Ein ERP-System soll nicht nur Geschäftsprozesse optimieren und die Effizienz steigern, sondern auch die Grundlage für langfristiges Wachstum für das Unternehmen legen. Doch die Einführung eines neuen Systems ist ein komplexer und anspruchsvoller Prozess, der leicht von vermeidbaren Fehlern begleitet wird. Eine unklare Zielsetzung, fehlende Bedarfsanalyse oder die Vernachlässigung wichtiger Mitarbeiter – all diese Fallstricke können dazu führen, dass das ERP-Projekt nicht den gewünschten Erfolg bringt und sogar das Gegenteil bewirkt.
In diesem Artikel beleuchten wir die sieben häufigsten Fehler, die bei der Auswahl eines ERP-Systems gemacht werden, und zeigen Ihnen, wie Sie diese vermeiden können. Vom klaren Setzen und Kommunizieren der Projektziele, über die sorgfältige Einbindung der IT-Abteilung und relevanter Mitarbeiter, bis hin zur realistischen Budget- und Zeitplanung – wir geben Ihnen die nötigen Werkzeuge an die Hand, um den Auswahlprozess strukturiert und zielführend zu gestalten.
Inhaltsverzeichnis
- Unklare Projektziele
- Fehlende Bedarfsanalyse
- Wichtige Mitarbeiter nicht involviert
- Interne IT oder IT-Dienstleister nicht eingebunden
- Fehlende Budgetplanung
- Keine konkrete Zeitplanung
- Zu viele Anbieter in der Endauswahl
1) Unklare Projektziele
Der erste große Fehler bei der ERP-Auswahl ist das Fehlen klarer Projektziele. Ohne eine klare Zieldefinition gleicht die Suche nach dem richtigen ERP-System einer Reise ins Blaue: man weiß nicht, in welche Richtung man fährt oder wann man angekommen ist. Die Projektziele müssen im Einklang mit der strategischen Planung des Unternehmens stehen. Nur so kann gewährleistet werden, dass das ERP-System die spezifischen Anforderungen und langfristigen Ziele des Unternehmens unterstützt.
Doch eine klare Zielsetzung alleine reicht nicht aus. Ebenso wichtig ist es, diese Ziele durch eine gut durchdachte Kommunikationsstrategie transparent zu machen. Alle Beteiligten müssen ein gemeinsames Verständnis der Projektziele haben, damit alle an einem Strang ziehen. Ein frühzeitiges Einbinden von Stakeholdern ist hierbei entscheidend, denn nur so lassen sich unterschiedliche Perspektiven und Bedürfnisse berücksichtigen.
Es hilft, eine Hierarchie der Ziele zu erstellen, um primäre von sekundären Zielen zu unterscheiden und klare Prioritäten zu setzen. Damit lässt sich der Fokus bewahren, und das Projektteam kann zielgerichtet arbeiten. Ebenso unerlässlich sind regelmäßig durchgeführte Überprüfungen, die sicherstellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Hier kommen klare Bewertungskriterien und KPIs (Key Performance Indicators) ins Spiel. Sie helfen, den Fortschritt zu messen und den Erfolg bei der Zielerreichung objektiv zu bewerten.
2) Fehlende Bedarfsanalyse
Ein weiterer Fehler bei der ERP-Auswahl ist die fehlende Bedarfsanalyse. Ohne eine gründliche Analyse der tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens kann die Auswahl des ERP-Systems schnell zum Blindflug werden. Es ist essentiell, alle Geschäftsprozesse und Anforderungen genau zu identifizieren, um sicherzustellen, dass das gewählte System auch wirklich zu den spezifischen Gegebenheiten passt.
Bei der Bedarfsanalyse ist Teamwork gefragt. Hier sollten alle relevanten Abteilungen und Mitarbeiter involviert werden – vor allem die wichtigsten Know-How-Träger und Fachbereichsmitarbeiter. Sie kennen die Abläufe und Bedürfnisse ihrer Bereiche am besten und können wertvolle Einblicke in notwendige Funktionen und Optimierungspotenziale geben. Workshops und Interviews sind dabei hervorragende Methoden, um detaillierte Anforderungen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Must-haves vs. nice-to-haves
Ein systematischer Ansatz ist dabei entscheidend: Anforderungen sollten in Kategorien unterteilt werden, um eine klare Priorisierung zu ermöglichen. Nicht jedes Feature ist gleichermaßen wichtig – es gilt, zwischen "must-haves" und "nice-to-haves" zu unterscheiden. Zudem sollte das ERP-System nicht nur den aktuellen Bedarf decken, sondern auch skalierbar sein, um zukünftige Wachstumspläne und technologische Entwicklungen berücksichtigen zu können.
Eine häufige Falle ist, die Bedarfsanalyse zu überstürzen oder wichtige Aspekte zu übersehen. Dies kann dazu führen, dass das ausgewählte ERP-System später nicht die erforderliche Flexibilität oder Funktionalität bietet. Auch die Planung der Einführung des ERP-Systems sollte frühzeitig und mit Bedacht erfolgen, um Störungen im Tagesgeschäft zu minimieren. Dabei sind wichtige Faktoren wie Urlaubszeiten, saisonale Schwankungen und gleichzeitige Projekte zu berücksichtigen.
Ein Benchmarking mit ähnlichen Unternehmen kann zusätzlich dabei helfen, Best Practices zu identifizieren und sicherzustellen, dass keine wichtigen Anforderungen übersehen werden. Schließlich sollte die Analyse auch zukunftsorientiert sein: Berücksichtigen Sie Markttrends und das erwartete Wachstum des Unternehmens, um sicherzustellen, dass das ERP-System nicht nur heute, sondern auch in den kommenden Jahren noch relevant und nützlich ist.
3) Wichtige Mitarbeiter nicht involviert
Ein kritischer Fehler bei der ERP-Auswahl ist, wichtige Mitarbeiter nicht in den Prozess einzubinden. Es mag zwar verlockend sein, die Entscheidung über das neue ERP-System auf einige wenige Schultern zu verteilen, aber das kann schnell nach hinten losgehen. Die Einbindung relevanter Mitarbeiter ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das System nicht nur den Anforderungen des Unternehmens entspricht, sondern auch von denjenigen akzeptiert wird, die täglich damit arbeiten müssen.
Mitarbeiter, die von Anfang an in den Auswahlprozess einbezogen werden, können wertvolle Einblicke in die täglichen Abläufe und spezifischen Bedürfnisse ihres Arbeitsbereichs geben. Sie wissen am besten, was sie brauchen, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen und wo die aktuellen Systeme möglicherweise versagen. Durch ihre Teilnahme am Prozess können sie nicht nur realistische Erwartungen setzen, sondern auch die Akzeptanz des neuen ERP-Systems erheblich fördern.
Ein proaktives Mitwirken der Mitarbeiter – und insbesondere der Entscheidungsträger – während der ERP-Auswahl ist unerlässlich für eine erfolgreiche digitale Transformation. Es geht nicht nur darum, die passenden Funktionen und Module zu wählen, sondern auch darum, sicherzustellen, dass das neue System von allen als nützlich und notwendig angesehen wird.
Change Management und Schulungsprogramme
Um die Akzeptanz der neuen ERP Software weiter zu fördern, ist ein solides Change-Management-Programm unerlässlich. Ein solches Programm kann helfen, Widerstände gegen die Einführung des neuen Systems zu minimieren und die Mitarbeiter schrittweise an die neuen Prozesse heranzuführen. Ebenso wichtig sind umfassende Schulungsprogramme, die sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter das neue System effektiv nutzen kann. Denn nichts ist frustrierender, als mit einem neuen System zu arbeiten, das man nicht versteht.
Regelmäßige Feedbackschleifen sind ebenfalls wichtig. Sie ermöglichen es, kontinuierlich auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen und eventuelle Probleme schnell zu identifizieren und zu beheben. Durch Motivationsstrategien und Anreizsysteme wird zudem die aktive Beteiligung der Mitarbeiter am Auswahlprozess gefördert. Und die Bildung interdisziplinärer Teams trägt dazu bei, verschiedene Perspektiven und Fachkenntnisse in den Auswahlprozess einzubringen, was zu einer besseren Entscheidungsfindung führt.
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4) Interne IT oder IT-Dienstleister nicht eingebunden
Oft passiert es, dass die interne IT-Abteilung oder externe IT-Dienstleister nicht frühzeitig eingebunden werden. Die IT-Experten sind oft die stillen Helden im Hintergrund, doch ihre Expertise ist unverzichtbar, um technische Anforderungen und Integrationsprobleme von Anfang an zu adressieren. Wer sie erst spät ins Boot holt, riskiert teure Überraschungen und vermeidbare Komplikationen.
Die interne IT-Abteilung verfügt über wertvolle Kenntnisse der bestehenden Infrastruktur und weiß genau, welche Systeme und Technologien bereits im Einsatz sind. Diese Informationen sind essentiell, um sicherzustellen, dass das neue ERP-System nahtlos in die vorhandene IT-Landschaft integriert werden kann. Eine klare Integrationsstrategie ist hierbei von großer Bedeutung, um Dateninkonsistenzen zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Systeme miteinander harmonieren.
Auch externe IT-Dienstleister spielen eine wichtige Rolle. Sie bringen nicht nur frische Perspektiven mit, sondern verfügen auch über umfassende Erfahrung aus zahlreichen Projekten. Ihre Einblicke und Empfehlungen können den Auswahlprozess erheblich unterstützen und dabei helfen, typische Fallstricke zu vermeiden. Zudem können sie durch Technologie-Scouting neue Technologien und Trends identifizieren, die für das ERP-Projekt relevant sein könnten.
Risikomanagement ist unerlässlich
Ein effektives Risikomanagement ist ebenfalls unerlässlich. Bei der Integration eines neuen ERP-Systems können zahlreiche technische Herausforderungen und potenzielle Risiken auftreten. Es ist wichtig, diese Risiken frühzeitig zu identifizieren und Pläne zur Risikominderung zu entwickeln. Eine technische Roadmap, die die Schritte zur Integration des ERP-Systems in die bestehende IT-Landschaft beschreibt, hilft, den Prozess strukturiert und transparent zu gestalten.
Regelmäßige Abstimmungen zwischen der internen IT und externen Dienstleistern sind ein weiterer Schlüssel zum Erfolg. Sie ermöglichen es, technische Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und gemeinsam Lösungen zu entwickeln. So bleibt der Auswahlprozess auf Kurs und unnötige Verzögerungen können vermieden werden.
5) Fehlende Budgetplanung
Fehlende oder mangelhafte Budgetplanung ist ein weiterer gravierender Fehler bei der ERP-Auswahl. Ohne eine realistische Budgetplanung kann das Projekt schnell in finanzielle Schieflage geraten und unangenehme Überraschungen nach sich ziehen. Es ist essentiell, alle Kosten im Voraus zu berücksichtigen – von der Implementierung über den laufenden Betrieb bis hin zu zukünftigen Anpassungen.
Die Total Cost of Ownership (TCO), also die Gesamtkosten über die gesamte Nutzungsdauer der ERP-Software, sollten dabei in die Budgetkalkulation einfließen. Diese umfassen nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch langfristige Ausgaben wie Wartung, Updates und eventuelle Erweiterungen des Systems. Die Entscheidung zwischen einer cloudbasierten Lösung und einer On-Premise Software kann hierbei einen erheblichen Einfluss auf die Gesamtkosten haben und sollte daher wohlüberlegt getroffen werden.
Eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse kann den finanziellen Mehrwert der ERP Software verdeutlichen und sicherstellen, dass die Investition langfristig sinnvoll ist. Dabei sollten auch die langfristigen Investitionen in Wartung und Updates nicht außer Acht gelassen werden. Detaillierte Kostenprognosen, die alle Aspekte des ERP-Projekts abdecken – einschließlich versteckter Kosten wie zusätzlichen Schulungen oder Anpassungen – sind unerlässlich, um eine realistische Finanzplanung zu gewährleisten.
6) Keine konkrete Zeitplanung bei der ERP Einführung
Ein weiterer Fehler: Ohne eine detaillierte Zeitplanung kann das gesamte ERP-Auswahlprojekt schnell ins Stocken geraten und unnötige Kosten verursachen.
Denn eine gut durchdachte Zeitplanung hilft nicht nur, sicherzustellen, dass das Projekt im vorgegebenen Zeitrahmen bleibt, sondern auch, zusätzliche Kosten zu vermeiden, die durch Verzögerungen entstehen könnten. Wenn Projekte ins Stocken geraten, sei es durch unzureichende Planung oder unerwartete Hindernisse, können die Folgekosten schnell außer Kontrolle geraten. Eine schlechte Zeitplanung kann das gesamte ERP-Einführungsprojekt gefährden.
Klare Meilensteine sind ein Schlüssel zum Erfolg
Die Grundplanung eines ERP-Projekts sollte klare Meilensteine für die Auswahl und Umsetzung des ERP-Systems enthalten. Diese Meilensteine bieten Orientierungspunkte und helfen dabei, den Fortschritt zu messen und rechtzeitig Anpassungen vorzunehmen. Ein detaillierter Projektplan sollte auch festgelegte Verantwortlichkeiten und ein System zur Fortschrittsverfolgung beinhalten, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten wissen, was wann zu tun ist.
Regelmäßige Überprüfungen der Meilensteine und kontinuierliche Anpassungen basierend auf aktuellen Fortschrittsberichten und Feedback sind ebenfalls von großer Bedeutung. Die Implementierung eines Systems zur kontinuierlichen Überwachung des Projektfortschritts ermöglicht es, schnell auf Verzögerungen zu reagieren und den Zeitplan flexibel anzupassen.
Agile Methoden können hier von großem Nutzen sein. Sie erlauben eine flexible Anpassung des Zeitplans an veränderte Anforderungen und helfen, das Projekt dynamisch und reaktionsfähig zu halten. Zudem ist es ratsam, Ressourcenpuffer einzuplanen, um unvorhergesehene Engpässe zu vermeiden und das Projekt ohne größere Unterbrechungen voranzutreiben.
7) Zu viele Anbieter in der Endauswahl
Last, but not least: Ein häufiger Fehler bei der ERP-Auswahl ist, zu viele Anbieter in die Endauswahl zu nehmen. Das mag auf den ersten Blick wie eine gute Idee erscheinen – schließlich möchte man sicherstellen, dass alle Optionen abgedeckt sind – doch in der Praxis führt es oft zu Verwirrung und Entscheidungsproblemen. Es sollten maximal drei Anbieter berücksichtigt werden, um den Vergleich zu erleichtern und fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Ein unsystematischer Vergleich der Angebote kann schnell zu Fehlentscheidungen im IT Projekt führen. Ein strukturierter Ansatz hingegen minimiert das Risiko und sorgt dafür, dass wichtige Faktoren wie Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Kosten und Support angemessen bewertet werden. Ein detaillierter Kriterienkatalog ist hierbei ein hilfreiches Werkzeug. Mit seiner Hilfe lassen sich die Anbieter systematisch bewerten und ihre Angebote gezielt vergleichen.
Der persönliche Austausch zwischen den Entscheidungsträgern und den Anbietern ist ebenfalls entscheidend. Während des Shortlist-Prozesses sollten offene Fragen direkt geklärt werden, um Missverständnisse zu vermeiden und ein klares Bild von den Stärken und Schwächen der jeweiligen Systeme zu erhalten.
Pilotprojekte und Scoring
Ein weiterer nützlicher Schritt im Auswahlprozess ist die Durchführung von Pilotprojekten mit den in Frage kommenden Anbietern. So kann das Unternehmen die Systeme in der Praxis testen und herausfinden, welches ERP am besten zu den eigenen Anforderungen passt. Dies ermöglicht nicht nur eine fundiertere Entscheidung, sondern hilft auch, die potenzielle Benutzerfreundlichkeit und Effizienz des Systems im eigenen Unternehmenskontext zu bewerten.
Ein Scoring-Modell kann die Entscheidungsfindung zusätzlich erleichtern. Durch die objektive Bewertung der Anbieter auf Basis vordefinierter Kriterien wird der Auswahlprozess transparenter und nachvollziehbarer. Ebenso wertvoll sind Referenzbesuche bei bestehenden Kunden der Anbieter. Diese bieten die Möglichkeit, praktische Erfahrungen und ehrliches Feedback zu sammeln und so ein realistisches Bild vom zukünftigen Partner zu bekommen.
Bei der Auswahl eines ERP-Systems sollte auch die Möglichkeit einer langfristigen Partnerschaft mit dem Anbieter in Betracht gezogen werden. Ein ERP-System ist keine kurzfristige Investition; es erfordert kontinuierliche Unterstützung und Weiterentwicklung. Daher ist es wichtig, einen Anbieter zu wählen, der nicht nur die aktuellen Bedürfnisse abdeckt, sondern auch langfristig als zuverlässiger Partner fungiert.
