Warenwirtschaft – haben reine Warenwirtschafts-Systeme eine Zukunft?

Warenwirtschaft – Aufgaben und Ziele eines Warenwirtschaftssystems
Abgrenzung und Gemeinsamkeiten zu einer ERP-Software

Eine Warenwirtschaft ist eine der Kernaufgaben eines Handelsunternehmens. In einer engeren Definition befasst sich die Warenwirtschaft mit der Verwaltung, Planung und mit der Steuerung des Materialflusses und des Warenaustausches. Die Warenwirtschaft übernimmt Aufgaben sowohl extern, also mit Kunden und Lieferanten, als auch intern im Rahmen von Warenumlagerungen zwischen Filialen und Niederlassungen.

Welche Ziele soll die Warenwirtschaft erfüllen?

Als Kernziele der Warenwirtschaft werden gerne 6 Punkte aufgeführt:

  1. Aufgabe der Warenwirtschaft ist das richtige Produkt zu beschaffen
  2. Aufgabe der Warenwirtschaft ist die richtige Menge zu beschaffen
  3. Aufgabe der Warenwirtschaft ist die Waren in der geforderten Qualität zur Verfügung zu stellen
  4. Aufgabe der Warenwirtschaft ist die zu beschaffenden Waren und Dienstleistungen am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen
  5. Aufgabe der Warenwirtschaft ist die Waren zum richtigen Zeitpunkt verfügbar zu haben
  6. Aufgabe der Warenwirtschaft ist die Beschaffung der Waren und Dienstleistungen kostengünstig durchzuführen (der sogenannte „richtige Preis“ ist eine oft gehörte Anforderung

Dass sich diese Aufgaben nur lösen lassen, wenn die benötigten Daten den verantwortlichen Mitarbeitern zum Zeitpunkt der Entscheidung zur Verfügung stehen, versteht sich von selbst. Dazu gehören eine exzellente Qualität der Stammdaten (sowohl Artikelstammdaten, als auch Kunden-und Lieferantenstammdaten). Transaktionsinformationen (wer benötigt oder erwartet wann welches Produkt oder Dienstleistung) sind essentielle Informationen, die eine Warenwirtschaft oder ein Warenwirtschaftssystem benötigt. Durch das Zusammenspiel verschiedener Interessen im Unternehmen, sowohl auf Lieferanten- als auch auf Kundenseite, ist auch die ERP-Software gefordert, diese Daten zu erzeugen und zur Verfügung zu stellen.

Damit erhält die Warenwirtschaft eine wertmäßige und eine mengenmäßige Komponente, die eng mit der Steuerung der Lagerhaltung zusammenarbeiten muss, um das gebundene Kapital im Unternehmen möglichst gering zu halten. Gleichzeitig muss die Warenwirtschaft so aufgestellt sein, dass die Anforderungen der Kunden erfüllt werden können. Damit wird schnell deutlich, wie komplex die Aufgaben  der heutigen Warenwirtschaft sein können, da bei der Beschaffung von Informationen des Verkaufs und des Vertriebs oder – je nach Unternehmen – auch des Marketings und der geplanten Marketingkampagnen berücksichtigt werden müssen.

Nicht selten ist daher auch eine Anbindung von Customer Relation Management (CRM) Software an Warenwirtschaftssysteme (WWS) notwendig. In Handelsunternehmen ist eine Anbindung von Shop-Systemen oder Kassensystemen an die Warenwirtschaft unerlässlich, um den Warennachschub sicherzustellen.

Eigenständige Warenwirtschaftssysteme als Systeme zur Steuerung 

Immer wenn eine Optimierung von Prozessen oder ,wie im Rahmen von Warenwirtschaftssystemen, die Optimierung des eingesetzten Kapitals, der Warenumschlagshäufigkeit, der Identifikation von „Rennern und Pennern“ als auch der Wertbeitrag eines Handelsproduktes gefordert wird, ist eine Analyse notwendig.

Erst auf Basis von Analysen können Optimierungspotentiale identifiziert und damit auch realisiert werden. Eine statische Analyse der Warenströme (z.B. im Tages- oder Wochenrhythmus) reicht oft nicht mehr aus. Hier sind die Anforderungen in Richtung auf Echtzeit-Auswertungen angestiegen. Damit ist eine permanente Überwachung (Tracking-Tracking) eine Anforderung, die moderne Warenwirtschaftssysteme mit entsprechend Performanzen-Datenbanken heute leisten können.

Was ist der Unterschied einer Warenwirtschaft zu einer ERP-Software?

Integrierte ERP-Systeme haben sich immer mehr weiterentwickelt. Funktionen der Warenwirtschaft (also des klassischen Handels oder des Handels mit geringer zusätzlicher Wertschöpfung durch Montage) werden durch klassische ERP-Software mehr und mehr abgedeckt. Die reine Fokussierung der ERP-Systeme auf Produktions- und Materialplanung ist seit mehreren Jahre Vergangenheit. Daher ist ein Zusammenwachsen der ERP-Software mit den Warenwirtschaftssystemen gang und gäbe. 

Beiden Softwaresystemen fehlen aber meist die Anforderungen zum Dokumentenmanagement (DMS) oder des Personalwesens mit den Anforderungen der Personalabrechnung als auch des Bewerbermanagements und weiteren Spezialitäten aus dem HR-Umfeld.

Ein ERP-System hat von sich aus den Anspruch des größeren Funktionsumfangs für die Abbildung unterschiedlichster Geschäftsprozesse innerhalb einer Supply Chain und zu Anbindungen von externen Logistiksystemen, Telekommunikationsanlagen, der Überwachung und Steuerung von Betriebsmitteln und vieles mehr. Nicht immer sind aber diese umfassenden Anforderungen notwendig. Daher haben reine Warenwirtschaftssysteme ihre Berechtigung. Denn auch hier gilt, dass Funktionsumfang Geld kostet.

Aufbau einer Warenwirtschaft – bzw. eines Warenwirtschaftssystems

Grundsätzlich unterscheidet die Warenwirtschaft in:

Stammdaten und Bewegungsdaten (Transaktionsdaten)

zu den Stammdaten zählen unter anderem:

  • Kunden
  • Artikel in ihrer kompletten Ausprägung
  • Verpackungsinformationen
  • Lieferanten
  • Mitarbeiter
  • Betriebsmittel
  • und viele mehr

zu den Transaktionsdaten zählen

  • Anfragen
  • Angebote
  • Stücklisten
  • Lieferscheine
  • EDI Austauschdaten 
  • Bestellungen
  • und vieles mehr

Dabei ist zu berücksichtigen, dass im Rahmen einer Geschäftsprozessoptimierung oder einer reinen singulären Prozessoptimierung versucht werden muss, dass Waren und Informationen im Gleichklang sind und wenn möglich parallel verarbeitet werden. Dies ist durch den Einsatz von Scannern (wie zu beginn des Artikels beschrieben) sehr einfach möglich.

Ein einfaches Beispiel soll dies verdeutlichen:
Ein Artikel soll von einem Lagerplatz auf einen anderen Lagerplatz umgelagert werden. Der Umlagerungsauftrag ist erstellt, der Artikel wird ausgelagert, gescannt, transportiert, eingelagert und am neuen Lagerort direkt wieder eingescannt. Damit hat die Warenwirtschaft sowohl volle Transparenz über den Zustand und über den Lagerort, als auch über die Mengenangaben eines Artikels. Dies ist sogar in Echtzeit möglich. Performante Datenbanken dazu werden von verschiedenen Anbietern von Warenwirtschaft-oder ERP-Systemen angeboten.

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Welche zusätzliche Module oder Funktionen können bei einem reinen Warenwirtschaftssystem sinnvoll sein?

  • Eine Anbindung an Systeme, die eine Rücksende-Verwaltung beinhalten 
  • Anbindungen an Kassen- und Shopsysteme für Handelsunternehmen, die vertikale Geschäftsprozessorganisationen haben (z.B. eigene Flagshipstores mit Abverkauf)
  • Finanzbuchhaltung, wenn nicht schon integriert
  • Mobilitätslösungen (innerhalb des Unternehmens, Home-Office, Außendienst)
  • Anbindung an e-Commerce Plattformen
  • Anbindung an Zahlungssysteme
  • Anbindungen an Shopsysteme wie zum Beispiel Amazon, eBay, Magnet, Shopware und viele andere.
  • und mehr…

Kosten eines Warenwirtschaftssystems

Die Kosten für Software in der Warenwirtschaft werden zunächst durch 2 Parameter definiert:

  1. Anzahl der benötigten Lizenzen und
  2. Anzahl der benötigten Beratungstage durch den Softwareimplementierer (Softwarelieferant bzw. Softwarehaus)

Dies gilt, ob ein eigenständiges System für die Warenwirtschaft oder ein komplettes ERP-System mit integrierter spezialisierter Warenwirtschaft benötigt wird.

Entscheidend ist, dass Sie im Unternehmen ein Lastenheft für die ERP-Auswahl mit integrierter Warenwirtschaft oder ein eigenständiges Lastenheft für die Warenwirtschaft erstellen. 

Dabei müssen Sie sich keine Gedanken machen, ob Sie sich jetzt schon für ein Warenwirtschaftssystem-oder eine ERP-Software entscheiden müssen. Dies wird am Ende, wenn das Lastenheft erstellt wurde, als Ergebnis und Empfehlung feststehen. Auf der Basis der Prozessanforderungen erkennen Experten sehr schnell, welchen Umfang eine Software für Ihre Anforderungen haben muss.

Die Erstellung eines Lastenheftes können Sie als Anwender selbst durchführen.
Unsere Erfahrung zeigt aber, dass die wichtigen und für die Qualitätssicherung bei der Einführung einer Software notwendigen Anforderungen gerne bei der Lastenhefterstellung, welches später in ein Pflichtenheft überführt werden muss, übersehen werden.
Daher empfehlen wir dringend, nutzen Sie die Expertise von Fachleuten und Experten bei der Definition von Anforderungen bei der unabhängigen Beratung zur Auswahl von ERP-Systemen oder Warenwirtschaftssystemen. 

Fehler oder Mängel, die zu Beginn eines Anforderung-und Auswahlprozesses gemacht werden, müssen später im Projekt meist teuer bezahlt werden.

Welche Unterschiede in Warenwirtschaftssystemen gibt es?
Vergleich der Vor-und Nachteile:

Innerhalb der Warenwirtschaft haben sich 3 Kategorien von Warenwirtschaftssystemen über die Jahre herausgebildet:

Warenwirtschaft als Individualsoftware:

meist sind dies Systeme, die vom Unternehmen selbst entwickelt wurden. Dies erleben wir im Markt recht häufig.

Vorteile:
Anforderungen die vom Kunden oder von Mitarbeitern gefordert werden, können schnell und meist unbürokratisch umgesetzt werden. Die Software wird sozusagen „maßgeschneidert“ auf das Unternehmen zugeschnitten. Kopieren der Funktionen ist nicht so schnell möglich, das heißt, spezielle Funktionen die für das Unternehmen einzigartig und in keinem Warenwirtschaftssystem vorhanden sind, bleiben lange exklusiv.

Nachteile:
Je nach Programmierwerkzeug kann es vorkommen, dass das Wissen um die Programmiersprache nur noch in der eigenen Entwicklungsabteilung vorhanden ist. Das Unternehmen ist stark abhängig von einem Programmierer oder einer Programmierabteilung. Die meist nur rudimentäre Dokumentation des Systems erleichtert und unterstützt die Einarbeitung neuer IT-Spezialisten meist nicht. Das Risiko der Abhängigkeit und mangelnde Unterstützung bei Pensionierung oder Weggang eines Mitarbeiters ist nicht zu unterschätzen.

Warenwirtschaft als Branchensoftware:

nicht wenige Softwareanbieter haben entweder eigenständige, eigene Software für die Warenwirtschaft geschrieben oder Standard Warenwirtschaft – oder ERP-Systeme speziell für eine Branche angepasst. Bei genügend großem Branchenmarkt sind solche Lösungen oft zu finden.

Vorteile:
Die Softwareanbieter kennen die Anforderungen der Branche ihrer Kunden. Speziallösungen sind als Standard zu finden. Eine Weiterentwicklung des Warenwirtschaftssystems ist meist sichergestellt. Falls eine große Zahl von Installationen am Markt vorhanden ist, wird meist auch innovativ entwickelt, weil aus dem Kundenstamm Anforderungen an das Softwarehaus kommuniziert werden. Diese können umgesetzt werden und sind dann für alle Verfügbar. Damit kann der einzelne Nutzer Vorteile aus den Anforderungen Dritter erlangen, erlebt aber auch, dass seine Ideen über kurz oder lang auch im Standard zu finden sind.

Nachteile:
Meist ist Branchensoftware an ein Softwarehaus gebunden, da dies auch das Entwicklungshaus darstellt. Im Falle einer Beendigung der Zusammenarbeit mit dem Anbieter ist es in der Regel nicht einfach einen anderen Softwarepartner zu finden, der diese Software betreut.

Warenwirtschaft als Standardsoftware:

Grosse Funktionsumfänge mit Leistungsversprechen für alle Eventualfälle sind meist die Verkaufsargumente von Standardsoftware. Oft sind diese umfassenden Softwarelösungen bei Unternehmen im Einsatz, die international tätig sind und eine hohe Integration der Supply Chain bei allen, die an der Wertschöpfungskette beteiligt sind, realisieren müssen.

Vorteile:
Standards, Internationalisierung, modularer Aufbau und meist auch standardisiert Schnittstellen zu externen Systemen. Software-Implementierungspartner sind meist international zu finden.

Nachteile:
Ganz spezielle Anforderungen an die Warenwirtschaft eines Unternehmens sind meist nicht abgebildet oder nur sehr schwer realisierbar. In der Regel muss sich das Unternehmen an die Software anpassen. Nicht umgekehrt. Weiterentwicklungen sind in der Regel sichergestellt. Nicht gewährleistet ist jedoch, dass gerade die Anforderung die ein kleinerer nationaler Kunde eines Warenwirtschaftssystems hat, in der Umsetzung der Anforderung priorisiert wird.

Zusammenfassung und Empfehlung:

Die Digitalisierung wird zum Treiber der Veränderung von Geschäftsmodellen. Dabei spielt die Warenwirtschaft mit Ihren Aufgaben zu Bereitstellung und zur Logistik von Produkten eine zentrale Rolle in Unternehmen.

Vor allem in Unternehmen mit Großhandel und Handelsfunktionen sind aktuelle Informationen zur Value Stream notwendig, um Wettbewerbsvorteile durch Echtzeitinformationen zu realisieren.

Wichtig dabei ist aber, wie bei allen IT-Projekten: 

Legen Sie die Zielgrößen fest, die Ihr Unternehmen mit der Auswahl und Einführung einer Warenwirtschaft bzw. mit den Möglichkeiten eines Warenwirtschaftssystems erreichen wollen. Die Geschäftsprozesse und die Anforderungen an das Prozessmanagement müssen definiert werden und in einem Anforderungskatalog (Lastenheft) dokumentiert werden.

Die Identifikation und die Qualifizierung eines Lieferanten ist eine wichtige Aufgabe.
Entscheidender aber ist die Umsetzung und Einführung. Diese Herausforderungen sind bei weitem höher als die Hürde der Auswahl der Softwarelösung.

 

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