Warum Digitalisierung ist keine Software ist. Sie ist die Zukunft Ihres Unternehmens.

Viele Unternehmen betrachten ein ERP-Projekt als eine rein technische Entscheidung, als ein notwendiges Übel, um mit der Konkurrenz Schritt zu halten.

Sie denken in Bits und Bytes, in Schnittstellen und Implementierungsplänen. Aber das ist eine gefährliche Fehleinschätzung. Die wahre Kraft der Digitalisierung liegt nicht in der Software, die Sie installieren, sondern in dem strategischen Wandel, den sie ermöglicht.

Ein ERP-Projekt ist keine technische Aufgabe, sondern eine goldene Chance, Ihre Prozesse neu zu denken, Ihr Team zu beflügeln und Ihr Unternehmen in eine zukunftsfähige und wettbewerbsstarke Position zu bringen.

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie die Perspektive von „Software-Installation“ zu „strategischer Transformation“ verändern und die ungenutzten Potenziale in Ihrem Unternehmen freisetzen.

Ein Paradigmenwechsel: Von der Digitalisierung zur digitalen Transformation

Die Begriffe „Digitalisierung“ und „digitale Transformation“ werden oft verwechselt, doch ihre Unterscheidung ist der Schlüssel zum Verständnis der Zukunft Ihres Unternehmens.

Digitalisierung ist die Umwandlung analoger Informationen in digitale Formate.  Im Unternehmenskontext bedeutet dies die Automatisierung bestehender, oft papierbasierter Prozesse.  Beispiele hierfür sind die Einführung von E-Mails, digitalem Dokumentenmanagement oder einer einfachen Webseite.  Dies ist ein notwendiger Schritt, aber es ist nur ein Mittel zur Effizienzsteigerung bestehender Abläufe.  Viele Unternehmen sehen die Digitalisierung lediglich als ein „Hilfsmittel“ oder ein Modernisierungsprojekt mit geringem strategischem Neuigkeitswert. 

Die digitale Transformation geht weit darüber hinaus. Sie ist ein fundamentaler Wandel, der Geschäftsmodelle, Organisationsstrukturen und die Unternehmenskultur neu gestaltet. Dieser tiefgreifende Prozess wird von neuen Technologien vorangetrieben und führt zu erheblichen Wettbewerbsvorteilen oder zur Erschließung völlig neuer Geschäftsfelder. 

Unternehmen, die nur digitalisieren, verbessern alte Prozesse. Unternehmen, die sich transformieren, schaffen etwas völlig Neues. Die Investition in eine digitale Strategie, die alle Stakeholder einbezieht und sich auf Marktveränderungen, Kundenbindung und Innovation konzentriert, ist breiter und agiler als eine rein technologische ICT-Strategie.  Reine Digitalisierer wachsen nachweislich langsamer als Unternehmen, die ihre Digitalisierungsbemühungen mit echten Innovationszielen verbinden.

Das ERP-Projekt als Katalysator: Alte Gewohnheiten neu denken

Die Implementierung eines ERP-Systems wird oft als eine Störung der gewohnten Abläufe angesehen. Und genau darin liegt die größte Chance.

Menschen neigen von Natur aus dazu, an ihren Routinen festzuhalten, weil neue und komplexe Aufgaben bewusste Anstrengung erfordern. Diese „Macht der Gewohnheit“ führt oft dazu, dass selbst ineffiziente Prozesse beibehalten werden, einfach weil sie vertraut sind. Ein ERP-Projekt ist ein „äußerer Einfluss“, der Unternehmen zwingt, aus diesen eingefahrenen Bahnen auszubrechen. Es bietet eine einzigartige Gelegenheit, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen und anzupassen.

Es wäre ein Fehler, diese oft suboptimalen Prozesse einfach digital zu replizieren in einem neuen System wieder weiter zu nutzen, anstatt sie grundlegend zu verbessern. Die großen Versprechen einer ERP-Software – wie schnellere Abläufe, mehr Transparenz und höhere Effizienz – können nur dann vollständig eingelöst werden, wenn die zugrunde liegenden Prozesse in den notwendigen Teilen angepasst werden.

Konkrete Beispiele für Prozessoptimierung durch ERP:

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation und bietet enorme Potenziale zur Effizienzsteigerung. Moderne ERP-Lösungen ermöglichen die Automatisierung in nahezu jeder Abteilung:

• IT-Services: Routineaufgaben wie Passwort-Resets oder das Anlegen neuer Benutzerkonten können von Software-Robotern übernommen werden. Dies entlastet die IT-Abteilung erheblich und beschleunigt interne Prozesse.

• Customer Service: Kundenanfragen oder Adressänderungen können automatisch von Robotern bearbeitet werden, was die Mitarbeiter entlastet und die Kundenzufriedenheit steigert.

• Finanz- & Rechnungswesen: Die automatisierte Buchung von Rechnungen mittels Optical Character Recognition (OCR) oder die selbstständige Erstellung von Mahnungen durch das System reduziert manuelle Fehler und spart wertvolle Arbeitszeit, dazu gehört selbstverständlich der heute übliche elektronische Rechnungsversand oder Rehnungsempfang, so dass sich OCR Anforderungen nur noch auf wenige exotische Ausnahmen konzentrieren.

• Personalwesen (HR): Roboter können digitale Personalfragebögen auslesen und Daten für die automatisierte Vertragserstellung nutzen. So kann das HR-Team Verträge in Minutenschnelle generieren und sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren. Die Automatisierung schafft eine „reale Entlastung“ von zeitaufwendigen und „ungeliebten Tätigkeiten“.  Das wahre Potenzial liegt jedoch nicht in der Automatisierung allein, sondern in der strategischen Neugestaltung der Prozesse, um diese Medieneffekte zu erzielen.  Die Digitalisierung ermöglicht es, Ressourcen effektiver einzusetzen, die Produktivität zu steigern und sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu fokussieren.

   

Ihr Team beflügeln: Der Mensch im Mittelpunkt des Wandels

Digitalisierung ist im Kern ein kultureller und mentaler Wandel.  Der Erfolg einer Transformation steht und fällt mit der Einbindung und Motivation Ihrer Mitarbeiter.

Die häufig geäußerte Sorge, dass Digitalisierung Arbeitsplätze überflüssig macht, ist unbegründet. Vielmehr verschieben sich Rollenbilder und Kompetenzfelder.  Die Digitalisierung sichert die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens und trägt dazu bei, die Auswirkungen des demografischen Wandels und des Fachkräftemangels zu mindern.  Sie schafft neue Nachfrage durch innovative Produkte und Dienstleistungen, was zu einem steigenden Personalbedarf führen kann. 

Digitale Assistenzsysteme spielen eine zentrale Rolle bei der Unterstützung menschlicher Arbeitskraft. Sie ermöglichen es, Prozesse menschenzentriert zu gestalten, indem sie Informations- und Wissensprozesse flexibel steuern.  Ein Beispiel ist der Einsatz von Beamern und Kameras an Handarbeitsplätzen, die Produktionsschritte verfolgen und die Unterstützung je nach Fähigkeitslevel des Mitarbeiters anpassen können.

Widerstände überwinden und Akzeptanz schaffen:

Ein effektives Change Management ist entscheidend. Kommunikation ist hier der Schlüssel.

• Beteiligung und Transparenz: Mitarbeiter sollten aktiv in Entscheidungen über Veränderungen einbezogen und nach Schwachstellen in bestehenden Prozessen gefragt werden.   Es ist entscheidend, klar zu kommunizieren, warum Veränderungen notwendig sind.   Das Gefühl, eine gemeinsame Entscheidung zu treffen, schafft deutlich mehr Akzeptanz.  

• Schulung und Befähigung: Bieten Sie Mitarbeitern durch gezielte Schulungen das notwendige Know-how, um sich sicher in der digitalisierten Arbeitswelt bewegen zu können.   Eine Mischung aus Präsenzseminaren und E-Learning hat sich dabei bewährt.  

• Führung als Vorbild: Führungskräfte müssen die Transformationsinitiativen nicht nur unterstützen, sondern auch aktiv vorleben.  Wenn das Management die neuen Prozesse und die damit verbundene Kultur annimmt, werden die Mitarbeiter folgen.

Fazit: Gestalten Sie Ihre Zukunft – jetzt

Digitalisierung ist keine Software. Sie ist die strategische Chance, um die Herausforderungen von heute in die Wettbewerbsvorteile von morgen zu verwandeln.

Indem Sie ein ERP-Projekt als ganzheitliche Transformation begreifen, nutzen Sie die Gelegenheit, nicht nur Ihre Prozesse zu optimieren, sondern auch Ihr Team zu befähigen und die Resilienz Ihres Unternehmens zu stärken. Die vorhandenen Förderprogramme und Initiativen in Baden-Württemberg bieten einen optimalen Rahmen, um diesen Wandel proaktiv anzugehen.

Warten Sie nicht, bis die Digitalisierung an Ihnen vorbeizieht. Ergreifen Sie die Chance, Ihre Zukunft zu gestalten – von innen heraus.