-Auswahl im Mittelstand

Die Forderungen nach Digitalisierung und digitaler Transformation sind allgegenwärtig. Die Veränderungen des Umfeldes, des Wettbewerbs, die Herausforderungen der Zulieferindustrie im Rahmen des Umbaus der Fahrzeuge mit Verbrennungsmotoren hin zu elektrischer oder alternativen anderen Antriebsformen, diese Aufzählung würde sich leicht fortsetzen lassen führen zwangsläufig zu Fragen der ERP-Auswahl im Mittelstand, weil viele Systeme den Anforderungen nicht mehr gewachsen sind.
Die Heterogenität und die Vielfalt der Produkte und Dienstleistungen, welche der Mittelstand anbieten kann, ist auf der einen Seite ein großes Plus für den deutschen Standort, aber gleichzeitig auch eine Herausforderung weil die Individuellen Anforderungen an ERP-Systeme im Mittelstand damit natürlich anwachsen.

Eine ERP-Auswahl und die Suche nach passenden, bezahlbaren und flexiblen ERP-Lösungen – ist immer eine Herausforderung.

Was definiert eigentlich Mittelstand und gibt es Besonderheiten die bei einer ERP-Auswahl im Mittelstand zu beachten sind?

Die Bezeichnung „Mittelstand“ wird genutzt, um Unternehmen zu kennzeichnen, die eine definierte Umsatzröße überschreiten und auch eine Obergrenze im Umsatz nicht überschreiten. Die Kreditanstalt für Wiederaufbau KfW definiert die Umsatzobergrenze bei 500 Millionen Euro. Tatsächlich gibt es keine allgemeingültige Definition des Begriffes Mittelstand.
Typisch für Mittelstand ist die qualitative Sicht auf Eigentum (Inhabergeführt) und gleichzeitiger unternehmerischer Verantwortung.
Genau diese Heterogenität der Unternehmenslandschaft (meist definiert durch die Unternehmer/innen selbst) macht es so schwierig, eine Standard-Lösung oder „die“ ERP-Software in einer ERP-Auswahl im Mittelstand zu identifizieren und zu qualifizieren.

Die Heterogeniät der Produkte, die Einzigartigkeit der Lösungen, die in mittelständischen Unternehmen, – zum Teil über die Jahre entwickelt und gewachsen -, werden meist durch ebenso heterogene Geschäfts-und Prozessmodelle begleitet.
Eine unabhängige ERP-Auswahlberatung muss darauf fokussiert sein, die Prozesslandschaft zu optimieren, die Komplexität wo immer es möglich ist, zu reduzieren und dabei wenn möglich auf eine Standard ERP-Software am Markt zurückzugreifen.

Wir haben für unsere Kunden im Mittelstand hier einen Auszug aus Kennzahlen, die für das Benchmarking herangezogen werden können. Wir selbst arbeiten noch stärker mit Kennzahlen im Rahmen von Investitionsabsichten in neue Technologien, Budgets für Weiterbildung, Schwerpunkte von Optimierungsansätzen und Ideen zu Digitalisierung.

ERP-Auswahl im Mittelstand, welche Kennzahlen gibt es als Branchenvergleich im Mittelstand

Unsere Kunden gehören zu den 19% mittelständischer Unternehmen mit mehr als 5 Beschäftigten.
Brachenspezifische ERP-Systeme können ein erster Ansatz sein, den individuellen Anforderungen leichter gerecht zu werden. Eine Garantie dafür gibt es leider nicht. Umso mehr ist es entscheidend, dass die Beschreibung Prozesslandschaft ein wichtiger Bestandteil eines ERP-Lastenheftes ist. Alle wichtigen Geschäftsprozesse müssen sich darin wiederfinden und abgebildet werden.
Dabei können notwendige Normen, Zulassungen, Lieferantenqualifikationen und vieles mehr eine große Rolle spielen und müssen auch im ERP-Lastenheft abgebildet sein. In vielen mittelständischen Unternehmen erleben wir Anforderungen an das ERP-System im Rahmen von Dokumentationsnachweisen, Ursprungszeugnissen, technischen Dokumentationen und vieles mehr, die im Wertschöpfungsprozess an vielen Stellen aus Dokumentenmanagement Systemen (DMS) abgerufen werden. Diese sind dem Produkt als elektronisches oder analoges Dokument (Etikett) zu verknüpfen. Dies ist ein kleines Beispiel für Schnittstellen und unterschiedliche Anforderungen im Mittelstand und bei vielen Hidden Champions.
Dabei ist es enorm wichtig, Branchen know how auf Seiten der ERP-System-Anbieter zu finden. Erfahrene ERP-Berater sind oftmals der Schlüssel für erfolgreiche ERP-Projekte in der Umsetzung.

Weshalb ist die ERP-Auswahl im Mittelstand so schwierig?
Meist ist die Personalausstattung auf die Wertschöpfung für den Kundenprozess und den Service ausgerichtet. Dort arbeiten die meisten Spezialisten. In den Organisationsabteilungen sind die zur Verfügung stehenden Kapazitäten meist geringer. Die starke Spezialisierung auf Kundenbedürfnisse mit zum Teil geringen Stückzahlen führt gerne zu Individualprozessen. Eigenlösungen, extra oder individuell programmierte Softwarelösungen sind oft anzutreffen. Ein heterogenes auf den Kunden oder das Produkt ausgerichtetes Organisationskonzept macht es Standard ERP-Software schwer, jede Prozessanforderung mit Standards aus der ERP abzubilden.
IT-Abteilungen leiden meist schon im normalen Betriebsablauf an Kapazitätsengpässen. Die Aufmerksamkeit der IT-Mitarbeiter gilt meist dem Betrieb der ERP-Lösung und der Anwender Betreuung. ERP-Auswahl-und ERP-Projektmanagement sind meist nicht alltäglich. Damit besteht ein Wissens- und Kapazitätsdefizit.
Wir haben bei Projekten zur ERP-Auswahl im Mittelstand festgestellt, dass es einige signifikante Merkmale gibt, die bei einer ERP-Auswahl im Mittelstand beachten werden sollten. Wir möchten Sie nicht nur auf den hohen finanziellen Aufwand für den Kauf einer ERP-Software hinweisen, sondern auch auf die Aufwendungen für die Einführung und das Projektmanagement. Dies gilt auch für die Kosten im Betrieb, die in einer belastbaren Investitionsrechnung mit einem ROI dargestellt werden sollten. Dabei spielt es zunächst keine Rolle, ob eine ERP-Cloud Lösung oder eine on premise –  (Installation vor Ort) – Lösung vorgesehen oder ausgewählt wird.

ERP-Auswahl im Mittelstand – 4 Punkte sollten Sie beachten:

Innovative mittelständische Unternehmen benötigen nicht selten den identischen oder wie wir festgestellt haben, einem erweiterten Funktionsumfang von ERP-Softwaresystemen wie ihn internationale Konzerne fordern. Nicht selten sind auch Mittelstandsunternehmen international ausgerichtet und in Ihrem Segment extrem spezialisiert. Die von der ERP-Software zur Verfügung gestellten Funktionen und vor allem die Möglichkeiten der Abbildung der Unternehmensprozesse lassen sich die ERP-Anbieter meist teuer bezahlen. Daher ist es im Rahmen der strategischen Ausrichtung wichtig, dass folgende Punkte Eingang in die ERP-Auswahl für den Mittelstand finden müssen:

1. Einfachheit, insbesondere für die Nutzer der Software:

Viele ERP-Systeme sind im Laufe ihrer Entwicklung und Ihrer Marktpräsenz immer wieder durch Funktionen erweitert worden. Meist ist dies auf Basis einer Architektur erfolgt, die zu Beginn der ersten Code-Zeilen aktuell war. Es gibt heute noch genügend Systeme am Markt, denen diese Vergangenheit schon beim Einschalten des Systems anzumerken ist. Moderne Oberflächen, modernes Grafikdesign und einem, den heutigen Möglichkeiten angepasste Bedienung sind Anforderungen, die für Nutzer enorm wichtig sind. Welcher Nutzer möchte an einem System mit einer Oberfläche oder einem Bedienerkonzept arbeiten, welches aus dem letzten Jahrhundert stammt, wenn im privaten Umfeld mit modernsten Oberflächen am Mobiltelefon oder am eigenen Laptop Erfahrung gesammelt werden kann.

In Systemen, in denen keine Konsistenz der Benutzerführung besteht und in ERP-Systemen, bei denen die Suche nach Informationen nicht schnell und einfach erfolgen kann, sind die Zeiten für die Nutzung des Systems länger als in optimierten User-Design Systemen. Damit sind die Kosten für Ineffizienz (längere Arbeitszeit für die Bedienung) ebenso höher als in optimierten ERP-Software. Die daraus möglichen Konflikte bis hin zur Ablehnung der ERP-Software durch die Nutzer und die Zeit zur Klärung von Konflikten und höherer Schulungsaufwand für die Nutzung sind in diesem Ansatz noch nicht berücksichtigt. Diese Interessen unter einen Hut zu bringen macht eine ERP-Auswahl im Mittelstand mit dessen Heterogenität sehr anspruchsvoll.

2. Systemarchitektur in der Cloud und Nutzung einer Architektur für mobilen ERP-Einsatz:

Chancen, die sich durch Nutzung von Cloud und Internetarchitekturen bei der ERP-Auswahl im Mittelstand ergeben, müssen in einem ERP-System berücksichtigt werden. Dies erfordert meist tiefe Eingriffe und Berücksichtigung in den ERP-Softwarelösungen die direkt mit deren Architektur zusammenhängen. Eine angeflanschte oder eine erweiterte Lösung kann nie die Performance einer Architektur erreichen, welche für das Web designt und geschrieben wurde. Diese Einschränkungen sind auch oft in den Funktionalitäten am Desktop und auf mobilen Geräten zu erkennen. Ebenso ist es wichtig, die Schnittstellen an andere, dritte Softwarelösungen zu betrachten um ergänzende Lösungen zu integrieren. Diese Fragen tauchen immer wieder im Kontext von CRM, Finanzmanagement, Supply Chain, Logistik, QM und Dokumenten-Managementsystemen auf und sind dort auf deren Auswirkungen zu evaluieren und im Lastenheft zu dokumentieren. Erweitert werden diese Anforderungen im Rahmen von Mitarbeitern, die mobil arbeiten, eventuell über Zeitzonen hinweg Zugriff auf das System haben müssen. Damit kommen automatisch Anforderungen an einen digitalen Workflow oder digitale Prozesse, die berücksichtigt und unterstützt werden müssen. Vor allem, wenn extern kein Internetzugriff möglich ist.

3. Auf welcher Plattform soll die ERP-Software installiert werden?

Es kann sinnvoll sein, sich im Rahmen des Anforderungsmanagements (Require Management) mit den Angeboten der ERP-Anbieter auf welchen Plattformen ihre Software installierbar ist, auseinanderzusetzen. Dies sollte auf einer strategischen Ebene erfolgen. Damit können mögliche drohende Folgekosten bei einem Wechsel des betreuenden Softwarehauses in Grenzen gehalten werden. Es kann immer wieder vorkommen, dass sich im Laufe einer Zusammenarbeit auf der Anbieterseite Veränderungen ergeben, die es notwendig machen, den Softwarebetreuer zu wechseln. Falls Sie dann auf einer Plattform arbeiten, die einem Industriestandard entspricht, ist es für ein mittelständisches Unternehmen leichter, einen anderen Partner für die Betreuung der Standardsoftware zu finden als bei Individuallösungen. Dies betrifft natürlich alle Betriebssysteme sowie das Datenbankmanagement und die Anbindung oder Integration an e-Mail Lösungen. Die zu betrachtenden Fragen im Zusammenhang mit Office 365, welche auf einer Cloud-Basis genutzt wird und einer Installation der ERP-Software auf eigenen, lokalen Servern, ist ein weiterer wichtiger Punkt, wie die Schnittstellen, die Datensicherheit, die Fragen der Datenschutzgrundverordnung DSGVO konzipiert und eingehalten werden können und müssen. 

4.  Skalierbarkeit der ERP-Mittelstand Software:

Die ERP-Auswahl im Mittelstand ist immer dann eine Herausforderung, wenn die großen Namen und die großen Lösungen ins Spiel kommen. Oftmals sprengen große Lösungen jedes zur Verfügung stehende Budget. Sie haben Funktionen, die nicht benötigt werden, aber Bestandteil der Lösung sind. Andererseits kommen mittlere und kleine ERP-Lösungen funktional und von ihrer Architektur schnell an die Grenzen für einen Einsatz in mittleren oder größeren Unternehmen. Ein wichtiger, zu prüfender Punkt ist immer auch der geplante Datendurchsatz auf dem ERP-System, Es spielt schon eine Rolle, ob der Artikelstamm nur 10000 Artikel umfaßt oder um 2 oder 3 Potenzen größer ist. In der Verwaltung der Transaktionsdaten ist dies vor allem durch die Wartezeit am Bildschirm für den Nutzer eine Quelle permanenter Klagen und Unzufriedenheit. Hier eine realistische Einschätzung abzugeben und mit ständig wachsendem Datenvolumen (Anbindung von Maschinen und Devices – Stichwort Industrie 4.0) zu rechnen ist sicherlich kein Fehler. Diese Performance muss ein ERP-System nachweisen, weil meist damit auch die Nutzerzahlen ansteigen. Hat das geplante System Obergrenzen bei der Anzahl der einzusetzenden Lizenzen?
Unterstützung der unternehmerischen Flexibilität
In einer wettbewerbsintensiven Umgebung können sich die Geschäftsmodelle rasch wandeln oder erweitern. Dies ist unter anderem auch ein Merkmal der mittelständischen Wirtschaft, sich auf neue Herausforderungen schnell einzulassen und das Organisationsmodell unmittelbar anzupassen. Zukäufe oder Zusammenschlüsse von Unternehmen oder Wertschöpfungsketten sind Anforderungen, die in einem ERP-Lastenheft und im Requirement Engineering aufgenommen werden müssen, falls sie zutreffen. Es sind vor allem die Vorgehensmodelle beim Roll Out und beim Transfer von Stammdaten und Transaktionsdaten aus IT Systemen anderer Unternehmen zu beleuchten. Der Aufwand für das Boarding, also die Zeit und die Kosten für das Anlernen neuer Mitarbeiter an das auszuwählende ERP-System zu betrachten, um die Folgekosten wenigstens grob abschätzen zu können. Wie verhält sich die ERP-Software und deren Installation bei Upgrades und Updates?  Wie wird auf Seiten des Softwarepartners die Qualitätssicherung für die Wartung des Systems durchgeführt?

Zusammenfassung zum Thema ERP-Auswahl im Mittelstand:

Eine ERP-Auswahl im Mittelstand ist kein Projekt für nebenbei.
Die Entscheidung für ein Enterprise Ressource Planning ERP-System ist für jedes Unternehmen – gleich welcher Größe – eine Herausforderung.
Diese Entscheidung wird das Unternehmen für mehrere Jahre in der Zukunft prägen und über deren Wirtschaftlichkeit und damit auch über deren Existenz einen großen Einfluss haben.
Deshalb ist es entscheidend, Klarheit zu schaffen über:
  • Die Einfachheit, Architektur und Struktur der neuen ERP-Mittelstand-Lösung
  • Über die Systemarchitektur in welche die Lösung eingebettet oder alleinstehend implementiert wird
  • Die Plattform, auf welchem die IT-Lösung für den Mittelstand aufbaut, betrieben und gewartet werden soll
  • Die Fähigkeit der Skalierung und die Unterstützung neuer zukünftiger Anforderungen
  • Die Unterstützung der Wettbewerbsfähigkeit und der notwendigen Flexibilität zur Unterstützung der Entscheidungsträger im Unternehmen
Ein Projektteam, welches sich mit diesen wichtigen ERP-Auswahlkriterien beschäftigt, ist auf dem richtigen Weg, die Risiken einer ERP-Auswahl für den Mittelstand zu reduzieren.
Nicht unterschätzt werden darf dabei, dass dies nur wenige Punkte eines viel größeren Kataloges an zu prüfenden Anforderungen sind. Dennoch ist damit ein erster Schritt zur Qualitätssicherung des ERP-Auswahlprozesses erfolgt.

 

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