ERP-Finanzbuchhaltung – integriert oder nicht?

Bei der Suche nach einer neuen ERP-Software stellt sich immer wieder die Frage, ob eine Lösung mit oder ohne Integration einer ERP-Finanzbuchhaltung gesucht werden soll. Dies einfach mit ja oder nein zu beantworten ist auf solider Basis nicht möglich. Die Anforderungen im Unternehmen sind entscheidend für eine integrative oder separate ERP-Lösung. Daher stellt sich für die meisten Unternehmen die Frage:

ERP-Finanzbuchhaltung –  was bedeutet eine Integration oder eine Standalone-Lösung?

Wenn wir von ERP-Systemen sprechen, verwenden wir diesen allgemeinen Begriff zunächst für Softwarelösungen, die in Unternehmen für die wichtigsten Aufgaben eingesetzt werden. Dies sind unter anderem Lösungen für Materialmanagement, Supply Chain, Ressourcenplanung, Logistik, Produktion und vieles mehr. Der entscheidende Vorteil von integrierten Systemen ist – das Wort „integriert“ drückt es treffend aus – die Integration der Daten und Belege. Damit ist auch der Zugriff auf die Daten in einem System möglich. Daher haben ERP-Anbieter große Anstrengungen unternommen, mehr und mehr Funktionen und Geschäftsprozesse in ihre Software zu integrieren. Eine der ersten Integrationen war die Finanzbuchhaltung. Dies wurde bald um Anforderungen der Kosten- und Leistungsrechnung sowie Anforderungen aus dem Controlling ergänzt. Weitere Integrationen sind heute Customer Relationship (CRM)-Anforderungen bis hin zu Integrationen im Rahmen von Logistiklösungen bei Multi-Channel Unternehmen.

Vorteile von ERP-Systemen mit integrierter Finanzbuchhaltung

Eine ERP-Finanzbuchhaltung kann unterschiedliche Anforderungen eines Unternehmens in einer Lösung vereinen. Dies können Aufgaben aus dem Controlling, dem Kennzahlenmanagement, der Budgeterstellung, Budgetüberwachung und dem Projektcontrolling sein, die an einer Stelle zusammengeführt werden können. Weshalb ist dies so wichtig? Weil die gesamte Analyse und damit auch die Auswertung und nachfolgende Managemententscheidungen auf einer Datenbasis basiert; (Single Point of Truth). Unterschiedliche Systeme und Datenquellen beeinträchtigen in vielen Fällen eine schnelle und sichere Auswertung. Um verlässliche Auswertungen verschiedener Datenquellen und Transaktionen sicherzustellen ist in der Regel ein hoher Aufwand zur Qualitätssicherung notwendig.

Wenn ein Unternehmen verschiedene Systeme für die Buchhaltung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Personalwesen, das Kundenmanagementsystem CRM, Marketing und Service-Managementsysteme betreibt, sind automatisch hohe Aufwendungen für die Herstellung von qualitativ hochwertigen Stammdaten notwendig. Diese Daten sind meist mehrfach in den verschiedenen Anwendungen gespeichert und müssen gepflegt werden.

Weshalb bringt eine zentrale Nutzung von Stammdaten im Zusammenhang einer Lösung von ERP-Finanzbuchhaltung dem Unternehmen Wettbewerbsvorteile?

Eine zentrale Nutzung von Stammdaten führt zu einer Reduktion des Pflegeaufwands der einzelnen Stammdaten. Ein Stammdatum Kunde mit allen Ausprägungen, von der Adresse über Ansprechpartner bis zu Anlieferzeiten wird mehrmals im Unternehmen benötigt. Der Vertrieb setzt dieses Stammdatum beim Verkauf ein. Das Marketing wird im Rahmen von Kampagnen auf Daten des CRM zurückgreifen. Die Logistik und die Warenwirtschaft wird sich eine Verbindung zwischen Kunden und Lieferadresse herstellen. Die Finanzbuchhaltung benötigt für die Rechnungsstellungen Informationen aus der Bestellung, der Warenwirtschaft, dem Speditionsort und dem für den Kunden definierten Kreditlimit. Dieses kleine Beispiel zeigt deutlich auf, dass im Zusammenhang mit ERP und Finanzbuchhaltung immer wieder Daten erzeugt werden, die um die Finanzbuchhaltung kreisen. Wenn diese Daten in unterschiedlichen Systemen gespeichert werden, benötigen diese unterschiedliche Systeme auch Aufmerksamkeit, um diese Daten qualitativ hochwertig vorzuhalten. Und dies in der Regel in unterschiedlichen Systemen mit unterschiedlichen Verantwortlichen. Bei einer neuen ERP-Auswahl und in Zusammenhang mit einer IT-Strategie, die hilft, Prozesse schlank und effizient zu designen, spielt eine integrierte ERP-Finanzbuchhaltung ihre Vorteile voll aus.

Daten, die in der Finanzbuchhaltung benötigt werden, sind schon im ERP-System vorhanden. Diese werden dann nur noch für die Anforderungen der Finanzbuchhaltung ergänzt. Dies können Daten wie Bankverbindungen, Kreditlimits und vieles mehr sein.

Welche Vorteile hat ein integrierter Belegfluss?

Jede Transaktion – zum Beispiel der Einkauf eines Artikels – erzeugt einen Beleg. Dieser wird in einem ERP-System als Information den weiteren Nutzern zur Verfügung gestellt. Dieser Beleg – in diesem Fall die Bestellung – steht der Buchhaltung nach Wareneingang und anstehender Bezahlung des Lieferanten sofort zur Verfügung und kann der Eingangsrechnung direkt papierlos zugeordnet werden. Eine Reduktion des Handlings-Aufwandes von bis zu 35% ist ohne weiteres möglich.

Datenauswertungen und Datenmanagement

Dadurch, dass in allen Systemen die gleichen Daten vorliegen, können diese viel einfacher und leichter ausgewertet werden. Analysen zum Kaufverhalten können mit Tageszeiten, Saisoninformationen und vielem mehr erstellt werden. Kennzahlen aus der Finanzbuchhaltung können mit Transaktionsdaten aus dem Vertrieb und dem Service zusammengeführt werden. Damit kann ein umfassendes Bild des Kunden generiert werden. ERP-Systeme sind heute reich an Datenanalysetools, mit denen Sie in ihrem Unternehmen umfangreiche Berichte erstellen und Tools den Anwendern zur Verfügung stellen können, um prädiktive Analysen erstellen zu können.

Welche Funktionen umfasst eine heutige, gute ERP-Finanzbuchhaltung?

  • Hauptbuchfunktionalität
  • Kostenanalyse
  • Liquiditätsanalyse
  • Rentabilitätsanalyse
  • Automatisierte Gehaltsabrechnung
  • Budgetierung
  • Finanzielle Überleitungen
  • Investitionen
  • Darlehens- und Lagerzinsberechnungen
  • Sicherungskosten und -erlöse
  • Fakturierung und Wartung

und viele spezielle Anforderungen aus der Kostenstellen- und Anlagebuchhaltung. Anschlüsse (Schnittstellen) an Zahlungsmodule für das automatische Verbuchen von Zahlungsströmen sind heute Standard. Wobei dies nicht nur bei integrierten ERP-Finanzbuchhaltungen der Fall ist, sondern auch bei allen guten „stand alone“ ERP-Finanzbuchhaltungen.

Eine integrierte ERP-Finanzbuchhaltung verbessert auch die geforderte Compliance

Der Gesetzgeber verlangt mehr und mehr den Nachweis, dass Vorschriften eingehalten und dokumentiert werden. Dies sind Faktoren, die für ein Unternehmen kostspielig sind, weil sie mit der direkten Wertschöpfung für Kunden nicht in direktem Zusammenhang stehen. Daher ist es enorm wichtig, diese Prozesskosten und Aufwendungen so gering wie nur irgend möglich zu halten, um die Wettbewerbsfähigkeit nicht zu reduzieren. Ein Unternehmen, welches nicht sofort und durch das ERP-System unterstützt auf diese Daten zugreifen kann, wird bald feststellen, dass es seine Wettbewerbsfähigkeit gegenüber Wettbewerbern, die dieses Instrument nutzen, verringert. Gleichzeitig aber den Aufwand erhöht, wenn der Gesetzgeber diese Nachweise einfordert.

Wo es Vorteile gibt, gibt es auch Nachteile – welche sind bei einer integrierten ERP-Finanzbuchhaltung zu beobachten? Zunächst ist wichtig zu unterscheiden, dass es ERP-Systeme gibt, die eine Finanzbuchhaltung als elementaren Bestandteil ihrer Solution am Markt anbieten. Weiter gibt es ERP-Anbieter, die eine ERP-Lösung anbieten, aber keine eigene integrierte ERP-Finanzbuchhaltung haben. Diese Anbieter nutzen in der Regel 2 Alternativen: Alternative 1: ERP-Finanzbuchhaltung ist mit einem präferierten Softwarepartner installierbar. Diese beiden Anbieter kennen sich, die Lösungen und der Datenaustausch über Schnittstellen ist eine zugesagte Eigenschaft einer Gesamtlösung. Meist treten diese beiden Anbieter gemeinsam auf und die Lösung wird vom ERP-Anbieter im Rahmen eines Generalunternehmers eingeführt. Alternative 2: ERP-Finanzbuchhaltung ist komplett frei wählbar. Der Datenaustausch wird über eine Standardschnittstelle gewährleistet. Hier treten in der Regel die einzelnen Anbieter getrennt auf. Diese Lösung kommt auch immer wieder dann zum Einsatz, wenn schon eine Finanzbuchhaltung im Unternehmen vorhanden ist.

ERP-Finanzbuchhaltung - welche 3 Lösungsanätze gibt es und welches sind die Vor-und NachteileWelche Lösung hat den stärksten Integrationsgrad?

  1. Eine ERP-Software mit integrierter ERP-Finanzbuchhaltung aus einem Guss hat den höchsten und besten Integrationsgrad
  2. Eine ERP-Software mit angeschlossener, präferierter Partnerlösung als Finanzbuchhaltung arbeitet mit Schnittstellen, die aufeinander abgestimmt sind. Meist ist dann auch ein Datenaustausch bidirektional relativ einfach möglich
  3. Eine ERP-Software mit freier Wahl der Finanzbuchhaltung wird in der Regel über eine Standardschnittstelle bedient und hat damit auch die geringste Integration zu einem ERP-System.
    Dennoch kann es sinnvoll sein, eine solche Lösung einzusetzen, vor allem, wenn spezielle ERP-Software zum Einsatz kommen, die nicht stark am Markt verbreitet sind oder Branchenspezialitäten erfordern. Diese ERP-Systeme konzentrieren sich meist auf die technischen und organisatorischen Anforderungen. Oder es muss aus Gründen der Finanzwirtschaft ein spezialisiertes Finanzprogramm eingesetzt werden, um zum Beispiel Konsolidierungsaufgaben im Rahmen einer Internationalisierung abbilden zu können.

Zusammenfassung und Handlungsempfehlung:

Jede Organisation und jedes Unternehmen ist anders, es gibt keine perfekte Lösung, die für alle Anforderungen passt. Daher ist es wichtig, anhand von objektiven Anforderungen zu beurteilen, welches die beste Lösung für ihr Unternehmen darstellt, um sich Wettbewerbsvorteile durch den Einsatz von IT zu sichern.

Mit anderen Worten: Ein ERP-System allein ist nicht die einzige Antwort auf die Digitalisierung und die digitale Transformation für die Veränderungen in ihrem Wettbewerbsumfeld. Nachdem Sie die Wertschöpfungsketten und die Prozesse ihres aktuellen Zustands analysiert haben, können Sie damit beginnen, ein optimales zukünftiges Geschäftsprozessdesign zu entwerfen, in einem Lastenheft zu dokumentieren und dies zu realisieren.

5 Punkte zu ERP-System im Mittelstand - worauf müssen Sie achten, wenn Sie vor der Auswahl eines ERP-Systems stehen.