5 wichtige Punkte für eine ERP-Auswahl im Mittelstand

ERP-Auswahl im Mittelstand und die Suche nach geeigneten ERP-Lösungen sind für ein mittelständisches Unternehmen immer eine Herausforderung. Dies betrifft den finanziellen Aufwand für die Investition der ERP-Software. Ebenso ist der Aufwand für den Betrieb einer ERP-Software zu berücksichtigen. Dabei spielt es zunächst keine Rolle, ob eine ERP-Cloud Lösung oder eine on premise –  (Installation vor Ort) – Lösung vorgesehen oder ausgewählt wird.

5 Punkte, die zur Beurteilung einer ERP-Auswahl im Mittelstand betrachtet werden sollten

Innovative mittelständische Unternehmen benötigen nicht selten den gleichen oder wie wir festgestellt haben, einem erweiterten Funktionsumfang von ERP-Softwaresystemen wie ihn internationale Konzerne fordern. Nicht selten sind auch Mittelstandsunternehmen international ausgerichtet und in Ihrem Segment extrem spezialisiert. Die von der ERP-Software zur Verfügung gestellten Funktionen und vor allem die Möglichkeiten der Abbildung der Unternehmensprozesse lassen sich die ERP-Anbieter meist teuer bezahlen. Daher ist es im Rahmen der strategischen Ausrichtung wichtig, dass folgende Punkte Eingang in die ERP-Auswahl finden:

Einfachheit, insbesondere für die Nutzer der Software:

Viele ERP-Systeme sind im Laufe ihrer Entwicklung und Ihrer Marktpräsenz immer wieder durch Funktionen erweitert worden. Meist ist dies auf Basis einer Architektur erfolgt, die zu Beginn der ersten Code-Zeilen aktuell war. Es gibt heute noch genügend Systeme am Markt, denen diese Vergangenheit schon beim Einschalten des Systems erkennbar ist. Moderne Oberflächen, modernes Grafikdesign und einem, den heutigen Möglichkeiten angepasste Bedienung sind Anforderungen, die für Nutzer enorm wichtig sind. Welcher Nutzer möchte an einem System mit einer Oberfläche oder einem Bedienerkonzept arbeiten, welches aus dem letzten Jahrhundert stammt, wenn im privaten Umfeld mit modernsten Oberflächen Erfahrung gesammelt werden kann.

In Systemen, in denen keine Konsistenz der Benutzerführung besteht und in ERP-Systemen, bei denen die Suche nach Informationen nicht schnell und einfach erfolgen kann, sind die Zeiten für die Nutzung des Systems länger als in optimierten User-Design Systemen. Damit sind die Kosten für Ineffizienz (längere Arbeitszeit für die Bedienung) ebenso höher als in optimierten ERP-Software. Die daraus möglichen Konflikte bis hin zur Ablehnung der ERP-Software durch die Nutzer und die Zeit zur Klärung von Konflikten und höherer Schulungsaufwand für die Nutzung sind in diesem Ansatz noch nicht berücksichtigt.

Systemarchitektur in der Cloud und Nutzung einer Architektur für mobilen ERP-Einsatz:

Chancen, die sich durch Nutzung von Cloud und Internetarchitekturen ergeben, müssen in einem ERP-System berücksichtigt werden. Dies erfordert meist tiefe Eingriffe und Berücksichtigung in den ERP-Softwarelösungen die direkt mit deren Architektur zusammenhängen. Eine angeflanschte oder eine erweiterte Lösung kann nie die Performance einer Architektur erreichen, welche für das Web designt und geschrieben wurde. Diese Einschränkungen sind auch oft in den Funktionalitäten am Desktop und auf mobilen Geräten zu erkennen. Ebenso ist es wichtig, die Schnittstellen an andere, dritte Softwarelösungen zu betrachten um ergänzende Lösungen zu integrieren. Diese Fragen tauchen immer wieder im Kontext von CRM, Finanzmanagement, Supply Chain, Logistik, QM und Dokumenten-Managementsystemen auf und sind dort auf deren Auswirkungen zu evaluieren und im Lastenheft zu dokumentieren. Erweitert werden diese Anforderungen im Rahmen von Mitarbeitern, die mobil arbeiten, eventuell über Zeitzonen hinweg Zugriff auf das System haben müssen. Damit kommen automatisch Anforderungen an einen digitalen Workflow oder digitale Prozesse, die berücksichtigt und unterstützt werden müssen. Vor allem, wenn extern kein Internetzugriff möglich ist.

Auf welcher Plattform soll die ERP-Mittelstand-Software installiert werden?

Es kann sinnvoll sein, sich im Rahmen des Anforderungsmanagements (Require Management) mit den Angeboten der ERP-Anbieter auf welchen Plattformen ihre Software installierbar ist, auseinanderzusetzen. Dies sollte auf einer strategischen Ebene erfolgen. Damit können mögliche drohende Folgekosten bei einem Wechsel des betreuenden Softwarehauses in Grenzen gehalten werden. Es kann immer wieder vorkommen, dass sich im Laufe einer Zusammenarbeit auf der Anbieterseite Veränderungen ergeben, die es notwendig machen, den Softwarebetreuer zu wechseln. Falls Sie dann auf einer Plattform arbeiten, die einem Industriestandard entspricht, ist es für ein mittelständisches Unternehmen leichter, einen anderen Partner für die Betreuung der Standardsoftware zu finden als bei Individuallösungen. Dies betrifft natürlich alle Betriebssysteme sowie das Datenbankmanagement und die Anbindung oder Integration an e-Mail Lösungen. Die zu betrachtenden Fragen im Zusammenhang mit Office 365, welche auf einer Cloud-Basis genutzt wird und einer Installation der ERP-Software auf eigenen, lokalen Servern, ist ein weiterer wichtiger Punkt, wie die Schnittstellen, die Datensicherheit, die Fragen der Datenschutzgrundverordnung DSGVO konzipiert und eingehalten werden können und müssen. 

Skalierbarkeit der ERP-Mittelstand Software:

Für kleinere, oder mittelständische Unternehmen ist es immer wieder eine große Hürde, sich mit großen ERP-Mittelstand-Systemen auseinanderzusetzen. Oftmals sprengen große Lösungen jedes zur Verfügung stehende Budget oder haben Funktionen, die nicht benötigt werden. Andererseits kommen mittlere ERP-Lösungen funktional und von ihrer Architektur schnell an die Grenzen für einen Einsatz in mittleren oder größeren Unternehmen. Ein wichtiger, zu prüfender Punkt ist immer auch der geplante Datendurchsatz auf dem ERP-System, Es spielt schon eine Rolle, ob der Artikelstamm nur 10000 Artikel umfaßt oder um 2 oder 3 Potenzen größer ist. In der Verwaltung der Transaktionsdaten ist dies vor allem durch die Wartezeit am Bildschirm für den Nutzer eine Quelle permanenter Klagen und Unzufriedenheit. Hier eine realistische Einschätzung abzugeben und mit ständig wachsendem Datenvolumen (Anbindung von Maschinen und Devices – Stichwort Industrie 4.0) zu rechnen ist sicherlich kein Fehler. Diese Performance muss ein ERP-System nachweisen, weil meist damit auch die Nutzerzahlen ansteigen. Hat das geplante System Obergrenzen bei der Anzahl der einzusetzenden Lizenzen?
Unterstützung der unternehmerischen Flexibilität
In einer wettbewerbsintensiven Umgebung können sich die Geschäftsmodelle rasch wandeln oder erweitern. Dies ist unter anderem auch ein Merkmal der mittelständischen Wirtschaft, sich auf neue Herausforderungen schnell einzulassen und das Organisationsmodell unmittelbar anzupassen. Zukäufe oder Zusammenschlüsse von Unternehmen oder Wertschöpfungsketten sind Anforderungen, die in einem ERP-Lastenheft und im Requirement Engineering aufgenommen werden müssen, falls sie zutreffen. Es sind vor allem die Vorgehensmodelle beim Roll Out und beim Transfer von Stammdaten und Transaktionsdaten aus IT Systemen anderer Unternehmen zu beleuchten. Der Aufwand für das Boarding, also die Zeit und die Kosten für das Anlernen neuer Mitarbeiter an das auszuwählende ERP-System zu betrachten, um die Folgekosten wenigstens grob abschätzen zu können. Wie verhält sich die ERP-Software und deren Installation bei Upgrades und Updates?  Wie wird auf Seiten des Softwarepartners die Qualitätssicherung für die Wartung des Systems durchgeführt?

Zusammenfassung:

Die Entscheidung für ein Enterprise Ressource Planning ERP-System ist für jedes Unternehmen – gleich welcher Größe – eine Herausforderung. Diese Entscheidung wird das Unternehmen für mehrere Jahre in der Zukunft prägen und über deren Wirtschaftlichkeit und damit auch über deren Existenz einen großen Einfluss haben. Deshalb ist es entscheidend, Klarheit zu schaffen über:
  • Die Einfachheit, Architektur und Struktur der neuen ERP-Mittelstand-Lösung
  • Über die Systemarchitektur in welche die Lösung eingebettet oder alleinstehend implementiert wird
  • Die Plattform, auf welchem die IT-Lösung aufbaut, betrieben und gewartet werden soll
  • Die Fähigkeit der Skalierung und die Unterstützung neuer zukünftiger Anforderungen
  • Die Unterstützung der Wettbewerbsfähigkeit und der notwendigen Flexibilität zur Unterstützung der Entscheidungsträger im Unternehmen
Ein Projektteam, welches sich mit diesen 5 wichtigen ERP-Auswahlkriterien beschäftigt, ist auf dem richtigen Weg, die Risiken einer ERP-Softwareauswahl zu reduzieren. Nicht unterschätzt werden darf dabei, dass dies nur 5 Punkte eines viel größeren Kataloges an zu prüfenden Anforderungen sind. Dennoch ist damit ein erster Schritt zur Qualitätssicherung des ERP-Auswahlprozesses erfolgt.
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