In ERP-Beratung

ERP-Pflichtenheft – was sind die Inhalte?

ERP Pflichtenheft zur ERP Softwareauswahl – eine Pflicht oder Notwendigkeit?

Geschäftsprozesse und Prozessanforderungen sind die Grundlagen zu analysieren sind wichtige Aufgaben im Rahme einer ERP-Auswahl. Das Durchführen von funktionsübergreifenden Workshops zur Definition der Anforderungen an eine Software ist eine der entscheidenden Punkte die die ERP Systemanforderungen zu definieren. Ein ERP-Lastenheft oder des ERP-Pflichtenheft sind die sinnvollsten Dokumentationsformen die vorhandenen Anforderungen zu dokumentieren. Im ERP-Lastenheft werden hauptsächlich die Prozesse beschrieben, die im Rahmen einer neuen ERP-Einführung gefordert werden.  Das ERP-Lastenheft enthält bestehende, notwendige Anforderungen, als auch neue, zu unterstützende Prozesse. Das ERP-Pflichtenheft ist eine Qualitätsstufe weiter. Diese Dokumentation wurde auf Basis des ERP:-Lastenheftes um die Möglichkeiten, work-arounds und Lösungen ergänzt, die der ERP-Anbieter mit seinem ERP-System zu liefern in der Lage ist.

ERP Pflichtenheft – vor dieser Frage stehen im Prinzip alle Unternehmer, Projektleiter und IT Verantwortliche, die sich mit der Erneuerung von ERP Software oder anderen IT Systemen auseinandersetzen müssen. Viele unterschiedliche Begriffe werden zum Teil stellvertretend genannt:

    • ERP-Lastenheft,
    • ERP-Anforderungskatalog,
    • ERP-Aufgabenbeschreibung,
    • ERP-Ausschreibungsunterlage
    • und natürlich das ERP-Pflichtenheft selbst.

Was ist eigentlich die eigentliche Aufgabe des Pflichtenheftes? (ich verwende diesen Begriff in diesem Text jetzt stellvertretend für alle anderen Bezeichungen)

Zwei unterschiedliche Interessen treffen im ERP-Pflichtenheft aufeinander

Aus Sicht des ERP-Systemanbieters (Software-Lieferanten) wird beschrieben was zu leisten ist. Aus Sicht der Auftraggebers – also unseres Kunden/des Investors – wird beschrieben, was er von einer neuen ERP -Software erwartet.
Damit ist leicht erkennbar, dass es – allein aufgrund der Sichtweisen oder der Interessenslagen – unterschiedliche Vorstellungen geben kann, was geliefert, was erwartet oder was als Softwareleistung abgenommen werden sollte.

Was sagen die gesetzlichen Regelungen zum Kauf einer ERP-Software oder zur Miete einer ERP-Software oder zur Nutzung einer ERP-Cloud Lösung?

Wichtig dabei ist für für Unternehmen, die ERP-Systeme auswählen müssen, die Unterscheidung zwischen

Dienstleistungsvertrag nach BGB §611 und Werkvertrag nach BGB §631.

Ab jetzt wird es für Unternehmen, die eine ERP-Software suchen, spannend. Das Risiko nimmt zu.

Der Softwarelieferant will in der Regel seine Software verkaufen.

Er wird zusichern, dass sie – soweit möglich – fehlerfrei läuft, Qualitätsstandards an die Bedienung und Oberfläche einhält und Schnittstellen bedienen kann. Dies klingt im ersten Moment gut. Ist es aber das, was Unternehmen wirklich suchen wenn Sie Software auswählen, ERP Systeme erneuern oder ablösen?

Wir stellen fest, dass in allen unseren ERP-Beratungen – und inzwischen sind es mehr als 300 ERP Auswahlverfahren -, dies nur ein kleiner Aspekt ist, der selbstverständlich vorausgesetzt wird.
Unternehmen wollen in unterschiedlicher Ausprägung Prozesse verbessern, Features und Funktionen erhalten, die sie bisher in alten Systemen so nicht hatten. Sie wollen Schnittstellen reduzieren und wenn möglich, auch alles gerne aus „einem Guss“ erhalten.

Die Fortschritte in der IT-Technik, die Innovationsgeschwindigkeit und die Möglichkeiten moderner Hardware sind in den letzten Jahren gewaltig angestiegen. Wo es vor ein paar Jahren undenkbar war, auf Rechnern und Lösungen in einer Cloud zu arbeiten – heute Standard. Anforderungen an Mobilität und Zugriff auf ERP-Systeme 24/7 heute Standard. Die leichte Integration und kurze Einarbeitungszeiten von neuen Mitarbeitern bei ERP-Systemen – heute Standard Hybride Lösungen, – Speicherungen in der Cloud und arbeiten in eigenen gehosteten Lösungen (on premise) – heute Standard. Dies gilt für eine ganze Reihe von neuen Business Solutions und Prozessunterstützungen moderner IT-Architekturen.

Bei aller Funktionalität, Technik und schönen Management-Cockpits darf nicht vergessen werden, der einzige Grund für ein neues ERP-System ist:

Vor allem aber wollen unsere Kunden die Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit und die Verbesserung der Leistung zum Kunden.

Dazu gehört auch der Umbau oder die Neugestaltung von Geschäftsprozessen, die Reorganisation von Abläufen, die Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen und vieles mehr.

Alle diese Anforderungen, Prozessverbesserungen und Ablaufoptimierungen müssen aber beschrieben werden.  Am sinnvollsten als Geschäftsprozess. Als zweifelsfreien Ablauf in einer verständlichen Sprache und Notation.
In der Regel ist die Vorstufe des ERP-Pflichtenheftes, ein ERP-Lastenheft. Dieses wird dann gemeinsam mit einem Softwareanbieter zu einem Pflichtenheft ausgebaut. Damit wird das Pflichtenheft zu einem Vertragsbestandteil.

Was sind die Vorteile dieser Vorgehensweise mit einem ERP-Pflichtenheft?

Unternehmen erhalten dadurch die Möglichkeit, den veränderten Geschäftsprozess als Sollvorgabe im Pflichtenheft als Anforderung zu definieren. Die Prozessunterstützung erfolgt durch die neue ERP-Software.
Damit sind wir beim Werkvertrag nach BGB §631 der eine Erfüllung einfordert. Eine Erfüllung eines neuen Geschäftsprozesses, der unseren Kunden hilft, die Wettbewerbsfähigkeit, sei es durch Effizienzgewinn oder durch eine Bestandssenkung, oder durch Prozessbeschleunigung oder….

Sei es durch die Verbesserung der Supply Chain oder durch die Fähigkeit neue Prozesse zu generieren um die Kundenanforderungen durch ein durchgängiges ERP-System besser zu erfüllen.

Diese Leistung, dies ERP-Anforderungen sind für ein Softwarehaus natürlich viel schwieriger auszuführen weil die Prozessleistung definiert wurden. Gleichzeitig ist sie bindender als nur der Auftrag eine lauffähige ERP-Software abzuliefern. Dafür werden wir von den Softwarelieferanten auch nicht unbedingt geliebt. Aber unsere Kunden können sicher sein, dass der ROI also der „Return Ihrer Investition“ berechenbar und erreichbar ist. Dieses Wissen um die besten Prozesse, Workflows, Auswahl und Projektstrategien zur Einführung einer ERP, MDM oder anderer Software ist in der Regel in Unternehmen nicht immer vorhanden. Die schnelle Veränderungen von Kundenanforderungen erfordern professionelles Wissen über Fähigkeiten, diese in eine Softwareauswahl abzubilden. Ein externer Consultant muss die Anforderungen der Branche kennen und führen können.
Schon alleine aus der kleinen Aufzählung dieser Punkte wird deutlich, dass die Softwareauswahl per Excel-Liste, die nur Funktionen abfrägt, eine veraltete Methode ist und für Unternehmen, die sich mit Ihrer zukünftigen Wettbewerbsstärke und den Kundenprozessen auseinandersetzen, keine Option sein kann.

Es gibt noch genügend Berater, die diese Vergangenheitswerkzeuge benutzen. Informieren Sie sich!
Die Zukunft liegt in der Umsetzung und Einführung von Geschäftsprozessen.
Wir leisten diese Beratung aus dem letzten Jahrtausend nicht mehr.

FAZIT zu einem ERP Pflichtenheft:

Ein Pflichtenheft welches die Geschäftsprozesse beschreibt, die Schnittstellen definiert und Funktionen einfordert ist umfangreich, ist aber wertvoller als je zuvor.
Sie werden nur das erhalten, was in einem Pflichtenheft beschrieben ist.

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