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ERP System und ERP Software ist veraltet – was nun?

Das ERP System und ERP Software ist in vielen Unternehmen das Herzstück oder der Nukleus um den sich alles dreht. Einkauf, Produktionsplanung, Produktion und Stücklistenverwaltung, Materialwirtschaft und Logistik sind Stichworte die in Aufgabenstellungen einer ERP Software zu finden sind.

Im Laufe der Entwicklung von ERP Systemen – viele Grundlagen für ERP Programme stammen aus den 80er Jahren des letzten Jahrhunderts – sind Erweiterungen und neue Anforderungen in diese Systeme hineinprogrammiert worden. Schnittstellen zu verschiedenen anderen Programmen wie Qualitätssicherung oder Finanzbuchhaltung sind geschaffen worden. Dies stellt auf den ersten Blick dem Programm und den Programmieren ein gutes Zeugnis aus weil sie das Programm ständig weiterentwickeln. Soweit so gut.

Um zu verdeutlichen, welche Problematik damit auch verbunden sein kann, dient dieses kleine Beispiel oder Metapher:
Kennen Sie nicht auch eine Maschine in einem Unternehmen, die vor langer Zeit angeschafft wurde, die Ihre Arbeit immer zur Zufriedenheit der Nutzer erfüllt hat und bei neuen Anforderungen einfach umgebaut wurde? Sei es ein größerer Werkzeugtisch, eine modifizierte Zuführung oder Späneabfuhr, die Taktregelung wurde durch neue Steuerung optimiert.
Diese Maschine wurde solange ertüchtigt, bis – ja, bis es irgendwann einfach nicht mehr ging. Die Outputleistung die gefordert wird kann einfach nicht mehr durch „Anbauen“ erreicht werden. Eine Neue muss her.

Genau so verhält es sich mit ERP Systemen und ERP Software. Diese Systeme sind an sich in ihrer Standardausführung in der Regel schon komplex. Das ständige Anbauen und Anpassen erhöht die Komplexität zusätzlich. Schnittstellenerweiterungen und Weitergabe oder Erhalt von Daten aus vor- oder nachgelagerten Systemen erhöhen die Komplexität enorm. Ganz davon abgesehen, ob die Anforderungen der Anwender dadurch wirklich alle erfüllt werden können.

Komplexität ist negativ für Prozesseffizienz:

  • Je komplexer ein ERP System, desto schwieriger wird der Betrieb und die Wartung.
  • Je komplexer eine ERP Software, desto größer ist die Ausfallwahrscheinlichkeit in der Nutzung.
  • Je komplexer ein ERP System, desto mehr Spezialisten sind für die Betreuung im Einsatz und desto mehr Abstimmung ist bei Änderungen notwendig.
  • Je komplexer eine ERP Software, desto teurer wird eine Anpassung und Erweiterung des Systems um benötigte Funktionen und Prozesse.
  • Je komplexer ein ERP System, desto schwieriger wird die Software und Prozessdokumentation.

 

Veraltete IT löst eine Abwärtsspirale im Unternehmen aus:

  • Der Aufwand zur Aufrechterhaltung bestehender Systeme steigt
  • Bei Innovationen, die von der ERP Software abhängen, sind diese Innovationen oder notwendigen neuen Geschäftsprozesse im eigentlichen Kernsystem gar nicht mehr möglich, sondern werden gerne durch neue, zusätzliche Software gelöst.
  • Lösungen für die Logistik und die Optimierung der Supply Chain durch Datenauswertungen, oder Anbindungen an Shop oder Bezahlmodelle im Rahmen von Vertikalisierungsstrategien sind nicht, oder nur sehr schwer möglich.
  • Die mittelbaren Auswirkungen sind als Verringerung der Innovationsfähigkeit, damit der Wettbewerbsfähigkeit und somit bis hin zur Gefährdung der Zukunftsfähigkeit zu spüren.

 

Mittelbare Auswirkungen veralteter ERP Systeme:

Ganz unabhängig davon wird die Personalbeschaffung nicht einfacher, wenn neue Mitarbeiter um Jahre zurückgeworfen werden, weil die IT Systeme aus dem letzten Jahrhundert sind.

Im Rahmen von Anforderungen aus dem Geschäftsbetrieb, den Ideen zur Prozessoptimierung und den Ideen der Datenauswertung werden normalerweise Anforderungen an die IT und damit an die ERP System- und ERP Software – Landschaft gestellt.
Aus vielen unserer Projekte wissen wir um die Probleme für die Beteiligten aus dem Business und der IT bei der Suche nach Lösungen, weil sich die Aufgabenstellungen nicht so einfach oder überhaupt nicht realisieren lassen.Veraltete ERP Software

Meist sind dafür die alten und starren, unflexiblen ERP Systeme verantwortlich.

Ein weiteres Problem taucht in unseren Beratungsprojekten mehr und mehr auf:
selbsterstellte Programme werden in der Wartung problematisch, weil die Programmierer in Rente gehen und niemand mehr in der Lage ist, diese alte Software zu warten.

Wie sollte ein zukunftsfähiges ERP System und ERP Software aussehen?

Zunächst ist es eine Frage der Branche, welche Systeme überhaupt in Frage kommen. Dann eine weitere wichtige Herausforderung ist die Definition der IT Strategie. Diese wird als Ableitung der Unternehmensstrategie benötigt um Fragen der Datenbanken, des Hostings, der Schnittstellen und vieles mehr zu beantworten.

Welche Rolle spielt die Digitalisierung bei der ERP System und ERP Software Auswahl?

  • Grundsätzlich gilt ganz pauschal: was digitalisiert werden kann, wird früher oder später digitalisiert.
  • Daher spielt die Digitalisierung, die Chance Kundenprozesse zu transformieren und neue Prozesse und Geschäftsmodelle zu generieren, eine wichtige Rolle für die Anforderungen an eine neue ERP Software.
  • Ein neues ERP System und ERP Software soll die künftigen Anforderungen abbilden, die gestrigen bildet das alte schon ab.
  • Dadurch kann auch die Nutzerakzeptanz für ein neues ERP System steigen und die Zeit der Einführung enorm verkürzen.

 

Was sind die Schritte, die als erstes zu tun sind:

Wenn Sie sich entschieden haben, das Thema ERP Software als Wettbewerbsvorteil zu betrachten und damit die Innovation und Zukunftsfähigkeit zu sichern, dann ist folgendes (vereinfachtes) systematische Vorgehen erfolgsversprechend:

  1. Inventarisieren und Kategorisieren Sie Ihre eingesetzten Systeme und auch die Nutzung der „Schatten IT“ Ihrer Mitarbeiter.
    Welche Software wir von wem wozu eingesetzt.
  2. Entrümpeln Sie alte Laufwerke, machen Sie systematisch und themenbezogene Backups.
  3. Sammeln Sie die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter und vor allem Ihrer Kunden.
  4. Starten Sie ein Projekt zum Thema ERP System und ERP Software
  5. Ein ERP Projekt läßt sich nicht über Nacht lösen, sondern bedarf einer realistischen Planung.
  6. Führen Sie ein solches Projekt mit einem professionellen Projektmanagement.
  7. Starten Sie ein solches Projekt mit einem gesamtheitlichen Ansatz.

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