Prozessoptimierung in der Zillertaler Bergmolkerei: Wie ein Tiroler Familienbetrieb trotz Fachkräftemangel die Kosten in der Lieferkette um 23 % senken konnte

Unternehmensprofil

Die Zillertaler Bergmolkerei in Schlitters ist eine der größten Molkereien in Privatbesitz im Tiroler Zillertal. Das 1921 als Molkerei Hirschhuber gegründete Familienunternehmen wird heute in vierter Generation von Alois Hirschhuber geführt, der 1994 die Nachfolge seines Vaters Hans antrat.

Die vertikale Integration umfasst die gesamte Wertschöpfungskette: Rund 180 Heumilchbauern aus dem unteren Zillertal und der Region Weerberg-Weer beliefern die Molkerei mit 100 % silofreier und gentechnikfreier Bergheumilch – ein Teil davon aus zertifiziertem ökologischem Landbau. Die Milch stammt aus einem Umkreis von maximal 30 Kilometern, viele Lieferanten betreiben Bergbauernhöfe in Höhenlagen über 800 Metern. Rund zehn Mitarbeiter produzieren jährlich etwa 900 Tonnen hochwertigen Käse, darunter Bergkäse und natürlichen Emmentaler mit einer Reifezeit von mehreren Monaten.

Der Vertrieb erfolgt über drei Kanäle: die Belieferung großer Lebensmitteleinzelhändler in der DACH-Region (Deutschland, Österreich, Schweiz), einen wachsenden Online-Shop mit Direktversand an Endkunden und einen eigenen Käseladen am Produktionsstandort in Schlitters. Diese Multi-Channel-Struktur erfordert unterschiedliche Prozesse für B2B-Großhandelskunden und D2C-Endverbraucher.

 

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Ausgangssituation und Problemstellung

Die Zillertaler Bergmolkerei sah sich mit einer paradoxen Situation konfrontiert: Die steigende Nachfrage nach authentischem Tiroler Bergkäse fiel mit einem strukturellen Mangel an Fachkräften im ländlichen Zillertal zusammen. Stellen in der Verwaltung und Logistik blieben monatelang unbesetzt. Das Wachstumspotenzial blieb ungenutzt, da mit nur zehn Mitarbeitern die Verwaltungskapazitäten fehlten.

Die Analyse ergab einen erheblichen Ressourcenaufwand für nicht wertschöpfende Tätigkeiten: manuelle Dateneingabe entlang der Lieferkette, redundante Dokumentation zur Rückverfolgbarkeit der Heumilch und zeitaufwändige Kundenanfragen zu Chargen, Inhaltsstoffen, Herkunftsbetrieben und Lieferstatus. Die Mitarbeiter verbrachten einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit Suchen, Nachfragen und der Eingabe doppelter Daten – Zeit, die dann für die handwerkliche Käseherstellung fehlte.

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Zentrale Herausforderung

Die besonderen Anforderungen der Heumilchkäseproduktion erhöhten die Komplexität:

Dimension 1 – Rückverfolgbarkeit von Heumilch:

Jede Käsecharge muss vom Endprodukt bis zum liefernden Bergbauern vollständig rückverfolgbar sein. Die Heumilchzertifizierung, die Bio-Zertifizierung und die Lebensmittelinformationsverordnung (EU) Nr. 1169/2011 verlangen eine dokumentierte Chargenverfolgung entlang der gesamten Kette – von den 180 Lieferanten bis zur Kühltheke.

Dimension 2 – Qualitätssicherung:

Laborergebnisse für Milchlieferungen, Reifeparameter für Bergkäse und Emmentaler, Pflegeprotokolle und Freigabeprozesse müssen systematisch erfasst und archiviert werden. Traditionelles Handwerk – seit vier Generationen weitergegeben – kollidierte mit papierbasierter Dokumentation, was zu Medienbrüchen und zeitaufwändigen Suchvorgängen führte.

Dimension 3 – Multi-Channel-Komplexität:

B2B-Kunden im Lebensmitteleinzelhandel erwarten EDI-kompatible Lieferscheine und standardisierte Produktdaten. D2C-Kunden im Online-Shop benötigen Echtzeit-Bestandsinformationen und Sendungsverfolgung. Der firmeneigene Käseladen in Schlitters benötigt eine flexible Kommissionierung für Laufkundschaft.

Dimension 4 – Saisonalität und Reifung:

Die Milchlieferungen der 180 Bergbauern schwanken saisonal mit den alpwirtschaftlichen Aktivitäten. Die Reifezeit variiert je nach Sorte zwischen Wochen und mehreren Monaten – Bergkäse und natürlicher Emmentaler entwickeln ihren vollen Geschmack erst nach einer langen Reifezeit. Die Produktionsplanung muss diese Variabilität berücksichtigen.

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Methodischer Ansatz

Das Beratungsprojekt folgte dem SCOReX-Framework (Supply Chain Optimization & Resource Excellence) in vier Phasen:

 

Phase 1 – End-to-End-Prozessaufzeichnung:

Dokumentation der gesamten Wertschöpfungskette, vom Eingang der Heumilch bei den 180 Lieferanten bis zum Versand an die Endkunden. Erfassung aller Prozessschritte, Schnittstellen, Datenflüsse und Medienbrüche. Identifizierung von 47 Einzelprozessen in sechs Hauptbereichen: Rohstoffmanagement (Milchsammlung, Qualitätskontrolle, Rechnungsstellung an Landwirte), Produktion, Reifung, Qualitätssicherung, Verpackung/Versand und Vertrieb über alle drei Kanäle.

Phase 2 – Verschwendungsanalyse:

Systematische Identifizierung von nicht wertschöpfenden Aktivitäten nach Lean-Prinzipien. Quantifizierung von Suchzeiten, Doppeleingaben, Wartezeiten und Korrekturschleifen. Priorisierung nach Automatisierungspotenzial und Quick-Win-Möglichkeiten – besonders relevant bei nur zehn Mitarbeitern, die sowohl die Produktion als auch die Verwaltung abwickeln.

Phase 3 – Prozessoptimierung:

Neugestaltung der Kernprozesse nach dem First-Principles-Ansatz. Eliminierung redundanter Dateneingabeschritte, Standardisierung von Arbeitsabläufen, Definition von Automatisierungspotenzialen. Entwicklung eines integrierten Datenmodells für nahtlose Chargeninformationen – vom Bergbauernhof über die Käserei bis zum Kunden.

Phase 4 – Anforderungsspezifikation und ERP-Empfehlung:

Erstellung einer strukturierten Anforderungsspezifikation mit 156 gewichteten Anforderungen. Spezifizierung branchenspezifischer Funktionen: Milchzahlungsabwicklung für 180 Lieferanten, Heumilch-Zertifizierung, Rezepturverwaltung für traditionelle Käsesorten, Reifungsmanagement für mehrmonatige Lagerung, Laborintegration, Chargenrückverfolgbarkeit, Multi-Channel-Auftragsverwaltung. Marktanalyse spezialisierter ERP-Lösungen für die Milch- und Käseindustrie.

 

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Umsetzung der Optimierungen

Die Prozessoptimierung berücksichtigte alle identifizierten Verschwendungspotenziale:

Rohstoffmanagement:

Digitale Erfassung der Heumilchlieferungen aller 180 Bergbauern mit automatischer Qualitätsdatenübertragung. Integration der Laborergebnisse direkt in das Chargenprotokoll. Rückverfolgbarkeit bis zum einzelnen Bergbauernhof – einschließlich Höhenlage und Bio-Status. Wegfall der manuellen Dateneingabe zwischen Waage, Labor und Milchzahlungsabwicklung.

Produktion und Reifung:

Einführung eines digitalen Reifeprotokolls mit automatischer Berechnung der Reifedaten für Pflegemaßnahmen für Bergkäse und natürlichen Emmentaler. Barcode-basierte Chargenkennzeichnung im Reifekeller. Statusverfolgung jedes einzelnen Käse laibs während der mehrmonatigen Reifezeit.

 

Qualitätssicherung:

Integration der Laborschnittstelle für automatisierte Freigabeprozesse. Workflow-gesteuerte Chargensperrung und -freigabe. Automatische Erstellung von Analysezertifikaten mit Heumilchverifizierung und Bio-Zertifizierung.

 

Auftragsverwaltung:

Einheitliche Auftragserfassung für alle drei Vertriebskanäle – Lebensmitteleinzelhandel, Online-Shop und Schlitterser Käseladen. Automatische Bestandsprüfung und Verfügbarkeitsinformationen unter Berücksichtigung der Reifungsstadien. Integration des Online-Shops mit Echtzeit-Bestandssynchronisation.

 

Kundeninformationen:

Zentrale Chargeninformationen mit sofortigem Zugriff auf alle relevanten Daten. Kundenanfragen zu Inhaltsstoffen, Allergenen, Herkunftsbetrieb, Höhenlage des Betriebs und Lieferstatus können direkt beantwortet werden – ohne Rückrufe oder das Durchsuchen von Papierakten.

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Quantifizierbare Ergebnisse

Die Umsetzung führte zu messbaren Verbesserungen entlang der gesamten Lieferkette:

 

 

Die Ergebnisse schaffen die Voraussetzungen für Wachstum ohne proportionalen Personalaufbau:

Automatisierte Prozesse kompensieren den Fachkräftemangel im ländlichen Zillertal, und die zehn Mitarbeiter konzentrieren sich auf wertschöpfende Tätigkeiten – die handwerkliche Käseherstellung nach vier Generationen Familientradition.

 

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Branchenspezifische Erfolgsfaktoren

Wichtige Erkenntnisse für vergleichbare Käsereien und Molkereien:

 

Erstens: Rückverfolgbarkeit ist keine Frage der Compliance, sondern eine Frage des Prozesses. Wer Chargeninformationen über den gesamten Prozess hinweg – vom Bergbauern bis zum Endkunden – digital verwaltet, gewinnt nicht nur Auditsicherheit für die Heumilch-Zertifizierung und die Bio-Dokumentation, sondern auch Prozesseffizienz.

 

Zweitens: Der Fachkräftemangel in ländlichen Gebieten erfordert Prozessdenken statt Personalenken. Die Frage lautet nicht nur „Wo finde ich Mitarbeiter im Zillertal?“, sondern „Welche Aufgaben kann ich automatisieren, damit zehn Mitarbeiter 900 Tonnen Käse produzieren können?“.

 

Drittens: Der Vertrieb über mehrere Kanäle erfordert eine einheitliche Datenbank. Die Verwaltung von Lebensmittellieferungen, Online-Shops und Käsegeschäften aus einem einzigen System heraus beseitigt Redundanzen und erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit.

 

Viertens: Traditionelles Handwerk und digitale Prozesse schließen sich nicht gegenseitig aus. Die Zillertaler Bergkäserei verbindet seit vier Generationen altbewährtes Wissen mit moderner Technologie – jetzt auch in ihrer Verwaltung.

 

 

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FAQ-Bereich

Welches ERP-System eignet sich für Käsereien und Molkereien?

Molkereien wie die Zillertaler Bergkäserei benötigen ERP-Systeme mit branchenspezifischen Funktionen: Milchzahlungsabwicklung für zahlreiche Lieferanten, Rezepturverwaltung, Reifungsmanagement für mehrmonatige Lagerung, Chargenrückverfolgbarkeit und Laborintegration. Spezialisierte Lösungen für die Lebensmittelindustrie erfüllen diese Anforderungen besser als generische Systeme.

 

Wie verbessert die Prozessoptimierung die Rückverfolgbarkeit bei Heumilchkäse?

Durch eine durchgängige digitale Chargenverfolgung vom Bergbauern bis zum Versand. Die automatische Datenübertragung aus dem Labor und der Milchsammlung eliminiert Medienbrüche. Jede Kundenanfrage zu Herkunft, Höhenlage des Lieferbetriebs, Inhaltsstoffen oder Heumilch-Zertifizierung kann sofort beantwortet werden.

 

Kann die Prozessoptimierung den Fachkräftemangel in ländlichen Käsereien ausgleichen?

Teilweise. Durch die Automatisierung nicht wertschöpfender Tätigkeiten – Datenerfassung, Dokumentation, Recherche – werden Kapazitäten freigesetzt. Die Zillertaler Bergkäserei reduzierte ihren Aufwand in der Lieferkette um 23 % und ermöglichte so Wachstum mit dem bestehenden Team. Die Mitarbeiter können sich auf die handwerkliche Käseherstellung statt auf Verwaltungsaufgaben konzentrieren.

 

Was kostet die Prozessoptimierung für mittelständische Käsereien?

Die Investition variiert je nach Unternehmensgröße und Prozessreife. Eine strukturierte Analyse mit einer Anforderungsspezifikation für die ERP-Auswahl dauert in der Regel drei bis sechs Monate. Der Return on Investment durch reduzierte Prozesskosten amortisiert die Beratungskosten in der Regel innerhalb von 12 bis 18 Monaten.