In Digitalisierung, ERP-Beratung

Stammdaten und ERP Software im Umfeld eines Unternehmensverbundes sind Themen, welche die Verantwortlichen immer wieder vor große Herausforderungen stellen.
Die Harmonisierung und Sicherstellung einer Stammdatenqualität in einem Unternehmen ist schon schwierig. Diese Anforderungen steigen in einem Unternehmensverbund, wenn ein Austausch von Stammdaten notwendig wird. Worauf in einem Unternehmensverbund zu achten ist, wenn das die Aufgabe: „Stammdaten und ERP Software “ sowie deren Neukonzeption ansteht, soll in diesem Erfahrungsbericht dargestellt werden.

Stammdaten und ERP Software – was sollten Sie beachten:

Die Abstimmung verschiedener Anwendungssysteme im Rahmen eines Stammdatenmanagements ist keine leichte Aufgabe.
In der Regel sind es Systeme der Warenwirtschaft oder der klassischen ERP Software in Verbindung mit Customer Relationship Systemen CRM,
oder mit Produktinformationssystemen PIM, die untereinander Stammdaten austauschen sollen oder müssen.

Wer ist auf einen Stammdatenaustausch angewiesen? Welche Rolle spielt die Unternehmensorganisation?

  • Finanzbuchhaltungssysteme FIBU,
  • klassische ERP Software und ERP Systeme
  • Warenwirtschaftsysteme
  • Produktlifetime Software PLM,
  • Logistikprozesse im Rahmen von ERP Software,
  • oder die Anforderungen im Rahmen eines Datenaustausches innerhalb einer Supply Chain

sind Anwendungen, die auf Stammdaten und Stammdatenaustausch angewiesen sind.

Was können die Folgen unzureichender Stammdatenqualität sein?

Unzureichende Stammdatenqualität führt aus unserer Erfahrung in der Regel zu Prozessfehlern oder Buchungsfehlern, weil die erzeugten Belege nicht der Wahrheit entsprechen. Auswertungen auf dieser Basis sind normalerweise nicht zu gebrauchen, weil der wirkliche Sach- und Prozessstand nicht wahrheitsgetreu dargestellt wird. Die Folgen können bis hin zu falschen Managemententscheidungen führen. Fehlsteuerung von Waren (falsche Adressdaten), unzureichende Unterstützung der Prozessmitarbeiter durch Mängel in den Stücklisten oder Arbeitsplänen, unzureichende Dokumentation im Rahmen von Gewährleistungsansprüchen (welches Teil – oder welcher Artikel ist wann wo verbaut worden?) sind Szenarien, auf die wir immer wieder treffen, wenn eine Stammdatenqualität sichergestellt werden muss.
Unterschiedliche Begriffe für den gleichen Sachverhalt – häufig in Organisationen zu finden, die räumlich getrennt operativ sind (unterschiedliche Kulturen) – als auch veraltete Architekturen von im Einsatz befindlichen ERP Systemen führen gerne zu redundanten Datenhaltungen. Diese Datenredundanz kann auch dazu führen, dass sich für den einzelnen Unternehmensbereich verantwortliche Stammdaten-Manager finden lassen, aber nicht unbedingt für die Gesamtheit der Stammdaten im Unternehmensverbund. Hoher Harmonisierungsaufwand und damit hoher Kostenaufwand ist in der Regel das Ergebnis dieses Organisationsmodells.

Was sind eigentlich Stammdaten?

Stammdaten repräsentieren in der Regel Objekte mit dem Ziel, die Geschäftsprozesse mit den Benötigten Daten zu versorgen. Als einfachstes Beispiel sind Adressinformationen zu nennen. Artikelinformationen gehören auch zu diesen Objekten und dienen zur Verarbeitung von Stammdaten und ERP Software um Geschäftsprozesse mit Informationen zu versorgen.
Gerne werden Stammdaten auch dadurch definiert, dass sie eine geringe Änderungshäufigkeit haben (zum Beispiel Bankdaten, IBAN Nummern oder Geburtstage im Rahmen von Mitarbeiterinformationen), Sie sind eindeutig durch eine Nummerierung identifizierbar. Das Datenvolumen ist in der Regel eher konstant im Vergleich zu Bewegungs- oder Transaktionsdaten in einem ERP System.

Wozu dient ein ganzheitliches Stammdatenmanagement?

Die zunehmende Integration der Geschäftsprozesse und der Lieferketten erfordert ungehinderten Datenaustausch für alle Beteiligten. Eine Stammdatenorganisation muss in der Aufbauorganisation eines Unternehmens integriert sein. Damit können Verantwortlichkeit sowie die notwendigen Koordinationsaufgaben festgelegt werden. Es ist notwendig, Standards für die Notation von Stammdaten (einfachstes Beispiel: wie wird eine Adresse geschrieben? wie wird eine Telefonnummer eingegeben, mit oder ohne internationale Kennung? etc.) festzulegen, umzusetzen und zu überwachen. Dabei ist es notwendig das führende Stammdatensystem festzulegen, von dem aus die anderen Subsysteme bedient werden können. Die Qualifizierung von Stammdaten in das führende System (Master) muss definiert werden, zum Beispiel mit einem Vier-Augen-Prinzip. Es muss festgelegt werden, ob das Eingabesystem im Rahmen einer Fehlerabfrage falsche oder unsinnige Eingaben schon bei der Eingabe abfangen kann.

Stammdatenstrategie in einem Unternehmensverbund

Ein Unternehmensverbund besteht in der Regel aus rechtlich selbständigen, operativ tätigen Unternehmen die eine eigene Wertschöpfungsstruktur besitzen. (Zusammenschlüsse von mittelständischen Unternehmen können als Beispiel dienen, es ist nicht so, dass nur internationale Konzerne diese Anforderungen haben).

Beispiel für eine Lösung ohne zentrales Stammdatenmanagement:

In einer Holding Ausprägung sind diese Anforderungen am ehesten anzutreffen. Kleine, zentrale Einheit mit dem Ziel und Zweck die unternehmerischen Aktivitäten in für die Gesellschafter aufzubereiten. Operative Einheiten im In-und Ausland, auch mit rechtlich selbständiger Ausprägung erzielen in den Märkten vor Ort ihre Wertschöpfung.
Dabei stellt sich im Rahmen der Stammdaten und ERP Software die Frage, welche Autonomie und welche Daten ausgetauscht werden sollen oder müssen. In der Regel sind es meist Daten zu Kunden, Lieferanten und Artikelstammdaten. Die Definition, welche Daten ausgetauscht werden müssen ist nicht trivial, vor allem nicht im Hinblick auf die Qualitätssicherung der Daten bei unterschiedlichen Eingabestellen.

Es Verbund von Unternehmen mit einer Holdingstruktur kann so designet werden, dass es nur wenige oder sogar gar keine überlappende Kunden-, Lieferanten- und Artikelstammdaten gibt. In einem solchen Fall einer Holdingstruktur empfehlen wir aus unserer Erfahrung auf ein zentrales Stammdatenmanagement zu verzichten. Der Aufwand zur Qualitätssicherung steht in keinem Verhältnis zum Ertrag aus diesen Daten.

Welche Fragen sind immer wichtig?

  1. Create: wo wird der Stammdatensatz angelegt?
  2. Manage: wer übernimmt oder hat die Verantwortung für die Datenqualität und deren Aktualisierung?
  3. Extend: Wer oder welche Abteilung ergänzt die Stammdaten um fachspezifische Stammdaten?

Stammdaten und ERP Software im Stammdatenmanagement

Abbildung: Kein zentrales Stammdatenmanagement

Beispiel für ein zentrales Stammdatenmanagement:

Es kann in internationalen Unternehmen erforderlich sein, dass der Vertrieb einheitlich auftritt. Dies kann auch für die Nutzung von zentral geführten Lieferantenstammdaten gelten, um für alle Gesellschaften im Rahmen von Supply Chain Optimierungen und Einkaufskostenoptimierungen zutreffen. Damit können Lieferanten alle Werke und Niederlassungen direkt beliefern.
Dies führt damit aber auch zwangsläufig dazu, dass die Artikelstammdaten ebenfalls zentralisiert werden müssen. Damit verbunden sind Anforderungen an den Austausch der Stammdaten durch IT Systeme oder MDM (Master Data Management) Softwarelösungen. Diese sind in der Regel eigenständige Lösungen, bei denen die jeweiligen ERP System zentral zugreifen.
Die Anlage der Stammdaten erfolgt in der Regel zentral. Ein einheitliches Framework ist definiert und wirksam, so dass die Nutzer vor Ort Stammdaten für Ihre Anforderungen ergänzen können. Eine Anlage neuer Artikel erfolgt damit auch zentral im definierten einheitlichen Artikelstammdatenschema.
Jeder Geschäftsbereich würde damit für die Synchronisation und die Aktualität der Stammdaten selbst verantwortlich sein.

Eine zentrale Stammdatenstrategie macht vor allem dann Sinn, wenn sich Kunden und Lieferanten in den verschiedenen Geschäftsbereichen überschneiden und Geschäftsbeziehungen pflegen. Damit kann auch die oft anzutreffende Managementanforderung erfüllt werden, dass Lieferanten und Kunden und deren Wertbeitrag für das Gesamtunternehmen ausgewertet werden müssen.

Stammdaten und ERP Software

Abbildung:  zentrales Stammdatenmanagement

Fazit:

In einem Projekt für Stammdaten und ERP Software ist zunächst wichtig, sich über die Struktur der zentralen- oder dezentralen Stammdatenorganisation festzulegen. Wenn die Fragen der Nutzung von Stammdaten geklärt ist, kann der organisatorische Aufbau der Anforderungen wer Stammdaten anlegt, wer Stammdaten verantwortet und qualitativ pflegt und wer eventuell Ergänzungen vornimmt relativ einfach geklärt werden.
Dies sind zunächst organisatorische Aufgaben, die mit einem Projekt Stammdaten und ERP Software eng zusammen hängen, aber nicht durch den Kauf einer ERP Software gelöst werden.

Erfolg stellt sich dann ein, wenn das Organisationsmodell – wer benötigt Stammdaten wann und wo – als auch – wer liefert die Stammdaten und qualifiziert diese – gelöst ist.

 

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