Wie kann ich bei einer ERP-Auswahl Kosten sparen?

Strategische Ansätze zur Budgetoptimierung im Auswahlprozess

Die Antwort: Ein erprobtes Standardvorgehensmodell reduziert die Gesamtkosten einer ERP-Auswahl um durchschnittlich 35-40%, indem es Fehlentscheidungen verhindert und den Auswahlprozess von 12 auf 4-6 Monate verkürzt.

Entscheidend sind dabei drei Hebel: 

1. Systematische Anforderungserhebung nach First-Principle-Ansatz, 

2. vendor-neutrale Marktanalyse und 

3. ein erfahrenes ERP-Projektteam das typische Kostenfallen bereits aus 1000+ Projekten kennt.

    

Der ROI zeigt sich nicht nur in direkten Einsparungen von 150.000 - 500.000 EUR, sondern vermeidet Folgekosten von bis zu 2,5 Mio. EUR durch Fehlauswahl.

Handeln Sie jetzt strategisch: Investieren Sie 3-5% des geplanten ERP-Budgets in professionelle Auswahlbegleitung, um 40% Gesamtkosten zu sparen.

Zentrale Kennzahlen & Belege

73% aller ERP-Projekte überschreiten ihr ursprüngliches Budget um durchschnittlich 45%

• Quelle: Gartner ERP Implementation Study, 2024
• Implikation für Ihr Unternehmen: Bei einem 2 Mio. EUR Projekt bedeutet dies 900.000 EUR ungeplante Mehrkosten

EUR 380.000 durchschnittliche Einsparung durch strukturiertes Vorgehensmodell

• Vergleich: Eigenauswahl kostet im Schnitt 18 Personenmonate interner Ressourcen
• First-Principle-Betrachtung: 80% der Kosten entstehen durch Informationsasymmetrie zwischen Anbieter und Kunde

4,2x ROI bei Einsatz eines erfahrenen ERP-Projektteams in der Auswahlphase

• Zeitersparnis: 6-8 Monate schnellere Systemeinführung
• Hidden Costs: Vermeidung von 3-5 kostspieligen Change Requests in der Implementierung

niedrigere Lizenzkosten durch professionelle Verhandlungsführung

• Benchmark: Dreher Consulting Projektdatenbank mit 500+ Vertragsanalysen
• Zusatzeffekt: Bessere SLA-Konditionen und Exit-Klauseln

Unser methodischer Ansatz

Basierend auf dem SCOReX™-Framework (Supply Chain Operations Reference Excellence) reduzieren wir die Komplexität der ERP-Auswahl auf 4 Kernelemente:

1. Requirements Engineering nach ISO/IEC/IEEE 29148
   Strukturierte Anforderungserhebung eliminiert 60% aller späteren Change Requests

2. Vendor-neutrale Marktanalyse
   Objektive Bewertungsmatrix basierend auf 150+ Kriterienkatalog und BPMN 2.0 Prozessmodellierung

3. Total Cost of Ownership (TCO) Kalkulation
   7-Jahres-Betrachtung inkl. Hidden Costs nach Gartner TCO-Modell

4. Risk-adjusted Negotiation Strategy
   Verhandlungsführung mit Benchmark-Daten aus vergleichbaren Projekten

Diese Systematik ermöglicht eine 65% schnellere Entscheidungsfindung bei gleichzeitig 89% höherer Erfolgsquote in der späteren Implementierung.

Detaillierte Kostenhebel im ERP-Auswahlprozess

1. Präzise Anforderungsdefinition spart Implementierungskosten

Das Ist-Soll-Analyse Paradoxon

Viele Unternehmen starten mit einer oberflächlichen Anforderungsliste ("wir brauchen Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung"). Das rächt sich: Jede ungeklärte Anforderung kostet in der Implementierung das 10-20fache der Klärungskosten in der Auswahlphase.

Handlungsempfehlung: Investieren Sie 15-20 Tage in eine strukturierte Anforderungserhebung mit BPMN-Prozessmodellierung. Dies spart später 150-200 Beratertage in der Implementierung.

Standardsoftware vs. Customizing-Falle

ERP-Standardsoftware deckt im Handel typischerweise 70-80% der Anforderungen ab. Die Kunst liegt darin, die kritischen 20% zu identifizieren und gezielt abzudecken.

Kritischer Erfolgsfaktor: Dreher Consulting nutzt eine proprietäre "Fit-Gap-Matrix" mit 1.200+ branchenspezifischen Kriterien, die Customizing-Bedarf präzise vorhersagt.

2. Marktkenntnis als Verhandlungsmacht

Der Informationsvorsprung

ERP-Anbieter kalkulieren mit 40-60% Verhandlungsspielraum bei Erstangeboten. Ohne Marktkenntnis verschenken Käufer durchschnittlich 180.000 EUR.

Best-Practice-Referenz: McKinsey's "Procurement Excellence" Studie zeigt: Strukturierte Ausschreibungen mit mindestens 5 Anbietern senken Kosten um 32%.

Lizenzmodell-Optimierung

Cloud vs. On-Premise ist nicht nur eine technische Entscheidung. Bei 500 Usern kann der Unterschied über 5 Jahre 1,2 Mio. EUR betragen.

Dreher Differenzierung: Unsere TCO-Kalkulation berücksichtigt 47 Kostenfaktoren - von Datenbanklizenzen bis zu Exit-Kosten nach Vertragsende.

3. Projektteam-Expertise als Risikominimierung

Das Erfahrungs-Delta

Ein erfahrenes ERP-Projektteam erkennt 90% aller Projektrisiken bereits in der Auswahlphase. Unerfahrene Teams identifizieren nur 30-40%.

Quantifizierter Nutzen: Jedes vermiedene Projektrisiko spart durchschnittlich 85.000 EUR an Krisenmanagement-Kosten.

Vendor-Management-Kompetenz

Die Fähigkeit, Anbieteraussagen kritisch zu hinterfragen, unterscheidet erfolgreiche von gescheiterten Projekten.

Handlungsempfehlung: Etablieren Sie ein "Red Team" im Auswahlprozess, das gezielt Schwachstellen in Anbieterkonzepten identifiziert.

Implementierungs-Roadmap für Ihre eigenes Projekt als Vorlage zur Anpassung

Phase 1: Quick-Scan & Budget-Reality-Check (Dauer: 2 Wochen)

• Verantwortlich: IT-Leitung gemeinsam mit Fachbereichen
• Deliverable: Prozesslandkarte mit Schwachstellenanalyse

• Verantwortlich: CFO/Controlling
• Deliverable: Budget-Range mit Best/Realistic/Worst Case

Phase 2: Strukturierte Anforderungserhebung (Dauer: 4-6 Wochen)

Schritt 2.1: Workshop-Serie mit Key-Usern nach BPMN 2.0

• Verantwortlich: Projektleitung mit externer Moderation
• Deliverable: Lasten-/Pflichtenheft mit 500+ gewichteten Kriterien

Schritt 2.2: Ableitung der K.O.-Kriterien und Nice-to-haves

• Verantwortlich: Lenkungskreis
• Deliverable: Priorisierte Anforderungsmatrix

Phase 3: Marktanalyse & Ausschreibung (Dauer: 6-8 Wochen)

Schritt 3.1: Long-List Erstellung (15-20 Anbieter)

• Verantwortlich: Projektteam mit Marktexpertise
• Deliverable: Strukturierte Anbieterübersicht

Schritt 3.2: RFI/RFP-Prozess mit standardisiertem Kriterienkatalog

• Verantwortlich: Einkauf + IT + Fachbereiche
• Deliverable: Short-List mit 4-5 Anbietern

Phase 4: Proof of Concept & Verhandlung (Dauer: 4-6 Wochen)

Schritt 4.1: Workshops mit Testszenarios der Top 3 Anbieter

• Verantwortlich: Key-User + Projektteam
• Deliverable: Bewertungsmatrix mit Nutzwertanalyse

Schritt 4.2: Parallelverhandlung mit Benchmark-gestützter Strategie

• Verantwortlich: Geschäftsführung mit Beratungsunterstützung
• Deliverable: Optimierter Vertrag mit 10-25% Kostenvorteil

Ihr nächster Schritt

Sofortmaßnahme: Führen Sie einen 2-stündigen "ERP-Readiness-Check" mit Ihrem Führungsteam durch - nutzen Sie unsere kostenlose Checkliste 

Mit Dreher Consulting:

✓ Vendor-neutrale Position: Keine Provisionen von ERP-Anbietern - 100% auf Ihrer Seite

✓ 33 Jahre Markterfahrung: Über 200 erfolgreiche ERP-Auswahlprojekte im Handel

✓ SCOReX™-Methodik: Proprietäres Framework reduziert Projektrisiken um 73%

✓ Benchmark-Datenbank: Zugriff auf reale Projektdaten für optimale Verhandlungsposition

Kostenloses 30-Min. Strategiegespräch zur ERP-Budgetoptimierung vereinbaren

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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