Stammdaten und ERP-Software Einführungen – was gilt es hier zu beachten?

Stammdaten und ERP-Software – eine emotionale Verbindung mit Höhen und Tiefen für die Anwender.
Stammdatenqualität in einem Unternehmen sicherzustellen ist an sich schon eine Herkules-Aufgabe.
Aber im Umfeld eines Unternehmensverbundes sind Stammdaten immer Themen, welche die Verantwortlichen meist vor große Herausforderungen stellen.

Die Harmonisierung und Sicherstellung einer Stammdatenqualität in einem Unternehmen alleine ist schon schwierig. Die Anforderungen steigen jedoch steil an, wenn in einem Unternehmensverbund ein Austausch von Stammdaten notwendig wird.
Worauf in einem Unternehmensverbund zu achten ist, wenn die Idee der zentralen Datenhaltung und ein Projekt „Stammdaten und ERP Software“ ansteht, soll in diesem Erfahrungsbericht dargestellt werden.

Was sollten Sie zu Stammdaten und ERP Software beachten:

Die Abstimmung verschiedener Anwendungssysteme im Rahmen eines Stammdatenmanagements ist keine leichte Aufgabe. Zunächst ist zwischen Bewegungsdaten und quasi statischen Stammdaten zu unterscheiden. Diese grobe Klassifizierung kann helfen, den Umfang einer Stammdatenpflege einzuschätzen.
In der Regel sind es Systeme der Warenwirtschaft oder der klassischen ERP Software, die in Verbindung mit Customer Relationship Systemen (CRM) oder mit Produktinformationssystemen (PIM), die untereinander Stammdaten austauschen sollen oder müssen.

1. Wer ist auf einen Stammdatenaustausch angewiesen?

Welche Rolle spielt die Unternehmensorganisation?

  • Finanzbuchhaltungssysteme FIBU,
  • klassische ERP Software und ERP Systeme
  • Warenwirtschaftsysteme
  • Produktlifetime Software PLM,
  • Logistikprozesse im Rahmen von ERP Software,
  • oder die Anforderungen im Rahmen eines Datenaustausches innerhalb einer Supply Chain

sind Anwendungen, die auf Stammdaten und Stammdatenaustausch angewiesen sind. Der Vorteil integrierter Unternehmenssoftware besteht gerade darin, dass Stammdaten nur einmal – meist zentral – eingegeben, angereichert, qualifiziert und freigegeben werden müssen. Dies erspart Doppelarbeit und die Gefahr von Dubletten. Dabei ist es wichtig, im Rahmen der Unternehmensorganisation die Rahmenbedingungen – Prozesse – für die Freigabe von Stammdaten klar zu regeln. Dies gilt auch für die Lebenszeit verschiedener Stammdaten und Zeitpunkte der Stammdatenarchivierung. Im integrierten ERP-System wird es dadurch möglich, Einspareffekte zu realisieren, Durchläufe zu beschleunigen und im Rahmen von Auswertungen die Realität leichter und in Echtzeit abzubilden

2. Was sind die Folgen unzureichender Stammdatenqualität?

Unzureichende Stammdatenqualität führt aus unserer Erfahrung in der Regel zu Prozess- oder Buchungsfehlern, weil die erzeugten Belege nicht der Wahrheit entsprechen. Auswertungen auf dieser Basis sind normalerweise nicht zu gebrauchen, weil der wirkliche Sach- und Prozessstand nicht wahrheitsgetreu dargestellt werden kann. Als Folge können dadurch sogar falsche Managemententscheidungen herbeigeführt werden. Datengetriebene Eintscheidungen sind auf schlechter Datenqualität nicht zu treffen. Fehlsteuerung von Waren (z.B. falsche Adressdaten, falsche Anlieferzeiten, unzureichende Zolldeklarationen etc.), unzureichende Unterstützung der Prozessmitarbeiter durch Mängel in den Stücklisten oder Arbeitsplänen, unzureichende Dokumentation im Rahmen von Gewährleistungsansprüchen (welches Teil – oder welcher Artikel ist wann wo verbaut worden?) sind Szenarien, auf die wir immer wieder treffen.

Dies sind meist die Hauptgründe weshalb eine Initiative zur Stammdatenqualität initiiert werden muss. Meist geschieht dies auch im Zusammenhang mit Entscheidungen für ein neues ERP-System, bei dem die Stammdaten neu interpretiert und im Laufe des Projektes in der Regel überarbeitet werden müssen.

Unterschiedliche Begriffe für den gleichen Sachverhalt – häufig in Organisationen zu finden, die räumlich getrennt operativ sind (unterschiedliche Kulturen) – als auch veraltete Architekturen von im Einsatz befindlichen ERP-Systemen führen gerne zu redundanten Datenhaltungen. Diese Datenredundanz kann auch dazu führen, dass sich für den einzelnen Unternehmensbereich verantwortliche Stammdaten-Manager finden lassen, aber nicht zwangsläufig auch für die Gesamtheit der Stammdaten im Unternehmensverbund sich ein Verantwortlicher findet. Hoher Harmonisierungsaufwand und damit hoher Kostenaufwand ist in der Regel das Ergebnis dieses Organisationsmodells.

3. Was sind eigentlich Stammdaten?

Stammdaten repräsentieren in der Regel Objekte mit dem Ziel, die Geschäftsprozesse mit den Benötigten Daten zu versorgen. Als einfachstes Beispiel sind Adressinformationen zu nennen. Artikelinformationen (Artikelstammdaten) gehören auch zu diesen Objekten und dienen zur Verarbeitung von Stammdaten und ERP-Software um Geschäftsprozesse mit Informationen zu versorgen.
Gerne werden Stammdaten auch dadurch definiert, dass sie eine geringe Änderungshäufigkeit haben (zum Beispiel Bankdaten, IBAN Nummern oder Geburtstage im Rahmen von Mitarbeiterinformationen). Sie sind eindeutig durch eine Nummerierung identifizierbar. Das Datenvolumen ist in der Regel eher konstant im Vergleich zu Bewegungs- oder Transaktionsdaten in einem ERP-System, bei dem die Stammdatenmenge durch jede ERP-Transaktion anwächst.

4. Wozu dient ein ganzheitliches Stammdatenmanagement?

Die zunehmende Integration der Geschäftsprozesse und der Lieferketten erfordert ungehinderten Datenaustausch für alle Beteiligten. Eine Stammdatenorganisation (falls es dies in einem Organisationsmodell geben sollte) muss in der Aufbauorganisation eines Unternehmens integriert sein. Damit können Verantwortlichkeiten sowie die notwendigen Koordinationsaufgaben festgelegt werden. Es ist notwendig, Standards für die Notation von Stammdaten (einfachstes Beispiel: wie wird eine Adresse geschrieben? wie wird eine Telefonnummer eingegeben, mit oder ohne internationale Kennung? etc.) festzulegen. Sie umzusetzen und zu überwachen ist Aufgabe innerhalb eines Stammdatenprojektes mit klaren Verantwortlichkeiten (Stichwort: Data-Steward).

Dabei ist es notwendig und zielführend, rechtzeitig das führende Stammdatensystem festzulegen. Von diesem führenden System aus werden die anderen Subsysteme bedient. Die Qualifizierung von Stammdaten in das führende System (Master) muss definiert werden, zum Beispiel durch ein Qualifying mit einem Vier-Augen-Prinzip. Ebenso muss festgelegt werden, ob das Eingabesystem (User-Interface) im Rahmen einer Fehlerabfrage falsche oder unsinnige Eingaben schon bei der Eingabe abfangen kann um den Anwender zu unterstützen.

Stammdatenstrategie in einem Unternehmensverbund

Ein Unternehmensverbund besteht in der Regel aus rechtlich selbständigen, operativ tätigen Unternehmen die eine eigene Wertschöpfungsstruktur besitzen. (Zusammenschlüsse von mittelständischen Unternehmen können als Beispiel dienen. Es ist nicht so, dass nur internationale Konzerne diese Anforderungen haben).

Beispiel für ein dezentrales Stammdatenmanagement:

In einer Holding (oder im Firmenverbund) und deren organisatorischen Ausprägung sind diese Anforderungen am ehesten anzutreffen.

In diesem Beispiel soll sie für eine zentrale Einheit mit dem Ziel und Zweck die unternehmerischen Aktivitäten in für die Gesellschafter aufzubereiten stehen. Operative Einheiten im In-und Ausland, auch mit rechtlich selbständiger Ausprägung erzielen in den Märkten vor Ort ihre Wertschöpfung.

Dabei stellt sich im Rahmen der Stammdaten und ERP Software die Frage, welche Autonomie und welche Daten ausgetauscht werden sollen oder müssen. In der Regel sind es meist Daten zu Kunden, Lieferanten und Artikelstammdaten. Die Definition, welche Daten ausgetauscht werden müssen ist nicht trivial, vor allem nicht im Hinblick auf die Qualitätssicherung der Daten bei unterschiedlichen Eingabestellen.

Ein Verbund von Unternehmen mit einer Holdingstruktur kann so designet werden, dass es nur wenige oder sogar gar keine überlappende Kunden-, Lieferanten- und Artikelstammdaten gibt. In einem solchen Fall einer Holdingstruktur empfehlen wir aus unserer Erfahrung in der Beratung auf ein zentrales Stammdatenmanagement zu verzichten. Der Aufwand zur Qualitätssicherung steht in keinem Verhältnis zum Ertrag aus diesen Daten bei diesem Geschäftsmodell.

5. Welche Fragen sind immer wichtig?

  1. Create: wo wird der Stammdatensatz angelegt?
  2. Manage: wer übernimmt oder hat die Verantwortung für die Datenqualität und deren Aktualisierung?
  3. Extend: Wer oder welche Abteilung ergänzt die Stammdaten um fachspezifische Stammdaten?

Das Ziel, die Verbesserung der Stammdatenqualität kann mit diesen drei Fragen meist erreicht werden

Stammdaten und ERP Software im Stammdatenmanagement

Abbildung: Kein zentrales Stammdatenmanagement

Beispiel für ein zentrales Stammdatenmanagement:

Es kann in internationalen Unternehmen erforderlich sein, dass der Unternehmensbereiche einheitlich am Markt auftreten. Meist sind es Bereiche wie Marketing und Vertrieb. im Rahmen zunehmendener Digitalisierung werden mehr und mehr Service-Prozesse standardisiert und global distributiert. Dies führt zu neuen Herausforderungen im zentralen ERP-Systmen, da nationale Anforderungen zum Datenschutz, dem Datamanagement und der damit verbundenen Vernetzung von Bewegungs- und Stammdaten zu berücksichtigen sind. Ein weiteres Beispiel für zentrales Stammdatenmanagement kann die Nutzung von zentral geführten Lieferantenstammdaten gelten, um für alle Gesellschaften im Rahmen von Supply Chain Optimierungen und Einkaufskostenoptimierungen zutreffen. Die zentrale Verwaltung von Konditionen und Lieferbedingungen sind meist der Hintergrund für diese Prozessmodelle, die zu sinkenden Einkausfspreisen führen können. Die Logistik bietet ebenfalls einsparpotential, weil durch dezentrales Ordern, basierende auf einer Unternehmensweit geltenden Konditionenpolitk für alle Beteiligten Klarheit über die Anforderungen der Supply Chain herrscht.Damit können Lieferanten alle Werke und Niederlassungen direkt beliefern und die Lieferbelege werden zentral im ERP-System verwaltet.

Dies führt damit aber auch zwangsläufig dazu, dass die Artikelstammdaten ebenfalls zentralisiert werden müssen. Damit verbunden sind Anforderungen an den Austausch der Stammdaten durch IT Systeme bis hin zu MDM Master Data Management (MDM) Softwarelösungen. Diese sind in der Regel eigenständige Lösungen, auf welche die jeweiligen ERP Systeme zentral zugreifen. Der zentrale Zugriff gilt natürlich für alle IT-Systeme, wie Finanzbuchhaltung, CRM-Lösungen, QM-Systeme, und viele mehr. Der Begriff ERP-System wurde hier stellvertretend genannt.

6. Wo sind Stammdaten zu pflegen?

Die Anlage der Stammdaten erfolgt in der Regel zentral. Ein einheitliches Framework ist definiert und wirksam, so dass die Nutzer vor Ort Stammdaten für Ihre Anforderungen ergänzen können. Eine Anlage neuer Artikel erfolgt damit auch zentral im definierten einheitlichen Artikelstammdatenschema.
Jeder Geschäftsbereich würde damit für die Synchronisation und die Aktualität der Stammdaten selbst verantwortlich sein.

Eine zentrale Stammdatenstrategie macht vor allem dann Sinn, wenn sich Kunden und Lieferanten in den verschiedenen Geschäftsbereichen überschneiden und Geschäftsbeziehungen pflegen. Damit kann auch die oft anzutreffende Managementanforderung erfüllt werden, dass Lieferanten und Kunden und deren Wertbeitrag für das Gesamtunternehmen ausgewertet werden müssen. Gerade im Rahmen von Digitalisierungsstrategien ist es zwingende Notwendigkeit, dass stabile Prozesse und verlässliche Stammdaten vorhanden sind. Eine Prozessoptimierung wird nur dann nachhaltig sein, wenn der Prozess auf stabile Parameter zugreifen kann.
Eine qualitativ hochwertige ERP-Beratung kann bei dem Aufbau des Organisations- und IT-Framworks dem Unternehmen wertvolle Hilfestellung geben.

Stammdaten und ERP Software

Abbildung:  zentrales Stammdatenmanagement
(oft genutztes Organisationsmodell im Rahmen von Stammdatenoptimierung und ERP-Software Projekten)

Fazit – Zusammenfassung:

In einem Projekt für Stammdaten und ERP-Software ist zunächst wichtig, sich über die Struktur der zentralen- oder dezentralen Stammdatenorganisation Klarheit zu verschaffen und die zukünftige Richtung festzulegen. Wenn die Fragen der Nutzung von Stammdaten geklärt ist, kann der organisatorische Aufbau der Anforderungen:

  • wer und wo werden Stammdaten anlegt?
  • wer und wo werden Stammdaten verantwortet und qualitativ gepflegt?
  • wer nimmt eventuelle Ergänzungen oder Anreicherungen vor?

relativ einfach geklärt werden.
Dies sind zunächst organisatorische Aufgaben, die mit einem Projekt Stammdaten und ERP-Software eng zusammen hängen und definiert werden müssen. Durch den Kauf einer ERP-Software werden diese Fragen nicht gelöst werden. Aber sie werden auftauchen.

Erfolg stellt sich dann ein, wenn das Organisationsmodell – wer benötigt Stammdaten wann und wo – als auch – wer liefert die Stammdaten und qualifiziert diese – definiert und Verantwortliche benannt sind.

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