Challenges

Ausgangslage

Eine etablierte Sprachakademie mit acht Standorten in Deutschland und Österreich (Berlin, München, Hamburg, Stuttgart, Köln, Düsseldorf, Leipzig und Wien) suchte nach einer umfassenden IT-gestützten Lösung für ihr komplexes Kursmanagement. Fragmentierte Excel-basierte Verwaltungsprozesse, eine ineffiziente Kursgebührenabrechnung und das Fehlen einer Echtzeit-Lehrerplanung behinderten das operative Wachstum des Bildungsdienstleisters.

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Solution

Strategischer Ansatz

Die Transformation wurde durch einen ganzheitlichen Beratungsansatz erreicht: In einem ersten Schritt wurden gemeinsam mit dem Management die spezifischen Anforderungen des Bildungssektors definiert und die Schwachstellen in der bestehenden Prozesslandschaft systematisch identifiziert. Das entwickelte Zielkonzept wurde in einer detaillierten Spezifikation dokumentiert und umfasste alle Geschäftsbereiche – vom Finanz- und Controllingwesen bis hin zum operativen Teilnehmermanagement.

Der anschließende Auswahlprozess konzentrierte sich auf eine integrierte Softwarelösung, die sowohl das Kurs- und Dozentenmanagement als auch die komplexe Teilnehmerverwaltung und die automatisierte Kursgebührenabrechnung über alle Standorte hinweg abdecken konnte.

Quantifizierte Erfolge

Die implementierte Lösung erzielte erhebliche Effizienzsteigerungen in allen kritischen Geschäftsprozessen:

• 35 % Reduzierung des manuellen Aufwands in der Finanz- und Kursgebührenverwaltung
• 90 % Eliminierung der Excel-basierten Kursverwaltung
• 100 % Echtzeit-Planung aller Ressourcen und Teilnehmerinformationen

Strategische Erfolgsfaktoren

Der Erfolg des Projekts basierte auf der konsequenten Berücksichtigung der branchenspezifischen Anforderungen des Bildungssektors. Die standortübergreifende Standardisierung der Geschäftsprozesse bei gleichzeitiger Wahrung der lokalen Flexibilität ermöglichte eine skalierbare Lösung für das multiregionale Geschäftsmodell.

Diese Fallstudie zeigt, wie spezialisierte ERP-Beratung durch methodische Prozessanalyse und gezielte Systemintegration nachhaltige Geschäftsvorteile generiert und die Grundlage für weiteres Wachstum auch in komplexen Dienstleistungsumgebungen schafft.

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Key Points

• 35 % weniger manuelle Arbeit
  Optimierte Finanz- und Kursgebührenverwaltung, wodurch der manuelle Aufwand an mehreren Standorten erheblich reduziert wurde.

• 90 % weniger Excel-basierte Kursverwaltung
  Ersatz fragmentierter Excel-Workflows durch ein einheitliches System, wodurch die Genauigkeit verbessert und Verwaltungsaufwand reduziert wurde.

• 100 % Echtzeit-Planung
  Sofortige Transparenz bei der Planung für Lehrer, Räume und Teilnehmer – an allen acht Standorten –, um Konflikte zu vermeiden und die Reaktionsfähigkeit zu steigern.

• Skalierbare ERP-Plattform für mehrere Standorte
  Standardisierte Prozesse unter Beibehaltung lokaler Flexibilität, wodurch ein bildungsspezifisches ERP-Framework geschaffen wurde, das das kontinuierliche Wachstum in allen Regionen unterstützt.

• Ganzheitlicher, methodischer Ansatz steigert den ROI
  Kombination aus detaillierter Prozessanalyse und maßgeschneiderter Systemauswahl – mit dem Ergebnis einer nachhaltigen, langfristigen Verbesserung der Betriebsabläufe.