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ERP Pflichtenheft zur ERP Softwareauswahl – eine Pflicht oder Notwendigkeit?

ERP Pflichtenheft – vor dieser Frage stehen im Prinzip alle Unternehmer, Projektleiter und IT Verantwortliche, die sich mit der Erneuerung von ERP Software oder anderen IT Systemen auseinandersetzen müssen.

Viele unterschiedliche Begriffe werden zum Teil stellvertretend genannt: Lastenheft, Anforderungkatalog, Aufgabenbeschreibung, Ausschreibungsunterlage und natürlich das IT Pflichtenheft selbst.

Was ist eigentlich die eigentliche Aufgabe des Pflichtenheftes? (ich verwende diesen Begriff in diesem Text jetzt stellvertretend für alle anderen Bezeichungen)

Zwei unterschiedliche Interessen treffen im Pflichtenheft aufeinander

Aus Sicht des Lieferanten wird beschrieben was zu leisten ist.
Aus Sicht der Auftraggebers – also unseres Kunden – wird beschrieben was erwartet wird.
Damit beginnt schon die Problematik, dass es – allein aufgrund der Sichtweisen oder der Interessenslagen – unterschiedliche Vorstellungen geben kann, was geliefert, was erwartet oder was als Softwareleistung abgenommen werden sollte.

Es macht an dieser Stelle Sinn, sich über die gesetzlichen Regelungen zu informieren. Wichtig dabei ist aus Sicht unserer Kunden die Unterscheidung zwischen Dienstleistungsvertrag nach BGB §611 und Werkvertrag nach BGB §631.

Jetzt wird es für Unternehmen spannend.

Der Softwarelieferant will in der Regel seine Software verkaufen. Er wird zusichern, dass sie – soweit möglich – fehlerfrei läuft, Qualitätsstandards an die Bedienung und Oberfläche einhält und Schnittstellen bedienen kann.
Dies klingt im ersten Moment gut. Ist es aber das, was Unternehmen wirklich suchen wenn Sie Software auswählen, ERP Systeme erneuern oder ablösen?

Wir stellen fest dass in allen unsern Aufträgen – und inzwischen sind es mehr als 150 ERP Auswahlverfahren -, dies nur ein kleiner Aspekt ist, der selbstverständlich vorausgesetzt wird.
Unternehmen wollen in unterschiedlicher Ausprägung Prozesse verbessern, Features und Funktionen erhalten, die sie bisher in alten Systemen so nicht hatten. Sie wollen Schnittstellen reduzieren und wenn möglich, auch alles gerne aus „einem Guss“ erhalten.

Vor allem aber wollen unsere Kunden Ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern.

Dazu gehört auch der Umbau oder die Neugestaltung von Geschäftsprozessen, Reorganisation von Abläufen, die Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen und vieles mehr.
Dies muss aber beschrieben werden. Als Geschäftsprozess. Als zweifelsfreien Ablauf.
In der Regel ist die Vorstufe des Pflichtenheftes, ein Lastenheft. Dieses wird dann gemeinsam mit einem Softwareanbieter zu einem Pflichtenheft ausgebaut.
Damit wird das Pflichtenheft zu einem Vertragsbestandteil.

Was sind die Vorteile dieser Vorgehensweise mit einem Pflichtenheft?

Unternehmen erhalten dadurch die Möglichkeit den veränderten Geschäftsprozess als Sollvorgabe im Pflichtenheft als Anforderung zu definieren, der durch die neue Software unterstützt wird. Damit sind wir beim Werkvertrag nach BGB §631 der eine Erfüllung einfordert.
Eine Erfüllung eines neuen Geschäftsprozesses, der unseren Kunden hilft, die Wettbewerbsfähigkeit, sei es durch Effizienzgewinn oder durch eine Bestandssenkung. Sei es durch Verbesserung der Supply Chain oder durch die Fähigkeit neue Prozesse zu generieren um die Kundenanforderungen besser zu erfüllen.

Diese Leistung ist für ein Softwarehaus natürlich viel schwieriger und bindender als nur eine lauffähige Software abzuliefern.
Dafür werden wir von den Softwarelieferanten auch nicht unbedingt geliebt. Aber unsere Kunden können sicher sein, dass der ROI also der „Return Ihrer Investition“ berechenbar und erreichbar ist.

Dieses Wissen um die besten Prozesse, Workflows, Auswahl und Projektstrategien zur Einführung einer ERP, MDM oder anderer Software ist in der Regel in Unternehmen nicht immer vorhanden. Die schnelle Veränderungen von Kundenanforderungen erfordern professionelles Wissen über Fähigkeiten, diese in eine Softwareauswahl abzubilden. Ein externer Consultant muss die Anforderungen der Branche kennen und führen können.
Schon alleine aus der kleinen Aufzählung dieser Punkte wird deutlich, dass die Softwareauswahl per Excel-Liste, die nur Funktionen abfrägt, eine veraltete Methode ist und für Unternehmen, die sich mit Ihrer zukünftigen Wettbewerbsstärke und den Kundenprozessen auseinandersetzen, keine Option sein kann.

Es gibt noch genügend Berater, die diese Vergangenheitswerkzeuge benutzen. Informieren Sie sich!
Die Zukunft liegt in der Umsetzung und Einführung von Geschäftsprozessen.
Wir leisten diese Beratung aus dem letzten Jahrtausend nicht mehr.

FAZIT zu einem ERP Pflichtenheft:

Ein Pflichtenheft welches die Geschäftsprozesse beschreibt, die Schnittstellen definiert und Funktionen einfordert ist umfangreich, ist aber wertvoller als je zuvor.
Sie werden nur das erhalten, was in einem Pflichtenheft beschrieben ist.

Was erwartet Sie in der nächsten Ausgabe der DBC Aktuelles?
Was ändert sich im Pflichtenheft wenn die Software AGIL eingeführt werden soll?
Also eine Einführung zu beginnen, ohne ganz genau beschreiben zu können was geliefert werden soll.
Wie ist dann die Vertragsgestaltung?
Fallstricke und Best Practice für AGILEs Projektmanagement und Verträge an dieser Stelle in der nächsten Woche.

 

[hr]

Dreher Consulting bietet Beratung und Dienstleistung zu:

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