Prozessqualität Sicherstellen

Summary
  • nur wer in Prozessen denkt, kann die Wertschöpfungskette (Value Stream) optimieren
  • Prozessanalysen können heute digital erfolgen (Process Mining) und softwaregesteuerte Tools reduzieren den Analyseaufwand
  • Problemdiagnosen und Umsetzungsmaßnahmen erfordern Erfahrung, Kennzahlen zur Messung von Veränderungen

Veränderungen der Wettbewerbssituation, schwächelnde Absatzmärkte und eine stagnierende oder zurückgehende Konjunktur sind immer wieder Treiber für Prozessoptimierungen. Kurzfristige Kostensenkungsinitiativen wirken wirklich nur kurzfristig. Entscheidender ist vielmehr die Fähigkeit, neue und optimalere Kundenprozesse und deren Wiederholbarkeit sicherzustellen. Nur dies schafft dauerhaft Wettbewerbsvorteile in einem wettbewerbsintensiven Umfeld.

Istanalyse und eine Potentialanalyse – Voraussetzung für Prozessoptimierung

Voraussetzung für jede Veränderung ist zunächst das Verständnis aller Beteiligten, weshalb gerade jetzt und weshalb gerade in diesem Umfang Veränderungen notwendig sind. Die Nutzung von Werkzeugen zur Datenanalyse – das Stichwort ist Process Mining zur Analyse von Prozessabläufen unterstützt eine Prozessoptimierung extrem. Die im Unternehmen im Einsatz genutzte ERP Software, deren Datenbanken und Datenbankeinträgen werden genutzt, um Daten auszuleiten, die dann durch spezielle Software mit zum Teil KI-Ansätzen die Prozesse darstellen. Dabei werden je nach Fragestellung Daten aus den ERP Systemen gezogen, die es ermöglichen verschiedenste Fragestellungen zu beantworten. Liegezeiten, Anzahl Stornierungen, Rückläufer, Nebentätigkeiten im Prozessablauf, Prozessumwege und vieles mehr kann dargestellt werden. Diese Darstellungen helfen durch grafische Aufbereitung sofort zu erkennen, welche Potentiale zur Prozessoptimierung möglich sind.

Das richtige Team zusammenstellen – Winning Teams designen

Eine Werkzeugmaschine, ein Fahrzeug oder eine Servicedienstleistung, die aus mittelmäßigen Komponenten gebaut, erstellt oder als Service erbracht wird, wie nie ein Spitzenprodukt werden. Deshalb ist es entscheidend, dass ein Team für die Reorganisation von Prozessen sorgfältig zusammengestellt wird. Die Zusammensetzung eines Winning Teams ist häufig ein Spagat zwischen einer starken Persönlichkeit, die das Team führt, nach außen vertritt, nach innen zusammenhält und motiviert. Zum Anderen benötigt das Projektteam eine genügend große Anzahl von Mitarbeitern, die den Mut haben, Veränderungen anzusprechen, Fragen zu stellen und Neues ausprobieren zu wollen. Ein wichtiger Erfolgsfaktor für ein Projekt zu Prozessoptimierung ist daher die Auswahl des Projektleiters und der Projektmitarbeiter. Die Zusammensetzung des Teams kann auch mit externen Spezialisten erweitert werden um Best Practice und um Voreingenommenheit durch Firmenzugehörigkeit zu reduzieren.

Weshalb eigentlich Prozessmanagement ?

Haben Unternehmen nicht schon seit vielen Jahren immer wieder das Ziel verfolgt, möglichst optimal, möglichst effizient zu sein? Wird nicht immer wieder durch Führungskräfte und Verantwortliche kommuniziert, dass die Kosten für Produktion, Dienstleistung und Logistik im eigenen Verantwortungsbereich schon so niedrig sind, dass es keine Spielräume mehr und nichts mehr zu verbessern gibt? Sind nicht durch unzählige Projekte alle Reserven für Effizienzsteigerungen schon aufgebraucht? Viele Fragen, die schnell mit „ja“ beantwortet werden könnten. Bevor aber vorschnell Antworten gegeben werden, helfen wir unseren Kunden bei einem zweiten Blick auf die Realität:

Aus der Erfahrung vieler Projekte mit dem Ziel der Prozessoptimierung und Verbesserung der Prozessqualität empfehlen wir ein Vorgehensmodell mit 5 Phasen:

  1. Ramp up Phase
  2. Analysephase des Ist-Zustandes und der Potentiale
  3. Redesignphase
  4. Umsetzungsphase
  5. Erfolgsmessungsphase

Innerhalb dieser Phasen sind unterschiedliche Aufgaben abzuarbeiten, Analysen durchzuführen, Abstimmungen herbeizuführen und für die Umsetzungsphase ein Change Management zu designen. Im Hinblick auf die Auswirkungen der Veränderungen an den Arbeitsplätzen ist dies aus unserer Erfahrung ein wichtiger Baustein für die Akzeptanz der Optimierungen.

Nicht vergessen werden darf dabei, dass es zu möglichen Anpassungen der IT-Systeme, insbesondere der ERP-Software, eventuell der Warenwirtschaftssoftware und der Optimierung der Stammdaten kommen kann. Dies in ein Projekt zu Prozessoptimierung einzubeziehen ist ein notwendiges Teilprojekt, um durch IT-Prozessunterstützung die Prozessqualität sicherzustellen.

In vielen Projekten mit der Aufgabenstellung die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens, des Geschäftsbereiches oder der Abteilung zu verbessern konnten wir über die Jahre enorme Erfahrung sammeln, die wir in unsere Projekte mit Kunden einfließen lassen. Dies hat auch zu einem immer ausgefeilteren Vorgehensmodell geführt, mit dem wir die Risiken des Scheiterns enorm Reduzieren oder sogar komplett ausschalten können

 

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