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Digitale Transformation erfolgreich umsetzen

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Unter Digitalisierung bzw. der daran anschliessenden digitalen Transformation versteht man das Entstehen von völlig neuen Geschäftsprozessen und/oder Geschäftsmodellen. Diese digitalen Geschäftsprozesse werden neu entwickelt und auch neu designet. Ziel dabei ist, daß diese Prozesse mit Hilfe digitaler Techniken (meist Software ) unterstützt werden. Die Digitalisierung – und damit auch die digitale Transformation – haben in der Regel enorme Auswirkungen auf die Organisation eines Unternehmens.

 

Inhalt

  1. Digitale Transformation richtig umsetzen
  2. Erste Schritte einer einfachen digitalen Transformation
  3. Wann ist digitale Transformation erfolgreich?
  4. Worauf ist bei der Digitalisierung zusätzlich zu achten?
  5. Digitale Transformation - wie kann sie umgesetzt werden?
  6. Wegweiser der digitalen Disruption
  7. Die digitale Transformation hat mit Corona einen unerwarteten Schub erhalten
  8. Was gilt es bei der Nutzung dieser digitalen Technologien im Zusammenhang einer digitalen Transformation zu beachten?

  9. Welche Auswirkungen hat die digitale Transformation für bestehende IT-Strukturen im Unternehmen?



Digitale Transformation richtig umsetzen

Digitalisierung ist inzwischen in allen Managementsitzungen und Boardrooms ein nicht mehr wegzudenkendes Thema.

Aussagen, wie: wer nicht digitalisiert, wird langfristig aus dem Geschäft gedrängt, sind häufig zu hören. Im Verlauf der Corona Krise hat sich dies - gerade im Handel - bestätigt. Wer kein Shop-System und wer keine digitalen Technologieren einsetzen konnte, war meist auch von Umsatzeinbußen betroffen. Der digitale Wandel ist tatsächlich angekommen.

Von vagen Vorstellungen bis zu konkreten Umsetzungen sind in mittelständischen Betrieben alle Ausprägungen eines digitalen Reifegrades vorhanden.

Aber wie kann Digitalisierung und eine digitale Transformation gelingen?

Was sind mögliche, elementare Fehler, die vermieden werden müssen?

Die Digitale Transformation hat in der Covid 19 Krise einen bis zu diesem Ereignis kaum vorstellbare Dynamik entwickelt. Der bisher eher zögerliche Ansatz in Industrie, Dienstleistung und öffentlicher Verwaltung Prozesse zu digitalisieren und neue, digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln wurde von außen den Unternehmen durch die Pandemie aufgezwungen.

Plötzlich müssen Mitarbeiter mobil oder von zu Hause aus arbeiten, was vor noch nicht allzu langer Zeit für Mitarbeiter, Führungskräfte und Unternehmen kaum vorstellbar war. Dabei sind die unterschiedlichen Anforderungen und Bedürfnisse verschiedener Branchen eine große Herausforderung, weil es die digitale Transformation nicht gibt.

Digitale Transformation erfolgt nur Schritt für Schritt

Die ersten Schritte im Rahmen einer digitalen Transformation erfolgen meist im Rahmen der technischen Ausstattung, die für ein mobiles oder remote Work notwendiges Arbeiten die Voraussetzung ist. Dabei bedeutet die technische Ausstattung daß der Arbeitsplatz oder "Remote Workplace" meist aus einem Laptop, einer ausreichenden Internetanbindung, Mobiltelefon und qualitativ hochwertigem Mikrofon, als auch Lautsprecher besteht. Meist wird die im Laptop eingebaute Kamera benutzt in Fällen von häufigen Web Konferenzen auch eine externe Web Kamera mit höherer Auflösung. Dies alles ist aber nicht ausreichen.

Arbeiten vom Home Office oder von woher auch immer (remote), bedeutet auch, dass von aussen auf das Firmennetzwerk oder eingerichtete Cloud Services oder Cloud Speicher zugegriffen wird. Daher ist es unbedingt erforderlich eine notwendige Sicherheitsarchitektur zu schaffen, die das Unternehmen vor Cyberangriffen schützt. Dabei ist das System so auszulegen, dass sie allen Berechtigten einen performanten Zugang zu den Programmen und Applikationen wie zum Beispiel den ERP-Systemen ermöglicht. Der digitale Wandel erfordert in diesem Zusammenhang eine intensive Auseinandersetzung mit der IT-Sicherheitsarchitektur. Unerwartete Risiken, ganz andere Anforderungen und notwendige Schulungen der Mitarbeiter:innen zur IT-Sicherheit sind wichtige Voraussetzungen um eine digitale Infrastruktur zu realisieren. Vernetzte Fabriken sind im Rahmen eines IT-Sicherheitskonzeptes besonders zu betrachten, um ein eventuell infiziertes Werk nicht zum Spreader für ein anderes Werk werden zu lassen. Gerade in einem mittelständischen Betrieb mit einer kleineren IT-Abteilungen ist dies eine Herausforderung.

 

Remote Erreichbarkeit der Mitarbeiter:innen sicherstellen.

Grundlage der digitalen Transformation ist die Sicherstellung eines benutzerfreundlichen, performanten und sicheren Zugangs für die Berechtigten. Intelligente digitale Technologien (z.B. zwei Faktor Authentifizierung) können die Erreichbarkeit der Mitarbeiter:innen aus dem Unternehmen als auch von Mitarbeiter:innen ins Unternehmen sicherstellen. Digitale Technologien ermöglichen meist, daß sich die Berechtigten sicher und einfach identifizieren können und im Rahmen des Berechtigungskonzepts auch auf Daten zugreifen können. Im Zuge der digitalen Transformation kann es aber auch zu Veränderungen der bisherigen Prozessabläufe kommen. Die betrifft vor allem Mitarbeiter, die in irgend einer Form im Kundenkontakt stehen und digitale Prozesse geschaffen werden müssen, damit Kunden diese auch remote erreichen. In den seltensten Fällen wird ohne Prozessänderung eine Erreichbarkeit der remote Worker (Homeoffice) für Kunden, Lieferanten oder auch für Bewerber möglich sein.

Mobiltelefone erscheinen nur auf dem ersten Blick als eine mögliche Lösung, sie können sicherlich im Anfang als Basis der digitalen Transformation genutzt werden um erreichbar zu sein. Ganz anderen Anforderungen müssen Im Ramen des Erscheinungsbildes (CI) des Unternehmens zum Beispiel Rufweiterleitungen entsprechen. Neue digitale Technologien (digitale Kommunikationsplattform und Telefonanlage) im Rahmen der Organisation des Unternehmens zu nutzen wird eine höhere Effizienz ermöglichen. In von analoge Technologien geprägten Umfeld wird ein Setup für eine digitale Infrastruktur eine große Kraftanstrengung erfordern.Digitale Kollaborationsplattformen ermöglichen, dass die Mitarbeiter:innen für Dritte unbemerkt von überall arbeiten können. Vertretungen und Rufweiterleitungen funktionieren mit zunehmendem digitalen Reifegrad besser und effizienter, so dass Ihre Unternehmens-Rufnummern nicht durch Moblitelefonnummern Ihrer Mitarbeiter:innen ersetzt werden.

Eine digitale Infrastruktur ermöglicht mittelständischen Unternehmen neue Technologien Ansprüche zu realisieren. Als wichtige Analyse für den Einsatz von digitalen Technologien ist die Untersuchung der Prozess- und Workflows im Organisationsmodell. Auf Basis einer solchen Analyse kann ein ein digitaler Wandel in der Mitarbeiterkommunikation auf den Weg gebracht werden. Dazu gehören unter anderem auch die inzwischen schon fast zur Routine gewordenen Videokonferenzen. Entscheidender ist jedoch die Nutzung von digitalen Technologien in der Zusammenarbeit um Dokumente gemeinsam zu bearbeiten oder auszutauschen. Der klassische Austausch mit Mail Systemen ist eher im Rahmen einer digitalen Disruption zu sehen und nicht wirklich effizient. (Als Beispiele sollen MS Teams, Slack oder Google Workspace dienen. Diese Beispiellösungen unterstützen die digitale Transformation direkt).

Die Einrichtung von digitalen Plattformen für ein Bewerbermanagement bietet für Rekruting ein großes Potential. Nur sind ist diese Lösungen nicht für alle mittelständischen und noch weniger für kleine Unternehmen einsetzbar. Dies, obwohl die digitalen Technologien an diese Stelle einen Wettbewerbsvorteil möglich machen könnten.

Wie digital sind die Geschäftsprozesse?

Die bisher aufgeführten Punkte, um eine digitale Transformation einzuleiten sind zu einem überwiegenden Teil technikgetrieben. Nachdem im Rahmen der digitalen Transformation die technischen Rahmenbedingungen umgesetzt worden sind, bietet die Optimierung der Geschäftsprozesse ein großes Potenzial auch digitale Prozesse zu realisieren. Damit können Wettbewerbsvorteile realisiert werden, die ohne auf Basis der digitalen Technologien begründeten Prozessabläufe nie hätten erreicht werden können. Digitale Technologien ermöglichen die Reduktion von Medienbrüchen, die Reduktion des Einsatzes von "Schatten IT" und die Nutzung von Workflows, die Ihren Arbeitsaufwand deutlich senken können.

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Bild: Wie würden Sie die Fähigkeit Ihres Unternehmens einschätzen, sich in der digitalen Welt durchzusetzen?

(Quelle: Skift © Statista 2021)

 

Nach der Analyse von Geschäftprozessen werden auch neue Wünsche zu berücksichtigen sein, die Kundenanforderungen der Zukunft besser abbilden. Sie haben die Chance im Rahmen von IT-Veränderungen, als auch in Veränderungen der Unternehmensprozesse digitale Prozesse in einer Applikation ablaufen zu lassen. Damit entfällt das auch das mehrfache Pflegen von Stammdaten im Master Data Management. Eine modere digitale Transformation ermöglicht auch die sichere Einführung von elektronischen Unterschriften und sind ein weiterer Schritt zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse. großes Potenzial zur Kostensenkung bietet der Austausch von Daten im Rahmen der Supply Chain und ein automatischer. elektronischer Austausch von Informationen mit den IT-Systemen ihren Kunden.

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Erste Schritte einer einfachen digitalen Transformation

  • schaffen die die notwendige technische, digitale Infrastruktur
  • Erstellen Sie ein IT-Sicherheitskonzept
  • Stellen Sie die Erreichbarkeit der Mitarbeiter:innen sicher
  • Nutzen Sie Kommunikations- und Kollaborationssoftware
  • Analysieren, optimieren und digitalisieren der Geschäftsprozesse
  • Der Stellenwert der digitalen Transformation muß jedem Mitarbeiter:in deutlich sein.

 

Wann ist digitale Transformation erfolgreich?

Eine digitale Transformation (umgangssprachlich auch gerne nur als Digitalisierung bezeichnet), wird nur dann erfolgreich sein. wenn Unternehmen konkret den digitalen Weg beschreiten. Dies bedeutet, daß bestehende Businessprozesse durch IT-Lösungen effizienter gestaltet werden. Oder es wird sogar etwas ganz Neues geschaffen, welches sogar Benchmarks für Service und Dienstleistungen setzt. Dazu gibt es genügend Beispiele wie N26 oder den Klassiker im Onlinehandel Amazon. Dies können Services sein, die herausragende Kundenerfahrungen erzeugen (customer expierience), einzigartige Leistungen erschaffen, wie eine Auskunftsqualität bei Kundenanfragen, einen exzellenten einfachen Kauf oder Rückabwicklungsprozesse und vieles mehr. Damit können Vorteile im Wettbewerb entstehen, die nicht so einfach nachgebaut und digital imitiert werden können. Dies kann soweit gehen, dass es digitale Geschäftsmodelle gibt, die bestehende Verhältnisse aufrütteln und neue Kauf- oder Beratungsverhaltensweisen erzeugen.
Im Augenblick ist ein Beispiel dazu ein Portal, welches sich zur Aufgabe gemacht hat, Transparenz in den Immobilienmarkt zu bringen. 

Das Unternehmen Scoperty hat sich zur Aufgabe gemacht, ein Preisschild an jedes Haus zu hängen. Inzwischen sind ungefragt schon ca. 35 Millionen Wohnhäuser gelistet. (Stand Februar 2021). Dass nicht alle Hausbesitzer mit dieser ungefragten Veröffentlichung einverstanden sind, ist im Falle der Angaben unterhalb der eigenen Einschätzung des Wertes verständlich. Bei einem Eintrag oberhalb des eigenen Schätzwertes wird sich die Nutzung dieser Daten vermutlich eher anbieten.
Da dieses Unternehmen sich als Marktplatz versteht, der Transparenz in den Immobilienmarkt bringen will, sind natürlich die etablierten Player und Gutachter nicht sehr amüsiert. Es zeigt aber deutlich wie ein Start up durch digitale Transparenz Bewegung in einen Markt bringen kann, der Hausbesitzer die Kommunen, die Makler bis zu den Vereinen der Haus und Grund um einen Teil ihrer Aufgaben und damit auch ihrer Erträge bringen kann. Noch ist nicht alles stimmig auf dieser Plattform, aber es ist davon auszugehen, dass sie jeden Tag dazulernt.

 

Worauf ist bei der Digitalisierung zusätzlich zu achten? 

Das IT-Fundament, auf dem diese Digitalisierung und die Zukunft des Unternehmens aufgebaut werden soll, muss diesen Weg mitgehen.
Getrieben vom Wunsch schnelle und auch nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu erlangen, werden manche IT oder ERP-Projekte gestartet. Dabei sollen herkömliche IT-Strukuren durch dynamische und skalierbare IT-Services ersetzt werden. Wenn möglich, alles Cloud basiert.

Meist ist die geforderte Schnelligkeit der Umsetzung und die Flexibilität neue Geschäftsprozesse in der IT oder in den ERP-Systemen abzubilden mit der klassischen on premise Installation nur mit hohem Aufwand zu realisieren. Die massiv ansteigenden Datenvolumen müssen die IT-Verantwortlichen flexibel und kostengünstig verwalten und deren Nutzung (Auswertungen) ermöglichen. 

Dabei ist es nicht wichtig, ob auf einer "grünen Wiese" alles komplett neu aufgesetzt oder bestehende Systeme optimiert und erneuert (transformiert) werden. 
Wichtig ist für alle IT-Projekte diese Abfolge der durchzuführenden Schritte:

  • Standardisierung
  • Konsolidierung
  • Automatisierung

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Bild: Welche Erwartungen habe deutsche Unternehmen des Lebensmitteleinzelhandels an die Digitalisierung der Branche?

(Quelle: ReAct © Statista 2019)

 

 

Welche Rolle spielt die Cloud bei der digitalen Transformation? 

So wichtig die Cloud bei der Digitalisierung sein kann, die Cloud alleine hat nichts mit Digitalisierung, einem digitalen Reifegrad oder einer digitalen Transformation zu tun. Ein schneller Sprung in eine Cloud kann sich als Sprung ins kalte Wasser oder sogar als Bumerang erweisen. Dies kann dem Unternehmen eventuell mehr schaden als nutzen, weil es die Komplexität nochmals erhöhen kann, anstatt sie zu reduzieren.

Ein Cloud Computing muss in eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie und einer digitalen Transformation schrittweise eingebettet werden, die zuallererst vom Business (also vom Kunden), dessen Prozesse und von dessen Zielen abgeleitet wird. Gleichzeitig muss eine moderne digitale Transformation vom gesamten Unternehmen und allen Unternehmensteilen mitgetragen werden.


Digitale Transformation – wie kann Sie umgesetzt werden?

Wie alle Aspekte im Geschäftsleben findet auch eine digitale Transformation nicht in einem luftleeren Raum, sondern in einem wettbewerbsintensiven Kontext statt.
Deshalb ist es sinnvoll, die digitalen Fähigkeiten Ihres Unternehmens mit denen Ihrer stärksten Wettbewerber und mit Best-of-Breed- Beispielen zu vergleichen.
Eine Frage dabei ist auch:

  • Wo steht Ihre Branche insgesamt auf dem digitalen Reifespektrum?
  • Wer sind die digitalen Spitzenreiter in Ihrer Branche? Wie können Sie sich mit Ihnen vergleichen?
  • Was sind die Auslöser für eine Bedrohung Ihres bisherigen Geschäftsmodells durch eine digitale Transformation?

Entscheidende Fragen, die Sie beantworten sollten, um einen Überblick über Ihren Status quo im Wettbewerbsumfeld zu erhalten.
Nachdem Sie eine Bestandsaufnahme der digitalen Fähigkeiten Ihres Unternehmens fertiggestellt haben, können Sie verstehen, wie sich Ihre Branche verändern könnte und wie Sie sich auf die Zukunft vorbereiten müssen.

Identifizieren Sie klar die bestehenden existentiellen Bedrohungen, denen Ihr Unternehmen in den kommenden Jahren ausgesetzt sein wird. Denken Sie dann über Lösungen nach, um diese Bedrohungen in strategische Wettbewerbsvorteile für Sie umzuwandeln.

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Wegweiser der digitalen Disruption

Wie angreifbar ist Ihre Branche? Dieses Modell verweist anhand von drei Kriterien auf potenzielle Disruption:

  1. Kosten,
  2. Kundenerlebnis und
  3. Geschäftsmodell.
Radikal niedrigere Kosten
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  • Geringe-Ertrags-Prozesse
  • Unausgelastet oder schlecht allokierte Ressoucen
  • Hochgradige Routine-Prozesse
Weitaus besseres Kundenerlebnis
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  • Geringes Kundenverstandins und langsames Lernen
  • Formelhafte Kundenerlebnisse und Wertangebote
  • Formelhafte und Uberhohte Preise
Neue Geschaftsmodelle
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  • Zwischenhandler
  • Neudefinierer der Wert schopfungskette
  • Daten und Analyse Plattformen

Wegweiser der digitalen Disruption
Quelle: Bain


Welche 3 Fragen sollten Sie sich stellen?

  • Was sind die wesentlichen Bestandteile einer digitalen Transformation?
  • Weshalb hat die digitale Transformation so enorme Auswirkungen auf ein Unternehmen?
  • Was sind die wesentlichen Unterscheidungen gegenüber der Zeit vor einer Digitalisierung?

Unter Digitalisierung bzw. der daran anschliessenden digitalen Transformation versteht man das Entstehen von völlig neuen Geschäftsprozessen und/oder Geschäftsmodellen. Diese sollen mit Hilfe digitaler Techniken unterstützt werden. Die Digitalisierung – und damit auch die digitale Transformation – haben in der Regel enorme Auswirkungen auf die Organisation eines Unternehmens. Was sind die wesentlichen Unterscheidungen gegenüber der Zeit vor einer Digitalisierung? Bisher oder klassisch wurde eine Organisation oder ein Geschäftsprozess durch die Informationstechnologie unterstützt, künftig werden durch die Hilfe der IT neue Geschäftsmodelle sogar entworfen. Als Beispiel soll eine Nachricht vom 1. Juni 2020 dienen, in der Microsoft mitteilt, dass Sie Journalisten durch KI ersetzen wollen. Dabei geht es um das Auslaufen von Verträgen von duzenden Mitarbeitern (ca. 50) im Microsoft MSN Nachrichtendienst. Diese Journalisten werden durch KI Algorithmen ersetzt. Es ist die konsequente Fortführung der Transformation von menschlicher Arbeit von halbautomatisch zu vollautomatisch durch Software. Dies wird zu einer Neuorganisation von Abläufen und eventuell auch zu einer Reorganisation führen. Wichtig dabei ist, es geschieht heute und ist keine Zukunftsmusik.

Mit der Digitalisierung entstehen auch neue Geschäftsmodelle. Die sogenannte „Share Economy“ soll als Beispiel dafür dienen. Es sind Unternehmen entstanden, die durch Vernetzung sicherstellen, dass sich Menschen und Konsumenten plötzlich Eigentum teilen können ohne es selbst zu besitzen. So ist es auf Plattformen plötzlich möglich, Wohnungen zu teilen (airbnb) oder sein eigenes Auto zu teilen (über oder blablacar). Natürlich war es bisher schon möglich Autos zu mieten, oder Ferienhäuser oder Wohnungen zu mieten. Aber diese Plattformen sind direkt auf die Automatisierung von solchen Prozessen ausgerichtet und digitalisieren den kompletten Prozess und wandeln damit die komplette Abwicklung direkt in die Informationstechnik, weg vom Eingriff durch Menschen.

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Die digitale Transformation hat mit Ausbruch der Corona Pandemie einen unerwarteten Schub erhalten.

Nur wenige Experten konnten ahnen, mit welcher Geschwindigkeit arbeiten im Home Office notwendig wurden. Dies gilt auch für Anwendungen digitaler Technologien wie die Nutzung von Video Konferenzen oder anderer Kommunikationstools zur Vernetzung von Mitarbeitern. Die klassische Phasen des Abwägens, des Evaluieren und des Testens sind quasi weggefallen. Die Betroffenen Bereiche und Mitarbeiter sind direkt in die Nutzung dieser neuen Technologien eingestiegen. Und es funktioniert. Das Arbeiten, egal an welchem Ort und zu welcher Zeit, ist durch diese digitalen Wandel auf eine neue Ebene gebracht worden.

In der vorherrschenden Präsenzkultur war es fast undenkbar im Homeoffice arbeiten zu können oder zu dürfen. Nach einer Studie von Forrester waren dies nur ca. 14% der Arbeitnehmer. Dabei war der Aussendienst meist – bedingt durch Reisetätigkeit – am stärksten im Homeoffice im Einsatz. Auch hier ist die digitale Transformation deutlich zu erkennen.

Selbst Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften und Konferenzen auf Ministerebene wie die GAIA X Konferenz zu Fortschreibung der Digitalisierung in Europa werden wie selbstverständlich mit Hilfe digitaler Techniken online durchgeführt.

 

Was gilt es bei der Nutzung dieser digitalen Technologien im Zusammenhang einer digitalen Transformation zu beachten?

  • Die Organisation muss diesem Wandel gerecht werden.
  • Die Führung von Mitarbeitern wird sich ändern.
  • Die Geschäftsprozesse werden sich ändern.
  • Die Nutzung und die Akzeptanz digitaler Technologien wird sich ändern
  • Die Forderungen von Mitarbeitern und Führungskräften die digitale Transformation nach vorne zu treiben werden zunehmen.
  • Die Investitionen in IT-Technologien, in ERP-Software in Tools zur Zusammenarbeit werden zunehmen.
  • Arbeitsplätze werden vermutlich mehr und mehr mit mobilen Geräten ausgestattet werden, um am Wandel der Kommunikation teilhaben zu können.
  • Mitarbeiter werden Ihre Einstellung zum Remote Work im Rahmen der Bewerbungen und der Besetzung von Arbeitsplätzen stärker artikulieren.

Das Denken und Handeln ändert sich mit der Nutzung digitaler Technologien in bisher nicht gekanntem Maß. Dies erfolgt einerseits um digitale Geschäftsmodelle (die eigentliche digitale Transformation) überhaupt möglich zu machen und andererseits um die Reaktionsgeschwindigkeit der Organisation durch die digitale Transformation zu erhöhen. Damit wird ein Wettbewerbsvorteil erzielt, der bisher so nicht möglich war.

 

Welche Auswirkungen hat die digitale Transformation für bestehende IT-Strukturen im Unternehmen?

  • Die Anforderungen an Skalierbarkeit von Software wird zunehmen.
  • Teams, die sich für Projekte zusammenfinden werden mehr und mehr Normalität werden.
  • Bestehende ERP-Software wird auf Skalierbarkeit und Remote Work Einsatz überprüft werden.
  • ERP-Systeme werden tendenziell mehr in der Cloud zu finden sein.

Das zu Gartner gehörende Marktforschungsunternehmen Captera hat ermittelt, dass im Mittelstand die Nutzung von Software in der Cloud weiter zugenommen hat. Inzwischen haben Cloud Lösungen die im eigenen Rechenzentrum gespeicherten Programme überholt. Im April 2020 haben 43% der deutschen Mittelständler Programme in der Cloud genutzt (meist ERP-Software). Dabei ist der Anteil der Nutzer im eigenen Rechenzentrum auf 17% zurückgefallen. Bei diesen Zahlen wird deutlich, wie stark die digitale Transformation schon im Alltag angekommen ist. Dies bedeutet auch, dass sich die Anforderungen zur Digitalisierung in den Organisationsmodellen der IT-Verantwortlichen ändern. Die Besetzung von Stellen mit IT-Spezialisten zur Umsetzung der digitalen Transformation wird damit nicht einfacher, weil alle Unternehmen nach Mitarbeiter mit den gleichen digitalen Skills im Wettbewerb stehen.

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