Herausforderungen
Ausgangslage
Eine etablierte Sprachakademie mit acht Standorten in Deutschland und Österreich (Berlin, München, Hamburg, Stuttgart, Köln, Düsseldorf, Leipzig und Wien) suchte nach einer umfassenden IT-gestützten Lösung für ihr komplexes Kursmanagement. Fragmentierte Excel-basierte Verwaltungsprozesse, eine ineffiziente Kursgebührenabrechnung und das Fehlen einer Echtzeit-Lehrerplanung behinderten das operative Wachstum des Bildungsdienstleisters.
Lösung
Strategischer Ansatz
Die Transformation wurde durch einen ganzheitlichen Beratungsansatz erreicht: In einem ersten Schritt wurden gemeinsam mit dem Management die spezifischen Anforderungen des Bildungssektors definiert und die Schwachstellen in der bestehenden Prozesslandschaft systematisch identifiziert. Das entwickelte Zielkonzept wurde in einer detaillierten Spezifikation dokumentiert und umfasste alle Geschäftsbereiche – vom Finanz- und Controllingwesen bis hin zum operativen Teilnehmermanagement.
Der anschließende Auswahlprozess konzentrierte sich auf eine integrierte Softwarelösung, die sowohl das Kurs- und Dozentenmanagement als auch die komplexe Teilnehmerverwaltung und die automatisierte Kursgebührenabrechnung über alle Standorte hinweg abdecken konnte.
Quantifizierte Erfolge
Die implementierte Lösung erzielte erhebliche Effizienzsteigerungen in allen kritischen Geschäftsprozessen:
- 35 % Reduzierung des manuellen Aufwands in der Finanz- und Kursgebührenverwaltung
- 90 % Eliminierung der Excel-basierten Kursverwaltung
- 100 % Echtzeit-Planung aller Ressourcen und Teilnehmerinformationen
Strategische Erfolgsfaktoren
Der Erfolg des Projekts basierte auf der konsequenten Berücksichtigung der branchenspezifischen Anforderungen des Bildungssektors. Die standortübergreifende Standardisierung der Geschäftsprozesse bei gleichzeitiger Wahrung der lokalen Flexibilität ermöglichte eine skalierbare Lösung für das multiregionale Geschäftsmodell.
Diese Fallstudie zeigt, wie spezialisierte ERP-Beratung durch methodische Prozessanalyse und gezielte Systemintegration nachhaltige Geschäftsvorteile generiert und die Grundlage für weiteres Wachstum auch in komplexen Dienstleistungsumgebungen schafft.