ERP Information Eggert 2: Risiken bei der ERP-Auswahl

Warum Unternehmen den Bedarf an einer neuen ERP-Lösung oft falsch einschätzen

Der erste kritische Schritt ist die Feststellung, ob überhaupt eine neue ERP-Lösung notwendig ist.

Typische Risiken:

• falsche Einschätzung des tatsächlichen Bedarfs

• mangelnde Ausrichtung an der Unternehmensstrategie

• unzureichende Analyse bestehender Systeme

Um diese Fehler zu vermeiden, empfiehlt sich ein strukturierter Ansatz mit klar definierten Analyseschritten.

Bestandsaufnahme: Systeme und Prozesse objektiv bewerten

Eine vollständige Bestandsaufnahme bildet die Grundlage jeder Entscheidung. Sie umfasst:

• technische und prozessuale Analyse bestehender Systeme

• Bewertung von Effizienz und Effektivität

• systematische Dokumentation der Ergebnisse

Ergänzend sollten Schwachstellen und Verbesserungspotenziale identifiziert werden – etwa über Mitarbeiterinterviews, KPI-Analysen oder Markttrends.

Projektumfang klar definieren: In-Scope vs. Out-of-Scope

Ein häufiges Risiko in ERP-Projekten ist ein unscharfer Scope.
Die klare Abgrenzung der Projektinhalte verhindert spätere Missverständnisse und unnötige Kosten.

Elemente eines klaren Scopes:

• eindeutige In-Scope-Definition

• bewusste Out-of-Scope-Grenzen

• Dokumentation für alle Stakeholder

Diese Transparenz schafft eine stabile Grundlage für die weitere Planung.

Kosten-Nutzen-Analyse: Wirtschaftlichkeit messbar machen

Eine professionell durchgeführte ROI-Analyse zeigt, ob eine ERP-Einführung wirtschaftlich sinnvoll ist.
Bewertet werden:

• Investitionskosten

• laufende Betriebskosten

• erwartete finanzielle und operative Vorteile

Diese Analyse wird später zur Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsleitung.

Fundierte Entscheidungsvorlage für das Management

Alle Erkenntnisse sollten in einer strukturierten Entscheidungsvorlage zusammenfließen.

Sie enthält:

• Bedarfsbegründung

• identifizierte Schwachstellen

• definierten Projektumfang

• Kosten-Nutzen-Analyse

• klare Empfehlung

Unternehmen, die diesen Schritt überspringen, riskieren Fehlentscheidungen mit erheblichem finanziellen Schaden.

Anforderungen priorisieren: Was ist wirklich wichtig?

Nach der Bedarfsfeststellung folgt die systematische Priorisierung der Anforderungen.

Ziel ist eine nachvollziehbare Gewichtung nach:

• Relevanz

• Nutzen

• strategischer Bedeutung

Nur mit klar priorisierten Anforderungen lässt sich der ERP-Markt gezielt analysieren.

Marktforschung & Anbieterbewertung: Struktur statt Bauchgefühl

Die ERP-Landschaft ist komplex. Eine professionelle Anbieterbewertung reduziert Risiken erheblich.

Wichtige Kriterien:

• Funktionsumfang

• Branchenexpertise

• Implementierungserfahrung

• Kostenmodell

• Kundenzufriedenheit

Mit Bewertungsmatrizen lassen sich Anbieter transparent vergleichen.

Entscheidung & Implementierungsplanung

Bei der finalen Auswahl sollte das Unternehmen alle Stakeholder einbeziehen und Vor- und Nachteile abwägen. Anschließend wird ein detaillierter Projektplan erstellt, der umfasst:

• Projektphasen

• Ressourcen

• Rollen

• Zeitpläne

Ein strukturierter Plan minimiert Überraschungen und Projektverzögerungen.

Teamzusammenstellung: Ein unterschätztes, aber kritisches Risiko

Ein ERP-Projekt scheitert selten an Software – aber häufig am Projektteam.

Empfehlungen zur Risikominimierung:

• klare Rollen und Verantwortlichkeiten

• Teammitglieder nach Fachwissen, Erfahrung und Kommunikationsfähigkeit auswählen

• Bewertungsmatrizen für objektive Entscheidungen nutzen

Die Auswahl eines starken Teams erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit signifikant.

Kommunikation im Projekt: Transparenz als Erfolgsfaktor

Eine offene, regelmäßige Kommunikation ist entscheidend.

Hilfreich sind:

• feste Meeting-Rhythmen

• Projektinformationssysteme

• klare Eskalationswege

Nur so bleiben alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand.

Monitoring & Anpassung: Risiken früh erkennen

Regelmäßige Überprüfungen helfen dabei:

• Projektziele zu prüfen

• Risiken zu identifizieren

• Gegenmaßnahmen einzuleiten

Strukturiertes Risikomanagement verhindert Überraschungen.

Change Management: Akzeptanz sichern

Damit das neue System angenommen wird, braucht es:

• Kommunikationsstrategien

• Schulungen

• begleitende Supportstrukturen

Fehlt dieses Fundament, scheitert selbst die beste Software.

Teamkultur & Motivation

Teamgeist entscheidet.

Empfehlungen:

• Teambuilding

• Anerkennung von Ergebnissen

• transparenter Austausch

Starke Teams liefern starke ERP-Projekte.

Fazit: Struktur schlägt Bauchgefühl

Unternehmen, die strukturiert vorgehen, reduzieren Risiken massiv und erhöhen die Chance auf ein erfolgreiches ERP-Projekt.

Unklare Bedarfe, fehlende Priorisierung oder eine schwache Teamzusammenstellung führen dagegen häufig zu hohen Kosten und langfristigen Problemen.