In ERP­-Beratung

Lastenheft versus Pflichtenheft was sind die Unterschiede in der Praxis?

Welche Fragen werden in diesem Artikel beantwortet?

  • was ist der Unterschied?
  • was ist der Inhalt eines Lastenheftes?
  • wie ist ein Lastenheft zur ERP Auswahl aufgebaut?

Immer wieder werden diese beiden Begriffe gerne gleichwertig in der Umgangssprache genutzt. Es besteht aber ein gravierender Unterschied zwischen einem Lastenheft und einem Pflichtenheft. Dieser Unterschied soll im nachfolgenden Artikel dargestellt werden.

In einem Lastenheft sollen die Anforderung an eine Lösung oder die Anforderungen für ein Softwaresystem das zur Steuerung des Unternehmens dienen soll (zum Beispiel eine ERP Software in der in der Regel die Material- und die Personalressourcen definiert, geplant und berechnet werden).

Dieser Artikel erläutert, wie sich das Pflichtenheft auch im rechtlichen Sinne vom Lastenheft unterscheidet. 

Was genau sind die Unterschiede zwischen Lastenheft und Pflichtenheft:

Beginnen wir zuerst mit der Beschreibung der Inhalte des Lastenheftes für ein Unternehmen:

Wann wird ein Lastenheft benötigt?

Im Rahmen der Anforderungen des Managements und der Unternehmens- und IT Strategie wird die große Linie und die Ziele für die nächsten Jahre in einer Unternehmensstrategie festgelegt. Für die Konzeption der Anforderungen an eine neue Software oder an eine neue ERP Lösung ist es aber notwendig, die Anforderungen aus der Unternehmensstrategie abzuleiten und zu dokumentieren.

Gerade für das Management ist daher dieses Dokument für die Überprüfung der Umsetzung der Unternehmensstrategie durch die Fachabteilung wichtig. Das erstellte Lastenheft dient sozusagen auch als Quality Gate für die Freigabe zur Suche nach einem Umsetzungspartner aus der Softwareindustrie. Das Lastenheft ist daher ein Dokument, welches eine Idee und Rahmenbedingungen formuliert, aber nicht zwangsläufig detailgenau eine Lösung festschreibt.
Dennoch enthält das Lastenheft selbstverständlich technische und inhaltliche Vorgaben, die beschreiben, welche Aufgaben zu erledigen und welche Ziele mit einer neuen Software erreicht werden sollen. Dies können Vorgaben für ERP Software, CRM, Master Data Management Systeme oder ganze Prozessketten wie die Definition der Supply Chain sein.

Idealerweise ist das Lastenheft so aufgebaut, dass es dem Auftragnehmer die Möglichkeit gibt, aus dem Fundus seiner Erfahrung und seinen Lösungsansätzen die Optimalsten auszuwählen und mit seiner Erfahrung und Best Practice Ansätzen die ideale Lösung auszuarbeiten.

Ein Lastenheft wird im Unterschied zu einem Konzept immer durch einem Auftraggeber (zum Beispiel die Geschäftsleitung, das Management oder einem Projektsponsor aus dem Businesbereich) und durch einen Empfänger (zum Beispiel ein Softwarehaus mit einer fertigen Softwarelösung oder durch einen Softwareprogrammierer mit einer individuellen Programmierung) funktional definiert und durch den Auftraggeber auch erstellt. Es ist konkret definiert und nicht wie in einem Konzept anonym aufgebaut.

Wie ist ein Lastenheft aufgebaut?

In der Regel werden die Anforderungen in einem Lastenheft durch Textbeschreibungen der Anforderungen und durch Bilder dargestellt.
Dies können

  • Zeichnungen,
  • Tabellen oder
  • Ablaufdiagramme (Flowcharts oder Swimm-Lane Darstellungen)
    sein.

Tipp:
Die Experten von Dreher Consulting haben vor Jahren schon begonnen, schon im Lastenheft Prozesskennzahlen (sog. Key Performance Indikators KPI´s) zu definieren und einzubauen.

Welche Vorteile haben diese Kennzahlen im Lastenheft?

Die Fokussierung auf diese Leistungskennziffern schon in den ersten Gesprächen mit den potentiellen Softwarelieferanten führt zu klaren Vorstellungen welche messbaren Ziele erreicht und welchen Beitrag zum Beispiel die ERP Software dazu leisten soll. Durch die Definition dieser Prozesskennziffern wird es möglich, den Return of Investment für das Projekt und die Softwareeinführung zu berechnen und nachzuvollziehen.

Es gibt Branchen oder Anforderungen, bei denen ein Lastenheft auf einer Definition einer DIN Norm aufgebaut werden muss. Der Vollständigkeit halber wird auf diese Norm hier kurz eingegangen.
Basierend auf der DIN 69901 bis 69905 wird im Rahmen des Projektmanagements das Lastenheft als „ die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages“ definiert.
Aufgebaut wird das Lastenheft im Sinne der DIN Norm in:

  1. Grundlagen
  2. Prozesse, Prozessmodell
  3. Methoden
  4. Daten, Datenmodell
  5. Begriffe

 

In der Regel werden Lastenhefte nach folgendem Schema aufgebaut:

  • Einführung
  • Ziele des Projektes und der Dokumentation
  • Produktbeschreibung (Prozessmanagement)
  • – Beschreibung des Ist-Zustandes
  • – Beschreibung der Ziel bzw. Soll Zustandes
  • Beschreibung der Schnittstellen
  • Produktdetails
  • Funktionale Anforderungen
  • – Anforderungen an Leistungen und Datenqualität, (Prozesskennzahlen KPI´s)
  • – Technische Grundlagen und technisches Umfeld, in denen die ERP Software eingebunden werden soll
  • – Anforderungen an die Qualität der Lösung und der Dokumentation
  • Die Beschreibung des Betriebes der Lösung
  • Projektorganisation, Projektmethodik
  • Zeitliche Vorgaben, Meilensteine und Termine für den Echtbetrieb
  • Ergänzende Beschreibungen

Beim Erstellen des Lastenheftes ist es wichtig, dem Software Lösungsanbieter die Möglichkeit zu geben, seine Expertise in das Projekt einzubringen. Daher macht es in der Regel keinen Sinn, sich auf eine Auswahlmethode mit Funktionsbeschreibungen wie sie in der Regel durch Internet basierte Auswahltools oder durch unendliche Excel Listen definiert werden, zu versteifen.

Unternehmen, die sich nachhaltig und in einem digitalen Umfeld behaupten wollen, sind erfolgreicher, wenn sie sich auf die Prozessauswahl fokussieren und dafür Kennzahlen definieren.

Nach der Identifikation von Softwarelieferanten, mit denen ein solches ERP Projekt oder eine andere Softwarelösung eingeführt werden soll, wird ein systematisches Auswahlverfahren angestoßen, welches zur Identifikation eines Anbieters und im weiteren Schritt zu einer Beauftragung eines Lieferanten führt. Dieser Prozess soll aber in diesem Aufsatz, bei dem es um den Vergleich von Lastenheft versus Pflichtenheft geht, nicht behandelt werden.

Das Lastenheft ist erstellt und wird nun in ein Pflichtenheft überführt

Die Zielgrößen stehen fest. Sie wurden in der Unternehmens- und in der IT Strategie auf hohem Niveau definiert und wurden in der Dokumentation auf die Arbeitsebene heruntergebrochen und in den berühmten KPi´s festgelegt.

Lastenheft versus Pflichtenheft

vom Lastenheft zum Pflichtenheft

Gemeinsam mit dem Softwareanbieter wird der Leistungsumfang der Softwarelösung (beim Kauf einer Standardsoftware) mit dem Lastenheft abgeglichen und danach mit den Erfahrungen aus Best Practice Ansätzen des Lieferanten mit diesen Erfahrungen und Informationen angereichert.
Dabei wird genau definiert, wo Standards eingesetzt und wo individuelle Programmierung notwendig sein wird. Im Fall einer ausschließlichen Individualprogrammierung sollte der Leistungsumfang der Programmierergebnisse genau definiert werden, da nicht auf Ergebnisse einer bestehenden Software zurückgegriffen werden kann. Hier ist Genauigkeit und Präzision der Ergebnisbeschreibung in der Regel ein wichtiger Punkt, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen.

Wichtig dabei ist auch die Definition zur Integration der neuen Software in das bisherige IT System und damit der Informationsaustausch der Systeme über Schnittstellen in die bestehende Software oder verknüpfte Datenbanken.
Auch die notwendigen Arbeiten im Rahmen von Datenbereinigungen, Erweiterungen von Stammdaten und Stammdatenstrukturen sollten in einem Pflichtenheft beschrieben werden.
Die Anforderungen an die Hardware, das Netzwerk (Leistungsfähigkeit und Sicherheit) sowie die Datenhaltung (Datenbank) müssen in einem Pflichtenheft festgelegt werden.

Projektabschluss:

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass es sinnvoll und hilfreich ist, das Abnahmeprocedere und das Qualitätsmanagement ebenfalls im Pflichtenheft zu definieren. Dies ist nicht immer ganz einfach, aber es lohnt sich auf jeden Fall, da dann Käufer und Lieferant genau wissen, ab wann eine Leistung abgenommen werden kann.

Auf Basis des Pflichtenheftes wird dann durch den Softwareanbieter das Angebot erstellt.

Das Pflichtenheft wird idealerweise Bestandteil des Kaufvertrages.

Zusammenfassung:

Im Lastenheft werden unternehmerische Ziele, technische- und Prozessanforderungen, Grafiken, Tabellen und wo möglich, Prozessabläufe beschrieben.
Das Lastenheft wird durch den Softwareanbieter um seine Informationen der Fähigkeit seiner Lösung, seiner Methodik, der Schnittstellen und der Projektmethodik angereichert und als gemeinsames Dokument zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer (Softwarehaus) festgelegt.

Auf dieser Basis kann eine Angebot und später ein Vertrag erstellt werden, der das Pflichtenheft als Bestandteil beinhaltet.

Anmerkung und Tipps:
Im Rahmen von agilen Softwarentwicklungen sind bestimmte Inhalte und Formen des klassischen Pflichtenheftes nicht einsetzbar. Hier muss das Pflichtenheft anders aufgebaut werden, weil die Idee der Agilität eine wirkliche Endleistung des Softwarehauses nicht abbildbar macht. Es soll ja gerade alles in das Projekt einfließen was während eines Projektes an Erkenntnis auftaucht. Deshalb hat sich in einem solchen Fall eine Form der ganz kurzen Projektschrittdefinitionen bewährt.

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