Lastenheft versus Pflichtenheft – was ist der Unterschied?

Lastenheft versus Pflichtenheft – im Zusammenhang mit einer ERP-Auswahl

Immer wieder werden Lastenheft und Pflichtenheft gerne im Alltag und in ERP-Projekten synonym genutzt. Sie sind in ihrer rechtlichen Bedeutung dennoch komplett unterschiedlich. In diesem Artikel soll die Bedeutung und der Unterschied „Lastenheft versus Pflichtenheft“ beschrieben und dargestellt werden. Beide Dokumente stehen grundsätzlich für Anforderungen, für Beschreibungen eines oder mehrerer Zustände, Produkts oder einer zu erwartenden Dienstleistung. Dennoch haben das Lastenheft und das Pflichtenheft im Vertragsmanagement eine wichtige unterschiedliche Bedeutung.

Immer wieder werden diese beiden Begriffe gerne gleichwertig, auch bei ERP-Projektleitern artikuliert. Die Aufgabe dieses Artikels besteht darin, diese Unterschiede klar herauszustellen.  Vor allem geht es um die Spezifikation und um die durch den Fachbereich zu liefernden Fachspezifikationen für ein Lastenheft. Ein Lastenheft ist im weitesten Sinne eine Vorstellung über Leistungen, die gefordert werden (Sollkonzeption oder Anforderungskatalog) Diese definieren zum Teil sehr detailliert die Anforderungen des Managements im Rahmen des Reportings, der betroffenen Mitarbeiter und Prozessinhaber in Bezug auf Transaktionen und Unterstützung der Prozesse durch ein ERP-System, als auch die der technischen Rahmenbedingungen

In einem Lastenheft sollen die Anforderung an eine Lösung oder die Anforderungen für ein Softwaresystem, welches zur Steuerung des Unternehmens dienen soll (zum Beispiel eine ERP Software. Mit deren Hilfe der in der Regel die Material- und die Personalressourcen definiert, geplant und berechnet werden).

Dieser Artikel erläutert, wie sich das Pflichtenheft auch im rechtlichen Sinne vom Lastenheft unterscheidet. 

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Lastenheft

Wann wird ein Lastenheft benötigt?

Im Rahmen der Anforderungen (Requirements) des Managements, der Unternehmensstrategie und der daraus abzuleitenden IT-Strategie wird die große Linie und die Ziele für die nächsten Jahre festgelegt. Für die Konzeption der Anforderungen an eine neue Software oder an eine neue ERP Lösung ist es zwingend notwendig, die Anforderungen aus der Unternehmensstrategie abzuleiten und zu dokumentieren. Alle Requirements haben im Hintergrund immer die zu unterstützenden Geschäftsprozesse zum Kunden, den Kundenservice und beschreibt damit das Organisationsmodell.

Gerade für das Management (als Auftraggeber für die IT) ist daher dieses Dokument für die Überprüfung des Umsetzungsgrades der Unternehmensstrategie durch die Fachabteilung wichtig. Das erstellte Lastenheft dient als entscheidendes Anforderungsdokument sozusagen als Quality Gate für die Freigabe der Anforderungen. Damit kann die Suche nach einem Umsetzungspartner (Softwarehaus) begonnen werden. Das Lastenheft ist ein Dokument, welches eine Idee (Geschäftsprozess) und Rahmenbedingungen formuliert, dabei aber nicht zwangsläufig detailgenau eine Lösung festschreibt.

Dennoch enthält das Lastenheft selbstverständlich technische und inhaltliche Vorgaben (die gesamten Dokumentationen aus dem Requirement-Engineering), die beschreiben, welche Geschäftsprozesse unterstützt und welche Ziele mit einer neuen Software erreicht werden sollen. Dies können Vorgaben für ERP Software, CRM, Master Data Management Systeme oder ganze Prozessketten wie die Definition einer (kundenspezifischen) Supply Chain sein.

Idealerweise ist das Lastenheft so aufgebaut, dass es dem Auftragnehmer (das Softwarehaus bzw. der Softwaredienstleister) die Möglichkeit gibt, aus dem Fundus seiner Software Lösungsansätze auszuwählen. Die auf die Anforderungen passenden Softwareprozesse seiner Lösung zu identifizieren und mit seiner Erfahrung und zusammen mit Best Practice Ansätzen die ideale Lösung (Konfiguration) auszuarbeiten.

Wer erstellt das Lastenheft: Die Sicht des Auftraggebers:
Ein Lastenheft wird im Unterschied zu einem Konzept immer durch einem Auftraggeber (zum Beispiel die Geschäftsleitung, das Management oder einem Projektsponsor aus dem Businessbereich) funktional definiert und durch den Auftraggeber erstellt. Es ist definiert konkret die Anforderungen an das Organisationsmodell (den Geschäftsprozess) und Requirements für die Technik und erkennbare Schnittstellen sollten darin definiert sein.

In Ausnahmefällen werden Lastenhefte auch durch Softwarelieferanten erstellt. Dies ist aber kritisch zu hinterfragen und zu prüfen. Kann der Auftraggeber sicher sein, dass er die beste Lösung bekommt oder nur eine, bei dem die Fähigkeiten des Softwarelieferanten das Leistungsangebot eventuell einschränken?

Was muss ein Lastenheft beinhalten?

In der Regel werden die Anforderungen in einem ERP-Lastenheft durch Textbeschreibungen der Anforderungen und durch Prozessbeschreibungen (Bilder) dargestellt.
Dies können

  • Zeichnungen,
  • Tabellen oder
  • Ablaufdiagramme (Flow-Charts oder Swimm-Lane-Darstellungen)
    sein.

Tipp:
Die Experten von Dreher Consulting haben vor Jahren schon begonnen, schon im Lastenheft Prozesskennzahlen (sog. Key Performance Indikators KPI´s) zu definieren und einzubauen. Diese helfen unseren Kunden die Anforderungen an Prozessqualität und Prozesseffizienz klar als Definition an den Softwarelieferanten zu adressieren.

Das agile Lastenheft – was ist darunter zu verstehen ?

Diese Form des Lastenheftes wird zunehmend in Unternehmen eingesetzt. Dabei ist zu berücksichtigen, dass eine Definition von Anforderungen durch agile Vorgehensweise heute noch manche Organisation an die Grenzen ihrer Leistungsfähigkeit bringen kann. Die Organisation, das Requirement Engineering, die Sprints, die Zusammenarbeit der Teams, die Fehlerkultur und das Change-Management müssen dazu ausgelegt sein. Zum Thema agiles Lastenheft wird ein eigener Artikel erscheinen.

Aufbau eines Lastenhefts

In der Regel wird das (klassische) Lastenheft nach folgendem Schema aufgebaut:
(Vorschlag zu einem Inhaltsverzeichnis)

  • Einführung
  • Ziele des Projektes und der Dokumentation
  • Produktbeschreibung (Prozessmanagement)
  • – Beschreibung des Ist-Zustandes
  • – Beschreibung der Ziel bzw. Soll Zustandes
  • Beschreibung der Schnittstellen
  • Produktdetails
  • Funktionale Anforderungen
  • – Anforderungen an Leistungen und Datenqualität, (Prozesskennzahlen KPI´s)
  • – Technische Grundlagen und technisches Umfeld, in denen die ERP Software eingebunden werden soll
  • – Anforderungen an die Qualität der Lösung und der Dokumentation
  • Die Beschreibung des Betriebes der Lösung
  • Projektorganisation, Projektmethodik
  • Zeitliche Vorgaben, Meilensteine und Termine für den Echtbetrieb
  • Ergänzende Beschreibungen

Beim Erstellen des ERP-Lastenheftes ist es wichtig, dem Software Lösungsanbieter die Möglichkeit zu geben, später seine Expertise in das IT-Projekt einzubringen. Daher macht es in der Regel keinen Sinn, sich auf eine Auswahlmethode mit Funktionsbeschreibungen, wie sie meist durch Internet basierte Auswahltools oder durch unendliche Excel Listen definiert werden, zu versteifen. Dies gilt im gleichen Kontext für Auswahlplattformen zu Software-Selection. Der Schlüssel für einen erfolgreichen ROI und damit für ein erfolgreiches Projekt liegt in der Unterstützung der Geschäftsprozesse. Dies lässt sich durch Tools oder Auswahlalgorithmen noch nicht abbilden.

Unternehmen, die sich nachhaltig und in einem digitalen Umfeld behaupten wollen, sind erfolgreicher, wenn sie sich auf die Prozessauswahl fokussieren und dafür messbare Kennzahlen definieren.

Schon mit Beginn der Identifikation von Softwarelieferanten, mit denen ein ERP-Projekt oder eine andere Softwarelösung eingeführt werden soll, wird ein systematisches Auswahlverfahren angestoßen. Dies führt zur qualitativ anspruchsvollen Identifikation eines Software-Anbieters. In weiteren Schritten wird ein immer enger werdender Qualifikationsprozess durchgeführt. Dies führt am Ende dieses neutralen ERP Auswahlverfahrens dann zur Beauftragung eines Lieferanten. Dieser Stufenprozess oder das Vorgehensmodell wird in diesem Artikel,  bei dem es um den Vergleich Lastenheft versus Pflichtenheft geht, nicht behandelt werden.

Auf das Lastenheft folgt normalerweise das Pflichtenheft

Nachdem das Lastenheft erstellt wurde, wird dies in ein Pflichtenheft überführt. Die Zielgrößen stehen fest. Sie wurden in der Unternehmens- und in der IT Strategie auf hohem Niveau definiert und wurden in der Dokumentation auf die Arbeitsebene heruntergebrochen. Zusätzlich werden KPi´s (Prozesskennzahlen) festgelegt um die Prozessqualität zu messen.

Unterschied Lastenheft und Pflichtenheft

Gemeinsam mit dem Softwareanbieter wird der Leistungsumfang der Softwarelösung (beim Kauf einer Standardsoftware) mit dem Lastenheft abgeglichen und danach mit den Erfahrungen aus Best Practice Ansätzen des Auftragsnehmers (Softwarelieferanten) mit diesen Erfahrungen und Informationen angereichert. Damit ist der wesentliche Unterschied Lastenheft-Pflichtenheft dargestellt. Schön ist dies auch in der Abbildung: vom Lastenheft zum Pflichtenheft erkennbar. Der Unterschied wird durch die Anreicherung des Inhaltes definiert, hier dargestellt durch die Größe der Fläche.

Dabei wird genau definiert, wo Standards eingesetzt und wo individuelle Programmierung notwendig sein wird. Im Fall einer ausschließlichen Individualprogrammierung sollte der Leistungsumfang der Programmierergebnisse genau definiert werden, da nicht auf Ergebnisse einer bestehenden Software zurückgegriffen werden kann. Hier ist Genauigkeit und Präzision der zu erwartenden Ergebnisbeschreibung in der Regel ein wichtiger Punkt, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen.

Wichtig dabei ist auch die Definition zur Integration der neuen Software in das bisherige IT System und damit der Informationsaustausch der Systeme über Schnittstellen in die bestehende Software oder verknüpfte Datenbanken. Auch die notwendigen Arbeiten im Rahmen von Datenbereinigungen, Erweiterungen von Stammdaten und Stammdatenstrukturen sollten in einem Pflichtenheft beschrieben werden. Die Anforderungen an die Hardware, das Netzwerk (Leistungsfähigkeit und Sicherheit) sowie die Datenhaltung (Datenbank) müssen in einem Pflichtenheft festgelegt werden. Nicht zu unterschätzen sind die Anforderungen an Stammdaten in den bisherigen Systemen, deren Qualität und die Überführung in ein neues System.

Projektabschluss:

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass es sinnvoll und hilfreich ist, das Abnahmeprozedere und das Qualitätsmanagement ebenfalls im Pflichtenheft zu definieren. Dies ist nicht immer ganz einfach, aber es lohnt sich auf jeden Fall, da dann Käufer und Lieferant genau wissen, ab wann eine Leistung abgenommen werden kann.

Auf Basis des Pflichtenheftes wird dann durch den Softwareanbieter ein Angebot und danach ein Vertragsdokument erstellt. Das Pflichtenheft wird idealerweise Bestandteil des Kaufvertrages.

Lastenheft versus Pflichtenheft

Im Lastenheft werden unternehmerische Ziele, technische- und Prozessanforderungen, Grafiken, Tabellen und wo möglich, Prozessabläufe beschrieben und spezifiziert.
Das Lastenheft wird durch den Softwareanbieter um seine Informationen der Fähigkeit seiner Lösung, seiner Methodik, der Schnittstellen und der Projektmethodik angereichert und als gemeinsames Dokument zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer (Softwarehaus) festgelegt.

Damit wird aus einem Lastenheft (Anforderungskatalog) ein Pflichtenheft mit genauen Spezifikationen.

Auf dieser Basis kann ein Angebot und später ein Vertrag erstellt werden, der das Pflichtenheft als wichtigen Bestandteil beinhaltet.

In der Infografik Lastenheft versus Pflichtenheft ist in alle Kürze dargestellt, wo die Unterschiede sind und wer für das Lastenheft und wer für das Pflichtenheft die Verantwortung trägt.
Ebenso ist klar erkennbar was die Ziele des Lastenhefts versus Pflichtenheftes sind.

Lastenheft und Pflichtenheft Infografik

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